Projekt: Vad är ett Projekt?

av | 29 jul, 2020

Ett projekt är ett tillfälligt, tidsbegränsat arbete med en definierad start- och sluttid. Projektets omfattning och resurser är förutbestämt, och där projektgruppen arbetar mot ett tydligt mål.

Att organisera sin verksamhet i projekt innebär att man får tydliga ramar att förhålla sig till för saker exempelvis tid, budget och resurser.

Vad är ett Projekt

Att organisera arbete på detta sätt är verkligen inget nytt. Tittar vi långt tillbaka i tiden så har människan alltid haft olika typer av projekt. Det kunde till exempel vara en byggnad som skulle byggas eller en väg som skulle anläggas, då avsattes tid och resurser för detta, inköp planerade och genomfördes och arbetet delades in i olika faser. Ett start- och slutdatum bestämdes och sedan körde man igång!

Detta är egentligen mycket typiskt för ett projekt, även fast dagens moderna projekt kanske handlar om en organisationsförändring eller något ännu mer abstrakt, så är det med själva tidsbegränsningen centralt för vad som är ett projekt.

En annan viktig aspekt som definierar vad som är ett projekt är att det är något unikt som är resultatet av projektet. Ett projekt finns för att något ska skapas eller genomföras utöver den normala verksamheten inom en organisation. Trots att målet för projekt är extremt olika så är komponenterna i projekten förvånansvärt lika. Detta ska i nu titta närmare på.

 

Vad kännetecknar ett Projekt

Kännetecken för ett projekt:

  • Tidsbestämt, det har en början och ett slut
  • Det finns en beställare eller en uppdragsgivare
  • Det finns särskild personal som arbetar för projektet
  • Det finns en projektledare eller en projektadministration för projektet
  • Det finns en egen budget för projektet
  • Det är ett uppdrag som inte ingår i ordinarie verksamhet
  • Det finns egna aktiviteter för projektet
  • Det finns tydliga definierade mål för projektet

 

Definition av ett projekt

Ett projekt är något som är avgränsat. Det är ett arbete som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att uppnå ett mål som är bestämt i förväg. En formell definition brukar vara att ett projekt är ”en temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst.” Med temporär menar man att det finns en början och ett slut och att projektet därför har en viss varaktighet. Ordet satsning syftar på att det avsätts särskilda medel för denna arbetsinsats, projektet har alltså en egen budget. Ordet unik syftar på att ett projekt ofta tar fram något nytt, något som inte gjorts tidigare. Det handlar om en unik aktivitet som ska genomföras och inte om något som återkommer. Vara eller tjänst är slutprodukten, ett projekt har ofta ett tydligt definierat mål. Målet kan även vara av den mindre konkreta karaktären, kanske är målet för ett projekt en organisationsförändring eller liknande.

 

Temporär och unik

Orden temporär och unik återkommer ofta när man talar om vilka aktiviteter som ska betraktas som projekt. Under en period så var projektformen trendig och då betraktas allt som projekt. Detta gjorde att många krävde mer tydliga definitioner på vad som är ett projekt. Om allt betraktas som projekt så kan detta ställa till det i den ordinarie verksamheten. När man talar om projekt så brukar man säga att ordet unik är viktigt. Det betyder som sagt att det som projektet ska utföra, målet, ska vara unikt till sin karaktär. Det vill säga det ska inte höra till den ordinarie verksamheten. Ett annat återkommande ord är temporärt. Det betyder att uppdrag som kan hantera i projektform ska vara temporära till sin natur. De ska vara tidsbegränsade och ha en början och ett slut.

 

Exempel på olika projekt

Några exempel på olika projekt kan till exempel vara

  • Att en organisation vill utveckla en ny produkt eller tjänst
  • Genomföra en politisk valkampanj
  • Genomföra en ändring i en organisation
  • Bygga ett hus eller anläggning
  • Svara på en anbudsförfrågan
  • Införa ett nytt affärssystem
  • Konstruktion av en byggnad, tunnel eller bro
  • Utveckling av ett nytt läkemedel för ett läkemedelsföretag
  • Starta upp en ny butik för en återförsäljare
  • Utvidgning av försäljning till ett nytt geografiskt område för en tillverkare
  • Bygget av Öresundsbron
  • Produktionen av en TV-serie av som till exempel Paradise Hotel
  • Hultsfredsfestivalen
  • Skapandet av en e-handelsplats på Internet
  • Införandet av ett datoriserat lagersystem och så vidare!

Projekt kommer i alla varianter och trots att de kan verka så extremt olika till sin natur så är de faktiskt förvånansvärt lika i grund och botten.

 

Historien bakom projekt

Ordet projekt kommer ifrån det latinska ordet projicere som betyder utkast. Ordet betydde ursprungligen ”plan” alltså att planera för något men från om med omkring 1950 så har ordet ändrat betydelse till att också avse själva genomförandet av planen. Projektet har historiskt använts för att klara av uppdrag av engångskaraktär där det behövdes extra insatser som den normala organisationen inte kunde hantera.

 

Så styrs projekt

Projekt styrs ofta med hjälp av någon typ av projektledning. Det finns många olika modeller för projektstyrning. Att styra ett projekt handlar om att ha kontroll över viktiga saker som tid och resurser. Budget och tid är två saker som ingår i de flesta projekt. Inför ett projekt så måste man ofta planera. Då handlar det om att gå igenom saker som hur kommunikationen ska fungera, vilka beslutsunderlag det finns, på vilket sätt projektet ska styras och hur resultaten ska mätas. Det är även bra att i planeringsfasen identifiera eventuella problem eller risker som kan finnas.

 

Projektledning

Projektledning handlar om tillämpningen av kunskaper, färdigheter, verktyg och metoder på projektaktiviteter i syfte att motsvara projektkraven. Som projektledare så är det viktigt att identifiera krav som finns för att sedan ta fram tydliga och uppnåeliga mål för projektet. En ledare ska se till att det blir en bra balans mellan de olika delarna I ett projekt. Det kan vara saker som kvalitet, omfattning, tid och kostnad – faktorer som ofta konkurrerar med varandra. Därefter så behövs alla intressenters krav tillgodoses eller förväntningarna uppfyllas, något som ofta är klurigt.

 

Projekttriangeln

Avgränsningar

Tre parametrar som ofta fungerar som avgränsningar i projekt (även kallad projekttriangeln):
1. Omfattning – vad ska projektet åstadkomma?

2. Tid – när ska det vara klart?

3. Kostnad – vad är budgeten?

 

Projektlivscykeln

Ett sätt att hantera de olika faserna inom ett projekt är att dela upp det i olika cyklar, så kallad projektlivscykeln. De olika faserna kan hjälpa till att fördela budgeten över de olika cyklarna som kanske är olika intensiva. De olika faserna kan och inkludera vilken personal som ska vara med när och när leveranser ska lämnas och så vidare.

 

Planeringsprocessen

I själva planeringen av projektet så är det viktigt att alla info som behövs för planeringen samlas in. På så sätt så kommer alla parametrar med och planeringsprocessen kan generera en projektplan som innehåller rätt saker. Sådan information eller indata som man kan kalla det är projektberoende men det kan ofta vara saker som kontrakt, arbetskraft, budget och kalkyler, vilken utrustning som behövs, vilken kompetens som behövs eller finns tillgänglig, kravspecifikationer, ritningar, yttre faktorer som väder eller geografi etc. När all info finns med så startar planeringsprocessen som sedan resulterar i en projektplan som innehåller saker som projektets sluttid – deltider, kostnader/resurser, aktiviteter, arbetstimmar, beställningar, möten, vem som har ansvar för vad.

 

Så planerar du ett projekt:

1 Definiera målen med projektet
2 Dela upp projektet i mindre beståndsdelar
3 Identifiera samtliga aktiviteter
4 Identifiera aktiviteternas inbördes beroenden – rangordna dem
5 Tilldela aktivitetsansvar och resurser
6 Bestäm aktiviteternas varaktighet
7 Identifiera delmål, delprocessmål (milstolpar)
8 Analysera (tids- och resursanalys)

Efter planeringsfasen så är det dag för själva genomförandet. Att vara projektledare kan låta enkelt, men faktum är att det är ett uppdrag som kräver sin person. Idag är projektledning en snabbt växande bransch och att vara projektledare är en erkänd och strategisk kompetens. Kärnkomponenterna i lyckad projektledning handlar om många saker. Effektivt teamarbete är centralt för framgångsrika projekt.

Att leda ett projekt
1. Integration
2. Omfattning
3. Tid

4. Kostnad
5. Kvalitet
6. Inköp
7. Personalfrågor
8. Kommunikationer
9. Riskhantering
10. Hantering av intressenter

 

Fördelar med en dedikerad projektledare

Projektledning handlar om att hantera tid och resurser (både i form av pengar och personal) för att uppnå uppsatta mål. Hur detta ska hanteras beror på en mängd olika faktorer. Projektets omfattning och komplexitet är uppenbara faktorer. Projektledningen syftar i huvudsak till att producera en produkt som kommer att påverka någon förändring till förmån för den organisation som startade projektet. För att lyckas så krävs planering och kontroll. Som vi redan nämnt så är tiden viktig. Ett projekt ska pågå en begränsad tidsperiod med ett bestämt start och slut.

Om något ska tillverkas inom projektets ramar så kan detta innebära mer komplexitet. Om det är ett komplext projekt gällande arbete eller arbetsgrupper där det förekommer stora risker som måste hanteras kan det vara en idé att ta in extern hjälp för projektledning om ni har kompetensen inom organisationen. Att investera i effektiv projektledning kommer ha många positiva effekter på företaget, det ökar sannolikheten att ni uppnår de resultat ni önskar och säkerställer en effektiv användning av resurser. De många olika intressenter som ofta är inblandade i ett projekt kommer att få sina behov tillgodosedda i högre utsträckning och det finns många fördelar med att ha en dedikerad person som leder och motiverar projektgruppen.

En duktig projektledare är bra på att fånga upp olika krav, specificera kvaliteten på leveranser, uppskatta resurser och hur lång tid som behövs. En projektledare ska även ta hand om finansierings och eventuella investerare. En projektledare utvecklar och implementera en förvaltningsplan för projektet och hanterar risker, problem och förändringar i projektet. En projektledares viktigaste roll är kanske att ständigt övervaka projektet och se till att man gör framsteg för att uppfylla projektmålen.

Ett ytterst viktigt ansvarsområde är självklart även budgetansvaret och hanteringen av projektbudgeten. Leverantörshantering och att se till att kommunikation med intressenter och projektorganisationen funkar är två andra viktiga arbetsuppgifter. Man ska heller inte underskatta vikten av att stänga projektet på ett kontrollerat sätt när det är dags att avsluta. Uppföljning är en faktor som ofta glöms bort.

 

Egenskaper hos en duktig projektledare

Projektledare måste kunna arbeta väl under press och stress och vara bekväma med förändring och dynamiska miljöer. En duktig projektledare är bra på att se både den stora bilden och detaljerna och vet hur hen ska prioritera. En projektledare måste ha förtroende hos projektgruppen och andra teammedlemmar. Tydlig och god kommunikation är ofta väldigt centralt för att kunna driva ett lyckat projekt. Ofta behöver man även vara social kompetent för att kunna hantera de många intressenter som till exempel sponsorer, som kan vara inblandade i projektet.

Många duktiga projektledare är bra på att hantera komplexa situationer där deras breda verktygslåda kommer till användning. De anpassar sin strategi till sammanhanget och tar hänsyn till de begränsningar som finns för varje projekt. En bra projektledare vet att det inte finns en modell för projektledning som passar för alla olika projekt. Att revidera saker under en projekts gång när det behövs är ofta centralt för att projektet ska lyckas. Att veta när man ska tänka om och när man ska hålla fast är en kunskap som bygger på erfarenhet. En duktig projektledare förbättrar alltid sina egna och lagets färdigheter genom utvärdering och uppföljning när projektet är avslutat.

Projektledare är inte sällan duktiga på teknik och har den tekniska kompetens som projektet kräver. Ofta är aktiviteterna beroende av varandra i ett projekt, därför måste hela kedjan hålla för att man ska få gott resultat. Att övervaka och kontrollera så att saker klaffar är en stor del av en projektledares arbetsuppgifter.

Praktiskt taget alla typer av organisationer har någon typ av projektledare, oavsett om det är chefer, anställda eller tredje parter som entreprenörer och oberoende konsulter. Som projektledare kan man ansvara för flera relaterade projekt, eller portföljförvaltare som är ansvariga för urval, prioriteringar och anpassning av projekt och program med en organisation.

 

Olika sätt att ta sig an ett projekt

Det finns mängder av företag som sysslar med projektstyrning och minst lika många modeller eller metoder för projektledning. Vissa modeller fokuserar på budgetering och hantering av så kallad input och output, medan andra fokuserar på andra planeringsmetoder. Generell ledning inom projekt handlar om saker som planering, organisering, bemanning, genomförande och kontroll av aktiviteter.

Här kommer en lista på olika saker som kan ingå i en modell för projektledning:

– Finansiell prognos

– Organisatoriskt beteende

– Managementvetenskap

– Budgetering

– Förklara människors roller

– Hålla kommunikationslinjerna öppna

– Hantera projektrisk

– Upprätta baskostnader

 

En del modeller delar upp projektet i hanterbara och kontrollerbara steg. Här kan det handla om olika faser som till exempel:

– Fortsatt motivering

– Lär dig av erfarenheten

– Definierade roller och ansvar

– Hantera av scener

– Hantera genom undantag

– Fokusera på produkter

– Skräddarsydd efter projektmiljön

Oavsett vilken modell man som projektledare använder så handlar det i grund och botten om planering och kontroll. Initialt så startar ett projekt i liten skala och sedan kanske en projektgrupp utses. När finansiering är tidsram är klarlagt så blir det enklare för projektledaren att hitta en modell som passar projektets utformning.

Alla dokumentationer och styrdokument för projektet tas ofta fram i planeringsfasen. Under själva genomförandet så blir ledningen och kontroll desto viktigare. Här är viktiga faktorer hur sker övervakningen av projektet? Hur sker kontroll och uppföljning?

Det kan även handla om att hantera leveranser och följa upp på delmål. När ett steg är klart går man vidare. Oavsett vilket projekt som det handlar om så ser dessa processer förvånansvärt lika ut.

 

Modeller för projekt bör innehålla utvärdering

Ett projekt har många gemensamma faktorer oavsett vad målet för projektet är. Som projektledare är det viktigt att använda en modell som uppfyller kriteriet om att ha kontroll och kunna göra ständig uppföljning. Ibland är projekt mycket komplexa till sin natur och modeller måste anpassas efter verkligheten. Du som projektledare bör dra lärdomar från tidigare erfarenheter och implementera utvärdering i din projektcykel. Förhoppningsvis så blir nästa projekt ännu bättra än det tidigare när du lyckas dra lärdom av tidigare erfarenheter.

Om ett projekt är för stort och för komplext så kan det vara en bra idé att koppla in en extern projektledare som kan arbeta tillsammans med en intern som har kunskaper från organisationen. Någon som verkligen kan modeller och metoder för projektledning jobbar ofta bra tillsammans med en som kan själva ämnet. Samarbete är centralt för att de flesta projekt ska lyckas. Utan samarbete och kommunikation så stöter man ofta på problem under ett projekt. Lär av varandra och ta hjälp av de kompetenser som finns i arbetsgruppen – då kommer man ofta långt.