Kunskapen att skriva ett projekt är något som behövs i väldigt många olika branscher.
Denna artikel syftar till att beskriva hur man skriver ett projekt.
Texten kommer att innehålla en enklare beskrivning och vägledning gällande hur man går till väga för att skriva ett projekt. De viktigaste innehållsdelarna och vad man bör tänka på kommer kortfattat gås igenom.
Läsaren bör efter att ha läst artikeln fått en enklare förståelse för hur man skriver ett projekt, vilket innehåll som är relevant samt hur man bör uttrycka sig.
Utöver själva skrivfasen kommer läsaren även få förståelse för planeringsfasen.
Hur skriver man ett projekt?
En projektplan ska innehålla vissa nödvändiga delar. Vid skrivandet av ett projekt bör det exempelvis finnas en tydlig bakgrund, ett motiverande syfte, vilka mål som ska åstadkommas, frågeställningar som ska besvaras och en metodbeskrivning hur projektet ska utfärdas. Slutligen ska projektplanen förklara hur man planerar att redovisa arbetet.
Planering- och skrivprocessen av projektplanen
Alla projekt skiljer sig åt med olika mål och processer. Därför finns inte en klar och tydlig mall på hur varje projekt kommer se ut. Det är viktigt att tänka på att planen ska hjälpa till att strukturera projektet. En utomstående ska kunna förstå hur förändringar hanteras, hur budgeten fungerar och vilka deadlines som finns. Det finns därför vissa frågor som är bra att förhålla sig till när man skriver projektplanen, som exempelvis vad projektet kommer att uppnå när det är slutfört. Andra förhållningsfrågor är vid vilken tidpunkt det kommer levereras och varför projektet ska genomföras.
Innehåll att ta med i skrivandet
Det är smart att börja med en kort sammanfattning som ger en överblick över planeringen av projektet och som ger en konkret bild av projektet. Sedan är det viktigt att klargöra vem som är beställaren, alltså projektägaren. Denne ansvarar över målen och valet av projektledaren.
Efter en kortfattad sammanfattning gäller det att få ner en bakgrund om varför projektet kommit till och vilket behov det finns av projektet som kopplar till dess mål och syfte. Det är viktigt att bakgrunden klargörs innan syfte och mål presenteras eftersom detta ökar förståelsen för projektet. Ett specificerat syfte och mål kommer krävas för att projektet ska ha en klar linje att arbeta efter. Efter det presenterar man vilken metod som kommer användas för att genomföra projektet. Den inledande delen avslutas med en tydlig avgränsning på vad som inte är relevant i projektet.
När en inledande del har presenterats fokuserar man mer på en nulägesanalys där man kartlägger vilka förutsättningar projektet har och hur detta påverkar genomförandet. Här görs en riskanalys för att kartlägga styrkor, svagheter och möjligheter. Till detta presenteras vilka som deltar i projektet och hur rutiner för uppföljning, rapportering och kommunikation ska göras. Delmål ska också definieras och klargöras, vilket hjälper genomförandet av projektet.
Avslutningsvis ska en översiktlig tidsplan finnas så att en uppfattning kan skapas om projektet. Här presenteras även budgeten med kalkyler, riktlinjer och ekonomiska gränser. Slutligen är det viktigt att det finns en rutin för hur man hanterar förändringar under projektets gång.
