Positiv feedback är ett verktyg som används för att förstärka positivt beteende och för att stötta beteendeförändringar, till exempel i ett företag eller på en arbetsplats. Samtidigt som det då och då kan vara nödvändigt att ge och att ta emot hälsosamma nivåer av kritik när det kommer till områden som har förbättrings- och utvecklingspotential, är det minst lika viktigt att också använda sig av positiv feedback. Den här texten tittar närmre på vad positiv feedback är, hur man bäst går tillväga för att ge någon positiv feedback, hur man bäst tar emot den positiva feedbacken samt vilka fördelar man kan dra av att använda sig av positiv feedback som ett verktyg för personlig utveckling.
Vad är Positiv Feedback?
Positiv feedback är en kommunikation som erkänner och förstärker någon annans styrkor och framgångar. Att ge och att ta emot positiv feedback är något som gör nytta för alla inblandade. På en arbetsplats kan en generell uppfattning ofta vara att det är upp till cheferna och arbetsledarna att ge feedback. Men i realiteten borde alla medarbetare och individer ge varandra positiv feedback ofta och regelbundet. Det är viktigt att uppmärksamma sina medarbetares styrkor, eftersom att man då också blir bättre på att arbeta som ett team när man vet hur man bäst kompletterar varandra. När man tar emot positiv feedback från någon annan så har man lättare för att inse vad ens egna styrkor är. Man blir också bättre på att utveckla de områden som behöver förbättras och överlag så leder en tradition och vana av att ge varandra positiv feedback till en positivare atmosfär på arbetsplatsen och mer effektivt arbete.
Att ge meningsfull och positiv feedback
För att positiv feedback, eller vilken feedback som helst egentligen, ska vara effektiv och ha en påverkan i praktiken bör den alltid vara väl genomtänkt innan den presenteras för personen i fråga. När man ska ge någon positiv feedback ska man försöka tänka på hur man kan inkludera så många specifika detaljer som möjligt så att publiken eller vederbörande person förstår precis varför vad de gjorde var bra och varför det beteendet bör förstärkas eller upprepas. På så sätt blir det enklare för personen som fått feedbacken att fortsätta i samma spår och utvecklas till det bättre. Om den feedback man levererar är vag eller inte känns särskilt meningsfull så blir det oklart för personen i fråga att veta vad de gjorde som var bra, vilket i sin tur leder till att det blir svårt att upprepa det positiva beteendet.
Hur man bäst levererar den positiva feedbacken
När man ger någon positiv feedback ska man som sagt försöka vara så specifik som möjligt, både när det gäller det personen gjort och hur situationen ser ut. Hur man levererar feedbacken bör också anpassas efter hur personen är så att man ökar chansen för att personen tar emot feedbacken bra och sedan agerar. Förutom att vara så specifik som möjligt finns det också en del andra knep att använda sig av när man planerar att ge någon feedback:
- När det är möjligt bör man försöka att koppla positivt beteende till faktiska resultat inom företaget.
- Leverera den positiva feedbacken så nära inpå själva uppgiften, presentation eller arbetet som möjligt.
- Det kan vara en bra idé att leverera positiv feedback inför andra personer och inte bara inför den som feedbacken gäller. Då kan de personerna också dra nytta av ens feedback.
- Ju mer specifik man är när man ger någon feedback, desto större är sannolikheten att personen använder sig av och implementerar feedbacken i framtida situationer.
- Även om man bör ge feedback regelbundet och ofta bör den positiva feedbacken inte ges så ofta eller på ett så trivialt sätt att den positiva feedbacken börjar förlora sin mening och ha mindre effekt i praktiken.
- Man bör undvika att leverera positiv feedback på ett nedlåtande sätt eller med en negativ ton och man bör också försöka vara så taktfull som möjligt när man ger positiv feedback till överordnade.
- Oavsett vilken position man har just nu i karriären är det viktigt att inse att positiv feedback så väl som konstruktiv kritik är både användbart och nödvändiga verktyg att ta del av. Samtliga medarbetare, oavsett var i den organisatoriska pyramiden de befinner sig, bör prioritera att ge varandra passande och positiv feedback för att på så sätt bidra till en mer konstruktiv och stöttande atmosfär på jobbet.
Fördelar med positiv feedback
Medan somliga personer trivs med och faktiskt presterar bättre med hjälp av kritisk feedback, kan det för många andra ofta sänka ens motivation och moral, minska ens produktivitet och få det att kännas som att ingen uppskattar ens arbete när alltför stort fokus ligger på negativ feedback. Att istället göra positiv feedback till en vardaglig och rutinmässig del av arbetet kan ha många fördelar, så som till exempel:
1. Positiv feedback främjar och stärker engagemang
Feedback som handlar om vad människor gör rätt kan resultera i ett ökat engagemang, både vad gäller de arbetsuppgifter som man ansvarar för och med kollegorna emellan. Några av fördelarna med ett ökat engagemang mellan kollegorna är att de känner sig mer bekväma med att till exempel dela med sig av sina nya idéer eller uppmärksamma problem som behöver bli hanterade och lösta.
2. Positiv feedback stöttar en viss standard inom företaget
Att ge och ta emot positiv feedback som ligger i linje med företagets standarder och målsättningar kan hjälpa de anställda att bibehålla en hög kvalitet på både beteendet och det arbetet som utförs så att det möter arbetsgivarens förväntningar.
3. Positiv feedback utvecklar prestationen
Positiv feedback har förmågan att förbättra vissa kunskaper och kvalitéer, även om man redan har höga resultat eller har någon form av ledningsroll. Att öka och förbättra ens prestation kan vidare öka ens produktivitet och på så sätt skapa bättre förutsättningar för ens karriär så väl som för hela organisationen.
4. Positiv feedback är ett kostnadseffektivt verktyg
Att utveckla en stöttande och positiv arbetsmiljö kan som sagt öka produktiviteten inom företaget. Samtidigt som det kan minska eventuell friktion och konflikter mellan medarbetarna. Tillsammans kan de här faktorerna leda till att man sparar in på kostnader som ett resultat av meningsfull, konsekvent feedback mellan kolleger och från arbetsledare och chefer.
Konstruktiv kritik och positiv feedback
Medan positiv feedback definitivt är ett nödvändigt inslag i alla organisationer och på alla arbetsplatser är det såklart också viktigt att låta ens medarbetare och anställda veta om när det finns möjligheter för att förändra och förbättra sina kunskaper och kvalifikationer. Detta för att hjälpa dem att klättra i karriären. Till skillnad från positiv feedback så kan det dock ofta vara rätt svårt att veta exakt när eller hur man på ett så passande sätt som möjligt levererar konstruktiv kritik. Här nedan följer några tips på vägen.
Tips nr 1 – Undvik ”the feedback sandwich”
När man ger negativ feedback är det viktigare än någonsin att vara konstruktiv. Man kan absolut inkludera en positiv kommentar för att låta personen i fråga veta att de också har gjort någonting bra, men man bör alltid undvika att ge en komplimang både före och efter ens kritik. Att skapa en feedback sandwich kan annars urvattna den information som annars hade varit hjälpsam och viktig feedback. Istället bör man starta konversationen med att peka på vad personen gjorde rätt och sedan gå vidare med hur man tycker att de kan förbättra sitt beteende.
Tips nr 2 – Gör feedbacken så hjälpsam och konstruktiv det bara går
Till skillnad från negativ feedback kan konstruktiv kritik ofta hjälpa en anställd att se vad han eller hon behöver göra för att förbättra sitt arbete eller sin prestation. Även just varför det är så viktigt att göra de förbättringarna. Tanken med konstruktiv kritik är att presentera både en kritik och en lösning och på så sätt ge den anställde en tydlig bild av hur de kan gå till väga för att förbättras. Det kan ofta också vara hjälpsamt att ge den anställde ett exempel som illustrerar det förbättrade beteendet.
Tips nr 3 – Gör negativ feedback till ett undantag och inte regel
Medan det är både hälsosamt och en nödvändig del av jobbet att erbjuda konstruktiv kritik, kan negativitet, klagomål och konstant kritik snabbt skapa en ohälsosam arbetsmiljö. En metod man kan använda för att undvika det är att erbjuda en komplimang eller positiv feedback för varje negativ kommentar som man ger eller hör någon säga.
Tips nr 4 – Undvik att ge skriven feedback via internet
Det är nästan alltid bättre att erbjuda konstruktiv kritik öga mot öga. Det är annars lätt för andra att misstolka skriftlig kommunikation eftersom de inte kan höra ens ton eller läsa ens ansiktsuttryck och kroppsspråk.
Tips nr 5 – Använd inte negativ feedback för att ventilera
Konstruktiv kritik bör endast användas som en metod för att uppmuntra och motivera andra till förbättring för att på så sätt växa och avancera i sin karriär. Man bör alltid undvika att prata med andra personer om feedbacken som man ska ge än den som feedbacken gäller.
Tips nr 6 – Föregå med gott exempel
Oavsett om man erbjuder feedback i form av en rapport eller om man ger den direkt till en annan kollega är det alltid bra att praktisera det man själv kritiserar i sitt eget arbete. Det vill säga föregå med ett gott exempel. Om man själv har samma utrymme för förbättring som de som man ger sin feedback till, kan ens feedback lätt uppfattas som oärlig eller inte särskilt trovärdig.
Tips nr 7 – Var öppen för att själv ta emot feedback
Eftersom det kan kännas svårt att ta emot kritik angående ens arbete är det någonting man kan öva på. Man bör öva på att lyssna på och ta till sig av kritik från andra precis som man övar på att ge kritiken. Att göra det kan hjälpa en att förbättra sina kunskaper och att utveckla sin karriär.
Tips nr 8 – Fråga alltid om lov först
Om det inte är så att man specifikt har blivit ombedd att ge konstruktiv kritik så bör man alltid först fråga om det är okej att man gör det. Det skapar en känsla av tillit och tillåter också mottagaren att förbereda sig inför att ta emot kritiken.
Att ta emot positiv feedback
Att ge beröm och positiv feedback är som sagt någonting som i princip alltid leder till glada och engagerade medarbetare och anställda. Paradoxalt nog så kan det dock kännas väldigt svårt att ta emot den positiva feedbacken och lovorden. När ens kolleger eller chefer ger en komplimanger eller positiv feedback lyssnar man inte alltid, istället tenderar många att slå bort komplimangerna. Då är det högst osannolikt att man absorberar det som sagts och tar till sig av den positiva feedbacken för hur man presterar på jobbet.
Att acceptera komplimanger och lovord kan till och med betraktas som en skicklighet, vilket i praktiken innebär att det är någonting som man kan träna upp. Om man anstränger sig för att verkligen lyssna på och ta till sig av de positiva saker som ens kolleger säger till en om ens arbete, skulle man på så sätt tysta och kanske till och med helt och hållet stänga ner sin interna kritiker för gott. Man skulle istället lära sig något nytt om det som man är extra bra på och se sina styrkor utifrån andras ögon. När man accepterar positiv feedback på ett snyggt sätt så är man också en bra förebild för ens medarbetare och kan därtill inspirera dem till att dela mer beröm och att se på beröm som en värdefull typ av information. Här följer några olika konkreta strategier för hur man kan gå till väga för att omvandla den positiva feedback som man tar emot till bränsle för att driva sin karriär framåt och utvecklas:
Istället för att slå bort komplimanger bör man absorbera dem
Det första man bör göra är att helt göra sig av med fraser så som ”äh, det var det lilla” eller ”äsch, det var väl ingenting”. Istället bör man ta åt sig när någon säger tack och berömmer det man har gjort och se på berömmen som viktig information som man kan inkorporera i sitt arbete. Om man till exempel ofta blir tillsagd att man är bra på något specifikt, är det sannolikt så att det rör sig om en kvalitet eller kunskap som man är väldigt bra på och tycker om att göra. Då bör man fråga sig själv om det är någonting som man kan bli ännu bättre på, eller kanske överföra till andra medarbetare.
Ställ följdfrågor
Att ställa följdfrågor när någon ger en positiv feedback är inte samma sak som att fiska efter komplimanger. Istället så är syftet med att ställa följdfrågor att bättre förstå den positiva feedbacken.
Använd beröm för att upptäcka naturliga förmågor
Ibland är man så van vid att göra någonting att man inte inser att det är något av en unik kompetens som man besitter, eller att man gör något på ett unikt sätt. När någon anser att en kvalitet man besitter är en styrka så innebär det i praktiken att man utmärker sig jämfört med andra personer. När man internaliserar den styrkan så kan man använda sig av den, artikulera den bättre och göra den till en självklar och naturlig del av ens personlighet och arbetsprofil. I det här avseendet spelar arbetsledare och chefer en viktig roll.
Arbetsledare kan lägga mer vikt vid beröm och positiv feedback
Att ge beröm under ett utförande av någonting kan vara svårt ibland. Ofta händer det att personer zoomar ut när chefen pratar om de positiva aspekterna av ens prestation därför att de är nervösa för den negativa feedbacken som ska falla ner som en bomb alldeles strax. Därför bör chefer försöka ägna en jämn mängd uppmärksamhet och fokus på beröm och positiv feedback, som eventuell negativ feedback eller kritik.
Främja organisationskulturer där kollegor fritt delar med sig av beröm
Ett team som på ett fritt och öppet sätt ger varandra beröm och komplimanger är ett team där det råder en hög nivå av tillit och så kallad psykologisk säkerhet.
Slutsats
Positiv feedback är en typ av information som ges till någon för att uppmärksamma och förstärka deras positiva beteende och är en viktig del av personlig utveckling. Positiv feedback kan komma i många former och i många olika sammanhang och situationer. Till exempel på jobbet, i skolan, i sportsammanhang och även hemma. Det bästa är att ge någon feedback öga mot öga och att först tänka igenom vad man ska säga och hur man ska säga det. Precis som man kan och bör öva på att ge andra människor feedback bör man också öva på att ta emot feedback. Så att man på så vis ser till att internalisera och sedan också använda sig av den positiva feedback som man får.
