Verksamhetsstyrning | Projektledning.se

Att ha ett brinnande intresse för den industri man är verksam inom och för det egna företaget är viktigt för att man ska kunna driva ett företag framgångsrikt. Men en stark passion är dock inte allt. Man behöver också centrala kunskaper inom verksamhetsstyrning som ser till att företaget överlever en längre period. Därtill ska man gärna ha en djup förståelse för planering, strategier, ekonomi och marknadsföring.

En verksamhetsledare bör också vara duktig på att kommunicera, leda de anställda och förstå hur man går tillväga för att motivera och belöna de anställda. En klar vision och tydliga mål för företaget kommer underlätta arbetet samt ligga till grund för de välgrundade beslut som en ledare måste kunna ta. Den här texten tittar närmre på verksamhetsstyrning och varför det är en viktig process inom ett företag samt ger tips på effektiva metoder för en lyckad styrning.

Vad är verksamhetsstyrning?

Verksamhetsstyrning fokuserar på organisering, planering och analys av de aktiviteter som är nödvändigt för att effektivt kunna leda ett företag. Verksamhetsstyrning inkluderar också ett ansvar för bemanning och ledning samt att styra företaget i rätt riktning för att uppnå verksamhetens mål. En central uppgift för verksamhetsledarna är därför att distribuera och fördela företagets resurser på ett sätt som möjliggör ett målinriktat arbete för samtliga anställda.

När det gäller företag och organisationer som drivs av ett vinstintresse så fokuserar verksamhetsstyrningen också på att göra diverse intressenter och aktörer nöjda, så som företagets chefer, investerare, styrelsemedlemmar, och konsumenter. På så sätt anses en verksamhetsledares främsta syften ofta vara att säkerställa en lönsamhet (för intressenterna) och att skapa värdefulla och innovativa produkter för ett bra pris (för konsumenterna). När det istället gäller ideella organisationer och företag som inte drivs av ett vinstintresse så är det viktigt att verksamhetsledaren arbetar för att trygga finansiering från organisationens donatorer samt att säkra intressenternas förtroende.

Verksamhetsstyrning är en central komponent av de flesta typer av företag, oavsett om det gäller ett litet eller stort företag. Det är viktigt att verksamhetsstyrningen är operativ, vilket innebär att den är direkt kopplad till de olika aktiviteter och verksamheter som bygger upp själva företaget och driver det framåt. Förr var det vanligt att företagets ekonomi låg till grund för dess verksamhetsstyrning. Det innebar att man la ett mycket stort fokus på att framför allt uppnå företagets ekonomiska mål, så som exempelvis omsättning. Ett sådant fokus på just ekonomin ledde många gånger till att verksamhetsledarna misslyckades med att fånga upp andra problem och fel inom företagets verksamhet. På grund av det övergick allt fler företag till att flytta sitt fokus för verksamhetsledningen från de ekonomiska målen till andra typer av mål som skapade mervärde för företaget men också för dess anställda såväl som för deras kunder. En modern form av verksamhetsstyrning är flexibel och lyhörd.

Viktiga delar av verksamhetsstyrning

Det är flera faktorer som behöver klaffa för att ett företag ska kunna styras så bra som möjligt, eller för att till exempel kunna genomgå en effektiv och nödvändig förbättring. Den allra viktigaste aspekten av en välfungerande och effektiv verksamhetsstyrning är att företagets ledarskap är engagerat. Mycket hänger på att ledarna står bakom de initiativ och beslut som tas. Om ett företagets chefer eller ledarskap inte backar upp styrningen kan det nämligen vara väldigt svårt att få de anställda ombord för att gemensamt arbeta mot företagets mål. Det kan vara en bra idé att inkludera de anställda så mycket det går i verksamhetsstyrningen, eller i alla fall i delar av den, för att på så sätt få dem att känna sig delaktiga. Ju mer delaktiga de anställda är och ju bättre de förstår de beslut som tas, desto större är sannolikheten att företaget kommer utvecklas och förbättras kontinuerligt. En annan viktig aspekt av verksamhetsstyrning är ledarnas förmåga att tydligt kommunicera viktig information till de anställda och mellan varandra. Ju tydligare man kommunicerar, desto enklare blir det för alla att förstå sina roller och ansvarsområden.

De grundläggande funktionerna inom verksamhetsstyrning

Verksamhetsstyrning består som sagt av flera olika delar och funktioner. När man beskriver verksamhetsstyrning brukar man framför allt inkludera funktionerna organisera, bemanna, planera, leda, övervaka samt kontrollera och motivera.

Planera: Den här delen av verksamhetsstyrning avgör vad som behöver ske i framtiden och genererar därför planer för verksamheten av olika slag. Planeringen ligger till grund för en effektiv verksamhetsstyrning, genom att den bestämmer vad som ska göras nästa vecka, nästa år eller exempelvis de kommande fem åren, och utvecklar den strategi som krävs för att möta verksamhetens mål.
Organisera: Denna del av verksamhetsstyrning upprättar en struktur av relationer bland de anställda för att därmed uppmuntra till optimal användning av företagets resurser. Organisation behövs för att utnyttja företagens ändliga resurser – effektiv användning av resurser är nämligen nödvändigt för att nå en önskad produktivitetsnivå.
Bemanning: Den här delen av verksamhetsstyrning fokuserar på att rekrytera, analysera och vägleda individer och anställda. På så sätt bidrar företagen med en viktig samhällsfunktion, nämligen att skapa fler jobbtillfällen.
Styrning: Att styra ett företag kallas ofta också för att leda det. Att leda ett företag innebär att man (ofta företagets toppchefer) kommer fram till vad som behövs göras i en given situation och vilka medarbetare som är bäst lämpade för att utföra de uppgifterna och som kan leva upp till förväntningarna.
Övervaka/kontrollera: Den här delen av verksamhetsstyrning kräver att företagets ledarskap håller koll på de framsteg som görs (eller som inte görs) inom verksamheten, i relation till förtagets vision och målsättningar.
Motivation: En grundläggande aspekt av bra verksamhetsstyrning för att kunna maximera de anställdas effektivitet och produktivitet är att motivera dem. Genom att boosta de anställdas moral och engagemang kommer de anställda att utföra sina uppgifter på ett effektivare sätt.

Att ta fram en plan för verksamhetsstyrningen

Ett företags vision återspeglas i dess övergripande ambitioner. Denna del av verksamhetsstyrningen beskriver och specificerar vilket företagets avsedda riktning är. På visionen grundar man sedan företagets målsättningar. Att lista sina målsättningar innebär att man ger visionen liv genom konkreta och faktiska handlingar. Företagets vision och målsättningar är en del av verksamhetsstyrningens plan. Den här planen fungerar som en guide vilken beskriver företagets föreskrifter, regler samt fördelning av resurser och delmål. Styrningssplanen kan användas av chefer i företagets beslutsprocesser men kan också följas av företagets anställda för att på så vis stärka insynen och motivationen inom organisationen. Oavsett planens specifika användning så är det viktigt att den här typen av plan är flexibel och enkel att förstå och implementera för samtliga anställda inom företaget.

Implementeringen av verksamhetsstyrningen plan

För att implementera verksamhetsstyrningens plan så effektivt som möjligt kommer här en beskrivning av de strategier som är bra att följa och de typer av relationer som är lämpliga att skapa:

De policies om ingår i planen bör alltid diskuteras med alla chefer, managers och berörd personal inom företaget
Alla managers och mellanchefer måste förstå hur och var de kan implementera planens strategier och policies
En formell handlingsplan bör tas fram för varje individuell grupp eller avdelning. Då blir det extra tydligt hur varje avdelning bidrar på sitt sätt till företagets övergripande plan
Alla strategier och policies som ingår i planen bör kontrolleras och utvärderas minst en gång per kvartal, för att på så sätt säkerställa att exempelvis resursfördelning med mera fortfarande är i linje med företagets övergripande målsättningar
Beredskapsplaner bör utvecklas för att förbereda företaget på eventuella förändringar på exempelvis marknaden
Planen bör vara utformad så att det blir smidigt och enkelt att kontrollera och övervaka de framsteg som företaget gör
Att skapa en sund arbetsmiljö och stöttande organisationskultur är avgörande för att företaget ska fungera produktivt och effektivt
Med jämna mellanrum bör man utvärdera målsättningarna, styrkorna och svagheterna hos varje enskild del av företaget för att kunna avgöra exakt vilken roll de spelar i att förverkliga företagets övergripande vision

Viktiga roller inom verksamhetsstyrningen

Verksamhetsstyrning är som sagt något som gärna får inkludera hela företaget, såväl chefer som anställda. En majoritet av alla företag brukar ha tre stycken distinkta ledningsnivåer inom organisationen, vilka bidrar till verksamhetsstyrningen på olika sätt. De här ledarna befinner sig således på olika hierarkiska platser inom ett företag och är också ansvariga för olika sorters uppgifter som är i linje med den övergripande planen. Inom flertalet företag går det att dela in de olika chefernas ansvar och uppgifter så här:

Toppskiktet: Den här kategorin av ledning består av exempelvis medlemmar från företagets styrelse, CEO, de översta cheferna med flera. De här ledarna är ofta ansvariga för att kontrollera, styra och övervaka hela organisationen. De ansvarar för att utveckla målen, strategierna och företagets olika policies. Besluten som fattas på den här nivån är alltid nära kopplade till företagets vision. Det är också de här ledarna som spelar en avgörande roll när det kommer till att mobilisera och fördela framför allt externa resurser, för att på så sätt garantera en effektiv produktion av de tjänster och varor som kunderna efterfrågar. På grund av de här ansvarsområdena så är ledarna i det här skiktet ofta de som bär ansvaret utåt.
Mellanchefer: Den här hierarkiska nivån består av de ledare som ansvarar för till exempel en hel avdelning eller en viss, viktig funktion inom företaget och rapporterar vidare till cheferna i toppskiktet. En mellanchef spelar också en viktig roll i verksamhetsstyrningen, och ägnar i regel mer tid åt vägledande och organisatoriska funktioner än vad toppcheferna gör. Det är de här individerna som implementerar företagets övergripande plan och som utgör en brygga mellan företagets chefer och arbetsledare samt anställda. En viktig funktion som mellancheferna onekligen har på grund av sin regelbundna interaktion med företagets anställda är att de inspirerar och vägleder de anställda för att på så vis uppmuntra till effektivare prestationer. Några mer specifika uppgifter som mellancheferna ansvarar för är:
- Att utforma och implementera effektiva grupparbeten och informationssystem som ökar produktiviteten inom avdelningen i fråga
- Att definiera och övervaka processer och projekt genom tydliga och förbestämda indikatorer
- Att förebygga och lösa konflikter mellan de anställda
- Att implementera belöningssystem för att motivera till högre prestation och bättre samarbeten

Arbetsledare: Den här hierarkiska gruppen av ett företags ledarskap består av exempelvis handledare, arbetsledare, förmän och även generellt erfarna medarbetare. De individer som ingår i den här gruppen är vanligtvis ansvariga för ett fåtal anställda. Den här sortens ledare fokuserar på att vägleda och kontrollera de anställda”på golvet” så att de kan utföra sitt jobb och sina uppgifter så effektivt som möjligt. De fördelar uppgifter inom sitt team av medarbetare och övervakar sitt team på en daglig basis. De är också ansvariga för att ge de anställda feedback om hur de sköter sina uppgifter, och att implementera de regler och riktlinjer som kommer från de övre maktskikten inom företaget.

Varför är det bra att lära sig verksamhetsstyrning?

För de som drömmer om att bli entreprenörer och en dag leda ett eget eller någon annans företag är det ett logiskt och strategiskt beslut att studera verksamhetsstyrning först. En sådan typ av utbildning förser en med de akademiska kunskaper och kompetenser som krävs för att kunna hoppa på spännande jobbmöjligheter, och hjälper en därtill att bättre förstå hur företag och företagsvärlden i stort fungerar. När man studerar verksamhetsstyrning kan man alltid välja ett mindre område att fokusera på, eftersom att det finns många delar av en verksamhet. Exempel på sådana områden är ekonomi, personal och bemanning samt marknadsföring. Här följer fem stycken skäl till varför det kan vara en bra idé att studera och ha en bakgrund inom just verksamhetsstyrning.

För att utveckla centrala kunskaper inom ledarskap

En av de största fördelarna med att studera verksamhetsstyrning sägs vara att man genom en sådan typ av utbildning får tillgång till grundläggande kunskaper inom ledarskap. Sådana kunskaper kan vara en tillgång för vilken organisation och företag som helst, och utbildningen gör det på så sätt enklare att jobba inom många olika områden och företag. Ledarskapskunskaper lär en att hantera utmaningar och att genomgå förändringar inom företaget och i den externa miljön med. Man blir bättre på att ta välgrundade beslut som tar etiska, moraliska, ekonomiska, ekologiska och social aspekter i beaktning. Några av de centrala ledarskapskunskaperna som en utbildning inom verksamhetsstyrning kan ge en är:

Kritiskt och strategiskt tänkande
Kommunikation
Problemlösning
Organisation
Retorik och presentation
Rapportering
Projektledning

Anställbarhet

Studenter som väljer att plugga verksamhetsstyrning på universitetet tar examen med både eftertraktade och anpassningsbara kunskaper, samt ett starkt sinne för business. Allt eftersom att man går igenom själva utbildningen kan man forma den riktning som man vill att ens karriär ska ta, och välja det specifika område som intresserar en mest. Sådana områden kan till exempel vara entreprenörskap eller HR. Akademiker med en bakgrund i verksamhetsstyrning kan ofta välja och vraka bland många olika typer av jobbtillfällen och branscher, så som:

Management
Konsult
Marknadsföring och PR
HR
Försäljning
Ekonomi och redovisning

Det är en bra introduktion till affärsvärlden

En examen i verksamhetsstyrning hjälper en som sagt att fördjupa sin kunskap om och förståelse för de grundläggande och mest centrala aspekterna av business, företagande och verksamhetsstyrning. På så ätt utgör utbildningen en väldigt bra introduktion till affärsvärlden generellt, speciellt om man inte har någon tidigare erfarenhet från området. Utbildningen ger en insikter om hur industrin fungerar, så som marknadstrender och industrirapporter. Under utbildningens gång tränas studenterna ofta i att applicera akademiska teorier på verkliga situationer inom business. Detta är något som hjälper dem flesta att sedan kunna kickstarta sina karriärer.

Att bli sin egen chef

Kunskap inom verksamhetsstyrning ger en inte enbart de rätta förutsättningarna för att få de jobben man drömmer om, utan man blir också förberedd för att kunna starta upp ett eget företag. Allt man behöver i tillägg är en riktigt vass affärsidé. Genom att utveckla kunskaperna inom entreprenörskap och testa de affärsidéer man har, så gör en examen i verksamhetsstyrning en redo för att bli sin egen chef. Det är därtill vanligt att man träffar sin blivande affärspartner på universitetet.

Få breda kunskaper inom flera olika discipliner

Om man inte är helt säker på hur man vill att ens framtida karriär ska se ut, eller om man bara vill skapa sig en bred kunskapsbas, så är verksamhetsstyrning ett strategiskt val att studera. Man får en gedigen överblick över de centrala funktioner inom ett företag som bidrar till ett lönsamt och framgångsrikt företagande. De som tar exmaken från en utbildning i verksamhetsstyrning gör det med en omfattande och divers kunskap om affärsvärlden.

Slutsats

Verksamhetsstyrning inkluderar många olika ansvarsområden och uppgifter, så som att planera, strukturera, organisera, leda, övervaka och kontrollera sitt företag och sina anställda. Det är den centrala process inom en organisation som driver ett företag framåt. Styrningen kommer ofta till största del uppifrån i den hierarkiska organisationsstrukturen, men alla chefer, managers, mellanchefer och anställda spelar en viktig roll för att verksamhetsstyrningen ska fungera. Det ultimata målet med verksamhetsstyrningen är att skapa ett lönsamt och framgångsrikt företag där de anställda trivs så pass bra att de producerar på en hög nivå, samtidigt som kunderna blir nöjda och belåtna. Verksamhetsstyrningen baseras på företagets mål och vision, vilka beskrivs i en plan som sedan vägleder arbetet inom hela organisationen. Planen anger också hur företagets resurser ska fördelas för att produktionen ska ske så effektivt som möjligt, så att man i slutändan når sina mål.