Resurshantering innebär de olika strategier som företag och organisationer använder sig av för att hantera sina resurser på ett hållbart sätt.
Resurser innefattar både materiella resurser i form av råvaror och produkter men även sociala resurser i form av arbetskraft och samarbetspartners. I och med att resurser nästan alltid är ändliga är det nödvändigt att kunna använda dem optimalt för att på så sätt styra projektet i rätt riktning.
Genom att använda resurserna på ett bra sätt kan man se till så att projektet fullföljs och når sina målsättningar.
Resursplan
När man talar om resurshantering är ofta resursplanering en fundamental del. Resursplaner kan göras på olika sätt, men de brukar ofta ha ett gemensamt syfte: att utgöra en plan för hur projektets processer ska se ut och hur resurserna ska hanteras. Det kan bland annat göras genom dokument såsom kalkylblad eller olika former av projekthanteringsverktyg. Det går också att kombinera olika metoder om det skulle anses vara det bästa sättet. Resursplanen ska kunna användas under hela projektets gång, från början till slut, vilket gör att det är en bra idé att kunna följa den tänkta riktningen för projektet genom dessa dokument.
Att skapa en resurshanteringsplan
En resursplan består ofta av vissa specifika delar, och då den utgör själva grundkonstruktionen för projektet är det ofta fördelaktigt om den är så detaljerad som möjligt. Ju mer detaljerad den är, desto lättare kommer det bli att följa den och veta exakt vad som behöver göras. Detta skrivs ner i listor eller i olika dokument så att det är lättåtkomligt och finns samlat.
Då resursplanen innefattar alla delar som ska genomföras i projektet är det också bra om alla personer som är involverade i projektet inkluderas i skapandet av planen. På så sätt får alla tillgång till samma information, blir delaktiga och har koll på vad som ska göras.
Även de materiella resurserna som behövs ska skrivas ner, så att man ser hur tillgången ser ut för dessa. Det är ofta bra att veta vad som kommer behövas så tidigt som möjligt så man har tid på sig att få tag i det som är bäst lämpat för ändamålet, alternativt det som är mest ekonomiskt fördelaktigt. Om man missar information på den här punkten kan det leda till att man i ett senare skede under projektets gång blir tvungen att fatta snabba beslut, vilka inte alltid är så genomtänkta.
Resursplaneringen handlar inte enbart om finansiell planering, däremot är det en av delarna som ingår i planeringen.
När man skapar en plan brukar följande delar finnas med:
• Information om relevanta resurser: Vilka resurser kommer behövas under hela projektet för att kunna slutföra projektet? Hit räknas både sociala, materiella och finansiella resurser. Hur många arbetare behövs och vilken kompetens behöver de ha? Vilka verktyg, material och rumsliga utrymmen behövs? Vad behövs finansiellt för att kunna sponsra projektet?
Den här punkten kan i vissa fall ta lite längre tid att bli klar med, då den är ganska omfattande och innehåller flera olika dimensioner. Ju mer detaljerad den här punkten görs desto lättare kommer det också bli i senare skeden av projektet.
• Tidsramar som gäller för varje resurs: Hur lång tid kommer varje moment ta att genomföra och hur länge behöver det finnas tillgång till de olika resurserna? Passar de tänkta tidsramarna in i hur projektet schematiskt har planerats?
• Mängden resurser som behövs under en given tidsperiod: Resursbehovet kan planeras utifrån dagar, veckor eller månader. Vad som passar bäst beror på hur lång varaktighet projektet har. Genom att strukturera upp resursmängden som kommer behövas blir det också lättare att se när varje resurs kommer komma till användning.
Hit hör även att planera inför hur många timmar varje resurs kommer behövas vid varje givet moment eller tillfälle. Detta görs för att se hur resurserna kommer struktureras upp och fördelas.
• Identifiering av antaganden: Antaganden är de tänkta förutsättningar som man utgår ifrån, utan att egentligen kunna garantera att de är sanna eller giltiga. Det blir ändå ofta nödvändigt att göra olika antaganden för att kunna genomföra ett projekt, vilket gör att man baserar sina planer på det som känns mest trovärdigt och rimligt. Det kan till exempel handla om att man antar att viss personal kommer finnas på plats vid en bestämd tidpunkt, att maskinerna kommer fungera som de ska och liknande.
• Identifiering av begränsningar: Begränsningar är den gränsdragning som görs för vad som innefattas, och är möjligt att genomföra, inom projektets ramar. Begränsningarna identifieras och fastslås vanligtvis i form av till exempel schema, budget och vid bestämmelse av projektets omfattning. Avgränsningarna som görs definierar både vad som innefattas i projektet, men också vad som inte innefattas i det.
Begränsningarna och antaganden som görs hör ofta samman. Genom att vara medveten om vilka antaganden som har gjorts, vad dessa baserats på samt vilka begränsningar det innebär, kan det också vara lättare att få en realistisk syn på det som ska genomföras – och eventuellt omvärdera dem eller lägga upp en plan för hur olika situationer ska hanteras om det visar sig att antagandena som har gjorts inte stämmer.
Det kan till exempel göras i form av att se till så att projektet pågår längre tid, så att sannolikheten är större att relevant personal kommer kunna finnas på plats, eller att kolla hur många helgdagar som kommer finnas under projektets gång där folk inte kommer arbeta (alternativt kommer kosta mer att ha dem anställda).
Resources breakdown structure
När alla projektets beståndsdelar har identifierats och skrivits ner är det dags att organisera upp dem. Detta görs ofta i form av en så kallad ”resources breakdown structure”, och bör innehålla bland annat information om vilka personer som ska utföra de olika momenten, vilka resurser som behövs och vad som ska finansieras. Dessa enheter kan se ut på lite olika sätt, och bör anpassas efter det innehållet som är relevant för just det projektet som ska genomföras.
Beräkning av resurser
Att beräkna resurser är ofta nödvändigt att göra för att kunna genomföra projektet på ett bra sätt. Målet med att göra en beräkning av resurserna som finns är främst för att kunna se i vilka moment dessa kommer kunna användas. Beräkningen kan göras på flera olika sätt:
• Expertutlåtanden: En kunnig person inom det specifika området gör en uppskattning av vilka resurser som kommer behövas. Det kan både göras av en insatt person som baserar sitt uttalande på det som ska göras inom projektet, men kan även göras genom att till exempel utgå från information som finns kring liknande projekt och se hur deras resursplanering sett ut.
• Analys av alternativ: Med denna metod går man igenom flera olika möjligheter som finns gällande hur resurstilldelningen ska ske. Det är vanligt att det finns en mängd olika sätt att genomföra saker på, och genom att identifiera dessa sätt kan det också bli lättare att besluta om vilket sätt som passar bäst i det givna projektet.
• Beräkning utifrån data: Inom många branscher är det vanligt att projektledare gör beräkningar utifrån publicerad data av olika slag. Det kan till exempel vara data från andra projekt som har samlats in och analyserats som finns i artiklar, tidskrifter och böcker.
• Projekthanteringsprogramvara: Det finns flera olika typer av programvara som brukar användas inom projektplanering. I programvaran kan det finnas speciella verktyg som hjälper till att beräkna vilka resurser som kan tänkas behövas i projektet.
• Fragmentering av projektet: Ett annat sätt att beräkna resurser på är att bryta ner projektet i sina olika beståndsdelar, och sedan räkna ut vilka resurser som kommer behövas för varje del. När resurserna för varje beståndsdel av projektet har beräknats kan man räkna ihop dessa delar för att få fram en total beräkning. Det kan ta tid att göra denna form av beräkning, men samtidigt kan den bli väldigt precis vilket ofta är positivt. Beräkningen kan göras både detaljerad och mer överskådlig, beroende på hur exakt den behöver vara.
Beräkning av arbetsmomentens varaktighet
Efter att ha beräknat vilka resurser som kommer behövas är det dags att göra en uppskattning av hur lång tid varje arbetsmoment kommer ta. Detta görs genom att strukturera upp varje arbetsmoment, dess omfattning, de resurser som behövs samt den beräknade tiden som kommer behövas för att genomföra detta. Beräkningen som görs brukar ofta genomföras gemensamt i projektgruppen, och bör i sitt startskede ses som just en uppskattning snarare än en definitiv tid. När själva grunden har skapats kan man göra planen mer detaljerad och mer precis. För att göra beräkningen så exakt som möjligt finns det några verktyg som kan användas:
• Expertutlåtanden: När varje arbetare är anställd inom sitt specifika område är det ofta bra att låta de själva göra en beräkning av det arbete de ska utföra och den tid de tror att detta kommer ta. Personerna är ofta insatta i, och har erfarenhet, av sitt specifika arbete och är av den anledningen lämpade att göra uppskattningar rörande detta. Om någon annan person, som inte har samma kunskap, ska göra bedömningarna är sannolikheten stor att det blir fel då vissa saker kan missas och liknande.
• Jämförande med annan relevant data: Om det finns kännedom om något liknande projekt som genomförts tidigare kan man kolla på hur tiden för de olika arbetsmomenten planerades tidsmässigt i dem. Om man ska jämföra på detta sätt är det dock en nödvändighet att förutsättningarna för projektet är liknande, både i avseende resurser men också gällande arbetsmomenten. I vissa fall kan man ha användning för vissa delar av data av detta slag, där projekten överensstämmer, samt använda sig av andra beräkningssätt gällande andra delar av projektet. Det går alltid att kombinera olika metoder.
• Parametrisk beräkning: Parametriska beräkningar är de beräkningar som görs i olika typer av dokument, kalkylblad eller datorprogram. Det görs genom att man skriver in information om projektets olika arbetsmoment (och tillhörande resurser) och sedan gör beräkningar utifrån detta. I vissa fall finns det programvara där detta kan räknas ut överskådligt, medan i andra fall kan man göra det manuellt. Att göra det i en dator kan dock göra det mer lättöverskådligt oavsett vilken beräkningsmetod man använder sig av.
• Trepunktsuppskattning: Trepunktsuppskattning är en metod som syftar till att skapa tre olika tidsberäkningar: en optimistisk, en realistisk och en pessimistisk. Den optimistiska beräkningen är baserad på om allting går så bra som det kan gå under hela projektets gång och projektet blir klart väldigt snabbt. Den realistiska beräkningen är en mer sannolik beräkning över hur lång tid saker kommer ta om man tar hänsyn till alla faktorer som kan komma att påverka arbetets gång. Den pessimistiska beräkningen utgår från hur lång tid projektet kan ta som längst, om allting som kan gå fel går fel.
När dessa siffror har fastslagits gör man en genomsnittlig beräkning utifrån dessa, vilket i sin tur visar ungefärligt hur lång tid som genomsnittligt kan behövas.
• Reservanalys: En reservanalys innebär att man gör en realistisk beräkning för hur lång tid projektet och de olika arbetsmomenten kommer ta, och sedan lägger till extra tid för varje moment för säkerhets skull. På så sätt har man en tidsmässig buffert som kan komma till användning om någonting inte går enligt planerna eller tar längre tid än beräknat.
Matriser och ansvarsnivåer/Responsibility assignment matrix
När resurserna har listats och organiserats kan man definiera dem utifrån olika ansvarsnivåer Detta kan göras både över ansvarsområdena och de olika arbetsrollerna som finns i hela projektet, men även över de som finns vid olika delar av projektet. Det kan till exempel brytas ner till att handla om vem som är ansvarig för vilka delar av projektet, vilka uppgifter eller vilka som kan vara behjälpliga i olika situationer eller om det finns några frågor.
Resursfördelning/Resource overallocation
Resursfördelning syftar till hur arbetet fördelas. I vissa fall kan vissa personer i ett projekt få väldigt stor arbetsbelastning, till exempel på grund av för lite personal, för kort tid eller på grund av att det inte finns andra anställda som har samma kunskapsområden som dem. Det kan göra så att arbetet blir ineffektivt och det kan bli svårt att slutföra det vid den tidpunkt som hade tänkts. Att någon har för stor arbetsbelastning kan bland annat visa sig i form av att personen behöver jobba övertid, att projektet hamnar ur fas eller liknande. Detta i sin tur påverkar budgeten för projektet då det tillkommer extra utgifter för den extra arbetsinsatsen.
För att kunna genomföra ett projekt så bra som möjligt är det viktigt att resurserna fördelas på ett balanserat sätt och att personerna som är anställda har en rimlig arbetsmängd. Det kan vara ineffektivt för projektet både att överbelasta arbetarna, men i vissa fall kan det även vara ineffektivt att ha arbetskraft som har för lite att göra. Det sistnämnda kan till exempel uppstå när vissa arbetare behöver vänta på att en annan arbetsuppgift är genomförd innan de kan påbörja det de ska göra, vilket gör att de går sysslolösa tills dess.
Det är viktigt att hålla resurserna balanserade under hela projektets gång, då det annars kan uppstå spänningar som påverkar både arbetarna men också projektet och resultatet av detta.
Resurshistogram/Resources histogram
Resurshistogram är olika typer av diagram som används för att ge en bild av de resurser som finns i projektet. Det är vanligt att använda sig av stapeldiagram för detta ändamål, då det är ett enkelt sätt att se hur resursfördelningen i projektet har gjorts. Det gör det också lätt att se om fördelningen är balanserad eller om belastningen är för hög eller för låg på något ställe. Genom att upptäcka detta kan man också åtgärda det, eller åtminstone vara medveten om det om problem skulle uppstå i ett senare skede. Det är ofta en bra idé att omorganisera resurserna så fort det upptäcks så man inte ens behöver hamna i en situation där man snabbt behöver åtgärda det.
Ett resurshistogram kan med andra ord ses som ett schemaläggningsverktyg för omfördelning av arbete, vilket baseras på tillgänglighet och behov, och som gör det möjligt att skapa en mer balanserad resursfördelning.
Resursberoende/Resource dependency
I ett projekt kan det i vissa fall vara organiserat på ett sätt som gör att olika arbetsmoment är beroende av varandra för att kunna genomföras. Det är ofta bra att de olika resurserna som finns är oberoende av varandra så att varje arbetsgrupp kan genomföra sitt arbete. I och med att projektet trots allt är en enhet är det ofta omöjligt att göra de olika arbetsdelarna helt oberoende av varandra, däremot går det ofta att organisera arbetet på ett sätt som gör att flera arbetsgrupper inom projektet kan jobba med sina delar parallellt.
Det kan också handla om att flera olika arbetsgrupper behöver samma resurser. Om det handlar om material och verktyg och liknande kan det ofta lösas genom att arbetet distribueras på ett annat sätt där resurserna inte krockar med varandra, alternativt att resursmängden får ökas på så att resurserna som behövs finns tillgängliga när de behövs.
Om en arbetare till exempel har för många arbetsuppgifter kan man omfördela dessa så att någon arbetare som har färre uppgifter får fler för att på så sätt väga upp och skapa en mer jämn fördelning.
