Projektstyrning är ett sätt att utforma sin projektledning på. Traditionell projektstyrning används när miljön man arbetar i är stabil och till största del förutsägbar. Man kan säga att projektledningens ursprung kommer från projektstyrningen.
Idag är projektstyrning en mängd olika modeller, strategier och sätt att arbeta på i ett projekt som syftar till att gynna både projektet och verksamheten.
Med hjälp av modeller och verktyg som är baserade på år av erfarenhet och praxis kan projektledare och även andra ledare i verksamheter ta del av modellerna och utforma eller förbättra sättet som verksamheten arbetar på.
Vad är Projektstyrning?
Man började med projektstyrning i mitten av 1900-talet då många sökte förbättring i planerandet och styrandet av projekt. Huvudsakligen så brukade det redan finnas en plan eller ett behov för ett resultat i ett projekt som man förväntade sig, men projektet uppnådde inte sitt resultat i tid eller överhuvudtaget. Därav behövdes det förbättrade metoder för hur ett projekt skulle styras medan det pågick, för att se till att det skulle uppnå sitt resultat i tid och också med god kvalité.
Med hjälp av projektstyrning ska man under projektets gång snabbt kunna identifiera var i projektplanen man befinner sig och om man är på rätt spår eller inte. Man ska också ha förmågan att se om det kan uppstå risker eller problem i projektet som gör att det kan bli försenat.
Man använder sig utav projektstyrningsmodeller och verktyg för att styra projektet effektivt. De första modellerna som utvecklades hade fokus på att alla i projektgruppen skulle kontrolleras på rätt sätt. Man bedömde att människor var rationella men passiva och därför handlade mycket om att planera och undvika osäkerhet. Därefter utvecklades istället nya modeller som istället hade fokus på att motivera alla i projektgruppen. Man ville att alla skulle bli mer innovativa och kreativa vilket skulle ge dem möjligheten till att anpassa sig efter kundens behov. Det skulle också hjälpa projektgruppen att snabbt kunna identifiera och reagera på risker och problem och därav också kunna hantera dem innan de hade en större påverkan på projektet negativt.
Hur man väljer att styra ett projekt beror på många olika faktorer. Man baserar styrningen på projektet och det resultat som ska uppnås, kunden och projektgruppen. Om man är en erfaren projektledare så har man troligtvis redan god kunskap om vilka styrningsmodeller som passar bäst för just ens egna verksamhet och projekt. Om man är en oerfaren projektledare så kan man testa sig fram och lära sig mer om modellerna.
Hur använder man sig utav Projektstyrning?
Det första steget för att anamma projektstyrning är att se till att alla inom ens avdelning eller projektgrupp är bekanta med projektstyrning. Om någon inte är bekant med hur projektstyrning går till så kan det vara bra att ha en utbildning med dessa personer innan man påbörjar ett projekt. Projektgruppen och andra relevanta personer för gruppen ska ha en god kännedom av den styrningsmodell och de verktyg som ska användas för projektet så att de också kan utnyttja fördelarna med just den modellen.
Syftet med att använda sig utav projektstyrning före och under ett projekt är att med hjälp av verktyg och metoder öka effektiviteten i projektet. Man vill ha en noggrann planering, kartläggning av möjliga scenarion och en hanteringsplan för potentiella risker eller problem. Det innebär att man är väl förberedd på att hantera projektet medan det pågår och man har innan gjort en noggrann analys så att man vet vad som skulle kunna gå snett. Man lägger ner extra tid på att analysera potentiella utfall och med hjälp av det bygger man också upp sin erfarenhet på ett snabbare sätt.
Grundprinciperna för att styra ett projekt på rätt sätt i alla sorters projekt är baserat på erfarenhet och praxis. Först och främst så vill man se till att processerna är tydliga för alla projektdeltagare. Beroende på vilket styrsystem eller vilken projektledningsmodell du väljer att följa så innebär det en del styrningsprocesser som deltagarna måste vara medvetna om. Projektet kan inte starta innan deltagarna vet om enligt vilken strategi eller modell som projektet ska styras på. Processerna kan innefatta hur man ska gå tillväga för att planera projektet, hur man ska fullfölja uppgifterna under projektet och hur man ska avsluta projektet. Så länge projektgruppen är medvetna om processerna för hur projektet ska hanteras så har man en god start.
Nästa steg är att tillhandahålla de verktyg som projektgruppen behöver för att fullfölja projektets mål. Verktyg kan man använda utifrån den modell eller strategi man planerar att följa under projektet, man hittar mycket information om verktygen, hur de ska användas och vilka fördelar de har. Man behöver inte återuppfinna hjulet på nytt utan det kan löna sig att använda verktyg som är testade och baserade på erfarenhet från andra. På så sätt kan man spara mycket tid och resurser. Verktyg som specifika rapporter, analyser och dokumentation kan vara väldigt användarbart i ett projekt och hjälpa både projektdeltagarna och projektledaren.
En viktig del är att även ha nära relation och kontakt med projektets intressenter, inte bara de som tillhör projektgruppen. De flesta projekt som misslyckas är just på grund av dålig kommunikation med intressenterna till projektet eftersom att det kan göra en stor skillnad när intressenterna får viktig information. Med viktig information kan intressenterna ge stöd eller påverka projektet i en positiv riktning och de kan också snabbare hjälpa till om projektet inte går mot sitt mål. Det gör så att både projektledaren och intressenterna kan känna sig mer säkra.
Vidare så är det en stor fördel att redan från start försöka identifiera vilka problem eller risker som man kan stöta på. Med hjälp av en bra analys så kan man undvika många risker i projektet och vara väl förberedd på hur man ska hantera problem. De som väljer att hoppa över detta steget kan välja att göra det för att spara tid och resurser men man märker snabbt att när ett problem väl dyker upp så blir det dyrare att hantera det än om man hade haft en plan för det. Med en bra riskhanteringsplan och andra analyser har man ett starkt skydd för sitt projekt och många yrkar på att det är en av de viktigaste faktorerna som bidrar till ett lyckat projekt.
Slutligen är det en stor fördel att involvera alla i verksamheten till en viss del innan ett projekt startar och medan det pågår. På så sätt vet resterande avdelningar i verksamheten vilka projekt som pågår och kan meddela om de fått information som på något sätt kan påverka projektet. Avdelningar som exempelvis arbetar med research eller ekonomi kan se att andra faktorer kan komma att påverka verksamheten och indirekt påverka projektet. De kan därför säga till i tid så att projektledaren blir informerad och kan förbereda sig inför eventuella problem. Kommunikationsflödet ska vara konstant genom hela organisationen och det finns flera styrningsmodeller som fokuserar just på detta och kan implementeras för en hel verksamhet och inte bara för specifika projekt.
Det finns fyra övergripande styrningsmodeller som man kan använda sig utav:
1. Diagnostiserande styrsystem
2. Interaktivt styrsystem
3. Värdebaserat styrsystem
4. Begränsande styrsystem
Diagnostiserande styrsystem
Med diagnostiserande styrsystem så fokuserar man på att implementera den strategi man har planerat att använda och sedan upprätthålla den under projektets gång. Man vill också säkerställa att de mål man identifierat kan uppnås. Ett diagnostiserande styrsystem är baserat på förutbestämda krav och med hjälp av dessa vill man under projektets gång övervaka resultat och korrigera avvikelser som identifieras. Styrsystemet är formellt och chefer eller projektledare kan använda sig utav det före och under hela projektets gång.
Ett diagnostiserande styrsystem tillhandahåller tre funktioner som man kan använda sig utav för att följa sitt projekt: mätindikatorer, förutbestämda mål och korrigering av avvikelser. Mätindikatorer ska vara i linje med strategin och kompletterar de strategiska målen man satt. Med hjälp av mätning kan man se vad som blir utfört i en organisation och även under projektet. Projektledare och chefer sätter sedan förutbestämda mål för organisationen och projekt och med mätindikatorerna kan man bedöma om man lyckats uppnå målen eller inte. Om man inser att mål inte går att uppnå eller att de behövs korrigeras så ska detta snabbt identifieras av projektledare eller andra intressenter och sedan korrigeras.
Interaktivt styrsystem
Det interaktiva styrsystemet har fokus på ett företags långvariga framgång. I många företag sker det många förändringar och man behöver snabbt anpassa sig efter miljön och utvecklas. Det interaktiva styrsystemet hjälper chefer eller projektledare att ständigt söka och identifiera ny information eller behov som gör att man bedömer att förändringar i organisationer behöver göras. Med hjälp av ett nätverk av information i verksamheten ska alla medarbetare kunna dela med sig av information och hot eller möjligheter som de identifierat med sina chefer eller projektledare. Cheferna kan sedan baserat på all information se om förändringar i organisationer kan göras för att förbättra strategin. Med flera ögon och mer information har organisationen en mycket större chans att bli starkare och mer stabil.
Värdebaserat styrsystem
Med hjälp av det värdebaserade styrsystemet skapas mer fokus på de anställdas värderingar och de värderingar som ledningen vill att anställda ska anamma inom verksamheten. Med hjälp av värderingarna ska de anställda motiveras och också lära sig hur man hanterar svårigheter och problem i projekt. De lär sig också hur de ska arbeta med varandra på bästa möjliga sätt. Man förmedlar dessa värderingar genom att skapa formella dokument och uppförandekoder som finns tillgängliga för alla anställda. Specifika beteenden och tankesätt uppmuntras av de anställda och samtidigt ska också de anställda ha en bra idé om vad de kan förvänta sig från företaget vad gäller ledningens och företagets värderingar. Med ett värdebaserat styrsystem kan en organisation fungera bättre och starkare som en enhetlig organisation.
Begränsande styrsystem
Ett begränsande styrsystem liknar det värdebaserade styrsystemet eftersom att det igen är fokus på beteenden och värderingar. I det begränsande styrsystemet så är det dock fokus på hur man önskar att de anställda inte ska bete sig. Med förbud och begränsningar gör man det tydligt för de anställda vad som förväntas av dem och man gör detta i syfte om att främja beteenden som stärker företaget istället för att påverka det negativt. Med hjälp av regler kan man förtydliga vilka beteenden som inte accepteras i verksamheten och ramverket syftar också till att främja de anställdas förmåga till att kommunicera mer öppet om sina egna förslag och tankar.
Med ett begränsande styrsystem så tror man att de anställda kan bli mer motiverade än med ett värdebaserat styrsystem eftersom att det blir lättare att urskilja de beteenden och värderingar som är fel än att försöka identifiera vilka anställda som beter sig enligt de beteenden som önskas. På så sätt blir det en tydligare struktur i organisationen där man snabbt kan hantera olikheter och problem som inte främjar organisationen.
PEJL
PEJL är ett styrsystem som fokuserar på projektstyrningens effekter. Med PEJL får man ett helt ramverk med styrningsmodeller och effekter. Främst används modellen av myndigheter men den passar också bra att användas i mindre privatägda företag och i andra projekt. Syftet med modellen är att förbättra projektkulturen i ett företag. Med en förbättrad projektkultur menas att de anställda har ett bättre förhållningssätt till projekt och en bättre förståelse för hur projekt kan skapa värde för verksamheten om de lyckas. Med användning av PEJL får man tillgång till modellen och även alla dess verktyg som projektportfölj, planering, samordning och resurssäkring.
Med hjälp av PEJL-modellen kan man också se till att det blir mer tydligt och kvalitetsfyllt i hela kedjan mellan verksamhet och projekt. Mellan verksamheten och projekten ska det ske tydlig kommunikation och projektledare ska undvika att arbeta separat med sina projekt och ha en bild av att de har ett eget fokus. Istället vill man att projekt och verksamhet går hand i hand eftersom att de är fullt beroende av varandra och även har direkt och indirekt påverkan på varandra. Modellen kan också användas för hela verksamheten för att utföra förändringsarbete och på så sätt uppnå önskad effekt. PEJL-verktygen är webbaserade så det blir väldigt smidigt för användare att komma åt dem och dra nytta av dem.
Vad är fördelen med Projektstyrning?
En av fördelarna med att använda sig utav projektstyrning och mer specifikt särskilda styrmodeller och strategier för projektstyrning är att projektet blir lättare att kontrollera. Alla former av strategier, modeller och verktyg är till för att stärka projekt som i sin tur stärker företaget. Med hjälp av strategier och modeller som är bäst lämpade för just din verksamhet kan man uppnå sina mål och göra kunden nöjd. Utifrån ett styrsystem, som kan appliceras både på specifika projekt eller hela organisation, vill man skapa ett band mellan projekten och verksamheten så att de går hand i hand. Desto bättre det går för verksamheten, desto bättre går det för projekten och desto bättre det går för projekten, desto bättre går det för verksamheten. Man kan med hjälp av styrsystem få ett bättre fokus på både verksamheten och projekten och dessa två ska arbeta tillsammans för att uppnå mål som är skapade för båda.
Konceptet om projektstyrning är inte nytt. Redan runt världskrigen började länder och myndigheter börja fundera på hur de kunde snabba upp sina projekt och uppnå mer lyckade resultat. Det fanns problem med att uppnå målen i tid eller överhuvudtaget få det resultatet man önskade sig och arbetet var ostrukturerat och man var ofokuserad. Med strategier och tid så har man skapat modeller som sakta men säkert byggts upp och blivit bättre och bättre. Idag kan man hitta olika styrningsmodeller baserat på just de behov som ens egen verksamhet och projekt har och med det också få användbara och effektiva verktyg för att uppnå sina mål.
Projektledaren behöver verktyg för att kunna hantera projekt. De unga och oerfarna projektledarna kan behöva ännu mer stöd när de hanterar sina första projekt och med hjälp av alla dessa verktyg, som just är baserade på erfarenhet och praxis, kan projektledare få det stöd som de behöver. Med projektstyrning får projektledaren hjälp med bland annat att kontrollera projektet på ett bättre sätt genom att etablera tydliga strukturer, planer och scheman. Med hjälp av dessa kan projektledaren hantera det kaos som annars kan bryta ut i ett projekt när det oplanerat eller ostrukturerat. Många projektledare kan känna att de under projektet gång tappar tråden även om de förberett sig innan och det är viktigt att då ta ett steg tillbaka och se över hur man utformat sin strategi och om det behövs göra ändringar. Det kan finnas utomstående faktorer som påverkar projektet och därför kan det vara smart att anpassa sig utifrån de problem eller risker man upptäcker under projektets gång också.
Projektledaren kommer också kunna hantera resurserna på ett bättre sätt genom att maximera tillgångarna och använda dem på bästa sätt. Alla tillgångar, både de ekonomiska och den arbetskraft som tilldelas projektet, bör användas på ett effektivt sätt som gynnar projektet. Med hjälp av strategier kan också projektledaren på ett bättre sätt kontrollera kostnaderna och se till att budgeten följs under projektets gång. Projektstyrningsmodeller erbjuder verktyg för att hantera just sådant före och under ett projekt för att uppnå det resultat som förväntas av kunden och även av verksamheten. Alla projekt och verksamheter behöver använda sig utav modeller och strategier och det bästa är att hitta den strategin som passar ens egna behov och mål så att man kan göra både kunden och cheferna nöjda.
