När man i en verksamhet börjar arbeta med ett nytt projekt eller en ny uppgift så behöver man alltid först gå igenom planen och strukturen för projektet. Man behöver göra ett schema med milstolpar, de uppgifter som ska utföras, och vad resultatet förväntas bli. Man går också igenom projektet i sin helhet och diskuterar de problem eller behov man hoppas lösa. För att få igång projektet så behöver man alltså ha någon form av tidsplan och struktur för när saker och ting ska göras. Under projektets gång kommer det finnas en hel del uppgifter som måste utföras och resultat som man förväntar sig och det kan ibland vara svårt att identifiera vad som ska prioriteras och när man förväntar sig att det ska bli klart. Man kan därför använda sig utav den kritiska linjen.
Metoden för den kritiska linjen går ut på att identifiera de viktiga, ”kritiska” uppgifterna i ett projekt samt hur lång tid man beräknar att det kommer ta att göra klart varje uppgift. Man kan sedan följa processen mer noggrant och vara säker på att de kritiska uppgifterna blir gjorda i tid så att inte hela projektet blir försenat. I ett projekt så ska man kunna identifiera vilka uppgifter som måste bli färdiga i tid så att projektet kan löpa vidare enligt schema och vilka uppgifter som man kan tillåta ha en försening utan att andra faser påverkas. Det är metoden för den kritiska linjen som hjälper till att identifiera vilka dessa uppgifter är och tydliggör en schemastruktur. Metoden har också många andra fördelar som vi diskuterar lite senare.
Vad är Kritiska linjen?
Den kritiska linjen är en metod som utvecklades under 1950-talet och används än idag i många projekt för att hjälpa till med att identifiera vilka uppgifter som ska prioriteras och hur lång tid de beräknas ta. Efter att man lyckats identifiera uppgifterna så ska man kunna se en linje eller väg av uppgifter och deras varaktighet som i sin tur bestämmer projektets schema, man kan säga att det är den längsta vägen som går att ta för att nå projektets slutdatum. Om vi tar ett simpelt exempel där man i ett projekt har fem uppgifter, där den första uppgiften förväntas bli färdig efter en dag, den andra efter två dagar, den tredje efter tre dagar, den fjärde efter fyra dagar, och den femte efter fem dagar, så kan man dra slutsatsen att projektet kommer ta sammanlagt fem dagar för att bli klart. Man har alltså identifierat att varje uppgift tar en dag att göra klar och beräknar då att projektet ska avslutas efter fem dagar. Detta är ett enkelt exempel där vi ponerar att varje uppgift är lika viktig för projektet och det inte finns några beroenden eller uppgifter som görs parallellt.
I mindre projekt så kan det vara enkelt att göra upp ett tidsschema och få en bra inblick i hur lång tid det kan ta att avsluta projektet men i större projekt kan det handla om hundratals uppgifter. Det är då den kritiska linjen blir ett väldigt användbart verktyg för att få fram den längsta möjliga varaktighet som projektet kommer ha utifrån de uppgifter som ska göras och hur lång tid varje individuell uppgift beräknas ta.
Man vill identifiera de uppgifter som kan göras parallellt eller som inte orsaker försening för projektet om de inte görs i tid och de uppgifter som bedöms vara kritiska för projektet och som måste utföras i tid. Detta är så att hela projektet inte blir försenat på grund av de ”kritiska” uppgifterna.
Hur använder man kritiska linjen?
När man använder den kritiska linjen så behöver man först och främst ha alla uppgifter för projektet identifierade. Eftersom man ska rangordna och gå igenom hur viktig eller kritisk varje uppgift är så behöver alla uppgifter redan vara definierade. Om man senare behöver lägga till en uppgift i schemat så kan hela tidslinjen komma att påverkas.
Identifiera viktiga uppgifter
Hur går man då tillväga för att identifiera hur viktig en uppgift är? Man kan använda sig utav en metod där man bryter ner projektets faser, aktiviteter, och uppgifter. Då börjar man först med att identifiera projektets alla aktiviteter eller mål i stora drag. Om man är osäker på vad alla aktiviteter och uppgifter inom ett projekt är så kan man börja med att identifiera huvuduppgifterna. Låt oss ta ett exempel på ett projekt som har som mål att skapa en videoreklam för en produkt. Vi vet att resultat är att det ska bli en videoreklam, detta blir också huvuduppgiften: att skapa en videoreklam.
Man kan sedan börja dela upp huvuduppgiften i mindre uppgifter eller faser. För att kunna skapa en videoreklam behövs ett manus, en eller flera skådespelare, en plats där man ska filma, och redskap som kamera och mikrofon. Vi kan också anta att efter att man har filmat klart så ska videon redigeras och klippas. Vi har nu våra deluppgifter och vi kan börja strukturera upp vad som behöver göras när. Vi behöver först ha ett manus så att vi vet vilka skådespelare som ska vara med och vilken plats som det ska filmas på, då blir skriva manus det första delmålet. Efter att manuset är klart så behövs skådespelarna och platsen som ska filmas på, vi vet ungefär vad vi behöver eftersom att det står i manuset. Sedan behövs också redskapen för att kunna filma, exempelvis kameror och mikrofon. Nästa uppgift blir att filma videon med skådespelarna och på den platsen som bestämts. Efter detta så ska videon klippas och redigeras och när det är klart så kan det vara så att man vill låta en testgrupp bedöma videon och ge feedback. Om man får feedback så kan man lägga till några extra dagar för det och för att fixa dessa saker i videon. Sedan är man förhoppningsvis klar.
Beräkna varaktighet och beroenden för varje uppgift
Vi har nu identifierat målet, huvudaktiviteten, och deluppgifter för projektet. Detta kan man föra in ett färgglatt schema eller ett visuellt program för schemaläggning. Nästa steg blir att beräkna hur många dagar varje uppgift beräknas ta och man kan därefter också se hur lång varaktighet varje fas eller huvudaktivitet kommer ha. Det är också nu kan man se vilka uppgifter som är beroende av varandra, alltså att något annat först måste bli klart innan man kan fortsätta. Man kan exempelvis inte börja filma innan man har ett manus och man kan heller inte börja redigera och klippa videon innan den har filmats. Det finns också uppgifter som kan göras parallellt, exempelvis processen med att hitta skådespelare samt vilken plats som man ska filma på. Om man är osäker på vilka faser som är beroende av varandra så kan man ställa sig tre frågor:
– Vilken uppgift ska göras innan denna uppgiften kan påbörjas?
– Vilken/vilka uppgifter ska vara färdiga samtidigt som den här uppgiften?
– Vilka uppgifter ska påbörjas direkt efter att denna uppgiften är klar?
Nu har man identifierat alla uppgifter och deras beroenden i projektet. Det är nu man kan börja uppskatta sin tidslinje. Tidsschemat kan se ut som ett nätverksdiagram där man exempelvis har fem uppgifter: ”Uppgift 1”, ”Uppgift 2”, ”Uppgift 3”, ”Uppgift 4” och ”Uppgift 5”. Uppgift 3 är den uppgiften som är beroende av att den första och andra uppgiften är färdig. Det betyder att man drar två linjer, en från ”Uppgift 1” och en från ”Uppgift 2” till ”Uppgift 3”. Sedan dras två linjer igen från ”Uppgift 3”, en till ”Uppgift 4” och en till ”Uppgift 5”.
Identifiera den kritiska linjen
Efter att det första schemat är klart där man kan se hur lång tid varje uppgift tar och vilken uppgift som är beroende av en eller flera andra så kan man identifiera den kritiska linjen. Om man inte har så många uppgifter så kan man nästan direkt se den kritiska linjen. Man identifierar den genom att följa uppgifterna och välja vägen som har högst antal dagar/veckor som behövs för att bli klara. Den kritiska linjen är den längsta vägen det tar för projektet att bli färdigt.
Det kan hända att man identifierar flera kritiska linjer om det finns många utspridda uppgifter i projektet. Om så är fallet så finns det risk för att schemat kan komma att ändras under projektets gång och man ska ha detta i åtanke. När ett projekt påbörjas så är det också bra att följa upp i schemat och uppdatera om det sker förändringar. Om man märker att det kommer behövas fler dagar för en viss uppgift så kan man också se om hela kritiska linjen påverkas eller inte, eftersom det beror på om uppgiften har ett beroende till någon annan uppgift. Om man lägger till dagar på en uppgift som har ett beroende till en annan så kommer projektets varaktighet också påverkas om det inte är så att en annan uppgift görs snabbare än den förväntades. Det är därför man också uppdaterar om en viss uppgift slutfördes tidigare än förväntat eftersom det också kan påverka slutdatumet för projektet.
Metoder för att korta ner projektets varaktighet
Om det blir så att man behöver korta ner projektets varaktighet, alltså att man vill bli klar snabbare, så finns det två metoder man kan använda. Den första metoden innebär att man tittar på den kritiska linjen och ser om det finns någon uppgift som kan göras parallellt med en annan, även om det var planerat att uppgiften skulle göras sekventiellt först. Om en uppgift kan göras parallellt med en annan så kan man reducera varaktigheten på projektet. Detta har dock en risk eftersom det ursprungligen inte var tänkt att uppgiften skulle göras parallellt med en annan. Man får därför ha det i åtanke och bevaka den fasen mer noggrant.
I den andra metoden så identifierar man uppgifter som går att korta ner eller göras ännu snabbare, antingen genom att offra kvalité eller att lägga in mer resurser så att just de uppgifterna kan bli färdiga snabbare. Detta innebär också en risk eftersom att man kan komma att kompensera med kvalité och uppgiften kanske inte blir slutförd på bästa möjliga sätt.
Med båda dessa metoder kan man korta ner ett projekts varaktighet och det går också att använda båda metoderna i samma projekt. Man kan alltså se om vissa uppgifter går att göras parallellt eller om vissa uppgifter går att göra snabbare samtidigt.
Vad händer om man saknar resurser?
Under projektets gång kan man också upptäcka att man saknar resurser. Det kan hända att en viss uppgift behöver flera personer som deltar för att slutföra uppgiften men att alla som behövs inte är tillgängliga. Uppgiften försenas därför tills alla som behövs närvarar. Det finns en metod för att undvika detta problemet och det är att flytta över resurser från andra uppgifter eller lägga in extra resurser för att slutföra den uppgiften som är på den kritiska linjen. På så sätt kan projektet ha kvar sitt ursprungliga slutdatum.
Även om den kritiska linjen är ett väldigt användbart verktyg så kan det vara så att man inte slutför projektet enligt planerna. Detta kan vara för att man gissat fel på hur många dagar man beräknat att vissa uppgifter ska ta vilket kan bero på att man saknar vissa resurser eller helt enkelt inte har erfarenhet och därav gissar. Kritiska linjen är dock väldigt användbar och hjälper till att skapa ett tydligt schema som blir det schemat som leder projektet framåt under projektets gång.
Varför ska man använda kritiska linjen?
Den kritiska linjen är ett väldigt användbart verktyg för att på ett tydligt sätt strukturera upp alla uppgifter, mål, och milstolpar i ett projekt. Man får sedan en tydlig bild av hur lång varaktighet projektet förväntas ha och man kan utifrån det arbeta mer noggrant mot sitt mål för att bli klar i tid. Den största fördelen med att använda den här metoden är att man vet vilka uppgifter som är kritiska för projektet och som måste bli färdiga i tid. Medan man arbetar med projektet så kan man direkt märka om slutdatumet kommer bli förlängt eller inte om man missar en kritisk uppgift.
Den kritiska linjen erbjuder också ett flertal sätt för att på ett visuellt sätt forma ett schema och en tidslinje med kritiska uppgifter. När man arbetar visuellt så kan man få en tydligare bild om vad som behövs göras och när det ska göras. Olika personer inom projektet kan också bättre veta vad de har ansvar för och när de förväntas vara klara.
Fördelar med att använda den kritiska linjen
Många projektledare använder sig utav den kritiska linjen och ser många fördelar som att det exempelvis blir väldigt tydligt i projektet vad som förväntas, vem som ska göra det, och när det ska bli klart. Man kan också få mycket insikt i vilka risker projektet har eftersom att man kan se vilka uppgifter som måste bli färdiga så att inte hela projektet och dess slutdatum påverkas. Metoden hjälper också till att identifiera var man ska lägga fokus och extra resurser om det är så att något blir försenat. På så sätt kan man komma ikapp och undvika att påverka slutdatumet av projektet.
Metoden hjälper också till att tydligt identifiera var i projektet det finns beroenden. Det kan vara beroenden som man inte var medveten om och efter att man identifierat dessa så kan man också planera bättre så att man ser till att rätt resurser finns på rätt plats, vid rätt tillfälle. Man kan prioritera bättre och också välja ut rätt projektmedlemmar till rätt uppgift. Det blir alltså väldigt tydligt vilka risker som finns i projektet och vilka uppgifter som innebär högre risk.
Schemaläggningen som görs i början gör att det blir väldigt tydligt under projektets gång vad som ska hända härnäst eller vad som måste bli färdigt för att kunna fortsätta vilket hjälper guida alla projektmedlemmar i rätt riktning. Man vet vilka uppgifter som har beroende av andra, alltså vilka uppgifter som inte kan börja förrän den tidigare är färdig, och man vet också vilka uppgifter som inte har beroenden och kan göras parallellt med andra uppgifter.
Det är viktigt att alla projektmedlemmarna är med i början när planeringen ska ske och den kritiska linjen definieras. Det kan vara så att vissa projektmedlemmar har mer erfarenhet om en viss uppgift och därför kan bedöma uppgiftens längd mer exakt och detta hjälper den kritiska linjen bli så tydlig som möjligt. Även om projektledaren oftast har mer erfarenhet så kan det vara en projektmedlem som har erfarenhet av en speciell uppgift då den ofta arbetar med den.
Under projektets gång ska man följa tidsschemat och den kritiska linjen och göra ändringar och uppdateringar om någon uppgift tagit längre eller kortare tid än beräknat. Om mer resurser har behövts så markerar man också detta i schemat. Efter att projektet har nått sitt mål och avslutats så kan det vara bra att göra en analys där man jämför det ursprungliga schemat med det uppdaterade schemat. Man kan då se hur många uppdateringar och ändringar som behövde göras och varför. Det är också fördelaktigt att analysera hur man försökte lösa problem om det exempelvis var så att en uppgift inte förväntades bli klar i tid, och hur man hanterade detta. Om man la till mer resurser eller förlängde varaktigheten på uppgiften så kan man analysera vad resultatet blev och hur det påverkade hela projektet. Man kan med hjälp av dessa två scheman, det ursprungliga och det uppdaterade få väldigt hjälpfull information och erfarenhet som kan komma att vara fördelaktiga i framtida projekt.
