En projektbudget är den totala summan pengar som tillägnas det specifika projektet under en specifik tidsperiod.
Målet med att göra en projektbudget är att få en översikt av, och kunna kontrollera, projektets utgifter och att se till så att kostnaderna inte överstiger summan för budgeten som har godkänts.
Ett framgångsrikt projekt kan definieras utifrån hur pass väl det lyckas möta upp de förväntningar och målsättningar som har funnits kring det.
Det kan vara saker som att projektet levereras enligt tidsplan, att det har hållit sig inom budgeten och att det efterlever den förväntade kvaliteten. Ju fler punkter som nått den förväntade standarden, desto bättre.
I praktiken är det vanligt att prioriteringen för de olika delarna kan skilja sig åt, och att den delen som tenderar att prioriteras högst är att slutföra projektet inom tidsramen – och att detta ofta sker på bekostnad av att kontrollera huruvida budgeten hålls eller inte.
När budgeten planeras finns det fyra steg som man brukar utgå ifrån:
1. Definiera budgeten
2. Verkställa budgeten
3. Kontrollera budgeten
4. Uppdatera budgeten
Saker som kan användas för att bedöma utgifter och kostnader, och planeringen av dessa, kan bland annat vara följande saker:
• WBS
• Projektkontraktet
• Resursförfrågningar
• Ökade resurskostnader
• Fördröjning i projektgenomförandet
• Historisk information
• Marknadsläget
• Intressenters och organisationers policys
Genom att ta hänsyn till dessa olika delar kan planeringsgruppen lättare skapa tre viktiga dokument:
• Kostnader relaterade till arbetsinsatserna
• Projektbudget
• Rapport över budgetavvikelser
Projektbudgeten planeras som ett av de första stegen i projektplaneringen, och görs ofta parallellt med skapandet av projektets schemaläggning. Budgeten påverkas av både längden på olika arbetsmoment och av de resurser som kommer användas under projektets gång.
Budgeteringen fungerar som en kontrollmekanism genom att jämföra de faktiska utgifterna med de beräknade kostnaderna, för att se hur pass bra de överensstämmer. Budgeten är ofta en viktig parameter att ta hänsyn till under verkställandet av projektet. Om någonting inte går enligt schemaplanen kan det leda till att budgeten påverkas. När projektbudgeten förändras, eller inte blir som det var tänkt, kan det leda till finansiella konsekvenser, och att projektledaren blir tvungen att justera tidsplanen, schemat och/eller budgeten.
När budgeten skapas identifieras kostnaderna som koppas till bland annat olika uppgifter i projektet. Denna del av budgetplaneringen bör vara förhållandevis simpel och kunna härledas direkt till saker som arbetsinsats, material och liknande. Kostnaden för genomförandet av en uppgift kan även direkt kopplas samman med uppgiftens varaktighet och andra resurser som kan tänkas behövas.
Att definiera budgeten
Det är projektledaren som är ansvarig för att göra en uppskattning av vilken budget som kommer behövas för att slutföra olika delar av projektet. Projektledaren bör lokalisera samtliga kostnader som innefattas i projektet, inklusive kostnader för både intern och extern arbetskraft, utrustning, resor, material och andra förnödenheter.
Budgeten bör vara mycket mer detaljerad och noggrant gjord än en schablonbudget som bara fokuserar på mer övergripande kostnader på en mer abstrakt nivå. I situationer där projektledaren får en färdig budget tilldelad till sig, exempelvis som en del av projektkontraktet, är det fortfarande hens uppgift att se till så att den är stämmer överens med de faktiska kostnaderna, att alla kostnader finns med och att budgeten är giltig. När utvärderingen har gjorts, så görs en verifiering av huruvida projektet kommer gå att genomföra med den angivna budgeten.
Projektledaren kan både använda sig av likartade och automatiserade verktyg för att skapa budgeten. Budgeteringsverktygen kan vara både enklare varianter eller mer komplexa sådana. Om man till exempel vill kolla på historisk information kring hur budgeten har gjorts i andra liknande projekt kan verktygen användas för att kolla på detta. Även checklistor kan vara användbara för att kolla om den preliminära budgetplaneringen är välgjord. Projektledaren bör även försäkra sig om att alla utgiftskategorier finns med, i fall där denne skapar ett dokument för samtliga utgifter. Om någon kategori skulle glömmas så blir budgeten som gjorts ofullständig.
Det finns flera faktorer – både finansiella, politiska och organisatoriska – som kan påverka hur budgeten organiseras, och vilka metoder som ter sig bäst att använda sig av. Det finns även ett flertal policys, riktlinjer och procedurer som behöver tas hänsyn till. Information från tidigare projekt kan i vissa fall fungera behjälpligt, medan de i andra fall inte alls är användbara då omständigheterna under vilka de gjordes åt väsensskilda från omständigheterna som finns nu.
Under projektets gång kan budgeten behöva uppdateras i takt med att nya uppgifter identifieras allt eftersom nya uppgifter tillkommer som inte kunnat förutses. I vissa fall blir det därför nödvändigt att uppdatera den WBS som finns, samt schemaläggningen och de arbetsuppgifter samt materiella resurser som har identifierats.
Budgetplanen innebär att beskriva metoderna för hur utgifter ska hanteras, vilket innefattar en preliminär budget för det schemat som har gjorts. Detta kan göras både formellt och informellt, baserat på vilka behov och preferenser som finns hos bland annat intressenterna. Budgetplanen kan formulera bland annat vad pengar från olika aktörer kommer användas till, och de totala inkomsterna och utgifterna.
Resursbehov
Resursbehov innebär att förutsäga vilka resurser som kommer behövas – såsom arbetskraft, verktyg, tjänster och material – samt i vilken kvantitet. Detta bör göras så att det innefattas allt som kommer behövas för att slutföra projektet. De fyra resurskategorierna kan förstås på följande sätt:
• Arbetskraft och tjänster: Innefattar konsulttjänster, att anlita personer som har den kunskap och expertis som behövs samt kan genomföra de olika arbetsuppgifterna på den tid som har angivits i schemat. I vissa fall när projektet genomförs på en organisation kan personal som redan är anställd där även jobba inom projektet, och i andra fall kan det vara nödvändigt att anställa nya arbetare specifikt för det aktuella projektet. Arbetarna kan i vissa fall även ha oväntade kunskaper som kan komma till användning under projektet, såsom språkkunskaper, tekniska kunskaper eller erfarenhet från liknande eller andra domäner som kan vara värdefulla.
När man planerar för kvantiteten arbetskraft som kommer behövas kan man göra det i ett dokument där det framkommer både antalet arbetare, typ av arbetsroll och antal månader som personen kommer jobba där. Som att det behövs en projektledare som är verksam hela projektet, medan det behövs två projektanställda som är verksamma elva månader.
• Material och verktyg: Till verktyg och material hör samtliga saker som kan tänkas behövas under projektet. Det kan vara allt från vattenpumpar till elgeneratorer till fordon och liknande. Med andra ord, allt som behövs för att genomföra och leverera projektet. Hit räknas också resurser som datorer, telefoner och kontorsmaterial. I vissa fall räknas även själva kontoret, eller arbetsplatsen, med. Ibland räknas även saker som resekostnader och liknande med.
Resursbehovet bör även finnas nedtecknat någonstans där kvantiteten av de olika resurserna specificeras. Det kan till exempel göras i en Excel-fil där det framkommer vilket material det rör sig om, antalet, samt hur många dagar detta kommer behövas. Varje resurs kan även definieras och beskrivas för att göra det tydligare.
Budgetuppskattning
När alla resursbehov har dokumenterats är nästa steg att bedöma kostnaderna för samtliga av dessa resurser, vilket utgör själva grunden för projektbudgeten. En kostnadsuppskattning är alltså den process där man närmar sig samtliga utgifter som kommer finnas under projektet.
Budgetuppskattning genomförs ofta av personer som är ansvariga för att planera projektets utgifter. Detta beror på att de ofta har den expertis som krävs i området och för att göra en bra beräkning av projektets utgifter. Arbetslaget identifierar de olika kategorier som finns och kostnaderna för dessa, med hänsyn till hur lång tid varje del kommer ta eller behövas.
Att avgöra hur lång tid varje uppgift kommer ta att genomföra är en av de svåraste uppgifterna när det kommer till projektplanering, då det påverkas av så många olika faktorer – vilket också gör att beräkningen som görs inte alls behöver stämma överens med hur det faktiskt blir. Det kan till exempel handla om att någon arbetare blir sjuk och man behöver hitta någon annan arbetare som kan jobba tillfälligt, att material som behövs inte finns tillgängligt hos leverantören, högtider där folk är lediga etc. Det kan också innefatta saker som resor som blir försenade, datorutrustning som går sönder eller förändrade materialkostnader.
Precis som vid skapandet av schemaläggningen av projektet, är det även vid budgetuppskattningen en bra idé att skriva ner olika antaganden som gjorts vid beräkningen av kostnaderna. På så sätt kan man i efterhand kolla upp vilka antaganden som gjordes och hur utfallet blev, för att se hur pass bra de stämde överens – alternativt skilde sig åt. Om detta inte dokumenteras blir det väldigt svårt att i efterhand försöka härleda olika ”spår”, vilket kan innebära risker för projektet som sådant.
Det kan till exempel handla om att budgeten gjordes med antagandet att kostnaden för ett specifikt material som skulle användas hade ett visst pris – för att några månader senare upptäcka att priset har stigit väldigt mycket på marknaden. Det kan i sin tur leda till att budgeten behöver förändras, alternativt att andra material behöver användas som ersättare, vilket ofta kräver ökad arbetsinsats för personen som ska lägga upp den nya planen. Det kan också påverka möjligheten att slutföra projektet på det sättet det var tänkt, beroende på hur väldefinierat exempelvis materialen skulle vara. I vissa fall blir man tvungen att finna sig i att priset har stigit då man behöver just det materialet. Om man har tur kan man omfördela den redan befintliga budgeten, och i andra fall kan man bli tvungen att se till så att man får extra inkomster för projektet på något sätt.
Skapandet av projektbudgeten brukar generellt innefatta mer än en person. Det kan både gälla vid själva skapandet av budgeten – men även för att utvärdera den. Vid skapandet kan det även vara bra att inkludera hela projektgruppen för att se så att deras uppgifter stämmer, till exempel gällande arbetsbeskrivningar, tid, material och kostnaderna.
Utöver de direkta utgifterna bör man även ha indirekta utgifter i åtanke, såsom skatter och försäkringar, som inte behöver vara kopplat till resurserna i sig. Genom att ha med detta i beräkningen får man en översiktlig bild av projektbudgeten.
Det finns tre typer av budgettyper som går att göra. Oftast görs alla dessa och används under olika skeden under projektet:
• Budgetskiss: Budgetskissen skapas vanligtvis innan eller i början av projektet första fas. Detta innebär att en snabb beräkning görs över kostnaderna som projektet kommer innebära, vilket sedan kan användas för att se om intressenter är intresserade av projektet. Här krävs en idé om projektbudgeten, som baseras på olika målbeskrivningar och tillhandahåller en överskådlig bild av vad projektet kommer innebära.
De flera projekt brukar kunna avvika från budgetskissen mellan -25 procent och +75 procent. I det här skedet bör projektledaren inte investera allt för mycket tid i skapandet av budgetskissen, då denna främst används för att få ett hum om vad projektet innebär och vilka kostnader det kan röra sig om.
• Kontraktsberäkning: Denna beräkning är mer noggrant gjord och formuleras i slutet av projektets initiala fas. Beräkningen kan bland annat göras utifrån beställarnas önskemål, vilket kan innebära att krav ställs på bland annat hur budgeten presenteras. Beräkningarna gör manuellt och det dras ofta paralleller till liknande projekt som har gjorts och de kostnader som har funnits där.
Kontraktsberäkningen utgår från de målsättningar som har satts för projektet och bryter sedan ner dessa till en mer detaljerad nivå. Beräkningen tar bland annat hänsyn till saker som omständigheter, olika avvikelser och de antaganden som har gjorts.
Projektet bör från det här skedet avvika från kontraktsberäkningen någonstans mellan -10 procent och upp till +25 procent. Med andra ord är avvikelserna här mycket lägre än de är i budgetskissen.
• Definitiv beräkning: Den definitiva beräkningen är den mest noggranna av dessa tre, vilket också innebär att den oftast tar längst tid att göra. I den här beräkningen utgår man i stor utsträckning från sin WBS. Den här beräkningen görs ofta under planeringsfasen för projektet för att den baseras på väldigt detaljerad information om alla projektkostnader och den budgeten som finns att tillgå.
Det är vanligt att man använder sig av en organisationskarta för att spåra alla kostnader. Den definitiva beräkningen görs för att beräkna de faktiska kostnaderna som projektet kommer innebära – innan man börjar betala saker. Denna beräkning används sedan under hela projektets gång och uppdateras allteftersom ny information om projektet tillkommer.
De skillnader som finns mellan den definitiva beräkningen och de faktiska utgifterna bör ligga någonstans mellan -5 procent och +10 procent.
Det finns vissa grundläggande metoder som kan användas när man gör budgetskisser eller budgetberäkningar:
• Likartad: Den likartade beräkningstekniken tar hjälp av andra verkliga projekt som har genomförts och de kostnader som dessa har inneburit. På så sätt kan man i vissa fall dra paralleller till det egna projektet, vilket innebär att man inte behöver skapa allt från grunden utan kan använda sig av information som redan finns tillgänglig och enbart använda andra summor och eventuellt appliceringsområden. Den här metoden är till störst hjälp om det finns något väldigt likt projekt som har gjort tidigare, där många faktorer är desamma. Om många faktorer skiljer sig åt kan det vara svårt att dra nytta av den här metoden.
• Top-down/Uppifrån och ner: Den här metoden används huvudsakligen om man känner till den totala budgeten för projektet, men behöver bryta ner den till en mer konkret nivå där kostnaden appliceras på de olika beståndsdelarna som projektet består av. På så sätt får man ta ställning till hur stora kostnader olika delar av projektet ska innebära. I vissa fall kan det vara aktuellt att lägga mer pengar på vissa delar och mindre på andra. Huvudsaken är alltid att projektet kan genomföras och slutföras.
• Bottom up/Nerifrån och upp: Den här metoden utgår från att man vet om kostnaden för alla beståndsdelar som projektet består av – men att den totala kostnaden kan vara okänd. Genom att beräkna detta får man en helhetsbild av de kostnaderna som finns kring projektet, och inte enbart hur budgeten ser ut när den har delats upp i flera olika delar.
• Parametrisk: När man gör en parametrisk beräkning använder man sig av standardiserade parametrar som definierar kostnaderna för specifika uppgifter eller arbetsinsatser. Det kan till exempel handla om att man beräknar kostnaden för att en arbetare ska jobba en timme, och baserat på detta räknar ut vad det kostar när den arbetat 100 timmar.
Parametrarna kan bestå av saker som insats, varaktighet, materialkvantitet och liknande. I vissa fall kan det bli billigare att till exempel köpa en stor mängd material, vilket även detta bör tar med i beräkningen.
Vilken, eller vilka, av dessa tekniker som lämpar sig bäst för ett specifikt projekt går inte att säga då det helt beror på vilken information som finns att tillgå kring projektet. I vissa fall kombineras flera av ovanstående metoder, ibland används några helt andra och en del fall behövs bara en av dem.
