Tidsplanering inom projektledning handlar om processen som krävs för att försäkra sig om att ett projekt slutförs i tid. Innan tidsplaneringen skapas är det vanligt att ha en work breakdown structure att utgå ifrån, för att på så sätt få koll på varje arbetsuppgift som ska göras samt skapa en lista över de resurser som finns tillgängliga för detta.
Vad innebär Tidsplanering?
Tidsplanering är en metod som baseras på konsensus, och förutsätter att arbetsuppgifternas och projektets start- och slutdatum stämmer överens med den tid som varje arbetsuppgift tar att genomföra. Om det finns en åtskillnad mellan tidsplaneringen och den faktiska tidsåtgången kommer det också uppstå en distinktion mellan det förväntade resultatet och det utförda jobbet.
Slutdatumet för projektet behöver bestämmas gemensamt av projektgruppen och kärnintressenterna, och projektledaren kan bidra med information som handlar om projektets omfattning, budget, tillgängliga resurser och den förväntade tidsåtgången som varje arbetsuppgift kommer behöva.
När tidsplaneringen har fastslagits är projektledaren ansvarig över att ha koll på hur genomförandet av projektet fortlöper och att genomföra ändringar inom tidsplaneringen om det skulle behövas. Detta behöver alltid ske i samverkan med arbetarna som jobbar med projektet, då det i allra högsta grad påverkar dem om förändringar görs i planeringen. Det är även upp till projektledaren att hålla projektarbetarna uppdaterade om hur arbetstiden förhåller sig till tidsplaneringen.
Tidsplaneringen kommer alltid befinna sig i relation till projektets utveckling och det finns tre punkter som brukar anses vara viktiga kriterier när det gäller detta:
1) Tidsplaneringen ska representera allt arbete som ska göras;
2) Tidsplaneringen måste vara realistisk så att den kommer gå att följa, och:
3) Tidsplaneringen behöver möta både arbetarnas och intressenternas preferenser.
Vilka delar består tidsplanering av?
Tidsplaneringen utgår från fyra steg, som alla spelar sina specifika roller när det kommer till att planera ett projekt:
- Definiering av tidsplaneringen: Handlar om att lokalisera projektets förutsättningar och skapa en tidsplan baserat på en sammanställning av de olika arbetsmomenten som ska göras. Används för att ge arbetarna en helhetsförståelse för projektet som sådant, och för de olika komponenter och arbetsuppgifter det består av.
- Offentliggörande av tidsplaneringen: När tidsplaneringen har skapats och blivit godkänd av samtliga parter som ska godkänna det görs den offentlig. Detta innebär att både projektledaren, de projektanställda och intressenter av olika slag får tillgång till det.
- Granskning av tidsplaneringen: Under projektets gång kan man genomföra granskningar av tidsplaneringen för att kolla hur tidsplaneringen av projektet och genomförandet av projektet befinner sig i relation till varandra; huruvida de överensstämmer eller om det finns åtskillnad emellan de båda delarna. Om det finns åtskillnad kan tidsplaneringen behöva uppdateras.
- Uppdatering av tidsplaneringen: Ibland kan man under projektets gång upptäcka att olika arbetsuppgifter eller -moment har en annan varaktighet än den som har räknats med. I dessa fall kan tidsplaneringen behöva uppdateras så att den stämmer överens med det faktiska utfallet av projektdelarna.
Inputs, processer och outputs
När man genomför tidsplanering underlättar det ofta om man har tillgång till det som utgör själva grunden för projektet. Till inputs brukar till exempel information om work breakdown structure, historisk information, teknisk information, personaltillgång och resursplanering räknas. Processen handlar både om planeringen av aktiviteter ska ska göras, deras varaktighet, skapande av Gantt-schema, att kommunicera och uppdatera informationen kring dessa delar och sätta dem i förhållande till tidsplaneringen, att kolla så att tidsåtgången är rimlig och att uppdatera tidsplaneringen. Till outputs hör bland annat den grundläggande planeringen av tid, variationer för den tänkta tiden och uppdateringar av denna.
Att definiera tidsplaneringen
Att definiera tidsplaneringen handlar till stor del om att lokalisera de förutsättningar som finns och som kommer påverka hur projektet fortlöper tidsmässigt. Denna information finns ofta att hämta från en work breakdown structure när den har skapats, då alla arbetsmoment finns identifierade däri. Hur pass bra tidsplaneringen blir är till stor del avhängigt av hur pass bra work breakdown strucure är som har gjorts. Att skapa en tidsplanering utifrån denna är ofta ganska enkelt, då allt förarbete för det redan har gjorts.
Problemen som kan uppstå och som kan ha påverkan på tidsplaneringen handlar ofta om att någonting inte går som det var tänkt under projektets gång, vilket kan göra att tidsplaneringen blir svår att följa. Det kan till exempel ha att göra med resurstillgången och liknande.
Målet med att definiera tidsplaneringen är att ge projektgruppen en helhetsförståelse för projektet och dess olika komponenter och allt som behöver göras. Det gör också att alla arbetarna får insyn i hur lång tid varje uppgift beräknas ta och kan på så sätt planera sitt eget arbete utefter det.
Sekvenser av uppgifter
När man skapar en tidsplanering är något av det första som görs att definiera de olika sekvenser av uppgifter som finns. Detta görs vanligtvis i listform, där varje sekvens följs av en annan sekvens, vilket är samma följd som aktiviteterna kommer utföras i under projektets gång. På så sätt identifieras deras ordning och relation till varandra.
Det finns tre olika typer av beroendeförhållanden som de olika sekvenserna eller momenten kan ha till varandra:
1) Tekniskt: Syftar till i vilken ordning de olika arbetsmomenten ska genomföras; uppgift A behöver vara slutförd innan uppgift B kan göras. Det kan till exempel handla om att väggarna på ett hus måste vara uppsatta innan taket på huset kan monteras på dem.
2) Diskretionärt: Detta berör saker som är organisatoriskt eller som handlar om begränsningar av resurser. Dessa delar bestämmer ofta projektledaren över.
3) Externt: Handlar om de yttre faktorer som har en inverkan på projektet, och kan till exempel handla om projektets intressenter eller beställare som vill se ett visst resultat av arbetet.
Varje sekvens av projektet har dessutom alltid olika relationer till de andra sekvenserna, och uppgiften i det här läget är att identifiera och definiera dessa relationer. Dessa relationer kan komma i fyra olika former:
- Start till start: Uppgifterna påbörjas parallellt och måste ligga i fas med varandra.
- Start till slut: För att uppgiften ska kunna avslutas måste den påbörjas.
- Slut till start: Innan nästa uppgift kan påbörjas måste den föregående vara avslutad.
- Slut till slut: Uppgifterna behöver avslutas gemensamt för att kunna avslutas.
Uppgifternas varaktighet
När sekvenserna har fastslagits är det dags att bestämma deras varaktighet. Varaktigheten baseras bland annat på tidigare erfarenheter eller information samt expertutlåtanden. De tidigare erfarenheterna eller informationen handlar om att kolla hur liknande projekt har strukturerats tidsmässigt och hur lång tid olika aktiviteter tagit där.
Hur lång tid en viss aktivitet tar att genomföra beror bland annat på vilka förutsättningar som finns: hur många arbetare som finns tillgängliga, vilka kunskaper de har, hur många timmar de arbetar per dag, vilka resurser som finns att tillgå samt hur komplex själva uppgiften är. Genom att veta dessa saker blir det också lättare att förutsäga hur projektets genomförandeprocess kommer se ut, samt hur lång tid projektet kommer ta totalt. Av denna anledningen är det också viktigt att arbetarna själva har inflytande över att fatta beslut som rör tidsplaneringen och aktiviteternas varaktighet, då det förmodligen är de som har bäst koll på hur lång tid olika arbetsuppgifter tar att genomföra.
Det finns tre olika aspekter att ta hänsyn till när det gäller planering av aktiviteters varaktighet:
- Slutföra uppgiften efter ett visst datum: I vissa fall är det viktigt att en uppgift blir klar efter ett visst datum. Det syftar ofta till att andra uppgifter ska genomföras innan den specifika uppgiften, vilket gör att det inte är lika bråttom att genomföra den specifika uppgiften, alternativt att den inte ens kan slutföras innan datumet i fråga.
- Slutföra uppgiften innan ett visst datum: I fall där uppgiften ska vara klar innan ett visst datum kan det till exempel ha att göra med deadlines, eller att andra uppgifter förutsätter att den specifika uppgiften är genomförd för att de ska kunna genomföras. Det kan till exempel handla om att andra uppgifter har ett bestämt startdatum som sammanfaller, eller kommer direkt efter, att den föregående uppgiften ska vara avklarad.
- Slutföra uppgiften på ett visst datum: Ibland kan det finnas exakta datum när en uppgift ska vara klar. Det innebär att uppgiften varken ska vara klar tidigare eller senare än det specifika datumet. Det kan till exempel handla om att flera andra uppgifters varaktighet är sammanlänkade till det givna datumet, vilket gör att flera start- och slutdatum sammanfaller. Det kan också handla om att intressenter eller beställare vill ha tillgång till materialet eller produkten på det specifika datumet.
Nätverksdiagram
Efter att ha fastställt informationen om uppgifternas sekvenser och varaktighet är nästa steg att skapa ett så kallat nätverksdiagram. Nätverksdiagrammet fungerar som en representation av grafisk karaktär och syftar till att visuellt måla upp alla arbetsuppgifter, deras varaktighet samt deras relation till varandra. I diagrammet ska även en start och ett slut för projektet finnas med. Diagrammet kan skapas ganska enkelt genom att skriva ut aktiviteten som ska göras, följt av tidsåtgången för denna. Mellan aktiviteterna målas pilar ut så man ser i vilken ordning de ska göras, samt vilka aktiviteter som pågår parallellt och vilka som kommer i vilken följd.
Genom att använda sig av ett nätverksdiagram blir det enklare för arbetarna att veta i vilken fas projektet befinner sig och i vilken ordning varje arbetsuppgift kommer utföras. Det gör det också lättare att ha koll på hur lång tid det beräknas ta innan det är dags för varje specifik uppgift, samt hur länge varje uppgift pågår.
Kritiska linjen
Kritiska linjen syftar till uppgifternas totala varaktighet, hur lång tid projektet kommer pågå som längst enligt dessa beräkningar, samt hur lång tid varje uppgift får ta för att inte påverka projektets slutdatum. Om en uppgift tar längre tid än den beräknades göra kan det leda till att en kedjereaktion skapas där kommande uppgifter blir fördröjda, vilket kan göra att projektet inte blir färdigt på den avtalade tiden. I vissa fall kan uppgifter ta längre tid än beräknat utan att det påverkar slutdatumet, men detta förutsätter att den totala tiden för projektet inte överstigs; exempelvis genom att andra uppgifter tar kortare tid än beräknat.
När uppgifter löper parallellt med varandra kan vissa uppgifter bli klara snabbare än andra, utan att det har någon påverkan på projektet som helhet då samtliga uppgifter behöver vara avklarade innan projektet kan slutföras.
Godkännande och publicering av tidsplaneringen
När tidsplaneringen har gjorts behöver den godkännas av bland annat intressenter, samt av ansvariga för projektet av administrativa och organisatoriska skäl för att försäkra sig om att de arbetare och resurser som behövs kommer finnas tillgängligt vid de specifika tidpunkterna. Att godkänna tidsplaneringen syftar även till att projektets olika milstolpar och datumen för dessa ska godkännas.
När alla inblandade parter är överens om tidsplaneringen så kan den publiceras. Detta kan fungera som en trygghet för alla inblandade parter, då det finns någonting konkret att hänvisa till om tidsplaneringen skulle komma ur fas åt något håll. Men som med de flesta andra överenskommelser finns det ofta utrymme för en viss flexibilitet och förändringsmöjligheter om det skulle behövas.
Under tiden som projektet pågår kan arbetarna hålla intressenterna uppdaterade om i vilken fas projektet befinner sig, genom att till exempel ange när vissa uppgifter är avklarade eller när man har nått fram till vissa milstolpar.
Kommunikation kring tidsplanering
Efter att tidsplaneringen har godkänts kan den delas med alla parter som är involverade i projektet på något sätt. Det är ofta de projektanställda som är mest involverade i själva utförandet av projektet, och i vissa fall kan de tycka det är bra att måla upp en stor version av tidsplaneringen på en whiteboard eller på ett stort papper som sätts upp på en vägg eller annan synlig yta. På så sätt blir processen lättillgänglig och överskådlig för personerna som befinner sig där.
Även personerna som ansvarar för de administrativa uppgifterna och för projektledningen kan vilja ha en kopia av tidsplaneringen. Intressenter brukar också få tillgång till detta, och i vissa fall får de tillgång till en komprimerad version av planeringen – då varje arbetsmoment som utförs kanske inte är relevant för varje intressent. Då kan det vara mer relevant att till exempel bara skriva ut de olika milstolparna och när dessa ska vara klara eller liknande.
Uppdateringar av tidsplaneringen
Under projektets gång kan det bli nödvändigt att uppdatera tidsschemat eller information om projektet. Det kan till exempel handla om att skriva ut den faktiska tiden som olika arbetsuppgifter har tagit, deras start- och slutdatum. På så sätt ser man också hur lång tid som är kvar av projektet och hur lång tid kommande uppgifter bör ta för att projektet ska bli klart inom den tidsram som tänkts.
Uppdateringarna kan göras på två sätt: procentuellt eller mätt i dagar. Vilken metod som föredras beror främst på hur omfattande projektet är och vad som lämpar sig bäst i det specifika fallet. När tidsplaneringen för projektet uppdateras innebär det att det blir lättare att hålla koll på projektets status och var i arbetsprocessen projektet befinner sig.
Granska tidsplaneringen
Att granska tidsplaneringen innebär att förutsäga projektets status vid den specifika tidpunkten. Detta utgår bland annat från informationen om de interna och externa faktorer som påverkar projektet, och på vilket sätt denna påverkan sker. Projektledaren kan utifrån detta kolla huruvida projektet befinner sig i fas med tidsplaneringen eller om förändringar behöver göras.
Genom att rapportera om de framsteg som görs i projektet blir det lättare att bedöma huruvida projektet befinner sig i fas eller inte, i förhållande till planeringen som har gjorts. Utifrån detta kan man sedan avgöra huruvida revideringar är nödvändiga eller inte. I vissa fall kan avvikelser förekomma utan att det kommer ha någon påverkan på projektet som helhet, och i dessa fall behöver kanske inga förändringar göras i planeringen heller.
Det är ofta viktigast att hålla koll på kritiska linjen för att se om dessa delar befinner sig i fas eller inte – då det ofta är en fördröjning av dessa moment som kan förskjuta slutdatumet för projektet om de tar längre tid än förväntat.
Variationsanalys
En variationsanalys är ett verktyg som används för att konkretisera eventuell förekomst av variation, beräknat utifrån det förväntade. Det kan till exempel handla om att skriva ner den beräknade varaktigheten för varje arbetsuppgift, följt av den faktiska tiden som uppgiften tog att genomföra. Då blir det lättare att se vilken variation som förekommit, till exempel att en uppgift tog någon dag längre än beräknat, eller blev klar någon dag tidigare än det hade räknats med. På så sätt kan man få en helhetsbild av hur många dagar man ”tagit ut” respektive ”sparat in”, och i bästa fall går det jämt ut.
I andra fall kan variationsanalysen visa på att uppgifterna enbart tagit längre tid än beräknat – utan att några andra uppgifter tagit kortare tid – vilket kan innebära att projektet kommer bli färdigt senare än vad som var beräknat från början.
Uppdatering av tidsplaneringen
Uppdatering av tidsplaneringen syftar ofta till att genomföra vissa modifieringar i form av ändrade start- och slutdatum för projektet eller dess olika delar. Alla förändringar som görs behöver godkännas på nytt av inblandade parter för att bli giltiga. Genom att justera tidsplaneringen över tid kan det leda till att projektet bättre kan möta de slutgiltiga förväntningar som fanns på det.
