Förändringsarbete: 7 steg för effektivt förändringsarbete

Förändring är någonting som är oundvikligt inom alla typer av branscher. Om man inte kontinuerligt förändras med tiden och strävar efter förbättring och tillväxt är risken stor att man istället stagnerar och hamnar efter konkurrenterna och i värsta fall går under. Samtidigt är motstånd till förändring nästan lika oundvikligt blad de anställda som själva förändringen är. Därför är det viktigt att ledarskapet som driver förändringsarbetet är tydligt och effektivt, så att man inte låter motstånd och eventuella konflikter störa processen allt för mycket.

Förändringsarbete

 

När ett företags ledarskap står bakom en förändring blir det enklare för de anställda att också acceptera att förändringen är nödvändig. Det är därtill viktigt att alla förstår de utmaningar som man står inför, att man förbereder ordentligt för förändringsarbetet och att man går igenom varje steg av förändringsprocessen tills att förändringen är implementerad.

Den här texten tittar närmre på förändringsarbete, hur man hanterar motstånd, förbereder sig för förändringar samt de sju steg som smidigt leder ett företag igenom dess förändringsarbete.

Vad innebär förändringsarbete?

Även fast förändring många gånger kan kännas läskigt eftersom det har att göra med det okända, så är förändring också en del av samt en förutsättning för att man ska kunna utvecklas. Därför måste förändring vara en naturlig del av vilket företag och vilken sorts verksamhet som helst. Som chef måste man kunna styra ett förändringsarbete och som medarbetare bör man alltid vara redo att växa i sin roll och kunna anpassa sig. Förändringar i den externa miljön som kan driva ett företag till en intern förändring är till exempel fluktuationer på marknaden, nya kundbehov eller starkare konkurrenter. Nya teknologiska uppfinningar eller idéer kan också innebära att ett företag måste driva igenom ett förändringsarbete. Förändringsarbete innebär således den process som äger rum, och som leds av en chef eller förändringsledare, när ett företag behöver gå igenom en organisatorisk, strategisk eller teknologisk förändring. Innan man sätter igång med ett förändringsarbete är det bra att vara medveten om att förändring i princip alltid är något som tar tid. Det beror på att de nya rutinerna, systemen eller vanorna måste implementeras och sedan också etableras på djupet för att hålla. Därtill är förändringsarbete också ofta osäkert och svårt att förutsäga. Det har främst att göra med den mänskliga faktorn, eftersom att människor är komplexa varelser att ha att göra med. Slutligen bör man alltid vara beredd på att ett förändringsarbete kommer möta ett visst motstånd. Motståndet kan komma från olika håll, så som från cheferna, de anställda eller från externa intressenter. Motståndet är ofta kopplat till osäkerheten, då osäkerhet föder rädsla vilket i sin tur kan resultera i konflikter.

Motstånd till förändringsarbete

Det är både okej och ofta oundvikligt att motstånd dyker upp band de anställda när man som chef eller förändringsledare initierar en förändring. På grund av det är det något som alltid bör tas med i förberedelserna och planeringen av ens förändringsarbete. Man har som ansvar att göra förändringsarbetet så enkelt och så tydligt som möjligt för de anställda, och ju bättre man är på det desto mindre motstånd kommer man också att möta. När motståndet börjar dyka upp är det första man bör göra att lyssna på de anställda och försöka förstå vad deras motstånd, och ofta också rädsla, grundar sig i. Rädslan är som sagt många gånger kopplad till det okända, och därför kan det vara lämpligt att sätta sig ner och svara på alla de frågor som de anställda kan tänkas ha. Det kan till exempel ha att göra med hur deras avdelning eller arbetsroller kommer påverkas av förändringen, hur utsikterna ser ut för befordran och utveckling eller vad exakt som förväntas av dem rent praktiskt. Många är nämligen rädda för att deras vardag ska påverkas negativt.

När man som ledare visar att de anställdas motstånd och rädsla tas på allvar brukar det lugna de anställda. Det visar också att man respekterar deras känslor, samtidigt som de känner sig allt mer inkluderade i själva förändringsarbetet. Det är viktigt att man förklarar för de anställda att de spelar en viktig roll i att ro förändringsarbetet i hamn. Samtidigt bör man försöka belysa de positiva aspekterna av den planerade förändringen och trycka på viktiga aspekter så som personlig utveckling, ansvar och nytänkande. Efter en sådan här diskussion vill man att de anställda ska känna att de är engagerade i förändringsarbetet så att hela organisationen tillsammans kan arbeta mot förändringens mål.

Att vara redo för förändringsarbete

Som chef eller företagsägare behöver man inte bara fokusera på hur ens företag fungerar just nu, utan man man bör också hålla ständig koll på framtiden. Ju bättre man kan förutspå framtiden, kundernas och de anställdas förändrade behov och de ekonomiska förutsättningarna, desto bättre kan man förbereda sig för att besegra vilken utmaning man än ställs inför. Att förvänta sig att dessa typer av förändringar kommer ske och se till att ha framförhållning är den bästa idén. Om man inte skapar en plan för hur man ska förbereda sig för förändring är risken stor att man halkar efter sina konkurrenter och mister viktiga marknadsandelar när kunderna går någon annanstans. Oavsett vilken av de här tre typerna av förändring man förbereder sig för så är framförhållning nyckeln:

  • Positiva förändring: exempelvis explosiv tillväxt av ens företag
  • Negativ förändring: en nedgång i ekonomin
  • Neutral förändring: skiftande behov hos ens målkunder

Att förvänta sig att förändringar kommer ske och vara nödvändiga är en grundläggande konkurrensfördel för alla sorters företag. Därför följer här beskrivningar av olika tecken på förändring som kan signalera att ett förändringsarbete är lämpligt, vilka är bra att hålla koll på medan man förbereder sig.

En förändring i konkurrensen

Om man är starkare än sina konkurrenter kan man ibland glömma bort att hålla utkik efter nya, växande företag. När man förbereder sig för förändring inom företaget så innebär det att man håller koll på trender och på så sätt skapar sig ett försprång framför konkurrenterna. Om ett nytt företag dock dyker på på marknaden ska man inte bara vifta bort det på grund av att man ändå ligger före dem. Istället bör man titta på vad det är de gör och om det finns något hos dem som ens eget företag borde inspireras av och anamma.

Det klassiska exemplet är när Netflix lanserades på film-marknaden. Även de mest framgångsrika videobutikerna insåg inte vilket hot Netflix utgjorde på grund av att de enbart höll koll på de företag som erbjöd exakt samma tjänster som dem och eftersom att Netflix inte utgjorde ett direkt hot från början. När Netflix började posta DVDs rakt hem till kundernas brevlådor borde det ha inspirerat videobutikerna till att göra samma sak.

En förändring i teknologin

Även de teknologier som är de mest utvecklade idag kommer en dag att vara föråldrade. VHS-band utvecklades relativt snabbt till DVDs vilket i sin tur banade väg för de digitala streamingtjänsterna. När man tänker kring förändringsarbete måste man därför också ta teknologin i beaktning. Det är viktigt att fundera på hur ens verksamhet kommer behöva förändras när den teknologi som ligger till grund för ens verksamhet förändras eller försvinner. Det kan röra sig om något så litet som en förändring i kodning eller så stort som ett massivt skifte i vad kunderna förväntar sig av ens företag. Om företaget inte utvecklas med de teknologiska förändringarna är det ofta över för dem.

En förändring i kulturen

Att förbereda sig för förändringsarbete kräver en djupare förståelse för den kultur och målgrupp som man riktar sig mot. Vad värderar de högt och vad är de villiga att betala för? Hur är den här kulturen annorlunda jämfört med tidigare kulturer och hur lär den förändras med tiden? Här är Netflix också ett bra exempel, om man tittar på hur den yngre generationen föredrar att titta på film hemma genom olika streamingtjänster. Tidigare var det omöjligt och det var istället vanligare att gå på bio.

En förändring i ekonomin

Ekonomin fluktuerar ständigt. Det kommer perioder av lågkonjunkturer och perioder av tillväxt, oavsett vilken bransch och industri man arbetar inom. En vilja och motivation till att förändras när ekonomins förutsättningar skiftar är avgörande för ens framgång. Om man till exempel arbetar på Netflix och ekonomin kraschar, hur kommer man då att behålla de kunder som vill skära ned på lyx? Det gäller helt enkelt att hitta strategier som kan hjälpa en att lyckas oavsett hur det ekonomiska klimatet ser ut.

En förändring bland de anställda

Att lära sig att förbereda för förändringsarbete innebär också att man kan förutse hur de anställdas liv kommer förändras med tiden. Som chef eller som en ägare av ett företag är det i princip ens plikt att ta hand om sitt team. En del kommer att bli föräldrar, en del kommer gifta sig, en del kommer bli sjuka och så vidare. Ibland händer det att en viktig anställd helt plötsligt slutar på företaget. Oavsett vad det är som händer så måste man analysera landskapet och förvänta sig olika former av intern förändring. Om man till exempel förlitar sig allt för mycket på en enda anställd eller försummar en specifik avdelnings behov kommer det bli svårt att senare leda ett effektivt förändringsarbete. Man bör försöka lista ut hur man kan balansera företagets behov samtidigt som man tar hänsyn till att de anställda är människor med egna liv. Om man bygger upp en organisationskultur som är inkluderande och hänsynsfull kommer de anställda troligtvis vilja stanna kvar på företaget även om man måste gå igenom en stor förändring tillsammans.

Sju steg för effektivt förändringsarbete

Ett företag upplever som sagt ständigt förändringar av olika slag. Oavsett om det orsakas av ny teknik, processuppdateringar, nya krav eller omorganisation är förändring konstant och nödvändig för tillväxt och lönsamhet. En konsekvent process för förändringsarbetet hjälper till att minimera den påverkan som en förändring har på företaget och dess personal. Nedan följer sju viktiga steg för att säkerställa att ens förändringsinitiativ lyckas.

1. Identifiera det som kommer förbättras

Eftersom att en majoritet av all förändring sker för att i slutändan förbättra en process, en produkt, en organisation eller ett resultat så är det viktigt att identifiera ens fokus och att förtydliga förändringens målsättningar. Det inkluderar därtill att identifiera de individer som kommer leda och driva förändringsarbetet. Att veta vad som kommer bli bättre efter att man gått igenom en förändring gör det enklare och smidigare att acceptera det arbete och de förändrade rutiner som förändringen kräver av en.

2. Presentera ett stabilt förslag för intressenterna

Det finns vanligtvis flera olika lager av intressenter. De inkluderar till exempel det övre skiktet av företagets ledarskap, samt de som styr över förändringsarbetet samt de som är direkt ansvariga för att implementera förändringen. Alla har olika förväntningar och erfarenheter men det är viktigt att det finns ett engagemang och en acceptans hos intressenterna på samtliga nivåer.

3. Planera för förändringen

I det här steget skapar man den plan som identifierar förändringsarbetets början, vägen man ska ta under förändringens gång samt det slutgiltiga målet. I planen inkluderar man också information om exempelvis vilka resurser som behövs, förändringens storlek och omfång samt kostnader för förändringsarbetet. En viktig aspekt av förberedelserna är att skapa en stegvis beskrivning av processen istället för plötsliga och oplanerade aktiviteter och initiativ. Det innebär att man ger en tydlig översikt av varje steg i kombination med dess mätbara delmål, incitament och analyser som bör göras.

4. Kommunikation

Kommunikationen löper egentligen som en röd tråd mellan hela förändringsarbetet. Att kunna identifiera, planera och utföra ett bra förändringsarbete är direkt beroende av god kommunikation. Det finns psykologiska och sociologiska spänningar inneboende i alla gruppkulturer. De som redan är inblandade i arbetet har etablerat färdigheter, kunskaper och har fått erfarenheter. Men de har också en intern hackordning och vanor som måste hanteras. Att tillhandahålla tydliga och öppna kommunikationskanaler under hela processen är ett viktigt inslag i alla förändringsarbeten. Metoderna bör förespråka öppenhet och tvåväga kommunikationsstrukturer som gör det möjligt att ventilera frustrationer.

5. Övervaka och hantera motstånd och andra risker

Motstånd till förändring är som sagt en naturlig del av förändringsarbete, men det gäller att vara uppmärksam eftersom att motståndet kan utgöra ett hot mot förändringens framgång. Motståndet grundar sig delvis i rädsla men också i det faktum att det alltid finns en viss risk associerad med förändring. Att förutse och förbereda sig för motstånd genom att förse ledarskapet med verktyg för att hantera det hjälper till i ett smidigt förändringsarbete.

6. Fira alla framgångar

Att erkänna och uppmärksamma tillfällen då man når förändringsarbetets milstolpar och delmål är en viktig del av alla sorters projekt. När man leder en förändring är det ens ansvar att uppmärksamma de framgångar som ens team och medarbetare når. Det kommer dessutom hjälpa till med att både acceptera förändringsarbetet och förändringen i sig.

7. Utvärdera, revidera och förbättra kontinuerligt

Samtidigt som förändring kan kännas svårt och ibland till och med smärtsamt så är det alltid en pågående process. Till och med förändringsarbetet genomgår sin egen förändring eftersom att ens strategier alltid måste vara flexibla och redo att anpassas efter ändrade omständigheter. Precis som bra kommunikation så bör även utvärdering och revidering vävas in i hela förändringsprocessen, för att på så sätt identifiera och hantera eventuella hinder och problem.

Stöttande verktyg och komponenter för förändringsarbete

Ett effektivt förändringsarbete är beroende av stödjande aktiviteter och verktyg. De här verktygen är ofta utvecklade och förvaltade internt inom företaget, till exempel av förändringsledarna. Exempel på verktyg och aktiviteter som kan stötta ett förändringsarbete är:

  • Produkt- eller projektkarta (plan)
  • Riskanalyser
  • Utbildningshandböcker och -tillfällen
  • Feedbackforum för intressenter
  • Insamlad data och analyser
  • Tidigare förbättringsplaner
  • Företagets vision och målsättningar

Idag finns det många metoder för förändringsarbete som har visat sig vara effektiva. En del förändringsmodeller fokuserar på att förändra individer som en form av omorganisering, och en del fokuserar på att förändra hela organisationer för ökad lönsamhet. Det finns inte en enda lösning som fungerar för alla förändringsarbeten och projekt, eftersom att alla har olika behov och förutsättningar. Med noggrann efterforskning, utforskning och planering av resurser och metod är förändringsarbete dock alltid möjligt oavsett en organisations storlek och krav.

Slutsats

Alla företag och organisationer genomgår kontinuerlig förändring. Det är oundvikligt eftersom att både de interna och externa omständigheterna alltid förändras runt omkring. Om man som företag skulle stå emot förändring så riskerar man att stagnera, tappa kunder och mista viktiga marknadsandelar. Förändring är helt enkelt både en nödvändig och en naturlig del av att driva ett företag, och av att utvecklas och förbättras. Att driva ett förändringsarbete är många gånger givande men kan också vara en tuff uppgift. Det är viktigt att vara lyhörd och till exempel lyssna på medarbetarnas åsikter och tankar.

Det är vanligt att rädsla och oro uppstå när förändring är på gång, vilket brukar grunda sig i osäkerhet och risktagande. Ju mer man förbereder företaget och de anställda för förändring, desto enklare blir det att förutse oväntade situationer och förändringar. Det blir också enklare att förankra förändringen hos de anställda och andra viktiga intressenter så att de accepterar förändringsarbetet. När man vet hur en förändring kommer påverka en och vilka positiva följder den kommer ha är det troligare att man engagerar sig i förändringsarbetet.