Det andra steget i projektledningsprocessen är att planera projektet.
Det är i projektplaneringen intressenter sätter sig ner och skapar en skiss över projektet och hur arbetet ska genomföras. Baserat på hur skissen utformas kan till exempel följande delar innefattas i den:
- Kostnader
- Händelsesekvenser
- Tidsplan och deadlines
- Kommunikation med intressenter
- Resurser och tillgångar som kommer behövas
- Arbetskraft
- Finansiering
- Risker
Det är vanligt att lägga extra mycket fokus på riskerna och hur dessa ska hanteras. Anledningen till detta är att det annars kan ske fördröjningar i schemat och att de olika stegen som har planerats för kommer ur fas. Genom att identifiera och analysera de risker som kan tänkas finnas blir det också möjligt för intressenterna att förhålla sig till dem, samt vilka sätt det finns att minska den eventuella skadan riskerna kan orsaka.
Vad som innefattas i projektplaneringen kan skilja sig åt beroende på vilken bransch och industri det handlar om. I vissa fall kan det bland annat göras Gantt-schema och milstolpeschema i syfte att underlätta planeringsprocessen.
Vad är riskhantering inom projektledning?
Riskhantering är den process där projektledarna använder sig av för att minimera eventuella problem som kan påverka projektet negativt. Med risk menas oväntade händelser av olika slag som kan komma att påverka personer, processer, teknologi och resurser som är involverade i projektet. Det som skiljer risker och problem åt är att problem är sånt som garanterat kommer att inträffa, medan risker är sånt som eventuellt kan inträffa och ingen kan veta när detta kommer ske i såna fall. På grund av denna ovisshet är det viktigt att förbereda sig inför potentiella risker så att man kan hantera dem effektivt om de skulle inträffa.
Vad är projektrisker?
Trots att livet kan vara fullt av överraskningar och oväntade händelser kan det i vissa fall ändå gå att förutse vissa saker som kan komma att ske, och därmed även vara förberedd på det och kunna hantera det. Projektrisker definieras som ”En oväntad händelse eller omständighet som har positiv eller negativ effekt på ditt projekt”. Med andra ord är det någonting oväntat som kan ha en inverkan på ditt projekt – på både gott och ont. Det kan handla om allt från människor till processer, teknologi och resurser av olika slag.
Risker inom projektledning kan brytas ner till fem olika element:
1. Händelse: Vad kan ske som påverkar projektet?
2. Tidpunkt: När är det sannolikt att detta sker?
3. Sannolikhet: Hur sannolikt är det att det händer?
4. Inverkan: Vilken är det förväntade resultatet om det inträffar?
5. Faktorer: Vilka händelser kan leda fram till eller trigga risken att inträffa?
Riskhantering kan komma i en mängd olika utföranden. Det kan vara allt från att göra säkerhetskopior på sina dokument och spara dessa på en extern hårddisk eller online, till att ha extra upplagor av material som kan behövas. Samma förebyggande förhållningssätt kan användas på flera delar av projektet utan att det behöver innebära någon större ansträngning för dig – samtidigt som det ger dig ett grundläggande skydd om risken skulle inträffa.
Att förutse potentiella projektrisker
Det första du kan göra för att förutse och förbereda dig inför potentiella risker inom projektet är att skapa en bättre förståelse för de olika riskerna som kan tänkas uppstå och deras konsekvenser. Det kan till exempel göras med hjälp av följande steg:
Steg 1: Identifiera potentiella risker
Sätt dig ner och skriv en lista över varje möjlig risk som kan finnas. Fokusera inte enbart på de eventuella hoten som kan finnas, utan fundera även på vilket mervärde du kan skapa med projektet. Det kan vara en bra idé att ta hjälp att projektgruppen för att gemensamt brainstorma och komma fram till de potentiella riskerna. Det kan handla om allt från ekonomi, planering, intressenter, kommunikation, resurser, projektgruppen, design, teknik, integration, önskemål, beslut, problem, konflikter, auktoritet, godkännanden, organisatoriskt, marknadsföring, kunder, externa och interna faktorer.
Steg 2: Förutbestäm sannolikheten
Fundera på och bestäm vilken sannolikhet det är att de olika sakerna inträffar. Rangera riskerna efter hög, medium och låg sannolikhet. Det kan till exempel vara högre sannolikhet att en kollega blir sjuk och inte kan utföra sitt jobb i några dagar, än att hela projektgruppen avgår.
Steg 3: Fundera över påverkan
Vad skulle hända om de olika potentiella möjligheterna inträffade? På vilket sätt skulle projektet påverkas? Det kan till exempel vara att leveransdatumet fördröjs, att budgeten överstigs eller att extra arbetskraft behövs. Identifiera vilka risker som har störst effekt på projektets resultat och rangera dem som faktorer med hög påverkan. De riskerna som har lägre påverkan på projektresultatet rangeras som påverkan som är låg eller medium.
Olika typer av projektrisker
Projektrisker kan kategoriseras och definieras på lite olika sätt, och det kan vara olika risker som är av betydelse inom olika projekt. Det beror alltid på vilken typ av projekt det är, de förutsättningar det projektet har samt vilka farhågor och möjligheter som finns med projektet. Nedan listas några kategorier och tillhörande exempel på vad som kan vara risker inom projekt:
Konflikter
Konflikter inom projektet kan bland annat vara mellan intressenter och projektledningen, mellan organisationen och arbetarna etc. Det kan handla om att personer som har en verkställande roll inte lyckas stötta projektet tillräckligt mycket, att information inte når mottagaren av någon anledning eller att det finns någonting som stör projektet.
Projektomfattning
Om projektomfattningen har definierats bristfälligt, om kommer oväntade önskemål om vad projektet ska innefatta eller om projektförfrågan helt förändras kan det innebära en risk för projektet.
Kostnader
Risker gällande kostnader kan innefatta att priset för något material som behövs har förändrats drastiskt, att valutan som handlas med har sjunkit eller stigit snabbt eller att arbetskraften kommer kosta mer eller mindre än vad som beräknats från början. Detta kan påverka projektet i ganska stor omfattning, beroende på vilka summor det rör sig om.
Förändringar inom projektet
Ibland kan projektet förändras, till exempel på grund av att ett projekt är så pass komplext att genomföras att projektledningen behöver anpassa sig efter det. Det kan även handla om att intressenterna som tidigare funnits har ändrat uppfattning om sin involvering i projektet, att projektprocessen har förändrats eller att någonting som hade behövt förändrats förblir detsamma. Det kan också handla om att det finns efterfrågan av låg kvalitet som gör det svårt att veta vad det är som faktiskt efterfrågas. Det kan också handla om att det finns en motsättning mellan det som levereras och eventuella förändringar som beställarna vill se innan de godtar leveransen.
Intressenter
Intressenter är ofta väldigt betydelsefulla för att ett projekt ska kunna genomföras. Om några intressenter tappar sitt intresse för att involvera sig i projektet kan det påverka projektet. Det kan både bero på att det finns någon underliggande konflikt mellan projektledningen eller projektgruppen och intressenten, men det kan också bero på externa faktorer såsom att de intresserat sig för något annat projekt. I vissa fall kan intressenternas bidragande vara bristfälligt, vilket gör det svårt att genomföra projektet på ett önskvärt sätt. Det kan till exempel handla om att information saknas, att beskrivningar är alldeles för abstrakta och otydliga eller att det efterfrågas någonting som inte har gjorts anspråk på att kunna levereras.
Kommunikation
Kommunikation är väldigt viktigt när det kommer till att genomföra ett projekt. Kommunikationen gäller både mellan projektledaren, projektgruppen, intressenterna, kunderna, beställarna, leverantörer, etc. Om det uppstår missförstånd är det viktigt att reda ut dessa så fort det uppdagas att det är ett missförstånd som har skett, för att på så sätt kunna ordna upp det som har skett. Genom att hålla alla inblandade parter informerade och uppdaterade om vad det är som gäller kan alla också följa de olika processerna inom projektet på samma premisser, vilket gör det lättare att samarbeta.
Resurser
För att kunna genomföra ett projekt som det är tänkt är det nödvändigt att alla resurser som behövs finns tillgängliga. Det finns alltid en risk med att till exempel material, arbetskraft och dylikt kan vara provisoriskt till sin karaktär, och det finns ingen garanti för att det finns tillgängligt när det behövs. Om det skulle fattas några resurser som behövs kommer detta få lösas på något sätt; antingen genom att resurserna ersätts av några andra, eller genom en omplanering av projektet. I vissa fall går det att få tag på resurserna på andra sätt, men då är det viktigt att ha i åtanke att även detta kan påverka projektet till exempel ekonomiskt.
Attityder inom projektgruppen
Attityder inom projektgruppen kan vara både konstruktiva och destruktiva. I vissa fall kan arbetarna som jobbar med projektet ha en väldigt negativ inställning till projektet av någon anledning, vilket kan ta sig uttryck genom att de passivt saboterar inom projektet. Det kan handla både om projektet i sig eller deras roll inom projektet såsom arbetsvillkor och arbetsuppgifter. Det kan också handla om att motivationen är låg generellt inom en viss projektgrupp. Om detta förekommer är det viktigt att ta reda på vad det beror på och göra någonting åt det, både i förebyggande och optimerande syfte. Om arbetarna till exempel inte trivs på sin arbetskraft är det vanligt att deras prestation blir sämre, att de blir sjukskrivna eller säger upp sig. Detta kan påverka projektet negativt, vilket gör att det är viktigt att se till så alla kollegor trivs och är väl inställda till projektet och är nöjda med sin egen roll i det.
Design
I vissa fall upptäcks det efterhand att designen för exempelvis en produkt som ska tillverkas inte är optimal och behöver förändras. Det kan till exempel handla om att designen inte är vad intressenterna efterfrågade, att produktens funktion inte stämmer överens med önskemålen som finns eller att designen håller låg kvalitet på grund av exempelvis materialval eller sammansättning.
Teknologi
De teknologiska aspekterna kan handla om allt från olika tekniska komponenter, till datorer som används för att skapa scheman till utrustning som är nödvändig. Det kan bland annat vara att olika teknologiska komponenter inte finns tillgängliga, att de är utdaterade eller att programvaran inte lever upp till sin tänkta kvalitet. Det kan handla om att vissa tekniska produkter behöver uppdateras eller uppgraderas, att det inte finns support tillgänglig eller att system helt har slutat fungera.
Integration
Integrationen handlar om huruvida olika system kan samverka med varandra. Det kan vara allt från hårdvarans samverkan med mjukvaran, till att integrera produkten som sådan i ett företagssystem. Om en produkt inte lyckas integreras på ett bra sätt kommer det skapa ett avstånd mellan exempelvis produkten och verksamheten, vilket kan vara negativt. I vissa fall kan detta undersökas i förväg genom olika testprogram, medan i andra fall får man testa det först vid leverans.
Önskemål
Ibland förekommer det att det kommer in önskemål, exempelvis från intressenterna, som kan innebära en konflikt med företagets egna strategi för sin verksamhet. Om motsättningen är för stor kan det innebära att det inte alls är någonting som kan genomföras av projektgruppen. Inte nödvändigtvis för att det är någonting komplicerat som efterfrågas, utan i vissa fall är det helt enkelt bara inte vad verksamheten har riktat in sig på branschmässigt eller affärsmässigt. I andra fall kan det komma önskemål som är otydliga eller ofullständiga och därmed svåra att genomföra av den anledningen, och kan behöva förtydligas eller kompletteras för att kunna användas.
Beslutsfattande
Beslutsfattande kan ibland fattas i flera olika steg och av flera olika instanser eller aktörer, vilket kan göra att det kan dröja innan ett beslut fattas. Besluten kan fattas både av intressenterna och inom projektgruppen. En risk med att intressenterna fattar beslut kan vara att besluten som fattas är mångtydiga vilket kan göra det svårt att veta vad det egentligen är de önskar och efterfrågar. Det kan också handla om att vissa beslut fattas i syfte att lösa ett problem som har uppstått, men som i själva verket leder till att ännu fler problem uppstår – eller åtminstone att det första problemet kvarstår.
Upphandling
En risk som kan finnas är att man får dålig respons när man försöker göra en upphandling, att man inte kommer överens om prissättningen för projektet, att det är oacceptabla premisser som anges eller att det förekommer konflikter i samband med upphandlingen.
Behörighet
I vissa fall kan man behöva vissa specifika typer av behörighet för att kunna slutföra ett projekt. Det kan till exempel handla om tillstånd av olika slag och liknande. Om behörigheten skulle bli inaktuell och sluta gälla kan det innebära en risk för projektet, då den antingen kommer behöva förnyas eller hitta ett komplement till detta. Det kan i andra fall handla om att det är oklart vilka personer som har vilka behörigheter – och ibland även vilka behörigheter som behövs. Det kan försätta både projektgruppen och de enskilda anställda i en knivig situation, vilket gör att det är viktigt att ha koll på vad som gäller och följa de regelverk som finns.
Godkännanden
Godkännanden kan behöva ges av intressenterna och andra involverade parter om det till exempel sker några förändringar inom projektet. Det kan till exempel handla om att deadlines förändras, att projektet förändrats finansiellt eller att någon annan aspekt av projektet behöver förändras av någon anledning.
Vad är milstolpar och milstopeschema?
Milstolpar är specifika tidpunkter under projektets gång som syftar till att mäta framstegen som har gjorts inom projektet för att nå de angivna målsättningarna. Milstolpar används vanligtvis som markör för till exempel projektets startdatum och slutdatum, ifall det behöver göras några externa inputs vid en viss tidpunkt eller för leveranstider av olika slag. Milstolpar utgörs av ett specifikt datum men har ingen pågående varaktighet. Sammanfattningsvis kan det sägas att en milstolpe, inom projektledning, innebär en referenspunkt som markerar en större händelse eller ett större beslut inom projektet.
Hur är milstolpar organiserade?
När milstolpar markeras i ett schema över projektets olika sekvenser brukar det schemaläggas över en specifik dag. Deras främsta funktion är att fungera som referenspunkter för att kunna se om projektet nått dit det avsågs att komma vid det specifika datumet. Milstolpar kan markeras i scheman som olika symboler, såsom en flagga.
Om man skapar scheman i program som är avsedda för till exempel projektledning finns det ofta speciella funktioner man kan välja mellan, där milstolpar kan vara en sak man kan lägga in i schemat. Ibland kan det även gå att konvertera uppgifter som lagts in i schemat till att vara milstolpar istället för uppgifter.
Vad är ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema är ett verktyg som används inom projektledning. Schemat består av stapeldiagram, där varje stapel motsvarar olika aktiviteter inom projektet och staplarna är placerade i den följd de ska genomföras i. På så sätt kan man se både vad som ska utföras, vem som ska utföra det och vilka arbetsmoment som pågår parallellt eller före eller efter andra arbetsmoment. Det är ofta väldigt fördelaktigt att använda sig av ett Gantt-schema inom projektledning då man på så sätt får en tydlig bild av projektet och dess olika beståndsdelar. Genom att ha ett grafiskt schema kan det också bli lättare att kolla vad som ska göras, jämfört med om man enbart använder sig av exempelvis textdokument.
