När ett företag behöver förändra någonting kan en projektplan med ett specifikt innehåll upprättas.
Denna artikel kommer att klargöra frågan ”när upprättas en projektplan och vad innehåller den?”.
Relevanta faktorer kring frågeställningen kommer att belysas och förklaras ur olika perspektiv.
Av denna text ska läsaren få grundläggande förståelse för upprättandet av en projektplan och dess innehåll.
Artikeln kommer att hjälpa den som vill kunna läsa en projektplan att bättre förstå dess olika delar och syften.
När upprättas en projektplan och vad innehåller den?
När projektbeställningen är klar upprättas en projektplan. Den fungerar som ett styrdokument och innehåller en detaljerad bild över hur projektet ska drivas för att syften och mål i planen ska uppnås. Det ska framgå vad projektet ska leverera samt vad beställaren önskar.
Tidpunkt vid upprättande
Om en organisation eller ett företag behöver ändra någonting i sin verksamhet eller starta en ny process skapas ett projekt för att genomföra arbetet. I många fall behövs hjälp utifrån, och då görs en beställning från ett externt företag. Beställaren sätter ihop en förfrågan med relevant information om vad man vill uppnå. Projektledaren utformar i vissa fall ett förslag och om beställaren är intresserad av att ha stort inflytande i projektet utformar projektledaren tillsammans med beställaren en projektplan där hela processen beskrivs.
Projektplaneringen är viktig för att ta fram projektets innehåll
En projektplan består av flera olika element och en stor del av projektplaneringen handlar om kommunikation mellan relevanta parter där man delar perspektiv och idéer. Det rör sig om att förstå hur olika parter kommer att påverkas av projektet, men även hur projektets delar kommer att hänga ihop.
Slutresultatet av denna planeringsfas är en strukturerad projektplan som innehåller en strategi för hur resurser ska användas, vilka verktyg som ska finnas tillgängliga och vilka färdigheter som kommer att behövas. En stor del handlar om att planera ekonomin och budgetera för de kostnader projektet kommer innebära. I planeringen är det även viktigt att en riskanalys genomförs. Denna möjliggör att de problem som uppstår kommer att hanteras på effektivare sätt. Efter att projektplanen är framtagen måste den godkännas av berörda parter.
Eftersom projektplanen är styrdokumentet för hela processen måste denna vara klargjord och strukturerad innan projektets start. Planen innehåller projektbeställningen och beskriver hur målen ska levereras. Projektplanen innehåller dessutom: projektmål, projektorganisation, omfattning, tidsplan och budgetering.
Projektets olika mål
Inom projekt pratar man ofta om olika typer av mål, såsom projektmål och effektmål. Kortfattat är effektmålen en beskrivning om varför projektet ska genomföras och framtagandet av dessa är därför främst projektbeställarens ansvar. Projektmålen beskriver i stället vad som ska göras för att uppnå projektmålen och är projektledarens ansvar. Det är viktigt att projektplanen innehåller en beskrivning av vad som är nödvändigt att göra och tydligt avgränsar vad som inte behöver göras. Det ska även finnas en tydlig projektorganisation och ansvarsfördelning för att det ska vara tydligt om vem som gör vad. När alla resurser är definierade kan man ta fram en tidsplan som förklarar hur lång tid projektet kommer att ta. När projektledaren utformat innehållet i projektplanen får de inblandade en tydlig bild av arbetsprocessen och kan därmed upprätta en tydlig tidsplan och ansvarsfördelning.
