En analysmodell är ett verktyg man kan använda sig av för att bättre förstå sig på information. Det gäller att inte bara lagra data i exempelvis en informationsmodell, utan för att kunna förstå sig på sin data behöver man också utveckla en analysmodell. Denna typ av modeller finns i många olika former och används inom många olika områden. Man utvecklar analysmodeller för att bättre förstå sig på hur och varför saker händer och för att kunna använda denna information i sitt utvecklingsarbete. Ofta skapar företag analysmodeller för att kunna ta bra och välgrundade beslut angående företagets utveckling.
Varför använder man sig av analysmodeller?
Analysmodeller kan användas som verktyg för att förstå verksamheter bättre. Det är vanligt att man gör en analysmodell för att hitta vilka områden som har störst potential inom en verksamhet och därmed lägga mer fokus och resurser på dessa för att skapa vinst och tillväxt. På liknande sätt kan man också använda analysmodeller för att identifiera problemområden och försöka stoppa eller förhindra dessa problem.
För att kunna hantera problem eller möjligheter behöver man först identifiera dem. Det är här analysmodellen kommer in. Den är strukturerad och använder sig av ett språk som gör att man på ett strategiskt och tydligt sätt kan ta bra beslut för verksamheten, grundat i resultat och statistisk sannolikhet. Det finns en mängd olika typer av analysmodeller, och de har också olika mål. Beroende på om man vill använda modellen för att hitta möjligheter, brister eller skapa bättre rutiner finns olika sätt att utveckla sin analysmodell.
Visuella analysmodeller
Det är mycket vanligt att de analysmodeller man använder sig av är visuella. Detta är för att de ska vara enklare att förstå och samtidigt för att man ska få en snabb överblick. I samtiden är visuella medier alltmer dominerande och den virtuella verkligheten som dagens företagsvärld innebär gör att det blir allt enklare att använda sig av visuella verktyg för att förklara sina idéer och tankar. Man har tidigare ofta underskattat värdet av att alla inom en organisation kan ta till sig information om företaget. De analyser som utförts har kommunicerats på ett komplicerat och ofta oengagerat sätt och bara hamnat hos en liten grupp av medarbetare. Dock vet man att det hjälper om hela organisationer känner sig delaktig i både utvecklingsarbete och vid problemlösning och att om alla upplever att de arbetar mot samma mål så blir också målet viktigare för medarbetarna. Därför bör man se till att de analysmodeller man väljer att använda sig av är lättförståeliga och tydliga.
Olika typer av analysmodeller
Det finns en mängd olika analysmodeller, men de flesta faller inom någon av de fyra grupperna deskriptiv, diagnostisk, prediktiv och preskriptiv analysmodell. Vilken man väljer att använda sig av beror helt enkelt på målet med analysmodellen. Därför kan det vara bra att fundera över vad man vill åstadkomma med att utföra en analysmodell innan man väljer typ.
Deskriptiv
Den deskriptiva analysmodellen kan ses som ett första steg mot en analys. Den hjälper till att hitta ett språk för att förklara eller summera data på ett sätt så att den blir mer lättförståelig och enklare att hantera. För att genomföra statistik dataanalys är den deskriptiva modellen ett mycket viktigt första steg. Den hjälper till att hitta fel i text, likheter mellan olika variabler och en tydlig information om datadistributionen. Den fungerar som en bra grund för fortsatt analys, men räcker i sig själv inte för att kunna göra dra några djupare statistiska slutsatser.
Diagnostisk
Den diagnostiska analysmodellen hjälper till att ställa en diagnos till varför en viss data ser ut som den gör. En diagnostisk analys ger svar på frågor som ”varför hände detta?”. Den är likt den deskriptiva analysen ett inledande steg och en enklare typ av analys som helt enkelt försöker förklara det som redan hänt. Det är dock ett viktigt steg på vägen att förstå företaget, hur det är uppbyggt och var det finns brister. Man använder sig inom den diagnostiska analysmodellen av verktyg som ser till att man får en stor mängd data som sedan kan analyseras. Ofta är det genom korrelation som man hittar svar på sina frågor och därför försöker man identifiera hur olika data hänger samman med varandra inom begreppen orsak och verkan. Denna analysmodell är mycket tacksam eftersom den konverterar svårförståeliga data till begripliga begrepp och kan därför förklaras och diskuteras på ett bättre sätt.
Prediktiv
En prediktiv analysmodell är, till skillnad från den diagnostiska, ett sätt att förutspå framtida händelser. Genom att använda sig av tidigare händelser och existerande data kan man med statistiska metoder komma fram till framtida sannolika utfall. Med hjälp av denna information kan man se var det finns brister idag, och hur det påverkar framtiden. Det kan exempelvis vara så att ett företag har som mål att öka produktiviteten. En prediktiv analysmodell kan då upptäcka strukturella problem i verksamheten som kan åtgärdas idag, för att produktiviteten ska bli bättre i framtiden.
Prediktiva analysmodeller är mycket vanliga för företag eftersom man gärna vill ligga steget före. Ofta behöver man ta med data som ligger utanför organisationen för att exempelvis identifiera trender och beteenden man tror ska komma i framtiden. Om ett företag kan identifiera detta tidigt kan de vara snabba på marknaden och således ligga före konkurrenterna.
Preskriptiv
Den preskriptiva analysmodellen relaterar till både de prediktiva och de deskriptiva analysmodellerna, men den är mycket mer handlingskraftig. Denna typ av analys bygger på att relatera olika data för att förstå hur man bäst kan angripa ett specifikt problem. Man vill helt enkelt hitta den bästa lösningen. Genom statistisk sannolikhet och kunskap kan man hitta en mängd olika lösningar eller angreppssätt för ett problem eller en önskad händelse. Detta gör att man kan ta ett informerat beslut som föder optimala resultat för företaget.
Analysmodeller för företag
Enkelt kan man förklara ett företags analysmodell som en samling data av de steg en organisation tar för att slutföra en process. Genom kartläggning av de processer som ingår kan man öka produktivitet och effektivitet. Utöver de fyra vanliga analysmodellerna finns också en mängd olika analysverktyg som företag vanligen använder sig av för att på olika sätt analysera verksamheten. Det blir alltmer vanligt att man som företag bedriver denna typ av analys eftersom man annars lätt hamnar på efterkälken. Att ha ett implementerat analysarbete är mycket viktigt i dagens ekonomiska klimat. Det är också viktigt att analysmodellen har bra visuella data och lätt kan förstås av olika personer på företaget. Om information förloras på vägen kan det leda till att analysmodellens syfte helt enkelt förloras. Därför bör man välja en analysmodell som passar verksamheten och det syfte man vill uppnå.
Aktivitetsdiagram
Ett aktivitetsdiagram förklarar en organisations olika aktiviteter för att nå ett visst resultat. Det förklarar hela processen och alla situationer som leder från start till slut i en process. Genom dessa diagram kan man identifiera och visualisera de dynamiska förlopp som ingår i ett system.
Mind maps
När man talar om analysdiagram tänker man oftast på mer komplicerade statistiska processer, men det finns även enklare modeller man kan använda sig av för att främja idéer till företaget. Mind maps är en mycket enkel form av analysmodell som ofta används i tidiga skeden av exempelvis produktutveckling. Genom en mind map kan man visualisera och strukturera en mängd idéer och se till att inget faller mellan stolarna och försvinner. Det gör att man kan ta mer informerade beslut som dessutom innefattar många olika individers idéer.
MOST-analys
MOST-analys är kort för Mission, Objective, Strategy och Tactics och är en analys i vilken man analyserar och planerar ett företags olika aktiviteter för att bättre förstå dem och se till att de ligger i linje med företagets strategi och långsiktiga mål. Man använder de olika delarna för att utvärdera varje aktivitet utefter vad som är viktigt för företaget. Mission står för företagets primära mål och här bör man tydliggöra och allra helst kortfattat skriva ner vad företagets primära mål är. Objective innebär företagets delmål, och dessa bör vara konstruerade så att de leder fram till det primära målet. Strategy beskriver företagets strategi och innebär de olika steg som behöver tas för att man ska nå delmålen. Tactics är den sista delen i analysen, men också den viktigaste eftersom det är här man formulerar de faktiska handlingar eller taktiker som ska leda till strategin, och i förlängningen till att man når sitt primära mål. Att göra en MOST-analys är ett bra steg på vägen för att ett företag eller en organisation bättre ska förstå vad de arbetar mot och för att tydliggöra för alla inom organisationen var fokus bör ligga.
Produktanalys
Att kartlägga en produkt eller en funktion och dess utveckling är en mycket effektiv analysmodell för företagsledning och intressenter att identifiera vad användare vill ha och därmed implementera detta i produktutvecklingen. Man kan använda denna typ av analys vid flera olika tillfällen och applicera den på många olika sätt. Exempelvis är det mycket användbart vid lansering av en ny produkt, vid framtagning av en ny funktion för en existerande produkt eller för att sätta upp mål för produkter. Man behöver skapa ett tydligt produktschema för att företagets säljavdelning ska kunna koordinera den information de fått från faktiska och framtida köpare med företagets produktutvecklare. Det finns flera olika sätt att göra detta och många olika typer av produktanalyser, men vanligt är att man använder sig av någon typ av program eller tjänst för att få en tydlig och flexibel analysmodell.
SWOT-analys
En SWOT-analys är en av de vanligaste analysmodellerna företag använder sig av just för att den är så bra på att analysera grundläggande problem i företagets interna funktioner. SWOT står för Strengths (styrkor), Weaknesses (svagheter), Oppurtunities (möjligheter) och Threats (hot). Genom en SWOT-analys kan företagets ägare och ledning ta informerade beslut gällande verksamheten. Ofta ser denna analysmodell mycket enkel ut och därför är den inte särskilt resurskrävande att genomföra. För att genomföra analysen måste man ha tillgång till både interna och externa data och på ett bra sätt kunna identifiera vad som passar i vilken kategori. En svaghet kan ibland misstas för en styrka och en möjlighet för ett hot. Därför är det viktigt att ha ett löpande och utvärderande arbete med sin SWOT-analys för att vara redo att omvärdera sina tidigare analyser.
Organisationstabell
Denna typ av analys används ofta för att förstå den interna hierarkin inom ett företag. Detta kan vara för hela företaget, för en arbetsgrupp eller ett team. Organisationstabeller ger tydlig och snabb information om hur företaget arbetar och vem som ansvarar för vem och vad. Det kan därför fungera som ett bra verktyg för exempelvis företagets ägare att förstå vem de bör vända sig till med en specifik fråga, eller för en anställd på företaget att förstå strukturen och hierarkierna som finns. Man kan också använda organisationstabellerna för att bygga nya arbetsgrupper och hitta medarbetare som passar bra i samma team.
PESTLE
En PESTLE-analys ligger ofta nära SWOT-analysen men fokuserar på externa, större faktorer som på olika sätt kan påverka företaget. Akronymen står för Political, Economical, Sociological, Technological, Legal och Environmental. Genom att använda dessa olika områden som analysmetoder kan man identifiera möjliga faktorer som kan påverka företagets verksamhet. PESTLE-analysen hjälper också till att kartlägga hur stor påverkan en viss händelse eller faktor kan ha, hur länge den kan pågå och vilken typ av påverkan det kommer att ha på affärerna. På så vis fungerar den som ett mycket effektivt verktyg då man vill beräkna och förstå risker. Genom en PESTLE-analys kan företaget sedan utarbeta en riskminimerande plan och även omformulera sin målbild om så är nödvändigt.
Fördelar med analysmodeller
Det finns en mängd fördelar för företag att använda sig av analysmodeller. När konkurrenterna dessutom börjar analysera sina verksamheter blir det tydligt att man måste hänga på tåget för att vara relevant på marknaden. För att bättre förstå på vilket sätt ett företag kan vinna på att använda sig av analysmodeller behöver man identifiera vilka fördelar som finns.
Fokuserad marknadsföring
Genom att arbeta med analysmodeller kan man bättre identifiera sin kundgrupp och dessutom trender inom kundgruppen och i samhället. Detta gör att man kan fokusera sin marknadsföring så att den träffar precis där den gör skillnad. På så sätt blir företaget mer effektivt med mindre resurser och kan lägga fokus på det viktigaste. Med sofistikerade analyser av vilken typ av köp ens kunder gör och hur marknadens trender ser ut för tillfället kan företag skapa bättre kampanjer och således en mer lyckad marknadsföring.
Bättre riskbedömning
Företag utsätts hela tiden för interna och externa risker, och det största problemet med dessa är inte riskerna i sig, utan svårigheterna att identifiera dem. Det gör att ett företag kan blöda ut tillgångar utan att man förstår varför eller var. Genom implementation av analysmodeller kan man förhindra detta genom att löpande kontrollera och riskbedöma företaget och marknaden. På så vis kan man även skapa ett bättre riskhanteringsarbete och undvika större förluster.
Innovation
Företag och produktutvecklare kan absolut använda sig av intuition för att förstå vad som kommer att bli populärt på marknaden, men detta är inte en metod man kan lita blint på. Visst kan man ibland gissa rätt, men genom ett löpande arbete med analysmodeller kan man förutse trender och köpbeteende och ligga steget före i sin produktutveckling och i lanseringen av nya funktioner. Man kan använda sig av feedback från kunder, analysera kunders beteende och hålla koll på konkurrenterna för att förstå trender och se till att vara innovativ på en snabbt utvecklande marknad.
Sammanfattning analysmodeller
Analysmodeller används inom en mängd fält för att analysera en verksamhet eller ett flöde. För att exemplifiera varför det är viktigt att använda sig av analysmodeller kan man exemplifiera det med ett vardagligt exempel. Om man hela tiden stöter på samma typ av problem i sitt liv men inte vet vad problemet beror på är det omöjligt att lösa det. Man kan ha all data på plats, det vill säga man förstår vad man sysslar med varje dag och vilka händelser och handlingar som styr ens liv. Utan en ordentlig analys blir det dock i princip omöjligt att förstå vad som faktiskt är det underliggande problemet. Vet man inte detta kan man heller inte lösa det. När man väl identifierat problemet behöver man också lägga upp någon typ av handlingsplan för hur man ska förändra den omständighet som skapat problemet.
På samma sätt behöver en organisation också på ett strukturellt sätt analysera sin data för att förstå var och hur problem uppkommer samt var möjligheter finns. Analysmodeller kan också vara verktyg för att bättre implementera lösningar och handlingsplaner för att utveckla organisationen. Det kan krävas ett löpande arbete med detta och att ha en analysmodell på plats och ett kontinuerligt arbete med denna ökar chansen att man kan bedriva sin verksamhet på ett framgångsrikt sätt. Det kan även krävas en större investering av tid och resurser precis i implementeringsarbetet men vinsten av att få en analysmodell på plats är ofta så stor att detta inte bör vara avskräckande. Analysmodeller blir allt mer vitala för att företag ska hålla sig relevanta på en konkurrenskraftig marknad.
