Även om 5S på många håll har kommit att bli ett vedertaget begrepp avseende ledarskap, verksamhetsstyrning och organisation så är det fortfarande mycket som är okänt och oförstått.
Precis som många andra numera populära modeller härstammar 5S från Japan och vår samtids oerhört höga krav avseende effektivitet, struktur och pålitliga resultat.
Vad som särskiljer just 5S från övriga modeller och metoder är däremot att det är särskilt inriktad på att skapa en långsiktigt hållbar struktur som säkerställer effektivitet även på lång sikt.
Numera så tillämpas 5S av ett stort antal företag, och även om det har blivit särskilt populärt inom industriell produktion, så är systemet tillräckligt flexibelt och mångfacetterat för att göra relevant skillnad inom i princip samtliga verksamheter. Något som är unikt bland modeller för verksamhetsstyrning är att 5S även går att förena med i stort sett samtliga övriga arbetssätt.
Låt oss därför ta en närmare titt på vad 5S är, hur det gör skillnad, hur man tillämpar det och eventuella nackdelar.
Vad är 5S?
5S är en metod som kännetecknas av att en arbetsplats är ren, säker och välorganiserad för att hjälpa till att minska bortfall och optimera produktiviteten.
För att förstå 5S krävs det att man tittar bakåt i tiden till 1930-talets bilindustri. Japan var på god väg att bli en stor aktör på marknaden, men även den minsta effektivitetsbrist eller bristfällig resursanvändning kunde få förödande konsekvenser. Detta beror i stor utsträckning på att denna period på många sätt representerade brytpunkten för då global konkurrens blev en reell faktor. Många västerländska industrialiserade nationer hade fördelen av större tillgång på resurser och även ett flertal storskalighetsförmåner. Vad Japan behövde göra för att kunna konkurrera även internationellt var att helt enkelt effektivisera.
Som en föregångare till 5S brukar man ibland nämna den organisatoriska metoden Lean.
Vad denna i all korthet gick ut på var att helt enkelt göra det mesta av de tillgängliga resurserna för att båda skapa så stort mervärde som möjligt för kunder, och samtidigt skapa rätt förutsättningar för att konkurrera med övriga verksamheter inom samma bransch.
Detta system har blivit väldigt förknippat just bilindustrin och anses ha varit en avgörande faktor som möjliggjorde japanska biltillverkare, så som Toyota, att konkurrera med, bland andra, Ford. Men vad är egentligen kopplingen mellan 5S och Lean?
Medan Lean i stor utsträckning är fokuserat på att säkerställa hög och effektiv produktion så är 5S snarare ett sorts ramverk som skapar de förutsättningar som krävs för att uppnå effektivitet. Man skulle kunna säga att 5S är vad som bäddar för effektivisering. Det är även ett praktiskt tillvägagångssätt för att effektivisera arbetsplatsen. Därför kan man välja att applicera 5S endera på verksamheten i stort, eller den minsta enheten så som ett skrivbord eller löpande band.
Sortera eller seiri
Genom att sortera allt som används på platsen i fråga kan man se till att göra det nödvändiga mer tillgängligt, och sålla bort det som är överflödigt. Detta skapar rätt förutsättningar för ökad effektivitet och mindre förvirring.
Systematisera och arrangera eller seiton
När man väl har sållat ut vad som är nödvändigt att ha tillgång till så kan man fokusera på att systematisering. Med detta åsyftas att göra saker tillgängliga på ett sätt som är logiskt, intuitivt och enkelt.
Putsa och städa eller seiso
Detta är egentligen inte krångligare av vad som antyds. Vad det handlar om är att helt enkelt hålla såväl arbetsplatsen som redskapen i ett helt och rent skick. Detta främjar såväl effektivitet som säkerhet, och gör att det är enklare att upptäcka avvikelser.
Standardisera eller seiketsu
När man väl har sorterat, arrangerat och putsat så är det dags att utvärdera både resultatet och hur man arbetade för att nå målet. Om processen var tillfredsställande avseende såväl resultat som arbetsbörda så kan man standardisera arbetet i endera en mall, flödesschema eller protokoll. Detta gör att det blir enkelt att på regelbunden basis uppnå samma resultat.
Sköta om och bibehåll eller shitsuke
Det är knappast någon hemlighet att disciplin är en viktig del av de flesta Östasiatiska modeller för organisering och verksamhetsstyrning. 5S är knappast avvikande i detta hänseende. För långsiktigt gynnsamt resultat är det avgörande att man säkerställer att det nu etablerade standardiserade förfarandet faktiskt utförs på regelbunden basis.
Dessa fem steg är vad som utgör kärnan av 5S. Även om de flesta som förespråkar och tillämpar 5S har egna variationer, infallsvinklar och tillämpningssätt så kretsar arbetet alltid kring de fem S:en. Ihärdighet är förmodligen en av den viktigaste aspekten, då tanken är att man skapar en grund för regelbunden tillämpning.
Men varför bör man egentligen tillämpa 5S? Låt oss ta en titt på hur systemet gör skillnad.
Fördelarna med att använda 5S
För många verksamheter som arbetar med 5S så blir det snabbt en given del av verksamheten. Då tanken är att man med hjälp av en standardiserad process säkerställer regelbundet underhåll av verksamhetens starka sidor, så är effekterna på det stora hela förvånansvärt gynnsamma på bred front. Även om man inte direkt får maximal effekt så kommer man på sikt få möjligheten att skapa ett standardiserad förfarande som är väl lämpad för den egna verksamheten.
- Effektivisering minskar kostnader och främjar nyttomaximering.
- Skapar rätt förutsättningar för ökad prestation utan att minska kvalitet.
- Gör arbetsplatsen till bättre organiserad och mer säker för alla inblandade.
Dessa tre punkter är väldigt övergripande, men utgör samtidigt huvuddelarna av de skillnader man faktiskt kan förvänta sig. Låt oss däremot ta en närmare titt på exakt vad man faktiskt kan uppnå genom att tillämpa 5S.
Synliggör vad som är väsentligt och filtrerar bort det onödiga
En stor del av verksamhetsrelaterad ineffektivitet handlar om att man måste spendera tid på att hitta det som man behöver för ett givet tillfälle. Det spelar egentligen ingen roll om man tänker sig en bilverkstad, fabrik eller ett kontor. Om man måste spendera tid på att leta upp rätt verktyg, rätt beslutsfattare eller rätt pappersark så kommer det oundvikligen att innebära bortslösad tid. Med 5S så handlar en stor del av arbetet om att helt enkelt ta bort verktyg eller beslutsrelaterade steg som inte är väsentliga. Detta skapar även rätt förutsättningar för att säkerställa ordning, främja utrymme och även få bättre översikt. Många personer upplever att denna sorts arbetsplats gör det enklare att fokusera.
Gör det väsentliga tillgängligt
Precis som att onödig tid kan gå åt till att leta upp rätt verktyg för tillfället, så kan det även gå åt onödigt mycket tid till att faktiskt få tillgång till det väsentliga. För även om man vet var man hittar det man behöver så är det inte säkert att det är tillgängligt på ett optimalt sätt. Med 5S så kan man vara säker på att det som behövs för att arbetet ska fortlöpa faktiskt är tillgängligt inom räckhåll. Detta har visat sig vara en viktig del av att förbättra arbetsflödet och minimera den tid som går åt till att hämta saker.
Ser till att arbetet kan utföras konsekvent
Ofta så kan en dåligt organiserad eller illa skött arbetsplats resultera i att resultatet av arbetet blir inkonsekvent. Genom att hålla omgivningen väl städad och organiserad så kan man däremot vara säker på att man utan problem kan upprätthålla produktionsmässig konsekvens. Detta gör även att effektivitet kan upprätthållas då ingen behöver spendera onödig tid på iordningställande.
Lägger grunder för gynnsamma rutiner
En viktig del av arbetet med 5S är att det i slutändan ska leda till rutiner som är enkla att upprätthålla och ger samma resultat varje gång. Detta innebär att man hela tiden för protokoll över vad man gör avseende sortering, organisering och så vidare för att därefter framställa schematiska rutiner. För det är endast genom regelbundet underhåll som man ser de långsiktigt gynnsamma effekterna av 5S.
Främjar disciplin och samhörighet
Intressant nog så är disciplinerat och hållbart utförande inte bara ett steg i processen, utan det är även något som främjas genom arbetet. För många västerländska verksamhetsansvariga så är det inte ovanligt att detta känns allt för godtyckligt och icke-konkret. Men en viktig tanke bakom 5S är att det ska resultera i ett självunderhållande system där alla inblandade känner sig delaktiga och vet vad som förväntas av dem. Ofta så leder det till en långsiktigt mer gynnsam verksamhetskultur.
Hur använder man 5S?
Inget system är så klart bättre än dess praktiska tillämpning. Vad som många upplever vara en drastisk skillnad med 5S i jämförelse med övriga modeller är att det helt enkelt är enkelt att tillämpa. En unik aspekt är att det även går att förena med i stort sett samtliga andra metoder för verksamhetsstyrning. Denna förenlighet har gjort att det verkligen är ett unikt användbart verktyg i dagens klimat där det inte är ovanligt att man tillämpar flera olika parallella system för verksamhetsstyrning.
Fokusera på ett område och sortera det
Första steget är att helt enkelt skaffa överblick över ett särskilt område och se vad som behövs för att på ett så effektivt sätt som möjligt sortera det. För enkelhetens skull kan man tänka sig en besticklåda. Genom att utvärdera vilka bestick som används regelbundet, och vilka som används mer sällan, så får man möjligheten att sortera lådan på ett sådant sätt att tillgängligheten ökar. Man har nämligen inget behov av att alltid ha tillgång till saker som man sällan använder. Finns det saker som man aldrig använder så kan man helt enkelt ta bort dem. Ibland märker man även att rätt saker finns på fel plats.
Arrangera så att allt blir tillgängligt på ett logiskt sätt
Även om det är viktigt att sålla ut det väsentliga så är det minst lika viktigt att tillgängliggöra saker och ting. Om vi fortsätter på exemplet kring besticklådan så kanske det inte är helt optimalt att knivar och gafflar är mest lättillgängliga. Åtminstone inte om man mer regelbundet använder skedar. Kanske är det faktiskt så att man använder snabbkaffe flera gånger om dagen, och använder en liten sked för att röra om i koppen, medan man bara äter ett fullskaligt mål om dagen där man använder sig av kniv och gaffel. Detta exempel är så klart helt och hållet hypotetiskt. Men illustrerar att man inte nödvändigtvis har saker i optimal ordning.
Håll allting rent och prydligt
Genom att ha platsen i fråga städad, ren och prydlig så behöver man aldrig spendera tid på att förbereda den för användning. Detta är en viktig del av att främja och uppmuntra effektivitet. För att genomslaget ska bli så bra som möjligt är det så klart viktigt med regelbunden städning. Men om man ser till att tillämpa det i fullständig utsträckning så kan man vara säker på att få långsiktiga effektivitetsfördelar.
Se till att det är enkelt att arbeta med 5S
En viktig del av 5S är att det måste vara ett återkommande arbete. Därför är det av högsta vikt att man ser till att det finns tydliga instruktioner och protokoll för hur man på en regelbunden basis säkerställer att alla de väsentliga stegen utförd. Om man vill ha en enkel symbolik så kan man jämföra 5S med ett städschema. Det är endast vid rigoröst vidhållande som resultatet blir som man har tänkt sig. Man väljer så klart själv däremot hur höga förväntningarna man har på verksamheten.
Är det alltid ett bra alternativ? – Gränserna för 5S
Då de positiva effekterna av 5S är helt och hållet avhängiga huruvida man säkerställer smidig, enkel och regelbunden tillämpning så är det väldigt viktigt att man sätter realistiska mål. Mycket av problem med 5S har visat sig härröra från endera överambitiös implementering eller helt enkelt för rigorös styrning som förhindrar de åtgärder som är nödvändiga för att effekterna ska märkas. Därför måste man se till att hela kedjan, från anställda till beslutsfattare, är överens om att gemensamt arbete för att få ut det måste av tillämpningen av 5S.
Det är inte allt för ovanligt att det någonstans i ledet finns motstånd till drastisk omorganisering. Oavsett om det handlar om personer som vant sig med befintlig ordning, eller har egna åsikter om vad som är nödvändigt, är det viktigt att innan arbetet införs se till att alla har fått möjligheten att säga sitt. Man bör komma ihåg att det ofta är personer direkt på plats som oftast har mest insikt i vad som egentligen är väsentligt. Därför bör man i största möjliga mån undvika att låta 5S bli ett toppstyrt projekt. På motsatt sida kan man däremot vara säker på att ett genomförande som engagerar samtliga personer kommer leda till oerhörda förbättringar.
Sammanfattning
5S är ett Japanskt system för organisering och verksamhetsstyrning som i stor utsträckning fokuserar på organisering, effektivisering och standardisering av olika delar av en viss verksamhet. Systemet har blivit väldigt populärt då det är tillräckligt flexibelt för att användas inom de flesta verksamhetsgrenar, och är även enkelt att förena med befintliga system för verksamhetsstyrning. Den grundläggande principen bakom 5S är att en oorganiserad och illa strukturerad organisation alltid kommer att ha ett visst mått av dålig effektivitet. Men med ett fåtal enkla grepp kan man göra väldigt mycket för att långsiktigt öka effektiviteten och säkerställa att alla personer som är inblandade känner sig avsevärt mycket mer delaktiga.
