En arbetsbeskrivning är ett dokument som beskriver en specifik tjänst och de arbetsuppgifter som ingår i denna. I arbetsbeskrivningen ska tjänstens tydligaste ansvar och åligganden vara beskrivna och ge en bra bild av vad tjänsten och arbetet på det specifika företaget innebär.
Enkelt kan man säga att beskrivningen utgörs av arbetsgivarens förväntningar på den som kommer att inneha tjänsten. Även arbetsvillkor och tjänstens omfattning ska vara tydligt redovisade i en arbetsbeskrivning. Ofta används arbetsbeskrivningar vid rekrytering eller ombildning av en tjänst. Den som vanligtvis tar fram en arbetsbeskrivning är den som ansvarar för rekryteringen, ofta i samråd med företagets HR-avdelning.
En arbetsbeskrivning bör innehålla dessa specifika punkter för att bedömas som välskriven. Att lägga tid på en arbetsbeskrivning gör att man sparar mycket resurser i längden eftersom det gör rekryteringsprocessen betydligt mer effektiv.
Titel
Denna ska finnas först i arbetsbeskrivningen och återge på ett tydligt sätt vad rollen innebär. Om det är en ny typ av tjänst kan man försöka hitta bra titlar genom att titta på liknande rollen inom organisationen.
Syfte
Syftet ska återge tjänstens funktion på ett mycket övergripande sätt. Det är viktigt att försöka hålla denna del kort och försöka på ett tydligt men enkelt sätt beskriva varför den här typen av tjänst finns.
Information om företaget
Att lägga till information om företaget och de arbetsförhållanden som gäller för den som blir anställd är mycket viktigt. Här bör den arbetssökande få en bra överblick av företagets verksamhet och besluta sig för om det företagets arbetssätt passar dennes personlighet.
Ansvar och plikter
Denna del bör man lägga en del tid på eftersom den utgör själva kärnan av tjänsten. Här beskrivs vilken typ av ansvar tjänsten innebär och vilken typ av arbetsuppgifter den anställde kommer ha. Det är viktigt att ta med de viktigaste uppgifterna då det kan hjälpa både sökande och den som blir anställd att veta hur den bör prioritera inom tjänsten. För att skapa god tydlighet bör man därför lista tjänstens ansvar och plikter i fallande ordning, och alltså börja med den absolut viktigaste.
Kvalifikationer
I arbetsbeskrivningen ska den sökandes kvalifikationer vara beskrivna. Detta kan vara vilken typ av expertis den sökande ska ha om tjänsten redan innan den söker. Vissa tjänster kräver ingen typ av kvalifikationer medan andra endast vill ha mycket kvalificerade kandidater.
Utbildning
I arbetsbeskrivningen ska det också vara utskrivet vilken utbildning man kräver av de sökande. Detta kan vara att man kräver en typ av inriktning på studier eller att de sökande ska ha nått en viss utbildningsnivå.
Erfarenhet
Om tjänsten kräver att de sökande ska ha tidigare erfarenhet av liknande arbete eller i samma tjänst bör detta specificeras i arbetsbeskrivningen, ofta uttryckt i år. Här kan man förlora många kandidater som helt enkelt inte är kvalificerade för tjänsten, så den exakta tidsperioden bör tänkas igenom noggrant.
Kunskap och färdigheter
Under kunskap och färdigheter kan man uttrycka ytterligare önskemål på vilken typ av kompetens som krävs av den som söker tjänsten. Det kan uttryckas i olika nivåer från kännedom om tjänsten till expertis på det specifika området.
Önskade kvalifikationer
Den mindre formella delen av arbetsbeskrivningen utgörs av de önskade kvalifikationerna, som alltså inte är obligatoriska för de sökande. Här finns dock utrymme att uttrycka mer personliga önskemål och tala direkt till de som läser arbetsbeskrivningen. Ofta finns det vissa kvalifikationer som kan saknas på en arbetsplats och genom rekryteringen finns därför utrymme att finna dessa och implementera dem i företaget.
Därför är en arbetsbeskrivning viktig
En arbetsbeskrivning kan ofta tas fram snabbt och utan större arbete vilket ofta är ett misstag. Det finns många anledningar till att man bör lägga tid på att ta fram en tydlig beskrivning som dessutom speglar tjänsten och de förväntningar man har på kandidaterna. Tar man fram en bristfällig arbetsbeskrivning inför en rekrytering finns risken att fel kandidater söker tjänsten, medan rätt kandidater avstår. Om beskrivningen är för vag kan man få fler ansökningar än nödvändigt, och att sålla bland dessa blir ett resurskrävande arbete. En välskriven arbetsbeskrivning ska därför på ett sanningsenligt sätt återspegla tjänsten. Det är vanligt att arbetsbeskrivningen har ett förskönande språk eller är skriven på ett alltför formellt sätt. Detta bör undvikas då målet helt enkelt är att få så många som möjligt av de potentiellt intresserade och intressanta kandidaterna att söka tjänsten. Det är också viktigt att den samtidigt är relativt kort och koncis och inte har för mycket information eftersom det kan bli överflödigt för arbetssökande att läsa igenom allt.
Arbetsbeskrivningens begränsningar
Det kan i många fall vara viktigt att ta fram bra arbetsbeskringar för att de anställda ska förstå sina roller. Dock finns det många begränsningar som behöver tas i beaktning. I vissa situationer är det helt enkelt inte lönsamt eller intressant att ta fram en tydlig arbetsbeskrivning. Exempelvis i fallet då ett företag söker en hög chefsposition som ska innebära en ny form av ledarskap. Då finns kanske inte ens kännedom om vad man söker. Dessutom förändras både arbetssätt och samhället snabbt och så också rollbeskrivningar.
Det är absolut en god idé att ta fram en bra arbetsbeskrivning och sedan kontinuerligt använda denna som både ett kommunikationsverktyg mellan chefen och den anställde och som ett sätt att utvärdera det löpande arbetet. Däremot bör man inte lita blint på arbetsbeskrivningen som ett verktyg för att förstärka de anställdas produktivitet och arbetsmotivation utan att det visas tydligt att företagsledningen intresserar sig för sina anställda är minst lika viktigt. Om man som chef tydligt kommunicerar sina förväntningar och visar ett intresse för de anställda blir arbetsmiljön betydligt trevligare och dessutom ökar viljan att arbeta.
Arbetsbeskrivningsverktyg
Man kan skapa en arbetsbeskrivning på olika sätt. Det finns många olika företag som erbjuder digitala verktyg för att skapa arbetsbeskrivningar. Dessa är ofta uppbyggda så att de består av en databas med tusentals arbetsbeskrivningar som man kan använda sig av för att bygga sin egen. Dessa hjälper till att analysera språket så att det upplevs som professionellt och inkluderande.
Analys av tjänst
Ett annat verktyg för att skapa en bra arbetsbeskrivning är att använda sig av en tjänstanalys. Det är en process i vilken man analyserar innehållet i tjänsten och dess arbete samt vad som krävs av den anställde. En tjänstanalys genomförs ofta i sex olika steg.
1. Bestäm syftet med tjänstanalysen
Det första man bör göra är att bestämma och tydligt definiera syftet med tjänstanalysen. Detta ska göras i linje med företagets strategiska plan eller långsiktiga målbild för att föra företaget framåt i den önskade riktningen. Snabba förändringar i samhället och teknologisk utvecklig är några saker som gör att en uppdaterad tjänstanalys är viktig.
2. Identifiera tjänsten som ska analyseras
Ofta gör begränsade resurser att man inte kan analysera alla tjänster på ett företag utan behöver välja en specifik. Om företaget genomgått en förändringsprocess bör man här försöka identifiera den avdelning som har svårast att anpassa sig till de nya förhållandena. Det kan också vara så att ett företag har vuxit eller blivit uppköpt vilket kan medföra stora förändringar för en specifik arbetsgrupp.
3. Granska data
Det finns många typer av data som kan analyseras och granskas när det kommer till att identifiera tjänstens arbetssätt och ansvar. Först och främst behöver man gå igenom historiska rapporter och dokument, men man behöver även se över hur avdelningen eller den specifika tjänsten arbetar i nuläget.
4. Planera och utför tjänstanalysen
Nästa steg är att planera hur tjänsteanalysen ska gå till utifrån tidigare fastställda mål och ny kunskap efter att tjänsten granskats. Det är viktigt att denna del planeras noggrant och gås igenom ordentligt för att tjänstanalysen ska bli framgångsrik. Denna del innebär insamling av data i syfte att identifiera tjänsten och förstå hur den på bästa sätt borde vara uppbyggd.
5. Skriv arbetsbeskrivningen
När datainsamlingen är klar och man har en tydlig bild av hur tjänsten ser ut eller bör se ut behöver detta skrivas ner i en ny arbetsbeskrivning. Detta bör ske i samråd med de anställda och företagets ledning och om man behöver göra förändringar i beskrivningen ska dessa göras i linje med företagets affärsstrategi.
6. Processutvärdering
Det är viktigt att man efter tjänstanalysen hela tiden fortsätter att analysera korrektheten i den nya arbetsbeskrivningen. En god idé är att företaget arbetar fram en process där de efter en specifik tidsperiod alltid analyserar beskrivningen och ser över hur väl den överensstämmer med tjänstens faktiska utseende. Man kan genom att intervjua den person som för närvarande innehar tjänsten få en god överblick och snabbt se om man behöver utföra ännu en tjänstanalys.
Internetbaserad HR
På senare tid har det utvecklats digitala verktyg som erbjuder automatiserade HR-system. Dessa kallas HRM eller HRMS-system och innebär att man automatiserar och digitaliserar de klassiska HR-uppgifterna. I takt med att företag växer väljer fler och fler att automatisera dessa processer som är tidskrävande men samtidigt mycket viktiga för företaget och dess anställda. På så vis kan man få ett mer effektivt arbetssätt och skapa tydliga rutiner för HR-arbetet. Arbetet går snabbare samtidigt som pappersarbetet blir betydligt mer begränsat. I denna typ av digitaliserade lösning blir det intressant att se hur arbetsbeskrivningar kommer att se ut i framtiden. Ofta är det HR-avdelningen som har ansvaret för både rekrytering och framtagning av arbetsbeskrivningen, och om denna blir internetbaserat och automatiserad behöver det arbetet bli någon annans.
Fördelar arbetsbeskrivning
Att en arbetsbeskrivning är nödvändig i en mängd situationer är uppenbart, och att ta fram en tydlig arbetsbeskrivning har många fördelar. Dels slipper man framtida problem med felrekryteringar, dels kan den anställde känna sig trygg i sin roll eftersom den förstår vilka förväntningar som ställs.
Tydliggör rollen för den anställde
För att den anställde ska känna sig trygg i sin roll och samtidigt veta hur den ska prioritera kan arbetsbeskrivningen vara en bra start. Här bör prioriteringar vara tydligt beskrivna och på så vis utgöra en bra grund för att den anställde snabbt kommer in i sin roll. Det gör att arbetet blir betydligt mer effektivt samtidigt som personen också kan känna sig trygg i att man inte arbetar åt någon annan eller gör saker som helt enkelt är onödiga.
Tydliga förväntningar och förutsättningar
Det är ett mycket vanligt problem att anställda inte gör det som förväntas av dem. Ofta är detta inte den anställdes fel, utan förväntningarna har helt enkelt aldrig tydliggjorts. En chef bör här tydligt förklara sina förväntningar. Om arbetsbeskrivningen är välformulerad från början kan man enkelt peka på denna och förklara för den anställde vad som inte funkar. Det är dessutom viktigt för den anställde att förstå sin roll och sina arbetsuppgifter för att inte känna sig förvirrad på sin position. En välskriven arbetsbeskrivning kan därför göra arbetet lättare för både chefen och den anställde.
Laglig hjälp
En arbetsbeskrivning och de första avtalen som skrivits mellan företaget och den anställda utgör ett lagligt skydd. Detta gäller för både den anställde som för företaget. Därför ligger det i ett företags intresse att utveckla en bra arbetsbeskrivning för att inte hamna i problem i framtiden. Samtidigt ligger det i den anställdes intresse att noggrant läsa igenom allt innan man skriver på för sitt nya arbete.
Hjälper administrationspersonal
En arbetsbeskrivning underlättar arbetet för administrationspersonalen som ofta behöver veta hur den ska planera både resurser och ansvarsområden. När det finns bra arbetsbeskrivningar ska det framgå vem som har ansvar för vad som vem den administrativt ansvariga därför kan vända sig till.
Nackdelar arbetsbeskrivning
Samtidigt som det finns flertalet fördelar med en arbetsbeskrivning kan den också utgöra problem för både företaget och den anställde. Detta kan ofta undvikas genom att man skapar nya arbetssätt för framtagning av arbetsbeskrivningarna såsom genom en tjänstanalys. Däremot är detta en typisk sak som hamnar mellan stolarna och inte sker i praktiken. Ofta använder man helt enkelt en gammal arbetsbeskrivning då man snabbt behöver anställa någon ny till tjänsten, och detta kan ha negativa konsekvenser.
De blir snabbt omoderna
Arbetsuppgifterna en tjänst innebär befinner sig i ständig förändring vilket gör att de kontinuerligt behöver uppdateras. För att den anställde ska känna att den utvecklas och tillåts växa på företaget behöver man därför med jämna mellanrum ha möten där arbetsuppgifterna omformuleras. Det är viktigt att den anställdes ansvar helt enkelt ändras och inte bara fylls på då en anställd med allt för många och för komplicerade arbetsuppgifter snarare tenderar att bli ineffektiv eller, i värsta fall, utbränd. När dessa möten äger rum bör arbetsbeskrivningen alltså ändras för att innefatta det uppdaterade uppgifterna som den anställde och företaget kommit överens i samråd.
Skapar rigida arbetsförhållanden
En stor nackdel med arbetsbeskrivningar är att de lätt kan skapa en stelhet och en kreativ blockering i företagets arbetssätt. Samtidigt som det är viktigt att arbetsbeskrivningen är mycket tydlig och specifik får den inte vara allt för stel. Det måste finnas utrymme för den anställde att utvecklas inom ramarna för beskrivningen. Detta skapar nämligen utrymme för den anställde att växa på sin position utan att känna sig överväldigad. Om arbetsbeskrivningen är formulerad på ett tydligt men öppet sätt kan man undvika att det blir konflikter eller problem i framtiden.
Kan ofta bli bortglömda
Ofta används en arbetsbeskrivning i rekryteringen och sedan aldrig mer. Detta är mycket olyckligt eftersom det ofta tagit mycket lång tid och krävts mycket resurser för att ta fram den. Har man dessutom gjort en tjänstanalys för att tydliggöra tjänsten har man lagt ner ett stort arbete som helt enkelt inte blir utnyttjat. För att en arbetsbeskrivning ska vara lyckad behöver den först och främst vara välutformad, tydligt linjera med företagets mål och även användas i det dagliga arbetet. På så vis känner sig den anställde dessutom sedd och får uppleva att dess arbetsuppgifter tas på allvar och diskuteras.
Sammanfattning arbetsbeskrivning
En arbetsbeskrivning bör inte enbart ses som ett rekryteringsverktyg. Den bör även ses som ett kommunikationsverktyg mellan den anställde och företagsledningen. På så vis kan man använda den vid interna möten för att kontrollera att förväntningar mötts på ett tillfredsställande sätt. Den utgör också ett bra sätt att diskutera förändringar och ta upp nytillkomna förväntningar och den anställde kan uttrycka vad den upplever och hur rollen succesivt förändrats. Det är onekligen så att alla tjänster förändras över tid och om arbetsbeskrivningen inte motsvarar arbetsuppgifterna behöver den skrivas om.
En annan anledning till att man bör lägga krut på arbetsbeskrivningen är att den skapar produktivitet. En anställd som har en dåligt definierad tjänst hamnar lätt i ett förvirrat tillstånd där den helt enkelt inte förstår vad som förväntas av den. Detta kan även upplevas som avsaknad av intresse från chefen vilket kan leda till ytterligare motivationsproblem. Det är vanligare att en anställd som tydligt förstår sin roll och sina arbetsuppgifter arbetar hårdare och med en god produktivitet än en anställd som hälften av arbetsdagen sitter och undrar vad den bör göra. Känner man sig dessutom hörd från sin chef och upplever att det finns en vilja att man ska utvecklas ökar chansen att man börjar arbeta mer flitigt för att stärka sin roll.
