Konstruktiv feedback: Kan vara positiv, negativ eller neutral

Att vara chef eller arbetsledare för ett team i dagens företagsklimat är inte alltid det lättaste. Arbetskulturen nu för tiden kräver ofta att chefer och arbetsledare är kapabla till att axla flera olika roller samtidigt. Som mentor, ledare och coach med flera. En av de viktigaste aspekterna av de rollerna är förmågan och viljan att leverera konstruktiv feedback till sina anställda.

Konstruktiv feedback

 

Feedback är en grundläggande och ofta också en avgörande del av en effektiv och välfungerande arbetsplats. Att regelbundet och ofta ge sina medarbetare positiv feedback påverkar både deras moral och engagemang samtidigt som feedbacken också kan fungera som en guide. Till exempel genom att förstärka positivt beteende och bekräfta att medarbetarna arbetar i rätt riktning. Eller styra dem rätt när det behövs. Feedbacken kan också sätta upp och förtydliga de standarder som finns och de förväntningar som finns på ett visst arbetsteam eller projekt.

Att ge konstruktiv feedback är dock inte alltid en enkel process och därtill kan linjen mellan konstruktiv feedback och kritik ofta vara suddig och farligt lätt att kliva över. Det är ofta där det går fel för chefer, när de ska ge sina anställda effektiv och viktig feedback. Tonen och sättet som man ger feedback på, samt de väl valda orden som man använder, spelar en avgörande roll för hur mottagaren uppfattar feedbacken. Konstruktiv feedback som av misstag uppfattas som kritik kan på ett negativt sätt påverka både arbetsrelationerna och produktiviteten. Därför är det viktigt att man alltid tänker igenom och planerar sin konstruktiva feedback innan man presenterar den för vederbörande person. Den här texten tittar närmre på hur man bäst går tillväga och vad man bör tänka på när man ger någon konstruktiv feedback.

Vad är konstruktiv feedback?

Att ge någon konstruktiv feedback handlar om att förse någon med användbara kommentarer och förslag som i slutändan syftar till att bidra till:

  • Positiva resultat
  • En bättre process
  • Ett förbättrat beteende

Konstruktiv feedback motiverar, engagerar, stöttar och bidrar med korrigerande åtgärder och lösningar till personen som mottar feedbacken. Att veta hur man ger konstruktiv feedback och att också känna sig bekväm med att ta emot den typen av feedback är värdefulla egenskaper, som det är viktigt att framförallt chefer av olika slag besitter. Feedback är samtidigt någonting som alla medarbetare bör ge och ta då och då.

Konstruktiv feedback kan antingen vara:

  • Positiv (exempelvis säga till någon att de har gjort någonting bra)
  • Negativ (att föreslå för någon hur någonting de gör skulle kunna förbättras)
  • Neutral (bara en objektiv iakttagelse)

Det händer ofta och lätt att man förväxlar feedback med kritik, men det är viktigt att feedback inte betraktas som ett personligt påhopp eller som en lista av fel och misstag. Medan innehållet i konstruktiv feedback kan vara negativt så bör feedbacken alltid levereras på ett konstruktivt vis. Tanken med konstruktiv feedback är att informationen som man levererar till någon ska vara så specifik som möjligt, både när det gäller informationen och själva problemet som man utvärderar, samt baserad på observationer. Det finns framförallt två stycken centrala aspekter som gör feedback konstruktiv:

  • Feedbackens innehåll: Konstruktiv feedback är som sagt specifik, problemfokuserad (istället för att fokusera på att utvärdera själva personen) och baserad på det som går att observera och iaktta (istället för att bara anta någonting om personens attityd eller motivation). Den konstruktiva feedbacken innehåller vanligtvis också någon form av beskrivning av en specifik riktning som personen som mottar feedbacken borde fortsätta i. Eller förslag på hur förbättringar kan göras, om det behövs.
  • Hur feedbacken levereras: För att kunna vara konstruktiv bör feedbacken aldrig presenteras på ett sätt som skulle kunna provocera fram sårade känslor, skuldkänslor, motstånd eller en känsla av misslyckande. Att vara ärlig med sin feedback och med vad man tycker innebär inte att man måste vara fullständigt taktlös eller inte ta personens reaktion och känslor i beaktning.

I motsats till konstruktiv feedback så är destruktiv feedback ohjälpsam, anklagande, personlig, dömande och subjektiv. Det är någonting man alltid bör göra sitt yttersta för att undvika. Destruktiv feedback kan ofta underminera feedbackens mottagare och dess självkänsla, och lämnar dessutom det aktuella problemet olöst eftersom mottagaren känner sig både osäker och omotiverad.

Syftet med och vikten av konstruktiv feedback

Syftet med konstruktiv feedback är att ge feedback till en person på ett sätt som kommer leda till en förbättrad utkomst. Det är viktigt eftersom att det bidrar till både personlig och professionell utveckling av individer. Konstruktiv feedback kan till exempel leda till följande:

  • Ökad och stärkt moral bland medarbetarna: Korrekt levererad konstruktiv feedback hjälper till att förbättra produktivitet, vilket i sin tur uppmuntrar individer till att bli ännu mer engagerade i sitt jobb.
  • Viktiga kommunikationskanaler öppnas upp: På en arbetsplats kan det ofta finnas diverse hinder för kommunikationen mellan företagets medarbetare och dess chefer. Konstruktiv feedback och feedback överlag kan hjälpa till att ta bort sådana hinder och barriärer. Något som gör att kommunikationen mellan de olika nivåerna inom företaget flödar mer fritt.
  • Bättre och effektivare användning av resurser: Resurser är i princip alltid begränsade inom de flesta typer av företag och organisationer, vilket är anledningen till att det inte är någonting som man vill slösa på i onödan. Konstruktiv feedback hjälper till att minska på resursslöseri genom att se till så att uppgifter, metoder och beteenden optimeras.
  • Högre nöjdhet bland de anställda: Många arbetare idag söker efter jobb som regelbundet förser dem med nya möjligheter för att lära sig något nytt. När det sker blir de anställda generellt nöjdare på jobbet. Konstruktiv feedback som ges på en regelbunden basis skapar de här möjligheterna för de anställda och ökar nöjdheten inom varje specifika uppgift.
  • Ökad personlig och professionell utveckling: Konstruktiv feedback som fokuserar på positiv kritik kan hjälpa alla inblandade parter att se de förändringar som de behöver göra för att förbättra sina resultat.
  • En mer hälsosam arbetsplats: En hälsosam arbetsplats sägs ofta vara möjlig att uppnå först när alla anställda fokuserar på att göra sitt allra bästa och när det inte finns några barriärer för kommunikation och feedback.

Så gör man feedback mer konstruktiv

Det är väldigt viktigt att man kan skilja mellan konstruktiv och destruktiv feedback. Destruktiv feedback pekar på brister och kan ofta uppfattas som ett direkt påhopp på personen som mottar kritiken. Samtidigt som värdefulla tips och förslag eller stöttande feedback uteblir. Exempel på feedback som är destruktiv är ”Du har fel”, ”Det är inte så vi gör saker och ting här” och ”Du verkar inte ha någon aning om vad du håller på med”. Här följer några tips för hur man kan göra ens feedback mer konstruktiv:

  1. Fokusera på observationer: Konstruktiv feedback bör alltid baseras på det man kan se eller höra om en persons beteende, istället för att skapa förutfattade meningar och göra förhastade antaganden.
  2. Fokusera på beteendet istället för på individen: Konstruktiv feedback bör handla om vad en individ har gjort och inte på hur individen är som person.
  3. Fokusera på sådana saker och aspekter som går att förändra: Konstruktiv feedback ska alltid handla om sådant som personen i fråga har kontroll över och som går att förändra och förbättra. Istället för någonting som ligger bortom personen kontroll.
  4. Erbjud rekommendation och förslag på lösningar: Konstruktiv feedback bör alltid innehålla minst en specifik lösning eller en rekommendation.

Så ger man konstruktiv feedback

Att ge feedback till sina anställda eller kollegor är som sagt inte alltid någonting som känns enkelt eller tydligt. Därför är det viktigt att man försöker träna på att både ge och ta emot feedback. När man ska ge någon feedback, oavsett om det är en underordnad, en kollega eller en överordnad, kan man ha följande aspekter i åtanke.

Förberedelser

Det kan vara smart och användbart att ha etablerat och bestämt målsättningarna tillsammans med den anställde innan feedbacken ska ges. Det gör att det blir lättare att fokusera feedbacken och på de specifika områden som den anställde vill utvecklas inom. Något som alla chefer och arbetsledare bör göra är att sätta sig ner med varje anställd och tillsammans sätta upp målsättningar för exempelvis varje månad och år. Man bör planera själva feedback-mötet ordentligt, redan i förväg. Feedback-mötet bör alltid ske i enrum när det gäller konstruktiv feedback. Det tillåter feedbackens mottagare att förbereda sig, både mentalt och praktiskt. Därtill kan det ta bort lite av nervositeten.

Kommunikationstekniker

Hur man kommunicerar är avgörande när det kommer till konstruktiv feedback. Det är viktigt att man visar för och kommunicerar till mottagaren att man bryr sig. Detta för att personen i fråga förstår att det är därför man ger feedbacken. För att visa att man faktiskt bryr sig när man ger någon negativ feedback kan man till exempel uttrycka sin oro, då det visar på att den här informationen som man ger är viktig och att man ger den till dem för att man vill hjälpa till.

Man ska alltid undvika att uttrycka känslor av ilska, irritation och besvikelse. Om man inte gör det är risken stor att ens konstruktiva feedback kommer att förvandlas till kritik. Poängen med ens feedback kommer att förloras och det är också troligt att mottagaren kommer att bli känslosam. Man bör därtill försöka att vara så direkt som möjligt eftersom att ens feedback kommer att bli tydligare när man på ett rättframt sätt kommer till poängen snabbt. Att vara ärlig är också viktigt och man bör försöka att undvika att länka positiv feedback till negativ feedback eftersom att det kan skapa förvirring hos mottagaren. Sist men inte minst bör ens kommunikation till feedbackens mottagare vara så uppskattande och stöttande som möjligt. Man kan med fördel använda sig av praktiska exempel för att förtydliga för personen hur och varför deras handlingar och deras arbete är värdefullt.

Den konstruktiva feedbackens innehåll

En grundregel när det kommer till konstruktiv feedback är att helt enkelt aldrig ge feedback om det inte finns något konstruktivt syfte med att ge feedbacken. Om det finns ett konstruktivt syfte så kan man gå vidare med hjälp av de här stegen:

  1. Börja positivt: Man bör säkerställa att man startar konversationen så positivt som möjligt eftersom att det gör så att mottagaren känner sig självsäker, vilken i sin tur brukar leda till att man blir bättre på att ta emot och hantera eventuell negativ feedback.
  2. Skapa en balans: En balans mellan mängden positiv och negativ feedback igenom hela konversationen är viktigt, eftersom det kommer göra att mottagaren blir mer mottaglig både för den positiva och den negativa feedbacken. Det visar för mottagaren att det finns områden där de kan förbättras men att man samtidigt är nöjd med andra delar av deras arbete. Att bara lista negativa saker efter varandra kan vara avskräckande och sänka motivationen.
  3. Välja ut ett fåtal områden för förbättring: Det här gäller framförallt de personer som har väldigt många områden de skulle kunna utvecklas eller förbättras inom. Att nämna samtliga av de områdena under en och samma konversation kan vara förvirrande, avskräckande och omtumlande. Att nämna omkring tre stycken olika områden för förbättring kan ofta vara en lagom mängd av konstruktiv feedback. Då har mottagaren möjlighet att förbättra de tre områdena så bra som möjligt genom att lägga all sin energi och sitt fokus där, istället för att halvhjärtat arbeta med alltför många områden samtidigt.
  4. Presentera både kontext och exempel: För att den konstruktiva feedbacken ska vara praktiskt användbar så är det avgörande att feedbacken är så specifik som möjligt. Exempel från situationer eller beteenden kan ofta vara otroligt användbart för att göra feedbacken mer specifik och illustrativ.
  5. Be om tillåtelse: För att mottagaren ska bli mer öppen för att ta emot den konstruktiva feedbacken och för att sedan också agera på den, är en bra teknik att först be personen om lov. Man kan till exempel fråga vederbörande om det är okej att man delar sina observationer med dem.
  6. Hålla sig till observationer: Fokus bör alltid ligga på observationer och fakta istället för på tolkningar och åsikter. Observationer är det som man ser och hör, medan tolkningar är åsikter angående det man ser och hör. Man bör koncentrera sig på vad den anställde faktiskt gjorde, istället för att dra förhastade slutsatser och anta vad som låg bakom deras handlingar.
  7. Fokusera på handlingar: På samma sätt så bör man fokusera på personens handlingar och inte på deras personlighetsdrag för att undvika att den konstruktiva feedbacken uppfattas som en personlig attack.
  8. Förklara effekten: Man kan förklara för mottagaren varför en observation är viktig genom att använda sig av fakta och förklara hur deras beteende har påverkat andra, inklusive den större organisationen. Det uppmuntrar och motiverar ofta människor till att faktiskt förändra sig.
  9. Förståelse: Man bör tillåta mottagaren att svara på feedbacken och förklara de handlingar som ligger till grund för den konstruktiva feedbacken. Man vill ju trots allt förstå varför en anställd har uppträtt på ett visst sätt, innan man bestämmer hur man ska gå vidare. Efter att man har presenterat sin feedback och eventuella exempel så kan man till exempel fråga mottagaren hur deras tankar är kring den situationen. Ofta när en anställd börjar förklara sitt beteende så händer det att de själva kan identifiera vad som gick fel och dessutom komma på lösningar för hur de kan nå ett bättre resultat.

Ta fram lösningar tillsammans

Man kan hjälpa den anställde att komma på lösningar för sig själv och sitt beteende genom att ställa öppna frågor såsom exempelvis ”Hur tror du att du skulle kunna göra det här bättre i framtiden?”. Man kan därtill presentera sina egna förslag, och be mottagaren att reflektera kring dem och komma med kommentarer. Sedan bör man förklara varför det är viktigt att personen gör de här förändringarna. Det kan vara en bra idé att ta fram tydliga och mätbara målsättningar så att både man själv och den anställde kan bedöma hur deras utveckling går.

Slutet på feedbacken

I slutet av konversationen kan man summera de viktigaste aspekterna av feedbacken samt målsättningarna, vilket kan bekräfta att den anställde har förstått det som man har diskuterat. Man bör avsluta konversationen så positivt som möjligt så att den anställde känner sig motiverad och självsäker när de går därifrån.

Slutsats

Att ge konstruktiv feedback är något man gör för att hjälpa någon att utveckla och förbättra sitt beteende eller sin prestation. Konstruktiv feedback kan vara positiv, negativ eller neutral men bör alltid presenteras på ett positivt och konstruktivt sätt och gärna tillsammans med illustrativa exempel. Det är inte alltid det känns särskilt enkelt att vare sig ge eller ta emot konstruktiv feedback, vilket är anledningen till att man alltid bör förbereda sin feedback så väl som möjligt på förhand. Man bör också se till så att man håller sig objektiv och att man alltid baserar sin feedback på faktiska observationer och information.