Många organisationer kan ha ett behov av att behöva förbättra och höja kvalitén inom sina processer och för sina resultat och med hjälp av avvikelserapportering så kan de uppnå just det. Avvikelser kan orsaka många problem för en verksamhet när det kommer till kvalitén i olika processer eller när man i ett projekt vill uppnå ett lyckat resultat enligt budget och tidsplan. Att skapa avvikelserapporter i projekt eller för verksamhetens processer kan hjälpa både projektledare och verksamheten att bättre ha koll på avvikelser och i framtiden minimera risken för att de ska uppstå.
Vad är en Avvikelserapport?
En avvikelserapport används för att specifikt beskriva en händelse som skett i ett projekt eller inom en organisation och som avvikit från en ursprunglig plan. Man fokuserar på att rapportera om händelser som sker när något inte gått som det ska och i rapporten specificerar man även vad det var för händelse, hur den uppstod och hur den hanterades. Mer detaljer kan beskrivas som exempelvis vem som var ansvarig för att hantera avvikelsen eller vilken eventuell påverkan som avvikelsen kan ha på projektet.
Avvikelserapportering kan användas när som helst inom en organisation, främst när det pågår ett projekt, men det går även att använda sig utav avvikelserapportering i andra situationer som under utbildning av nyanställda eller när processer som kvalitetssäkring sker inom verksamheten.
Avvikelserapportering kan alltså formas helt efter organisationens behov och de flesta kan därför ta del av fördelarna som kommer med att rapportera avvikelser.
Det är vanligt att organisationer som hanterar många olika kunder och projekt använder sig utav avvikelserapportering eftersom att de vill se till att de uppnår eller bibehåller hög kvalité av sin service och sina resultat. Med hjälp av avvikelserapportering så kan de därför minska risken för att framtida avvikelser sker och resultaten kan bli ännu bättre.
Det finns olika mallar för hur en avvikelserapport ser ut men det går också bra att skapa sin egen utifrån den egna verksamheten eller de projekt man vanligtvis arbetar med. Om man har arbetat med många projekt tidigare och har lång erfarenhet av projektledning så kan det vara naturligt att skapa en avvikelserapport under projektets gång utan att specifikt märka det som en avvikelserapport. Om man dock aktivt bestämmer sig för att arbeta med avvikelserapportering under ett projekt så kan man ta del av ännu fler fördelar eftersom att man då tydligt definierar vad en avvikelse är och även hur den ska hanteras i en hanteringsplan.
Hur använder man sig utav en avvikelserapport?
Under ett projekt så har man en avvikelserapport där man noterar och beskriver olika avvikelser som sker under projektets gång. Rapporten fylls vanligtvis i av projektledaren som redan har god koll på projektet men projektledaren kan även få stöd från projektgruppen och andra intressenter i projektet så att även dessa personer kan rapportera om avvikelser. På så sätt kan avvikelser från olika håll samlas in och med hjälp av projektledaren analyseras. Andra intressenter som kan identifiera avvikelser kan exempelvis vara resursägare, som har bättre koll på resurserna, eller linjechefer, som har bättre koll på den interna verksamheten.
När man vill börja med avvikelserapportering så kan man först och främst skapa en mall som sedan kan användas av flera olika projekt och avdelningar inom en organisation. I en avvikelserapport finns det vanligtvis kolumner och olika kategorier för datum, händelse och en beskrivning. I en avvikelserapport ska projektledaren kunna fylla om det skett en avvikelse, när den skedde och hur den hanterades. Projektledaren kan sedan lägga till fler kolumner som kan behövas beroende på projektets eller andra intressenters behov. Mallen kan också variera för olika sorters avdelningar, projekt eller processer.
Dokumentet används sedan för att under hela projektförloppet notera avvikelser. Det kan sedan delas med olika medlemmar i projektgruppen eller andra intressenter för projektet som till exempel projektägaren eller styrelsen. På så sätt vet de om det har skett avvikelser i projektet och kan diskutera hur det eventuellt påverkar projektet.
För att kunna använda sig av avvikelserapportering på ett effektivt sätt så är det viktigt att det först och främst finns en tydlig plan. Om det handlar om ett projekt så måste det finnas en tydlig projektplan för annars blir det omöjligt att skapa en avvikelserapport och fylla i avvikelser när man inte vet vad en avvikelse är just för det projektet. Om en projektledare därför upplever problem med avvikelsehantering så kan det vara för att den ursprungliga planen eller projektplanen är felaktig eller missvisande. Projektplanen kan också vara för vag vilket kan ge stora öppningar för avvikelser att ske.
När fyller man i avvikelser?
Avvikelser kan fyllas i under hela projektets gång, det beror helt och hållet på projektets egenskaper. Avvikelserapporten kan behövas olika mycket under olika faser i projektet och det är vanligtvis under utvecklingsfasen som rapporten används som mest. I många projekt där något ska produceras kan avvikelser ske under hela projektets gång, från materialbeställning till leverans. I andra projekt som för systemutveckling kan avvikelser ske som mest under utvecklingsfasen där programmering och även en del testning sker. Avvikelserapporten kan därför delas in i olika faser så att den blir mer överskådlig. När projektet avslutas så kan en rapport skapas där alla avvikelser samlas och analyseras.
Projektledaren behöver kunna projektplanen utantill för att kunna notera avvikelserna men kan även få information och rapportering från andra i projektgruppen som noterar när en avvikelse i projektet sker. Tillsammans samlas avvikelserna i rapporten och bör även diskuteras under de vecko- eller månadsmöten som projektledaren har med projektgruppen men även andra intressenter för projektet. Projektledaren möter exempelvis vanligtvis upp styrgruppen, som består av projektets flera intressenter, och kan diskutera avvikelserna med dem. I de flesta fall kan en avvikelse hanteras rätt så snabbt och därav ha en minimal påverkan på projektet men i vissa fall kan en avvikelse ha en så stor effekt så det kan vara kritiskt att behöva vidta åtgärder för att minimera risken för att problem för projektet uppstår.
Ibland kan det vara svårt att direkt se att en avvikelse skett, utan en projektledare eller projektdeltagare kan notera detta först efter att en tid har gått och avvikelsen har haft en negativ påverkan på något annat moment i projektet. En sådan avvikelse ska ändå noteras i avvikelserapporten och en notering kan även göras om att den upptäcktes något senare. Sådana avvikelser kan också kategoriseras utifrån att de identifierats sent så att man efter att projektet avslutats kan se hur många sådana avvikelser skett och om det finns något sätt att snabbare kunna identifiera dessa i framtiden. Med hjälp av kategorier kan en projektledare också lära sig att på ett mer effektivt sätt identifiera och hantera avvikelser i framtida projekt.
När man väl har noterat en del avvikelser och även hanterat dem så är det viktigt att projektgruppen och andra intressenter i projektet informeras. De möten som sker under veckan med projektgruppen eller månadsvis med andra intressenter bör reservera en del av mötet för att diskutera avvikelser så att andra i projektet blir medvetna om dessa. Många kan uppleva att avvikelserapportering är effektivt men att det inte finns mycket tid till att faktiskt diskutera hur avvikelserna hanterats eller vilken påverkan de haft på projektet och detta kan vara avgörande för att undvika framtida misstag i projektet eller i andra projektet. En hel del fokus bör därför läggas på att informera de andra i projektgruppen samt göra analyser efter att projektet avslutats.
Exempel på avvikelser
Det kan vara svårt att veta vad en avvikelse faktiskt är och det kan vara väldigt energikrävande att hela tiden försöka hålla utkik efter avvikelser. Därför kan det vara smart att innan projektet påbörjas skapa en mall för en avvikelserapport och tydligt definiera vad en avvikelse är. Enligt avvikelserapportering så ska allt som avviker från den ursprungliga planen klassificeras som en avvikelse men om man har lite erfarenhet av att göra detta sedan tidigare så kan det fortfarande vara svårt att se vad som är en avvikelse.
Det andra man bör göra är att skapa en hanteringsplan. I en hanteringsplan definierar man de olika avvikelserna och hur de ska hanteras om de upptäcks. På så sätt är man väl förberedd och kan snabbt identifiera en avvikelse och även effektivt hantera den. Även i en hanteringsplan kan man ha olika kategorier för hur hanteringen sker som att exempelvis behöva ta in resurser, förändra i tidsplanen eller behöva ändra en projektdeltagares arbetsuppgifter. För en avvikelse så kan det också finnas flera olika sätt att hantera den på och detta kan bero på att man inte är säker på vilka resurser man kommer att ha kvar när avvikelsen sker. Projektledaren kan därför exempelvis definiera flera olika sätt att hantera avvikelsen utifrån hur mycket budget eller tid som finns kvar för projektet.
Avvikelsehantering
Det finns flera system och rapportverktyg som kan användas för avvikelsehantering inom en organisation. Dessa system hjälper till att logga och hantera olika avvikelser och se till att andra personer som behöver ha vetskap om avvikelserna också blir meddelade. I ett sådant system kan man registrera exempelvis en hel projektgrupp eller andra avdelningar och ge personerna olika rättigheter i systemet samt olika prioritet så att olika personer blir meddelade beroende på vilken typ av avvikelse som skett.
Med hjälp av olika system och program för avvikelserapportering så går det också att klassificera avvikelser i olika kategorier så att du som projektledare sedan kan få fram analyser om vilka typer av avvikelser som skett i projektet under projektets gång. Efter att projektet avslutats så kan det vara lärorikt att ta fram en rapport för hela projektet och se vilka sorters avvikelser som skedde och utifrån kategorierna se statistik på vilka problem som vanligtvis uppstod. En projektledare kan sedan på egen hand fortsätta analysera informationen genom att exempelvis försöka ta reda på varför vissa sorters projekt har mer av vissa specifika avvikelser medan andra projekt inte har lika många. Det kan finnas interna problem med verksamheten som kan behöva åtgärdas eller så kan det finnas problem i individuella projektgrupper där exempelvis vissa projektdeltagare kan behöva mer motivation eller stöd.
Avvikelserapportering fyller alltså en stor funktion även efter att ett projekt avslutas och kan användas för projektuppföljning. Man går då igenom de avvikelser som skett under projektets gång och analyserar dem i efterhand. Projektledaren försöker identifiera varför avvikelserna skett och hur man i framtiden skulle kunna undvika liknande situationer eller problem. Projektledaren kan också se hur avvikelserna hanterades för att även i framtiden kunna hantera dem på ett bättre och effektivare sätt. Att ta del av äldre projekt och dess dokumentation kan därför vara en stor fördel för projektledare som vill lära sig mer om att bli bättre på att leda projekt och även se om det finns gamla misstag att undvika i framtiden.
Problem som kan uppstå
Som redan tidigare nämnt så kan det ibland vara krångligt att notera avvikelser eftersom att man inser att det inte finns några avvikelser. Det är nog inte för att projektet är perfekt utan det kan vara så att projektplanen inte är tydlig nog och därför ger stora möjligheter för avvikelser att äga rum. Det är därför inget direkt problem med avvikelserapporteringen utan det handlar om att projektplanen från första början måste vara tydligt definierad.
Andra problem som kan uppstå med avvikelserapportering är att det kan vara svårt att veta vilka avvikelser som är värda att notera. I stora projekt kan det ske hundratals små avvikelser per vecka och frågan är då om det är nödvändigt att notera alla avvikelser. Hur vet man som projektledare vilka avvikelser som är värda att notera i avvikelserapporten? Det handlar främst om erfarenhet och att med hjälp av den veta vilka avvikelser som kan ha en påverkan på projektet. Dessa avvikelser är värda att notera men det är viktigt att veta att enligt avvikelserapportering så ska allt som inte följer projektplanen noteras eftersom att även om det inte verkar viktigt för projektledaren just då så kan det visa sig vara viktigt för framtiden eller för andra intressenter.
För att kunna använda avvikelserapportering på rätt sätt så handlar det därför om att bygga upp en vana av att kunna identifiera och definiera avvikelser och sedan hantera dem på bästa sätt. Om man även bygger upp ett starkt system för hur avvikelser ska noteras och hanteras eller om man använder sig av färdigbyggda system så kan man på ett bättre sätt veta vad man ska göra med avvikelserna. Ett exempel är att klassificera avvikelser utifrån kategorier och då även ha en kategori för de mindre avvikelserna som inte har så stor påverkan på projektet så att de också dokumenteras. I efterhand kan det bli så att man ångrar att de mindre avvikelserna inte noterades eftersom att de kan ha en större påverkan på projektet i ett senare skede eller till och med efter att projektet avslutats.
Vilka fördelar finns det med att använda en avvikelserapport?
En avvikelserapport används för att notera och beskriva de händelser som inte sker enligt plan i ett projekt. Med en avvikelserapport så finns det tydligt dokumenterat vad som gått snett eller avvikit från schemat vilket är användbart för projektledaren, projektgruppen och andra intressenter både under projektets gång och efter att projektet avslutats.
Med hjälp av avvikelserapporter kan projektledaren skapa en bättre atmosfär bland alla i projektet samt projektets intressenter så att allt inom projektet är transparent och alla alltid vet var projektet står. Rapporterna är också till för att ha ett flöde av kommunikation med projektets intressenter och se till att alla är delaktiga och även ger det stöd som de kan under projektets gång om problem uppstår. Att identifiera avvikelser kan vara ett första steg till att identifiera ett större problem som växer och på så sätt undvika det så att det inte har en alltför negativ påverkan på projektet.
Med avvikelserapporteringen kan det alltså bli enklare att se vad det finns för problem eller vilka sorters avvikelser som ofta uppstår. Projektledaren kan med hjälp av detta redan under projektets gång försöka åtgärda dessa problem genom att ta stöd från styrgruppen och få in nya resurser som kan behövas. Det kan också vara så att vissa projektdeltagare behöver mer stöd i projektet och projektledaren kan då göra sitt bästa för att tillgodose deras behov.
Avvikelserapporten fyller främst två funktioner. Den används först och främst under projektets gång för att anteckna vilka avvikelser som sker och varför. Projektledaren beskriver hur avvikelserna hanteras och vilken eventuell påverkan de har på projektet. Avvikelserapporten kan alltså hjälpa till under projektets gång och projektledaren får en stor möjlighet för att försöka åtgärda problem och minimera den negativa effekten som de kan ha på projektet. Avvikelserapporten kan i andra hand användas efter att projektet avslutats och kan då användas för analys, vanligtvis av projektledaren, men även andra inom en organisation som vill ha en bättre förståelse för hur det går för projekten.
Det finns en hel del värdefull information som avvikelserapporteringen kan ge och avvikelserapporten är i många fall nödvändig. En organisation som kämpar med att försöka uppnå bättre kvalité och resultat eller som har problem med klagomål från kunder om service kan använda en avvikelserapport för att se vad exakt det är som skiljer sig från den ursprungliga planen. Det kan också vara så att det inte finns någon ursprunglig plan eller att den inte är tydlig nog och med hjälp av avvikelserapportering kan man snabbt inse detta. Organisationen vet då att de behöver arbeta både med att förtydliga sina projektplaner samt avvikelserapporteringen, inklusive en hanteringsplan för hur avvikelserna ska hanteras.
