Projektmål är något som varje projekt har. I varje projekt har kunden eller verksamheten krav och det förväntas ett resultat. Målet med projektet är att uppnå det resultatet som kunden vill ha och genom att definiera projektets mål så får alla i projektet en tydlig bild av vad resultatet ska bli.
Det kan vara klurigt att definiera mål och objektiv i ett projekt för många olika orsaker. Det kan exempelvis finnas många intressenter i projektet och därav också många som vill påverka hur resultatet ska bli. Kunden kan också vara otydlig eller osäker när den beskriver vad resultatet förväntas bli. När det blir för många olika och otydliga krav kan det vara svårt att ge projektet ett tydligt slutmål och då också förvirra de andra i projektgruppen.
Att sätta tydliga och väldefinierade mål för ett projekt kan vara nyckeln till ett lyckat resultat som både projektgruppen och kunden kan vara nöjda med. Projektgruppen vet vad målet är och vad de ska arbeta mot och kunden vet vad den kan förvänta sig. Att skapa och definiera tydliga mål är inte något som man ska hoppa över utan det är ett grundläggande steg i början av ett projekt.
Vad är Projektmål?
Projektmål är de mål som definieras i början av ett projekt. Det är främst projektledaren som arbetar med att få fram projektmålen men projektledaren behöver också information från resterande projektdeltagare och intressenter.
När man pratar om projektmål så brukar man separera olika termer så som mål, mission, objektiv, och vision. Att dessa mål definieras tydligt i början av ett projekt är kritiskt för att projektet ska få ett lyckat resultat. Det kan hända att projektmedlemmar tar för givet att de tror att de vet vad målet med projektet är och det måste därför förtydligas.
Att ett projekt har ett mål innebär att ett projekt i slutändan ska ha någon form av påverkan på något, ett resultat. När man i början av ett projekt sätter mål så försöker man definiera vad för påverkan projektets resultat kommer ha. Man kan använda sig utav meningen ”Projektet kommer att bidra till…” för att se vad som passar in. Vad kommer resultatet av projektet påverka?
Några exempel på projekt inom olika sektorer och dess påverkan skulle kunna vara:
• Utbildningsprogram: påverkan genom att bättre utbildning hjälper samhället
• Projekt för träning av hälsa och vård: påverkan genom att förbättra sjuksköterskors träning
• Projekt för barns hälsa: påverkan genom att förbättra barnhälsan och minska risken för barnsjukdomar och spädbarnsdöd
När man skapar projektmål så samlas information kring projektet in från alla intressenter. Det finns exempelvis de intressenter som har hand om resurser och tillgångar, man frågar dem vad för resultat de förväntar sig av projektet. Projektet har också oftast en kund, det är viktigt att fråga kunden vad den förväntar sig av projektet och se till att man får all information som är nödvändig. Verksamheten kan också vara en intressent som förväntar sig resultat av projektet så man diskuterar också med styrelsen eller andra inom verksamheten.
Man samlar all information från de olika intressenterna och kan sedan börja sammanställa de första projektmålen. Först efter att man har hört från alla som har någon form av påverkan på projektet så kan man börja definiera målen. I samma veva definierar man också andra viktiga komponenter för projektet som projektets mission och vision.
Hur använder man projektmål?
Man kan använda sig utav många olika metoder när det är dags att definiera projektmål. Ett projektmål som är väldefinierat har en konkret beskrivning på vad projektet kommer ha för påverkan. Baserat på målen kan man sedan fortsätta planera andra delar av projektet som schemat, aktiviteter, och faser.
När man ska definiera projektets mål så börjar man med att identifiera problemet. Alla projekt är i grund och botten baserade på problem som man försöker lösa och därför måste först problemet definieras tydligt så att lösningen man sedan arbetar på är baserad på ett tydligt problem. Man ser till så att man har en bra bild av vad problemet är och vad det är man vill lösa. Det händer att man hoppar över detta steget och går direkt till att definiera projektets mål vilket i de flesta fall leder till att man definierar felaktiga mål eftersom att man inte förstått problemet bra nog.
Definiera problemet
Ett problem kan identifieras genom att försöka hitta ett gap mellan var man befinner sig och var man vill befinna sig (en så kallad gap-analys). Genom att överkomma de hinder man identifierat vill man minska eller stänga gapet mellan dessa två punkter på bästa sätt.
Det kan vara svårt att identifiera ett problem och särskilja det från ett mål. Ett mål ska inte vara problemet, utan målet ska handla om hur man överkommer problemet. Det är oftast kunden som vet vad problemet är eftersom det är kunden som vill ha en lösning på problemet. Om kunden bara specificerar lösningen den vill ha utan att förklara vad problemet är så ska man först diskutera med kunden angående vad problemet man vill lösa är.
Definiera mission och vision
Många kan ha svårt för att särskilja de olika termerna som mål, objektiv, mission, och vision. Man kan blanda ihop dessa termer eller tro att exempelvis en vision är en mission och tvärtom. Efter att man gjort det första steget, alltså identifierat problemet, så kan man utifrån det skapa en mission. Mission är det man gör i nutiden för att uppnå visionen, visionen är det man skulle vilja uppnå i framtiden.
När man skapar sin mission kan man använda sig utav frågor som:
• Vad ska vi göra?
• För vem ska vi göra det?
• Hur ska vi göra det?
Man vill alltså definiera hur man ska gå tillväga för att uppnå något. Missionen behöver inte vara en lång beskrivning av verksamheten eller personerna som är inblandade. Missionen är kort och koncis och ger en snabb förklaring på vad som ska göras och hur det ska gå till. Man börjar med att beskriva vad projektet ska gå ut på, exempelvis ”Projektet syftar till att skapa en mobilapplikation där användare kan se var närmaste parkeringsplats finns tillgänglig och hur mycket den kostar”. Man listar sedan de intressenter som det är fokus på i projektet, exempelvis kunden eller de som har hand om resurserna. Det går också att skriva en kort beskrivning om hur projektets resultat kommer gynna kunden eller vilken påverkan resultatet kommer ha.
I missionen är det som sagt fokus på vad man ska göra och hur man ska gå tillväga så man kan lägga till en paragraf om hur den här mobilapplikationen i vårt exempel ska skapas. Man kan beskriva vilka resurser som kommer behövas och vilka personer som specifikt är ansvariga för att skapa applikationen.
I samband med att missionen skapas så skapar man också visionen. Eftersom att dessa två går hand i hand så kan man parallellt arbeta på båda så att de kompletterar varandra. Visionen handlar om vad det är projektet ska uppnå i framtiden, när det är färdigt, och ska också vägleda projektet framåt. Det kan likna beskrivningen man har skrivit i missionen och exempelvis se ut såhär ”Visionen är att ha en mobilapplikation som kan visa användare var den närmaste parkeringsplatsen som är ledig finns och vad priset är för att parkera där”. Man kan också vara specifik om vilket problem det är man försöker lösa, att exempelvis göra det lättare för människor att hitta en ledig parkeringsplats.
För att skapa en vision kan man besvara frågorna:
• Vilka förhoppningar och förväntningar har vi?
• Vilka problem hoppas vi lösa?
• Vem eller vad vill vi förändra?
Visionen ska motivera projektet och projektgruppen att uppnå målet och guida dem till att nå ett lyckat resultat. Kunden kan också känna sig tryggare och säkrare när den får ta del av missionen och visionen av projektet.
Objektiv – egentligen mål
När missionen och visionen är definierade så har man nu en tydligare bild av vad projektet kommer innebära för både verksamheten och kunden och kan därför börja beskriva projektets objektiv. Objektiv och mål är ord som till största del innebär samma sak. Objektiv är det man vill uppnå med projektet, vilket mål också är. Skillnaden är att objektiv kan vara en mer generell beskrivning medan mål kan delas upp i slutmål, delmål, etappmål, effektmål, och så vidare.
Objektiven beskrivs i mer detalj än missionen och ska definiera de resultat som måste uppnås för att missionen och visionen ska kunna fullföljas. Man kan använda sig utav många olika metoder när man definierar objektiv och mål, som exempelvis metoden SMARTa mål. Man definierar då mål utifrån fem punkter som förkortas SMART och står för att ett mål ska vara:
• Specifikt
• Mätbart
• Accepterat
• Realistiskt
• Tidsatt
För att på ett bättre sätt definiera mål så kan man ställa sig frågorna:
• Vad är det önskade resultatet?
• Hur vet man när man uppnått det önskade resultatet?
När man definierar objektiv så beskriver man inte hur de ska uppnås, utan endast vad de är. Om man inte är säker på vad man kan uppnå med projektet eller till hur stor del man kan uppnå resultatet så kan man titta på tidigare projekt och andras erfarenhet. På så sätt kan man se vad kan man förvänta sig. Om ens objektiv och mål innehåller värden och siffror, som att man exempelvis ska öka lönsamheten med en viss procent eller öka försäljningen med vissa andelar, så är det bättre att definiera dessa mål som effektmål och inte projektmål.
Projektmål och effektmål
Man brukar skilja på projektmål och effektmål. När man pratar om projektmål så menar man de mål som projektet kommer uppnå och som kommer ge ett resultat. Som med vårt tidigare exempel om mobilapplikationen så är projektets mål att skapa en mobilapplikation som hjälper personer hitta tillgänglig parkering. Ett effektmål är den effekt man kan mäta på resultatet och det börjar mätas först efter att man har uppnått projektets mål.
Man definierar effektmål innan eftersom att man har vissa förväntningar på vilken effekt projektets resultat kommer ha och detta ska vara tydligt för både kunden och resterande intressenter så att de vet vad det är de investerar i och vad de kan förvänta sig av resultatet.
Effektmål kan också påverka verksamheten och det är då också bra om verksamheten vet på vilket sätt. Effektmål kan exempelvis vara hur resultatet kommer gynna verksamheten i form av lönsamhet eller ökad försäljning och hjälper också intressenterna att definiera vad projektets värde är. För vårt exempel med mobilapplikationen så kan ett effektmål vara ”Ha minst 10 000 aktiva användare av applikationen efter att den lanseras”. Detta är då ett effektmål som definieras i början av ett projekt men först kan mätas efter att projektets resultat är färdigt.
Delmål och etapper
När man definierar målen för projektet så kan det också vara bra att definiera de delmål, milstolpar, och etapper man ska uppnå under projektets gång. Eftersom att projektet kommer att gå igenom olika faser så har man oftast delmål och resultat som förväntas bli färdiga efter varje fas. Delmål och milstolpar hjälper alla i projektgruppen att på ett tydligare sätt se var i projektet man befinner sig och hur långt man har kommit.
Om vi utgår ifrån vårt tidigare exempel med mobilapplikationen för parkering så kan tre delmål innan man uppnår resultatet exempelvis vara: skapa en visuell modell av hur mobilapplikationen ska se ut och fungera, skapa en första prototyp av applikationen som kan testas och förbättras, och skapa en förbättrad version av applikationen som kan testas av en fokusgrupp. Under projektets gång vet man då vad som sker i den fasen man befinner sig i och vad för resultat som förväntas vara klart innan man fortsätter in i nästa fas.
Prioritera målen
Efter att man skapat och definierat sina projektmål, effektmål, och delmål, så kan man också behöva prioritera målen. Eftersom att målen också är kopplade till faser och aktiviteter så kan prioritering av målen hjälpa när man är osäker på vad man ska fokusera på. Eftersom att målen har olika prioritering så vet man därför vad man ska ta itu med först.
Det finns olika faktorer som man kan basera prioritering på som exempelvis målets komplexitet, risker, eller de resurser och tillgångar man har för projektet. Det kan hända att ett projekt har många intressenter och därför också många olika mål. Som projektledare får man då bestämma vilka mål som är rimliga och sammanhängande så att inte för många olika mål väljs som krockar med varandra. Det kan också finnas mål som man prioriterar lägre eftersom att man är osäker på om det går att uppnå på grund av riskfaktorer med exempelvis resurser eller tid.
Varför ska man använda projektmål?
Alla projekt har mål vare sig man definierar de tydligt eller inte. När man på ett tydligt och organiserat sätt definierar målen i ett projekt så får alla i projektgruppen och även intressenterna av projektet en bättre bild av vad de kan förvänta sig av projektet. Utifrån projektmål kan man lättare planera resten av projektet vad gäller scheman, aktiviteter, och faser. Man kan också reda ut problem med vilka mål som ska prioriteras eller inte kan uppnås redan innan projektet kommer igång så att man kan uppnå ett lyckat resultat.
En stor fördel med att definiera målen och speciellt delmålen på ett tydligt sätt är att det blir lättare för projektledaren och projektgruppen att följa projektets utveckling. När man har en beskrivning på projektets delmål eller milstolpar så kan den användas som en checklista under projektets gång där man bockar av vilka mål man uppnått hittills. Man ser då också tydligt om man ligger efter eller har missat något.
För alla som är inblandade i projektet blir det också tydligt när delmålen ska uppnås eftersom att målen är kopplade till olika faser i projektet. Det blir lättare för alla att arbeta om man vet vad som ska bli färdigt och när det ska bli färdigt. Man får en bra bild av viktiga datum och händelser och när de kommer inträffa så att man kan planera sitt arbete.
En viktig aspekt som man ska ha i åtanke när man definierar mål är att man samlar all information som är relevant för projektet direkt i början. Utifrån den information man har så kommer målen definieras och om man inte har tillräckligt med tydlig information eller om man på något sätt råkat få felaktig information så kommer man också definiera felaktiga mål. Alla som är inblandade i projektet eller har någon form av påverkan på projektet ska höras innan projektet påbörjas och information om vad de anser är projektets mål, mission, och vision ska samlas in och analyseras. Detta arbetet leds främst av projektledaren men kan ibland göras tillsammans med andra i projektgruppen som har hand om andra viktiga delar som exempelvis tillgångar och resurser.
Projektmål är det som ska guida projektet framåt och göra så att både projektgruppen och kunden känner sig trygga. Därför är det viktigt att alla som deltar i projektet känner sig hörda och har bidragit till det som ska komma att bli projektets resultat. Om ett mål är otydligt eller felaktigt så är det viktigt att det hanteras innan projektet kommer igång så att man kan åtgärda problemet i tid.
