Problemlösning: Metod för att hantera olika typer av problem

Problem av olika slag är något som många människor möter och hanterar på en daglig basis, på jobbet men också i vardagen. Problem kan vara stora som små, simpla som komplexa och enkla som svåra. Hur man hanterar problem i livet kan påverka hur man mår, hur stressad man känner sig och hur man samarbetar med till exempel sina kolleger. Att känna sig säker i sin förmåga att lösa problem är en viktig kvalitet som de flesta vill ha, oavsett om man är chef, arbetsledare, kollega eller som privatperson.

Problemlösning

 

Att ha ett starkt självförtroende är en viktig faktor för att man ska lyckas i sin karriär oavsett, och ett sådant självförtroende kommer ofta från att man kan luta sig mot en säker process för att lösa sina problem. Med hjälp av en riktigt bra metod för problemlösning så kan även det mest komplexa problemet lösas snabbt och enkelt. Saknar man dock en sådan metod så kan ett enkelt problem visa sig väldigt svårt att lösa samtidigt som lösningen man når inte får något genomslag eller en långvarig effekt i praktiken. Problemlösning sker genom ett flertal generiska och metodiska steg där man på ett strukturerat sätt hittar lösningar till olika problem som man står inför.

Vad är Problemlösning?

Problemlösning som en metod kan se ut på några olika sätt, beroende på vilken specifik metod som man använder och vilken typ av problem som man behöver lösa kan också vara avgörande. I grunden så kan man säga att problemlösning är en metod som är uppdelad i fyra stycken delar, vilka följer på varandra i en logisk ordning:

  1. Förstå och definiera problemet
  2. Brainstorma idéer och förslag för en lösning
  3. Utvärdera, prioritera och välj den rätta lösningen
  4. Implementera lösningen och fixa problemet!

De olika stegen som tillsammans utgör problemlösning är de handlingar som man måste genomföra för att rätta till eller lösa det problem eller hinder som står i vägen för att man ska nå målet för den aktivitet som man ägnar sig åt. Ibland refererar man till de här fyra stegen som en problemlösnings-cykel. I den här cykeln så uppmärksammar man ett problem, definierar problemet, utvecklar en strategi för att lösa problemet, organiserar den kunskap som finns inom problemlösnings-cykeln, mobiliserar de resurser som behövs, implementerar lösningen som man har kommit fram till och sedan övervakar och utvärderar man hur det går med lösningen.

Anledningen till att det kallas för och visualiseras som en cykel är att så fort man har löst ett problem så tenderar ofta ett nytt problem att dyka upp snart därpå, varpå cykeln börjar om. Ibland delar man upp problemlösning i två olika kategorier. I den första kategorin så hamnar den typen av problem som bara har en enda faktisk lösning, så som ett matematiskt problem eller en faktabaserad fråga. Den andra kategorin består av problem som har något mer komplexa lösningar. De är framför allt komplexa för att svaren eller lösningarna på den sortens problem har en tendens att förändras ofta, och beror mer på sociala faktorer och känslor.

Olika typer av problemlösning

När man talar om problemlösning så brukar man mena den generella metod som oftast består av fyra stycken steg, vilka är mer utvecklade längre ner på sidan. Men problemlösning kan också se ut på lite andra sätt. Det finns som sagt en mängd olika tekniker och metoder som faller inom ramen för problemlösning. Följande tekniker brukar kallas för problemlösnings-strategier, och följer sina egna metodiska steg:

  • Abstraktion: Här löser man ett problem genom att först prova sin lösning i en modell, varpå man sedan implementerar lösningen i verkligheten.
  • Brainstorming: Brainstorming kan ske individuellt eller i grupp, och målet är att komma på så många idéer som möjligt vilka i slutändan leder till en enda bra lösning.
  • Uppdelning: Delar upp ett stort och komplext problem i mindre och mer hanterbara delar som gör att lösa.
  • Hypotes-test: Här antar man att en viss förklaring stämmer, varpå man testar och försöker antingen bevisa eller motbevisa sitt antagande.
  • Lateralt tänkande: Här attackerar ett problem indirekt och kreativt, likt brainstorming.
  • Rotfelsanalys: I en rotfelsanalys vill man analysera källan, det vill säga roten, till ett problem.
  • Trial-and-error: Här testar man olika lösningar tills man hittar den rätta.

De olika faserna av problemlösning

För att man ska kunna hantera och leda en organisation så effektivt som möjligt, eller utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt, så är det avgörande att både ledarskapet och samarbetet mellan medarbetarna fungerar väl. Allt eftersom olika problem dyker upp så är det viktigt att hitta en lämplig lösning för problemet så snabbt som möjligt. Om ett problem är litet så är lösningen också ibland enkel och många gånger rätt uppenbar.

Då brukar det inte var nödvändigt eller ens motiverat att följa de fyra stegen för att lösa sitt problem. När man behöver använda sig av de fyra formella stegen av problemlösning så beror det därför oftast på att problemet i fråga är svårt och komplext, varför man behöver hjälp att strukturera upp och reda ut det.

1. Definiera problemet

Man bör göra en diagnos över hela situationen så att fokuset hamnar på själva problemet och inte på problemets symptom, annars kan arbetet bli väldigt felriktat. Det är också viktigt att man i den här fasen försöker att titta på problemet från så många olika vinklar och perspektiv som möjligt, och att man inte drar några förhastade slutsatser.

Därför är det bra att involvera alla berörda parter och medarbetare som antingen har kunskap om processen som är i fokus eller som är direkt berörda av problemet. Målet borde vara att hitta roten till det fel som man hanterar, och därför behöver man gräva djupare och skala bort alla lager som döljer källan till problemet. Analysmetoder och verktyg så som 5-Varför, rotfelsanalyser och flödesdiagram kan vara användbara för att komma till rätta med vad som faktiskt orsakar problemet. Det hjälper en också att ta fram en korrekt problemställning som ligger till grund för resten av stegen inom problemlösningen. Innan man går vidare till nästa steg så kan man kontrollera att man har gjort följande:

  • Separerat fakta från åsikter
  • Specificerat de underliggande orsakerna till problemet
  • Konsulterat med alla berörda parter för att få så mycket information om problemet som möjligt
  • Definierat i vilken process som problemet existerar
  • Undvikit att dra förhastade slutsatser eller försöka lösa problemet utan data och information
  • Tagit fram en konkret och koncis problemställning

2. Brainstorma idéer och förslag

Man bör fördröja valet av lösning på problemet till dess att så många olika alternativ som möjligt har föreslagits. Att överväga många potentiella lösningar kan markant höja kvalitén och värdet på den lösning som man sedan väljer. Man kan tjäna mycket på att följa reglerna för brainstorming som säger att man bör presentera alla idéer först innan man börjar utvärdera dem, samt att inga idéer är för tokiga för att få komma upp till ytan.

Om man utvärderar varje idé allt eftersom att de presenteras så kan det annars leda till att man till exempel bestämmer sig för en felaktig lösning för tidigt, eller att vissa av deltagarna inte vågar presentera sina idéer. Ju mindre dömande och kritisk man är mot varandras idéer till en början, desto fler idéer lär komma fram under det här steget av processen.

Ju fler idéer som man har att välja mellan, desto större är chansen att en av de idéerna kommer att leda till en riktigt bra lösning. Om man därtill är allt för resultat-orienterad så kan det leda till att man går miste om möjligheten att lära sig något nytt som i längden kan leda till en verklig förbättring och förändring. Följande faktorer och handlingar bör vara avklarade innan man går vidare till steg tre:

  • Man har undvikit att utvärdera de olika idéerna som gruppen har
  • Man har fortsatt att inkludera alla berörda parter för att kunna generera så många idéer som möjligt
  • Man har säkerställt att idéerna och förslagen som man har arbetat fram är i linje med organisationens olika mål
  • Man har brainstormat och byggt vidare på varandras idéer
  • Man har separerat mellan kort- och långsiktiga lösningar

3. Utvärdera, prioritera och välj den rätta lösningen

Människor som är väldigt skickliga på att lösa problem brukar använda sig av ett antal överväganden i valet av den rätta lösningen. Till exempel så överväger de i vilken utsträckning som ett visst alternativ kommer att lösa problemet i fråga utan att orsaka andra oförutsedda problem, om alla personer som berörs av lösningen kommer att acceptera den, om en implementering av lösningen faktiskt är realistisk eller inte, samt om lösningen fungerar inom organisationens begränsningar. När man väl har kommit fram till en lösning så bör man ha checkat av följande:

  • Utvärderat samtliga alternativ
  • Utvärderat de olika alternativen i relation till etablerade mål inom projektet i fråga eller organisationen
  • Utvärderat både bevisade och möjliga konsekvenser och resultat
  • Utformat den valda lösningen explicit och tydligt

4. Implementera lösningen och fixa problemet!

Genom att involvera flera medarbetare samt de som påverkas av lösningen på problemet som man har valt så ökar chansen att stödet för lösningen växer och att motståndet till eventuell förändring som kan ske som följd minskar. Ibland kan det vara effektivt att låta olika medlemmar från organisationens ledarskap implementera hela eller delar av lösningen, för att på så sätt sälja in lösningen till de anställda. Oavsett hur implementeringen av själva lösningen ser ut, så bör man alltid se till att skapa kommunikationskanaler där medarbetarna kan förmedla sin feedback framöver. Det är viktigt att det sker en kontinuerlig övervakning och ibland även test för att kontrollera så att lösningen på problemet fungerar och att den ger den önskade effekt som man siktade på under problemlösningens gång. Att hålla kontinuerlig uppsikt gör det också lättare att vara flexibel, vilket är en viktig egenskap allt eftersom att omständigheterna runt omkring förändras. När det fjärde och sista steget av problemlösningen är avslutat så bör följande uppgifter vara avklarade:

  • Man har planerat och testat en pilotversion av lösningen
  • Man har samlat in feedback från alla berörda parter
  • Man har sökt stöd för lösningen hos alla berörda parter
  • Man har etablerat medel och metoder för kontinuerlig övervakningen
  • Man har eller är på väg att utvärdera långsiktiga effekter av den slutgiltiga lösningen

Vanliga misstag vid problemlösning

När man lär sig om problemlösning så kan det för det otränade ögat verka som en väldigt logisk och steril process som är oberoende av externa faktorer. Så är dock inte fallet, för det mesta. De fyra stegen ovan utgör grunden i problemlösning och kan göra det enklare att lösa ett problem, men det finns samtidigt några vanliga hinder och fällor som man kan stöta på på vägen. De flesta sådana har att göra med den mänskliga faktorn, då känslor, viljor och åsikter bland kollegerna på arbetsplatsen kan spela in till olika grad.

Om man skulle skala bort alla människor från ett problem så skulle man antagligen ha ett enkelt problem där en logisk och steril process skulle vara tillräcklig för att lösa det, men i verkligheten är det praktiskt taget omöjligt att lösa ett problem i ett vakuum. Det är just därför som det är så viktigt att vara säker på att man istället har involverat samtliga personer som kan tänkas påverkas av de beslut som man tar. Och samtidigt vara förberedd och hålla utkik efter följande fällor:

Fälla: Otydligt problem

Bristfälliga problemställningar så som exempelvis ”lösa försäljningsproblemet” kan vara tillräckligt som mål för ett helt projekt, men är alltför vagt för att kunna bemöta och hantera ett problem. En vag problemställning leder ofta till att de som arbetar med problemet inte vet när de har nått den faktiska lösningen eller om man överhuvudtaget fixar rätt problem, samtidigt som det gör det lätt att problemet dyker upp igen.

Fälla 1 – Fel personer involverade

När ett problem uppstår så är det vanligt att man drar ihop en arbetsgrupp i all hast. Ofta är det personer som har sysslat med liknande uppgifter förr eller som rentav råkar ha lite tid över. Om man inte är noga med att involvera rätt personer från start i problemlösningen så är risken stor att man inte lyckas lösa problemet snabbt och effektivt, eller i värsta fall inte alls.

Fälla 2 – det finns ingen data

Om man möter ett problem där det inte finns någon dokumenterad data att grunda sin problemlösning på så kan det många gånger framför allt leda till att det inte går att bevisa att en eventuell lösning faktiskt leder till några förbättringar. Då har dessutom medarbetarna lätt för att glida tillbaka in i sina gamla, och ofta sämre, vanor.

Fälla 3 – Tiden är otillräcklig

Ibland kan problemställningen och mängden tillgänglig data vara perfekt. Man har allting man behöver för att sätta igång med sin problemlösning, förutom tillräckligt mycket tid för att hinna åstadkomma någon förändring. Då är det lätt att problemet glider ner på listan av prioriteringar. Risken när man löser ett problem förhastat är att man kommer fram till en förhastad och felaktig lösning, eller en kortvarig lösning som faktiskt inte leder till någon förbättring i det långa loppet.

Fälla 4 – Man försöker tackla fel orsak

Att inte först vara noggrann med att ta reda på källan till problemet kan leda till att man fokuserar på fel orsak. Man löper särskild stor risk för att detta sker när man inte har tillräckligt med tid, resurser eller stöd för att lösa sitt problem. På ytan så kan det ofta verka uppenbart vad som orsakar ett problem, men i många fall så kan vad man tror är en orsak i själva verket vara ett symptom på problemet. Att hantera ett symtom kan göra att problemet försvinner tillfälligt, men det är då bara en illusion och det är bara en tidsfråga innan problemet dyker upp igen. Med hjälp av tillräckligt mycket tid så kan de som arbetar med att ta fram en lösning ta en ordentlig titt på tillgänglig data och information, och på så sätt identifiera den riktigt orsaken till problemet och därmed förhoppningsvis lösa det för gott.

Slutsats

Problemlösning är en metod som man använder för att, precis som namnet avslöjar, hantera olika typer av problem. I grunden så består metoden av fyra stycken steg där man börjar med att definiera sin problemställning, brainstorma många olika alternativ och idéer för att lösa problemet, går vidare genom att välja den rätta lösningen och sedan implementerar och övervakar den i praktiken.

Att använda sig av en etablerad metod och verktyg kan hjälpa en att förbättra sin teknik för att lösa problem, vilka tenderar att dyka upp på jobbet med jämna mellanrum. Man måste dock komma ihåg att även de enklaste problemen kan ha flera underliggande orsaker, och att problem alltid blir lite mer komplexa när människor är iblandade. Att ta itu med sina kollegers känslor och åsikter är inte det lättaste, eller alltid det roligaste, men kan vara ack så nödvändigt. När man kan hantera och lösa problem på ett effektivt sätt så blir man ofta också mer självsäker i andra uppgifter som man har, vilket är positivt för ens karriär generellt.