Effektivisering: Optimera ett företags processer och arbetsflöden

av | 24 maj, 2021

Alla företag är mer eller mindre uppbyggda av olika typer av affärsprocesser. En sådan process utgörs ofta av repeterbara uppgifter som man måste utföra på en regelbunden basis. Det kan gälla allt ifrån att skapa och leverera en produkt till att rekrytera nya medarbetare till företaget eller betala ut löner till de anställda. Hur bra de här processerna fungerar kan vara vad som skiljer ett bra från ett dåligt företag. Genom att effektivisera företagets processer säkerställer man att företaget fungerar optimalt.

Den här texten tittar närmre på effektivisering, varför det är viktigt och vilka fördelar det medför samt hur man går tillväga.

 

Vad innebär Effektivisering?

Effektivisering är den process som används för att förenkla eller helt eliminera onödiga arbetsrelaterade uppgifter, för att på så sätt förbättra processer inom företag och organisationer. För att kunna förbättra processer behöver man ofta ta hjälp av modernare utrustning och metoder och ny teknologi. En process har blivit effektiviserad när den har blivit enklare. Det sker ofta genom att man tar bort onödiga eller komplexa steg. Hur det går till mer specifikt kan skilja sig åt och kan inkludera olika approacher och numera finns det ett stort antal informationsplattformar som företag kan ta hjälp av.

För att förstå vad effektivisering är för något måste man först förstå vad som menas med en process. Därtill kan man också behöva ha koll på vad skillnaden är mellan en process och ett så kallat arbetsflöde, två stycken begrepp som ofta förekommer när man pratar om effektivisering. Dessa två är snarlika men är inte samma sak:

  • Process: En uppsättning repeterbara aktiviteter och uppgifter som måste utföras för att slutföra och nå ett specifikt mål som ett företag har satt.
  • Arbetsflöde: En serie repeterbara aktiviteter som måste utföras för att slutföra en specifik uppgift.

Alla företag och organisationer består sannolikt av processer och arbetsflöden som är unika för den bransch och industri som de är verksamma inom.

 

Fördelar med att effektivisera processer och arbetsflöden

Genom att effektivisera företagets dagliga processer kan man uppnå många olika saker som kräver mindre arbete och som därför också frigör värdefull tid. Här är beskrivningar av olika fördelar som ett företag eller organisation kan uppleva när det effektiviserar sina processer och arbetsflöden:

 

1. Ökad kostnadseffektivitet

Att använda sig av en programvara som hjälper till att effektivisera företaget kommer sannolikt att dra ner på mängden papper som används på kontoret. Dessutom behövs det färre anställda när inmatning och processande av data sker automatiskt. Det kommer antagligen leda till att företaget sparar pengar, pengar som man kan allokera på annat håll där de gör större nytta.

 

2. Förbättrad produktivitet

Företagets anställda kommer sannolikt bli mer produktiva när processerna effektiviseras. De kommer därtill få en bättre bild av deras dagliga uppgifter och vad förväntningarna är på dem. Det leder i sin tur till att de anställda istället kan fokusera mer på kvalitén på sitt arbete när onödiga uppgifter reduceras.

 

3. Förbättrad kommunikation

Effektiviserade system för arbetsledning förbättrar kommunikationen mellan anställda och chefer och mellan olika avdelningar. Det blir också lättare att hålla reda på vilka uppgifter som är avklarade och vem som ansvarar för vad. De anställda kan spendera mindre tid på att ta sig runt för att kommunicera med varandra.

 

4.Bättre tidshantering

Med mindre tråkiga och repetitiva uppgifter för de anställda att slutföra kommer de sannolikt att kunna fördela sin tid bättre och slutföra de viktigaste uppgifterna först och sedan ha tid över till annat.

 

5. Minimerad risk

Företag med effektiviserade processer har ofta en högre nivå av transparens inom organisationen. Det är lättare att övervaka och följa medarbetarnas arbete och framsteg, och därför märka eventuella misstag eller missade deadlines.

 

Hemligheterna bakom en bra effektivisering

Det grundläggande syftet med att effektivisera ett företag och dess processer är att maximera sin lönsamhet i längden, genom att förenkla uppgifter, ta bort onödiga steg och faser och genom att se till att man skapar så lite avfall som möjligt. Även de företag som inte har ekonomisk lönsamhet som sin främsta prioritet och till exempel drivs av humanitära skäl använder sig av processer där det finns en input och output. Det innebär att effektivisering är relevant och ofta också nödvändigt för dessa organisationer med. För att dessa företag och organisationer ska kunna växa och frodas måste effektiviseringen säkerställa att summan av alla resurser som används i företagets eller organisationens värdekedja är mindre än det slutresultat som levereras till en konsument eller till samhället. Med andra ord måste varje steg i processen öka värdet så att slutprodukten (eller tjänsten) är något av värde. Det är inte alla gånger så enkelt att veta vilka processer som behöver prioriteras. Här följer fem stycken fem viktiga aspekter att tänka på som kan hjälpa ett företag vid effektivisering.

 

Analysera värdekedjan

En process är som sagt uppdelad i olika arbetsflöden och uppgifter. En viktig aspekt av effektivisering är därför att avgöra om det finns några uppgifter som borde elimineras eller som skulle kunna förbättras på något sätt. För att avgöra det måste man analysera hur mycket värde de bidrar med till processen.

För till exempel ett varumärke med dyra parfymer så bidrar förpackningens layout och logo ofta med mycket värde till slutprodukten. Det företaget måste därför se till så att dessa steg i produktionen genomförs med maximal effektivitet. För ett annat parfymmärke som fokuserar på låga priser är dessa delar av processen inte lika viktiga. Ett sådant företag skulle till och med kunna outsourca skapandet av logon, vilket förenklar processen. Ett annat sätt för det billigare företaget att effektivisera sina processen på skulle vara att använda sig av standardförpackningar som redan finns på marknaden, istället för att anställa ett team av designers som specialiserar sig på att skapa förpackningar.

 

Automatisering av repetitiva uppgifter

För båda de exempel av företag som beskrevs ovan skulle det sannolikt vara mycket mer ekonomiskt och effektivt att använda en maskin för att automatisera förpackningsprocessen, oavsett om det sker inom eller utanför företaget. De repetitiva uppgifterna är nämligen de första som borde effektiviseras genom att automatiseras.

Det finns dock viktiga undantag till den regeln. Om en viss repetitiv uppgift som ingår i en process är ansvarig för att öka värdet på slutprodukten väldigt mycket kan det vara bättre att inte automatisera den. Ett exempel på det är på högklassiga restauranger, där specialiserade kockar är ansvariga för att laga samma rätter, efter samma recept, varje dag.

 

Flaskhalsar

Flaskhalsar är punkter i en process som man definitivt borde fokusera en del på när man genomför en effektivisering, eftersom att de blockerar arbetsflödet. De uppstår ofta på grund av faktorer som brist på resurser, som exempelvis material eller information, eller på grund av bristande kompetens hos personalen eller dåliga maskiner.

 

Analysera överlämningar

När ett system eller en person skickar vidare information till någon annan så räknas det som en överlämningsprocess. Denna process innebär alltid en viss risk för att någon skickar vidare informationen felaktigt eller för sent, vilket kan leda till flaskhalsar eller att fel och problem uppstår. Därför är det viktigt att man också tittar på den här sortens processer vid en effektivisering, och att man automatisera dem om det visar sig behövas.

 

Sanningens ögonblick

En av de grundläggande ögonblicken i alla processer är när slutanvändaren eller kunden kommer i kontakt med den. Stora och kända märken utvecklar ibland till och med en hel process, nästan en slags ritual, så att det här magiska ögonblicket är helt perfekt. Det ökar kundens tillfredsställelse och är förhoppningsvis något som kunden minns resten av sitt liv.

 

Så effektiviserar man processer och arbetsflöden

Att effektivisera processer och arbetsflöden kan ta lite tid och genomförs bäst i små steg som bidrar till företagets förbättrade effektivitetsmål. Företagen kan effektivisera processer genom att granska detaljerna för hur de hanterar varje process och arbetsflödes individuella utmaningar. Här följer beskrivningar av sex stycken steg man kan följa för att effektivisera processer och arbetsflöden.

 

1. Analysera och bedöm existerande processer och arbetsflöden

Om man först gör en bedömning av de existerande processerna blir det sedan enklare att få en övergripande bild och förståelse av hur saker och ting fungerar. Det är först då man kan ta reda på vilka områden som kan förbättras genom att bli effektiviserade. Detta kan man till exempel göra genom att lista alla processer och arbetsflöden, skriva ner vad man anser är fördelarna med varje samt vilka personer som är involverade och som ansvarar för varje process, arbetsflöde och uppgift.

 

2. Rangordna processerna

Det kan vara överraskande när man tar reda på exakt hur många processer och arbetsflöden som faktiskt existerar och genomförs för att företaget ska kunna uppnå sina mål. Många processer kan dock vara nära besläktade och är inte alltid lika viktiga. Därför bör man göra en ny lista där man rangordnar processerna, från mest viktig till minst viktig. Det kommer hjälpa en när man sedan bestämmer vilka processer som borde effektiviseras först.

 

3. Analysera resultat

När man väl har bedömt processerna och arbetsflödena kan man gå vidare genom att analysera resultaten från dessa processer och arbetsflöden. Detta kan informera en om processer som är repetitiva, onödiga och inte särskilt budgetvänliga. Till exempel kan man notera i sin bedömning att det finns många papperskorgar för papper på kontoret som fylls upp och som tas ut till soprummet varje dag. När man analyserar resultaten bör man beräkna kostnaden för färgtonern och papperet, den tid som anställda spenderar på att skriva ut sina papper, och jämföra det med exempelvis en ny programvara som kan förbättra en viss process eller arbetsflöde i ens organisation eller på ens avdelning.

 

4. Be om feedback

Kolleger och medarbetare eller anställda kan sitta på värdefull feedback om företagets processer och arbetsflöden. Många av dessa personer har sannolikt sina egna tankar och idéer om hur processerna fungerar, samt hur processerna kan förbättras för att spara in på tid så att de kan slutföra sina uppgifter och nå sina mål mer effektivt. Det finns ofta många mindre detaljer som kan förbättras för att effektivisera en process. Det är framför allt den sortens små detaljer som man lätt kan missa om man inte ber om feedback från de som jobbar närmast dessa processer varje dag. Man kan till exempel hålla i ett möte för att diskutera de områden som behöver förbättras, eller skicka ut ett frågeformulär till de anställda som är baserat på processerna och arbetsflödena.

 

5. Automatisera och effektivisera processerna

Det finns numera ett stort antal moderna programvaror som är till för att hjälpa företagen med att effektivisera sina processer och arbetsflöden. Var och en har sina egna unika funktioner och förmågor som kan vara till nytta för olika branscher och företag. De flesta har dock en del liknande fördelaktiga funktioner, som att samla in data på en central plats, automatisera steg i företagets arbetsflöden och skapa en bättre synlighet genom visualiseringar som grafer, tabeller och rapporter.

 

6. Justera och förfina

Det finns ingen process eller arbetsflöde som är helt perfekt i sig själv, utan de flesta behöver istället kontinuerlig utvärdering för att då och då justeras eller förfinas. Man kan till exempel vilja ändra de effektiviserade processerna efter att man fått tillbaka de nya resultaten. Det kan också ta tid att träna upp de anställda i de nya effektiviserade metoderna och uppgifterna, och det kan ta olika lång tid för de anställda att lära sig tillräckligt bra. När man finjusterar sina processer och arbetsflöden är det viktigt att man har tålamod och därtill ber om ytterligare feedback från klienter och anställda.

 

Att genomdriva de effektiviserade processerna

Om allting går som planerat under effektiviseringen kan man ibland luras till att tro att man är färdig. Så är dock ofta inte fallet. Att lista ut ett sätt att effektivisera en process på är en sak, att genomdriva och verkställa de nya metoderna är en annan! Företagets anställda är troligen invanda i sina gamla mönster med de föregående versionerna av processerna, och att förändra någons rutiner och vanor kan vara svårare än man tror.

Ibland kan det vara lättare än andra gånger, särskilt om man har gjort livet lättare för sina anställda genom att effektivisera de processer som de är ansvariga för. Det gäller framför allt om man har tagit bort onödiga och tidskrävande steg i en process för att effektivisera. I andra fall kan de anställda behöva lägga ner mycket mer tid och energi på att lära sig de nya sätten att göra saker och ting på. Hur kan man i sådana fall säkerställa att de anställda inte går tillbaka till sina gamla sätt och vanor så fort man lämnar dem i fred?

Nyckeln till det är många gånger att använda sig av en programvara som är utvecklad för att arbetsleda processer och arbetsflöden. Istället för att förlita sig på underförstådda processer inom företaget kan man dokumentera och följa processerna med hjälp av en sådan programvara. Man kan se hur processerna går i realtid, om det uppstår några problem eller flaskhalsar, om någon missar en viktig deadline, med mera. Det allra viktigaste kan dock vara att man på ett tydligt sätt förklarar för sina anställda varför effektiviseringen var nödvändig, vilken viktig roll de anställda spelar i arbetet och hur det kan bidra till att nå företagets målsättningar.

 

Exempel – Effektivisering av ekonomiska processer för tillväxt

Ekonomiska och finansiella avdelningar inom ett företag är ofta ansvariga för företagets kassaflöde. De övervakar inflöde och utflöde av ekonomiska resurser och säkerställer att pengar mottas och betalas som de ska.

När ett företag växer med en väldigt hög takt så ökar också mängden dokumentation och fakturor. Om en projektledare regelbundet begär av finansavdelningen att ta fram rapporter om budgetar så sätter det tryck på finansteamet att hinna med i den snabba tillväxttakten. Det kan i sin tur öka den operativa risken. För att försöka ta itu med det problemet kan företaget i fråga välja att anställa fler medarbetare, men det tar dock inte itu med roten till problemet. Så om nyanställningar inte är lösningen, hur kommer företaget att effektivisera sina finansiella processer så att riskerna minimeras?

Företaget kan överföra mer ansvar till sina budgetchefer utanför finansavdelningen, och en potentiell lösning är att automatisera budgetprocessen. Företaget kan installera en programvara med en instrumentpanel med budgetanslag för varje projektledare. Genom att göra det kommer projektledarna att få omedelbar och automatiserad tillgång till sina budgetrapporter. De kommer också kunna se effekterna av sina ekonomiska projektbeslut om inflöden och utflöden i projektets budget.

 

Slutsats

Effektivisering består av att optimera ett företags processer och arbetsflöden. Fullt optimerade och automatiserade processer kan hjälpa företagen att uppnå sin högsta potential, spara in på tid och pengar samt minimera risker. Själva effektiviseringen kan ske genom att man förbättrar en specifik process eller arbetsflöde, genom att till exempel ta bort ett onödigt och tidskrävande steg i en process, automatisera repetitiva uppgifter eller se till så att man använder sig av sina resurser på ett så bra sätt som möjligt. På så sätt skapar man mindre avfall. Det är alltid viktigt att man säkerställer att en en viss produkt är värd mer när den når sin slutanvändare än vad man först matade in i i processen som skapade produkten.