Arbetsflöden: Koppla rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt

Begreppet arbetsflöde kan innebära en process eller ett sätt att organisera information.

Den vaga definitionen av termen arbetsflöde skapar dock konsekvenser.

Om man inte har klarhet i vad ett arbetsflöde är för något förvirrar det själva arbetet.

Arbetsflöden

Därför är det viktigt att ha en tydlig förståelse av vad det innebär, för att effektivt kunna organisera arbetet och skapa effektiva processkartläggningar.

Det finns flera program man kan använda sig av för att skapa effektiva arbetsflöden.

Vad är ett arbetsflöde?

Ett arbetsflöde är en process som hjälper arbetsteamet och får det att uppnå mål genom att koppla rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt.

När ett arbetsflöde väl är inrättat hjälper det till att organisera information på ett sätt som inte bara är begripligt utan också går att applicera flera gånger.

Sju steg i tre olika faser

Ett arbetsflöde består av sju steg som är uppdelade i tre faser; planering, genomförande och granskning.

I planeringsfasen är idéutveckling och informationshämtning första stegen.

Andra steget består av intagning av förfrågningar, som sedan går vidare till prioritering och resurstilldelning, vilket tillhör det tredje steget.

Efter det påbörjar man utförandefasen där det fjärde steget i processen består av utveckling och granskning.

Förloppsspårning är sedan det femte steget innan man går in i den tredje och sista fasen.

Den sista fasen har fokus på granskning och innehåller steg sex och sju som är godkännande och rapportering.

Varför man bör skapa ett arbetsflöde

Arbetsflöden är kraftfulla att använda som verktyg i arbetsteam och i olika avdelningar.

Rätt utförda arbetsflöden hjälper till att ge den klarhet som ett team behöver för att snabbare nå sina mål.

Man kan till exempel med fördel bygga ett effektivt arbetsflöde för projekt som har en deadline och ett tydligt slutmål.

Det kan också handla om marknadsföringskampanjer eller introduktionsprogram för nya medarbetare.

Fördelar med arbetsflöden

Alla arbetsflöden bygger på samma grunder som man sedan kan anpassa till olika behov.

Det grundläggande med arbetsflöden är att skapa en struktur i organisationen.

Med en sådan struktur är det ingen som behöver undra vad nästa steg är eller vem som driver vilken del av projektet.

Att skapa en trygghet där det inte längre finns någon osäkerhet i hur arbetet ska utföras är banbrytande och ger flera fördelar till teamet.

Samordningen mellan medlemmar i projektet effektiviseras och resursfördelningen förbättras.

Det blir även lättare att undvika dubbelt arbete och gissningar kring projektet.

Detta minskar i sin tur frustrationen och ökar engagemanget i teamet.

Att arbeta med arbetsflöden kommer att spara mycket tid och stress i framtiden.

Sju steg för att skapa ett effektivt arbetsflöde

Som nämnts ovan finns sju steg för att skapa ett effektivt arbetsflöde.

De sju stegen är indelade i tre faser; planering, genomförande och granskning.

Dessa sju steg bör ses som en mall för arbetsflödet som maximerar effekten och samtidigt minimerar allt onödigt jobb.

Istället för att inleda varje projekt med onödiga möten och dubbelkommunikation kan man gå rakt på sak.

Steg 1: Idéutveckling och informationsinhämtning

Varje arbetsflöde börjar med en idé.

I detta första steg samlar man information, inspiration och brainstormar idéer till projektet.

Syftet är att skapa en experimentell modell för projektet.

Man kan också fundera på projektbegränsningar, restriktioner och krav innan det är dags att gå vidare till nästa steg.

Steg 2: Förfrågningsintag

När man fått en uppfattning om förväntningarna är nästa steg att planera projektet i detalj.

Man bör samla in relevant data som sedan blir grunden för projektet.

Man behöver definiera projektmålen, skapa en projektplan, schemalägga ett kickoff-möte, definiera omfattningen av projektet och ta fram viktiga milstolpar och projektleveranser.

Det är viktigt att vara tydlig och noggrann och ha tillräckligt med material för att täcka hela projektarbetet.

På så sätt slipper man alla meddelanden där folk ber om förtydliganden och information om projektet.

Steg 3: Prioritering och resurstilldelning

När man har arbetat ihop en detaljerad plan är det dags att tilldela arbete utifrån kapacitet inom teamet.

Hanteringen av arbetsbelastningen är viktig för att maximera prestationerna och få alla i teamet att känna sig nöjda.

Det finns program som hjälper till att automatisera arbetsfördelningen samt ger en överblick när det kommer till arbetsbelastningen.

Steg 4: Utveckling och granskning

Att utveckla och få återkoppling genom godkännanden från intressenter är det viktigaste steget i arbetsflödet.

Genom kvalitetskontroll kan intressenter exempelvis kommentera PDF-filer och lämna feedback om vad som fungerar bra och vad som inte gör det.

Om projektet till exempel är att skapa en ny hemsida, skickar man alltså över filer till intressenterna.

När intressenterna har godkänt designen kan man lämna över det arbetet till webbutvecklingsteamet.

Steg 5: Förloppsspårning

Det är viktigt att se till att alla i teamet delar samma uppfattning om arbetet.

Man kan dela projektstatusuppdateringar där alla kan se det arbete som pågår, så att alla lätt kan hänga med i förloppet.

Man kan dela veckovisa uppdateringar med milstolpar som teamet har slutfört till intressenterna.

Om projektet inte är i fas kan man informera intressenter om fördröjningen, och förklara hur man kommer att lösa eventuella hinder.

Steg 6: Godkännande

Nu är den nya hemsidan klar, men den behöver ett godkännande från VD för marknadsföring för att göra den slutgiltiga övergången.

Då kan man skicka ett meddelande där det även står vilken typ av feedback man behöver, så att de snabbt och enkelt kan agera därefter.

Med ett enkelt knappklick har man fått ett godkännande och kan lansera hemsidan i tid.

Steg 7: Rapportering

Det sista steget i ett arbetsflöde är att rapportera kring framsteg och analysera vad som fungerat bra och vad som skulle kunna förbättras till nästa gång.

Det är också viktigt att i detta exempel följa upp och undersöka hur hemsidan fungerar.

Här är fokus på hur man kan förbättra arbetsprocessen så att alla teammedlemmar kan få all information och verktygen de behöver.

Här frågar man sig vad som fungerade bra och vad som behövs förändras för att göra nästa projekt ännu bättre.

Exempel på arbetsflöde för kampanjhantering

För att lättare förstå de olika faserna demonstreras här ett exempel på hur man kan använda ett arbetsflöde för en kampanjhantering:

Idéutveckling och informationsinhämtning: Teamet brainstormar kring nya kampanjidéer.

Förfrågningsintag: Projektledaren skapar i nära samarbete med sitt team riktlinjer för alla kreativa tillgångar för bland annat kampanjer, bilder, animationer och videor.

Prioritering och resurstilldelning: Projektledaren granskar varje del av kampanjen för att tydliggöra hur allting hänger ihop och tilldela prioritet för uppgifter.

Därefter skapar projektledaren en huvudkalender för kampanjen så att alla i teamet får en överblick över allt som pågår i kampanjen.

Utveckling och granskning: När planerna är klara kan man komma igång med att producera kreativa tillgångar.

I det här steget blir externa medarbetare och teamkollegor inblandade.

Om några kreativa tillgångar kräver mer arbete återgår arbetsflödet till produktionsfasen för kreativa tillgångar.

Projektledaren håller teamet på rätt spår

Förloppsspårning: Medan teamet arbetar övervakar projektledaren framstegen via en plattform för jobbhantering.

Om en teamkollega får problem eller vid fördröjning av projektleveranser, kan teamet och projektledaren hjälpa till.

Godkännande: När allt ser bra ut godkänner projektledaren arbetet.

Kampanjen kan starta.

Rapportering: Oavsett om en kampanj blir en succé eller inte, kan man lära sig mycket.

Projektledaren granskar data och intervjuar sina teamkollegor kring processen.

Sammanfattning

Arbetsflöden är ett sätt att organisera ett projekt för att maximera effektivitet och få de bästa möjliga slutresultaten.

Detta sätt att arbeta på skapar en tydlig handlingsplan och säkerställer att alla i teamet förstår vad de ska göra och när det ska vara klart.

Arbetsflödet skapar en trygghet i teamet där alla vet sin uppgift och enkelt kan följa upp utvecklingen i projektet.

När teamet får tydlighet kan de fokusera på det arbete som är viktigast för att göra verkliga framsteg.