Som ledare och chef i en organisation är ofta en stor del av din roll att ge feedback och återkoppling till dina medarbetare.
Men du ska även själv klara av att hantera den feedback du som chef får ta emot.
Det är av stor vikt hur återkopplingen hanteras, och det kan vara ett mycket känsligt område på många sätt.
Rätt typ av återkoppling
Om du ger fel typ av återkoppling så kan detta leda till att en medarbetare endast fokuserar på det negativa. Då blir det svårt att komma vidare och att utvecklas i sina arbetsuppgifter. Tanken med feedback och återkoppling är att någon ska växa som person och medarbetare, och att detta i sin tur ska påverka organisationen positivt. Det är viktigt att lyfta fram bra egenskaper och insatser, men samtidigt att belysa vad som kan bli bättre och varför en förbättring behövs.
Att ge och få feedback ska vara något positivt och utvecklande, men hur du ger detta på bästa sätt är något du måste lära dig. Det kan vara svårt att både ge och ta emot feedback, detta är något som alla parter inom organisationen måste träna på för att det ska bli så effektivt så möjligt.
Vi människor har en tendens att fastna på det som är negativt under en återkopplingssituation. Detta leder till att du inte hör det positiva som någon vill förmedla. Just därför är det så viktigt att lära sig hur du ska hantera en sådan situation.
Vad är feedback?
Ordet ”feedback” är den engelska termen för återkoppling. Denna term har på senare år börjat att användas allt mer inom det svenska språket som ett låneord, när vi pratar om att ge någon form av återkoppling på en insats. Oftast används ordet inom arbetslivet men det förekommer även i privata sammanhang. Feedback är alltså en form av avstämning och utvärdering av en individs insats som sker muntligen eller skriftligen till den person det berör. Denna återkoppling bör inte vara ensidig. Du som chef ska ge dina medarbetare feedback på sina insatser, och dina medarbetare ska ge dig som chef feedback på dina insatser.
Feedback hör ihop med motivation
Att få återkoppling på hur dina insatser uppfattas på din arbetsplats är enormt viktigt för kommande uppgifter och självkänsla. Om en individ och medarbetare inte blir uppmärksammad på det som är bra och på det som är mindre bra, kan hen inte utvecklas i rätt riktning. Utan återkoppling finns risken att medarbetaren fortsätter att göra samma misstag, eller helt enkelt inte känner att det som hen gör bra uppskattas. Feedback hör ihop med motivation. Du behöver höra till och från och att du gör en bra insats för att få motivation till att göra ett ännu bättre arbete, och för att känna att ditt arbete är meningsfullt för andra. Men du behöver även höra till och från vad som kan förbättras.
Som ledare är feedback något som du måste lära dig att hantera, och när du lärt dig detta så kommer din organisation att växa på rätt sätt. Du får nöjda medarbetare som respekterar dig i din ledande roll, och de känner sig sedda och motiverade.
Återkoppling – en del av ditt ledarskap
Det bästa sättet att utvecklas i ditt ledarskap och för att hjälpa andra människor att utvecklas, är att ge och få återkoppling. Det är dessutom minst lika viktigt att du som chef i en ledande position får återkoppling på ditt arbete.
Många gånger tolkas det du säger i en diskussion på olika sätt beroende på vem du har framför dig. Det kan ibland vara så att du själv har en helt annan bild av hur det du sagt borde ha uppfattats. Därför är det av stor vikt att en ledare kommunicerar på rätt sätt med sina medarbetare, och även lär känna varje individs personlighet.
Feedback skapar trygghet
Alla ledare har ett ansvar att ge en korrekt feedback till sina medarbetare. Återkoppling är ett mycket bra sätt att hålla en nära kontakt med sina underordnade och vise versa. Det skapar en trygghet som i sin tur leder till ett positivt arbetsklimat. Den erkände psykologiprofessorn Judith Komaki har lagt ”återkoppla” högst upp på sin lista över ledarbeteenden som många gånger påverkar en prestation positivt. Detta visar åter igen på hur viktig denna del av ledarskapet är.
Ju tidigare du inser vikten av återkoppling och feedback, desto fortare och mer effektivt kommer din organisation att växa. Glöm inte bort att du själv även måste be om feedback på dina egna beteenden och prestationer från dina medarbetare. Det kan många gånger vara svårt för en person i underordnad position att våga ta steget på egen hand och ge feedback till sin chef. Därför måste du själv ta tag i situationen och helt enkelt be dina medarbetare att ge dig återkoppling då och då.
Skriftlig och muntlig feedback
I många fall kan skriftlig feedback vara en mycket farlig väg att välja för återkoppling. Speciellt om det handlar om negativ feedback. Skriftlig kommunikation kan missuppfattas på många olika sätt eftersom du inte hör tonläget som används eller ser ansiktsuttryck. Det finns stor risk för feltolkningar när du använder dig av skriftlig feedback.
Spontant kan det vara mycket bra att återkoppla via mejl eller annan skriftlig form, men allra helst om det handlar om positiv feedback. Då är risken mycket mindre att det du framför kan misstolkas. Men till största delen bör du använda dig av muntlig återkoppling öga mot öga. Vid ett sådant tillfälle finns möjligheten att föra en diskussion på ett helt annat sätt. Du kan förtydliga oklarheter, ge exempel, och båda parter får chansen att ställa frågor. Det kan även gå bra att ge feedback och återkoppling via telefon, men allra bäst är att träffas personligen.
Kroppsspråket är en mycket viktig del när det kommer till kommunikation. När du då istället för en diskussion via skrift så eliminerar du alla möjligheter för motparten att se ditt kroppsspråk och dina gester, som båda är förstärkare till ditt budskap.
Så ger du feedback
Fokusera på det positiva
När du som chef ger feedback till en medarbetare så ska du alltid fokusera till största delen på det som är positivt. Detta beror på att det negativa har en tendens till att ta över på många sätt.
Syftet med återkopplingen bör alltid vara utveckling och att växa. Tanken är inte att du ska häva ur dig dina personliga åsikter om individen som sitter framför dig, utan att hjälpa personen att komma framåt och utvecklas i sin roll. När det blir för mycket fokus på negativitet är risken stor att återkopplingen inte blir särskilt effektiv eller nyttig, utan kanske istället leder till konflikter. Här blir därför din ledande roll enormt viktig för hur samtalet styrs.
Konstruktiv kritik
Det är dessutom av stor vikt att vara rak och tydlig i kommunikationen. Otydlighet skapar osäkerhet och förvirring, vad är det egentligen som personen framför dig försöker säga?
Feedback måste alltid vara konstruktiv om den ska leda någonstans. Att ge konstruktiv kritik innebär att du belyser problemet på ett positivt sätt, och där du samtidigt ger förslag på förbättringar. Istället för att säga att ”du tänker fel”, så säger du ”kanske du kan tänka så här istället?” Du leder mottagaren vidare utan att för den sakens skull kritisera och få honom eller henne att känna sig dum.
Du bör även som ledare ha säkerställt att du byggt upp rätten att tycka till om en persons beteende eller prestation. I dina ögon kanske du anser dig ha den rätten, men det är inte säkert att den person du ska ge återkoppling till har samma uppfattning.
Att ge och ta emot feedback kan ofta upplevas som något mycket jobbigt, både för givaren och för mottagaren. Det är ofta mycket känslor inblandat och som chef vill man inte såra någon. Det är lätt att hamna i en situation där mottagaren får tunnelseende och att allt som sägs uppfattas mer negativt än vad det i själva verket är.
Trender att undvika
Det finns några punkter som du bör tänka på när det gäller detta område. Det finns nämligen vissa trender inom feedback som egentligen inte är speciellt effektiva eller bra. Du ska exempelvis inte fråga om lov att ge återkoppling. Då finns möjligheten för den andra parten att säga nej, och det är inte bra i utvecklingssyfte. Men där emot så måste du som ledare känna av situationen. Kanske det inte alltid är rätt läge för en viss individ att ta emot feedback av olika anledningar. Då ska du avvakta till ett bättre tillfälle om återkopplingen skall vara givande för båda parter.
Sandwich-metoden
En annan trend är den så kallade sandwich-metoden. Detta innebär att du först ger en positiv feedback, sedan en negativ, och slutligen en positiv igen. När du använder dig av denna typ av upplägg så kanske du tror att ingen kan bli upprörd eftersom du både har börjat och avslutat med något positivt. Men det fungerar inte alltid, då det som sägs där emellan inte automatiskt lindas in av början och slutet. Troligen kommer mottagaren att fokusera främst på det negativa ändå, om den feedbacken inte är konstruktiv och förmedlad på rätt sätt.
7-stegs modellen
Innan du har arbetat fram en säkerhet och en rutin kring hur du ger feedback, är det mycket bra att använda sig av en mall för detta. Det finns flera sådana exempel, men 7-stegs modellen är en typ av mall som du kan arbeta utifrån. Denna mall kan användas när du skall framföra en konstruktiv feedback som har negativa inslag. Den ser ut på följande sätt:
1. ”När du”
2. ”Kände jag”
3. ”Därför att”
4. PAUS
5. ”Jag vill att”
6. ”Därför”
7. ”Kan det fungera för dig?”
Steg 1. Här ska du berätta sakligt vad som skett utan att fördöma eller generalisera.
Steg 2. Här berättar du hur beteendet påverkar dig. Försök att begränsa detta till max två ord för att beskriva dina känslor.
Steg 3. Här berättar du varför du blir påverkad, och varför du känner som du gör.
Steg 4. Nu är det dags för dig att vara tyst och låta motparten kommentera och besvara.
Steg 5. Förklara vilken förändring du strävar efter och hur du önskar att motparten ska utvecklas.
Steg 6. Förklara hur dessa förändringar skulle kunna lösa problemet.
Steg 7. Lyssna på motpartens tankar och idéer. Diskutera fram en hållbar lösning tillsammans.
Positiv Feedback
Den typ av feedback som är allra enklast och trevligast att ge och ta emot, är så klart den positiva. Till skillnad mot den negativa återkopplingen finns det många studier som visar på att beröm är det som påverkar en organisation på allra bästa sätt. Effektiviteten, utvecklingen, lärandet och återhämtningen är enormt beroende av att medarbetarna känner sig uppskattade och värdefulla.
Positiv feedback är oftare mycket lättare att ge än den negativa som kräver lite mer planering och eftertanke. Men det finns även viktiga punkter att tänka på inom den positiva återkopplingen.
Viktiga aspekter vid positiv feedback
Positiv feedback ska ges ofta, men skall alltid vara uppriktig och enkel. Om det är uppenbart att du verkligen inte menar det du säger så blir effekten den motsatta.
Ge en positiv feedback i direkt anslutning till prestationen, när det är som mest aktuellt.
Försök även att vara konkret. Ta upp exakt vad som var bra och varför.
Om du har en hel grupp samlad är det viktigt att ingen känner sig undantagen om positiv feedback ges.
Fokus på beröm
De allra flesta människor anser att feedback som är positiv, är lika viktig inom vardagslivet som i arbetslivet. Du behöver höra emellanåt att du gör ett bra jobb som uppskattas och få vägledning för att utvecklas i din roll på arbetsplatsen. En enkätundersökning som utfördes av tidningen Arbetsliv visade på att hela 95 % tyckte att positiv förstärkning var ett måste på arbetsplatsen, och så många som 80 % tyckte att det gavs för lite positiv feedback i dagsläget.
Positiv förstärkning handlar om hela attityden. Det vill säga hur det tänks, pratas och uppfattas. En ledare som är trygg i sin roll och värnar om sina arbetare kan mycket enkelt använda sig av positiv förstärkning som utvecklar företaget, men då måste medarbetarna känna att det är autentiskt. Både arbetsmoral och arbetsglädjen ökar då, och företaget växer med en sund arbetsmiljö som grund.
Förbise mindre problem
Inom återkoppling och feedback måste fokuset ligga på det positiva och inte på det negativa. Belys mycket oftare det som är bra än det som är dåligt. Det är inte alltid ett måste att du som ledare måste ta upp allt som kan uppfattas som negativt, så länge det negativa inte har blivit till ett stort problem. Men många gånger kan du med fördel förbise mindre problem så länge inte hela organisationen påverkas av detta. Det är mycket bättre som ledare att uppmärksamma det som personen i fråga gör bra. Då är chansen mycket större att ni får en positiv utveckling inom verksamheten.
Negativ feedback
Negativ feedback låter inte särskilt upplyftande eller roligt. Risken är ofta stor att personen som får den negativa feedbacken tar det för personligt och missnöje uppstår på olika sätt. Detta kan vara en grogrund till en eller flera konflikter. Personen som ger den negativa feedbacken kan många gånger både känna press och ovilja att framföra informationen.
Varför negativ feedback?
Varför ska man då ge negativ feedback? Det absolut självklaraste är att man är tvungen, på grund av dåligt utfört arbete, olämpligt beteende eller av andra själ. Ett annat skäl kan vara för att utveckla ett arbete så att det blir ännu bättre. Rent generellt ska en ledare undvika negativ feedback till personer som nyligen anställts. En negativ återkoppling fungerar oftast bäst i en miljö där feedbacken är konstruktiv och där mottagaren är sakkunnig, erfaren och tar kommentarerna på rätt sätt och som vägledning. Även i en miljö där båda parter känner varandra väldigt väl kan negativ feedback fungera väldigt bra då parterna är säkra på sina känslor och roller.
Det allra bästa sättet att framföra negativ feedback på är genom att vara specifik och hålla sig till saken. Genom att tydligt påpeka vad som har brustit och som behöver förbättring kan mottagaren av feedbacken enklare anpassa sig och utvecklas. Viktigt att poängtera är att negativ feedback inte bör ges inför andra människor till skillnad från den positiva.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis så är feedback och återkoppling grunden till att utveckling inom en organisation kan ske. Detta tillsammans med konflikthantering och kommunikation avgör hur framgångsrik en verksamhet kan bli.
Du bör undvika skriftlig återkoppling om den inte är positiv, och det kan vara mycket bra att använda sig av olika modeller för hur du som ledare ska ta dig an en situation där din uppgift är att ge feedback till en eller flera medarbetare.
Negativ feedback måste alltid vara konstruktiv och genomtänkt, annars riskerar ni att få motsatt effekt, och situationen blir istället värre. Fokus måste ligga på den positiva feedbacken och det är där och då som en medarbetare verkligen kan växa och förbättra sig själv. Feedback och motivation går hand i hand, och det är viktigt att komma ihåg.
