När man som projektledare arbetar med ett projekt så har man inte bara sin projektgrupp att ta stöd från utan det finns flera andra grupper och intressenter som projektet kan få hjälp från inom organisationen. En av dessa grupper är styrgruppen som ofta representeras av linjechefer, projektsponsorer och resursägare. Projektledaren är också med i styrgruppen och tillsammans fattar man viktiga beslut för projektet och ser till att det ligger på rätt spår mot ett lyckat resultat.
Vad är en Styrgrupp?
I en organisation brukar man säga att det finns en projektorganisation som är den hierarki och struktur som finns inom organisationen och består av olika grupper. Det kan exempelvis vara referensgrupp, projektdeltagare eller linjechefer. Varje grupp och person har vidare sitt eget ansvar i ett projekt. Styrgruppen är en av dessa grupper som man ofta hittar i en projektorganisation och man kan säga att det är styrgruppen som har ett av de största ansvaret för ett projekt.
En styrgrupp är en grupp med viktiga personer som är inblandade i ett eller flera projekt och tar ansvar eller fattar beslut kring projektet. Projektägaren eller projektbeställaren är oftast med i denna gruppen som ordförande. Styrgruppen ger ett stort stöd till projektet men till skillnad från en referensgrupp, som inte har någon som helst beslutsrätt, så kan styrgruppen också fatta beslut för projektet.
Syftet med en styrgrupp är att de ska se till att projektet är på rätt spår, att projektet får det stöd som det behöver i form av resurser eller synpunkter och att viktiga beslut fattas tillsammans. Det är projektledarens uppgift att ha möten med styrgruppen varje månad och uppdatera alla om projektets status och diskutera projektets framtid. Om några problem har uppstått så diskuterar man det tillsammans och försöker hitta en lösning innan mötet avslutas.
I de flesta stora organisationer och stora projekt hittar man en styrgrupp. Det är en stor fördel att använda sig utav styrgrupper på ett formellt och direkt sätt eftersom att det indirekt oftast redan finns en styrgrupp. Styrgruppen består av de personer och intressenter som har någon form av påverkan eller beslutsrätt på projektet och när alla formellt kan samlas på ett möte tillsammans så kan man diskutera vad som är bäst för projektet.
Det kan bli svårt att arbeta på ett projekt utan en styrgrupp, speciellt för projektledaren, eftersom att intressenterna och nyckelpersonerna kan behöva få tag på projektledaren och få diskutera projektet separat vilket projektledaren kan ha svårt för att hantera. Med så många olika nyckelpersoner så kan det bli svårt att ha tid för att kommunicera med alla individuellt medan man samtidigt arbetar på projektet. Att därför ha alla personer enade i en styrgrupp och möta dessa personer på ett möte blir mycket mer lätthanterligt för projektledaren och kan också leda till ett mer effektivt samarbete.
Hur använder man sig utav en styrgrupp?
En styrgrupp består av nyckelpersoner för ett projekt och har direkt eller indirekt påverkan på projektet. Det kan exempelvis vara linjechefer, resursägare eller projektsponsorer. Projektledaren och projektägaren är i nästan alla fall också med i styrgruppen. Styrgruppen sätts ihop innan ett projekt påbörjas genom att nyckelpersonerna väljs ut och bestämmer att de kan delta aktivt i styrgruppen. Projektledaren kan arrangera ett möte där alla introduceras till varandra och där man också går igenom projektet och dess mål. Alla ska känna sig bekväma och trygga med styrgruppen och känna att det är en stor fördel för projektet och dess resultat att mötas och aktivt följa projektets utveckling tillsammans.
Styrgruppens huvuduppgifter:
• Ger stöd till projektbeställaren och projektledaren
• Förankrar projektet hos andra intressenter
• Fattar beslut om projektet
• Prioriterar resurser
• Följer med i projektets utveckling
• Hjälper till vid problem eller genom att förhindra problem
Ger stöd till projektbeställaren och projektledaren
Både projektbeställaren och projektledaren kan behöva stöd under projektets gång. Projektbeställaren kan behöva stöd när viktiga beslut ska fattas om exempelvis tidsplanen, budget eller resurser och kan med hjälp av styrgruppen fatta dessa beslut och vara säker på att alla samtycker. Projektledaren kan behöva stöd när projektet stöter på problem och är i behov av hjälp i form av resurser, förslag eller förändring. Både projektbeställaren och projektledaren ska kunna känna sig bekväma och säkra med att kunna få den hjälp de behöver från styrgruppen när det behövs.
Förankrar projektet hos andra intressenter
Styrgruppen agerar som ambassadörer för projektet och representerar det utåt mot andra intressenter. Det kan exempelvis vara andra personer inom organisationen som behöver veta mer om projektet och hur det går och styrgruppen kan då informera dem om projektets status. Det kan också vara externa intressenter som har ett intresse av projektet och dess resultat och styrgruppen kan då lägga en del fokus på att berätta om projektet och skapa ett engagemang hos potentiella kunder.
Fattar beslut om projektet
Styrgruppen har en stor beslutsrätt i projektet och kan tillsammans fatta viktiga beslut om vad som ska ske i projektet. Vid varje möte som projektledaren sammankallar kan det behöva fattas viktiga beslut och det är upp till styrgruppen att tillsammans enas om beslutet. Det är vanligtvis projektledaren som ger information om vilka beslut som behöver fattas för projektet eftersom att projektledaren vet exakt hur det går för projektet men det kan också komma från en av medlemmarna från styrgruppen eftersom att det även kan vara en extern faktor som påverkar projektet. Någon i styrgruppen kan ha fått information om exempelvis organisationen, lagändringar eller marknaden som kan påverka projektet.
Det är viktigt att vara tydlig med att alla i styrgruppen tillsammans är ansvariga för projektet och de beslut som fattas. Alla ska därför enas när beslut ska tas och vara överens om att det är det bästa beslutet för att projektet ska kunna lyckas.
Prioriterar resurser
I styrgruppen finns ofta resursägare och när projektet är i behov av resurser så är det upp till resursägarna att tillsammans med resten av styrgruppen besluta om vilka resurser som ska prioriteras till projektet. I vissa fall kan en styrgrupp ha hand om flera projekt samtidigt och det kan då vara ännu viktigare att på ett bra sätt dela upp resurserna så att det gynnar alla projekten. Styrgruppsmötet kan vara en chans för projektledaren att beskriva behovet som projektet har för olika resurser och öppet ha en dialog med resursägaren om hur resurserna ska prioriteras. Resterande medlemmar i styrgruppen kan också ge sina synpunkter och förslag på resursfördelningen utifrån deras kompetens och erfarenhet.
Följer med i projektets utveckling
Det ska vara tydligt för alla i styrgruppen vad projektet har för status och hur det utvecklas. Det är projektledaren som ser till att möten hålls med styrgruppen tillräckligt ofta så att gruppen har koll på projektets utveckling. Innan varje möte förbereder projektledaren en agenda som också skickas till alla i styrgruppen. Där görs det tydligt vad projektet har för status med några sammanfattade paragrafer. Det ska också skapas dokumentation och rapporter om projektets utveckling som ska finnas tillgängliga för alla i styrgruppen.
Hjälper till vid problem eller genom att förhindra problem
När problem uppstår i projektet så ska styrgruppen erbjuda sitt stöd i form av att ge förslag och synpunkter eller att tillsätta extra resurser till projektet. Styrgruppen ska också försöka förhindra problem genom att diskutera projektets framtid och eventuella risker som det kan stöta på. Styrgruppen använder sin kompetens och erfarenhet för att ge förslag som kan vara värdefulla för projektledaren medan projektledaren bidrar med sin kunskap om projektet och hur framtiden ser ut. Tillsammans kan gruppen effektivt arbeta mot ett lyckat resultat för projektet.
Projektledaren kan sätta upp en strategi för hur problemhantering ska gå till och även hur risker kan undvikas i framtiden. I den projektplan som projektledaren skapar innan projektet officiellt påbörjas bör det finnas en riskhanteringsplan och denna bör även delas med styrgruppen. Under ett styrgruppsmöte så delar projektledaren in mötet i olika delar där en del av mötet bör handla om hur man ska ta hand om problem som uppstår i framtiden. Om styrgruppen är väl förberedd redan från första mötet så finns det en bättre chans att på ett bra sätt kunna hantera problemen.
Projektledarens ansvar
Projektledaren har ett stort ansvar, inte bara gentemot sitt projekt och sin projektgrupp, men också gentemot styrgruppen. Det är upp till projektledaren att se till att möten planeras, att all relevant information delas och att kommunikationsflödet är aktivt under projektets gång. Om styrgruppen ska kunna erbjuda projektet stöd så måste styrgruppen också få en uppdatering om projektets status så att de har koll på vad som pågår och hur de kan ge sitt stöd. Projektledaren behöver se till att styrgruppen har den information som de behöver och aktivt inkludera dem i projektet.
Detta kan projektledaren göra genom att med jämna mellanrum arrangera möten med styrgruppen där man uppdaterar alla om projektets status och även går igenom viktiga beslut. Styrgruppen kan ge sina förslag om projektets framtid och projektledaren kan anteckna vad som behövs tas upp på nästa möte. Projektledaren kan också uppdatera styrgruppen om mindre viktiga saker genom email och det är också viktigt att dokumentera och skapa rapporter under projektets delmoment och olika faser. Projektgruppen behöver veta när aktiviteter genomförts och när mål uppnåtts.
Arrangera styrgruppsmöte
Ett styrgruppsmöte bör ske med jämna mellanrum under projektets gång. Det är helt upp till projektledaren och beror också på projektets takt. Mellan 4–6 veckor brukar vara rekommenderat för att hålla ett styrgruppsmöte med alla medlemmar och uppdatera dem om projektets utveckling.
Inför ett styrgruppsmöte bör flera saker vara förberedda. Det är vanligtvis projektledaren som planerar och förbereder ett möte med styrgruppen eftersom att han eller hon har all information om projektet. Det första som projektledaren bör göra innan ett möte är att uppdatera projektets status och speciellt om man haft ett möte innan så kan projektledaren kort sammanfatta hur projektets status har förändrats sedan förra mötet. Då är alla i mötet med på noterna.
Projektledaren behöver också ha förberett en agenda för mötet vilket innebär vad som ska presenteras, vem som ska presentera och annat som bör tas upp i mötet. Det kan handla om beslut som behöver fattas och problem som måste lösas. Agendan kan delas med styrgruppen några dagar innan mötet.
Det är också viktigt att se till att alla i styrgruppen kan samlas för mötet. Att alla också deltar aktivt i mötet är nödvändigt så att man är säker på att beslut fattas tillsammans och att återkoppling görs från alla medlemmar.
Under mötet så bör ett protokoll föras och uppdateras. Det ska vara tydligt vem som ska dokumentera det som diskuteras under mötet och även vad som ska dokumenteras. Det är kanske inte nödvändigt att ta med allt som nämns men det är ändå viktigt att särskilja vilka punkter som är viktiga att notera.
Efter att man gått igenom allt på mötet så ska det sammanfattas och det ska också vara tydligt för alla var all information och dokumentation om mötet går att få tag på. Det är även bra att direkt föreslå en dag och tid för nästa möte så att alla eventuellt kan planera inför kommande möte.
Problem som kan uppstå
Det är viktigt att personerna som är med i styrgruppen verkligen har tid att engagera sig och lägga ner energi på att vara i styrgruppen. Det är ett stort ansvar att vara en del av styrgruppen och det är viktigt att varje person i styrgruppen har ett syfte med att vara där som gynnar projektet. Vid varje möte bör varje person i styrgruppen vara aktiv och delta i mötet genom att ge förslag och vara med i diskussioner.
Om någon medlem i styrgruppen inte deltar aktivt under mötet eller till och med inte dyker upp så finns det en risk för att projektet hamnar i obalans, speciellt om medlemmen är viktig för projektet. Det kan exempelvis handla om att ett beslut ska fattas om hur resurserna ska prioriteras inför en framtida milstolpe och om resursägaren inte är med på mötet så sätter det ett stopp för att beslutet kan fattas och det kan uppstå förseningar i projektet. Projektledaren kan vara i behov av stöd och gärna behöva få det så snabbt som möjligt för att åtgärda eventuella problem och om projektledaren inte kan få det stödet som han eller hon behöver under mötet så kan det bli svårt för projektledaren att veta hur man ska fortsätta i projektet. Andra aktiviteter kan behövas pausas tills man fattat ett beslut.
För att förhindra sådana problem så bör det vara tydligt redan från början vilka personer i styrgruppen som har rätt att fatta vilka beslut. I vissa fall kan alla ha lika mycket rätt att fatta beslut medan i andra fall kan det vara specifika roller som har hand om vissa områden som att exempelvis resursägaren har hand om resurserna. Genom att förtydliga detta så blir det lättare att veta hur man ska forma mötet och vad som ska ske om någon eventuellt inte dyker upp. Kontaktuppgifter ska finnas till att styrgruppsmedlemmar så att de kan kontaktas både innan och efter mötena och om ett beslut nödvändigt måste fattas av en person så kan projektledaren kontakta denna personen på egen hand. Om ett beslut fattas ska alla styrgruppsmedlemmar efteråt meddelas via mail eller annan kommunikation.
Vad är fördelen med att använda en styrgrupp?
En styrgrupp är i de flesta fall nödvändig för ett projekts överlevnad. Man kan ofta se en styrgrupp även om den inte officiellt skapats eftersom att styrgruppen är de personer som har störst påverkan på projektet och därför också kommer vara i kontakt med varandra under projektets gång. Att officiellt skapa en styrgrupp hjälper att förtydliga den kommunikationen som sker mellan dessa nyckelpersoner medan projektet pågår.
Styrgruppen är en samlad enhet som är ute efter projektets bästa. Gruppen består av nyckelmedlemmar som har projektets lyckade resultat i fokus och dessa medlemmar har också den makt och kontroll över projektet så att de kan se till att projektets lyckas på bästa möjliga sätt. Genom att skapa en styrgrupp som har ett enat mål, att projektet ska lyckas, så samlar man alla styrkor på en plats och kan sedan nyttja dessa under projektets gång.
Personerna som är med i styrgruppen är personer som oftast redan behöver kommunicera med varandra under projektets gång med att exempelvis dela med sig av projektets status, lösa problem eller tillsätta resurser. Genom att sätta ihop alla personer till en grupp som möts en gång i månaden och diskuterar just detta så kan man få ett mer organiserat och effektivt arbete som gynnar projektet.
En annan fördel med en styrgrupp är att många av medlemmarna får en chans att aktivt kunna påverka och ge stöd till projektet genom styrgruppsmöten och bra kommunikation med projektledaren. Utan en styrgrupp och dess möten så kan det vara svårt för individer att ha någon form av påverkan på projektet.
Styrgruppen och projektledarens ansvar går hand i hand. Det är viktigt att projektledaren motiverar styrgruppen och att styrgruppen motiverar projektledaren. Om båda gör sitt jobb så kan man se ett positivt kommunikationsflöde och effektiva möten där problem snabbt kan lösas. Överlag blir känslan för projektet väldigt positiv och projektbeställaren kan känna sig trygg och nöjd med en styrgrupp som backar projektet och en projektledare som gör det arbete som krävs för ett lyckat projekt.
