Denna artikel syftar till att beskriva vad som ska ingå i en projektplan.
En projektplan innehåller många olika delar och artikeln kommer att beskriva de delar som är nödvändiga för att planen ska vara funktionell och användbar.
Med hjälp av denna artikel ska det vara möjligt att förstå vilka delar som ska ingå i en projektplan.
Viktiga faktorer som planering, kommunikation och strukturering kommer tas upp och diskuteras i relation till deras betydelse för genomförandet.
Vad ska ingå i en projektplan?
Vad som ingår i projektplanen beror på vad det är för typ av projekt. Projektplanen bör ha en tydlig bakgrund, där man klargör projektets syfte och arbetsmetod. Tillsammans med inledningen ska projektplanen och målen klargöras. Slutligen ska målgruppen utredas och tidsplanen presenteras.
Planera utifrån projektet
Det finns flera olika sätt att konstruera en projektplan. Det huvudsakliga är hur man planerar och strukturerar projektet så att det passar ens vision och önskemål. Varje projekt är unikt och har olika processer och mål. Det ska vara lätt att förstå och skapa sig en uppfattning om projektet bara genom att läsa projektplanen. Om det exempelvis är ett projekt för att utbilda en organisation kommer projektet se annorlunda ut, än då syftet är att effektivisera en försäljningsprocess.
Bakgrund
Bakgrunden ska innehålla en förklaring till varför projektet ska genomföras och varför man vill lägga upp arbetet på ett visst sätt. I bakgrunden ingår även att klargöra arbetsmetoden och hur man ska uppnå målen med projektet. Projektets målgrupp bör också definieras samt hur man planerar att nå denna. Rör det sig om att öka en organisations medlemsantal eller handlar det om att få målgruppen att byta till en viss plattform?
Mål
Det måste finnas ett tydligt mål som är mätbart. Detta mål beskriver vad som ska ha uppnåtts vid projektets slut. Vid projektplanering är det viktigt att sätta upp en tydlig tidsplan eftersom projektet genomförs under en viss tidsperiod. Det är denna avgränsade tid som definierar projektet och förklarar när det startar och avslutas. I tidsplanen måste det finnas utrymme för att problem eller utmaningar kan uppstå och projektledaren måste därför ha den kunskap som krävs för att kunna ta tillräcklig höjd för dessa eventuella hinder. Tidsomfattande projekt kan förmodligen komma att delas upp i flera delar. I alla projekt måste det finnas en budget, alltså ett ekonomiskt underlag. Budgeten ska innehålla planerade inkomster och utgifter kopplade till projektet.
Avslutning
Ett projekt måste utvärderas och hur detta görs beror på deltagarnas önskemål. Vissa väljer att utvärdera projektet efter det är slutfört medan andra väljer en löpande utvärdering. Det är vanligt att anlita en extern rådgivare för att få ett mer objektivt synsätt. Utvärderingen är oerhört viktig eftersom den möjliggör en effektivare process, både för det aktuella projektet och inför framtiden. Kan något göras annorlunda och möjliggöra en mer ekonomisk fördelaktig lösning, eller kan något göras på ett bättre sätt? En löpande utredning gör att dessa saker går att upptäcka under projektets gång medan en utvärdering i slutet av projektet gör att man vet hur något kan göras bättre till nästa projekt. Det är därför viktigt att allt dokumenteras under arbetsprocessen.
