Dagens komplexa utmaningar inom affärsvärlden och många andra branscher kräver en ny typ av lösningar, vilket innebär att man inte kan fortsätta på exakt samma sätt som man alltid har gjort. Istället måste man börja tänka utanför lådan, så att säga. För att lyckas med att komma på nya, innovativa idéer så är det viktigt att man söker sig bortom sin bekväma zon där man hittills har opererat. För att komma igång så är det enklaste oftast att starta med en stor mängd idéer, små som stora, som man kan bygga vidare på och testa sig fram via.
Detta brukar kallas för brainstorming. Själva metoden brainstorming är en av flera idéer inom idéskapande, en aktivitet där man kommer fram till nya idéer som ofta äger rum i en kreativ process. Brainstorming hjälper till att generera tillräckligt många idéer som kan leda till en lösning på den utmaning som man står inför.
Brainstorming kan vara en effektiv metod för att, som sagt, komma på ett stort antal nya idéer men är också en populär metod för att den hjälper en att ta fram nya idéer väldigt snabbt, att skapa entusiasm bland medarbetarna, få igång personer som har fastnat i gamla tankegångar, öka samarbetet mellan kolleger, expandera företagets portfölj av idéer samt få tillgång till idéer och tankar från en bredare grupp och nya perspektiv.
Vad är Brainstorming?
Brainstorming som metod kombinerar en avslappnad och informell inställning till problemlösning med så kallat lateralt tänkande. Metoden uppmuntrar personer att komma på idéer som till en början kan verka något galna och orealistiska. En del av de idéer som man kommer på kommer kunna användas för att forma kreativa och originella lösningar för olika utmaningar medan vissa av idéerna istället kan tända nya gnistor genom att leda till nya tankegångar och på så sätt föda fler idéer.
Det är framför allt på det viset som brainstorming fungerar så effektivt för att starta igång personer på nytt som har fastnat i gamla tankegångar. För att brainstorming ska fungera så bra som möjligt så är det en avgörande del av metoden att ingen varken kritiserar eller berömmer varandras idéer under processens gång. Att blanda in analys och dömande redan under brainstormingens tidiga faser kan annars göra så att idéflödet stannar upp och kreativiteten begränsas.
Konventionella gruppmetoder för problemlösning kan ofta undermineras av ohjälpsamt beteende som ofta dyker upp i en gruppdynamik. Samtidigt som det kan vara viktigt att starta en process inom problemlösning på ett strukturerat och analytiskt vis, så kan det också innebära att gruppen utvecklar begränsade och inte särskilt originella idéer.
I kontrast så erbjuder brainstorming ett fritt och öppet samtalsklimat som motiverar och uppmuntrar alla till att verkligen delta. Dessutom kan brainstorming vara väldigt roligt, vilket gör att medarbetarna kommer närmre varandra och knyter starkare band till varandra under processen. Därmed har brainstorming således flera andra fördelar förutom att enbart vara en effektiv metod inom problemlösning. Ju fler olika bakgrunder som deltagarna har desto bättre, men deltagarna ska gärna ha någon slags koppling till problemet eller utmaningen i fråga. Det kan nämligen göra att de känner sig än mer motiverade till att komma fram till en lösning.
Bakgrund
Idén bakom brainstorming når tillbaka ända till 1940-talet och amerikanen Alex Osborn. Han ägde en marknadsföringsbyrå och under tiden som han arbetade där kunde han märka att atmosfären som rådde på de olika mötena inte direkt tillät eller uppmuntrade till att utveckla nytänkande idéer och kreativa lösningar. Därför började Osborn utveckla ett enkelt ramverk med grundläggande regler för kreativa möten. Dessa regler var:
- Ingen kritik av idéer är tillåten
- Sikta på att skapa så många idéer som möjligt istället för få
- Bygg vidare på varandras idéer
- Uppmuntra till vilda och överdrivna idéer
Osborn märkte att när de här reglerna följdes i mötena så gjorde det att fler idéer skapades och att ett större antal originella idéer ledde till ett större antal användbara idéer. På så sätt skapade kvantiteten kvalitet. Innan metoden fick själva namnet brainstorming så kallade Osborn det för ”to think up”, det vill säga att tänka uppåt på svenska. I sin bok benämnde han senare metoden som ”using the brain to storm a creative problem”, vilket i sin tur ledde till namnet brainstorming.
Både metoden och namnet är numera känt över hela världen, och de flesta språk och länder har behållt det engelska ordet brainstorming som namn. Det är idag en av de allra vanligaste metoderna inom kreativitet och innovation samt för problemlösning, och nästan alla människor har någon gång deltagit i ett brainstorming-event. Med åren så har metoden brainstorming finslipats och nya tekniker har introducerats.
Detta har brainstorming använts för
I sin användning har brainstorming varit en del i skapandet av och inom:
- Reklamkampanjer
- Marknadsföringsstrategier och metoder
- Forskning och utveckling
- Forskningsmetoder
- Patent
- Fysiska produkter
- Skrivna dokument och artiklar
- Tjänster och processer
- Ingenjörsprocesser
- Statliga lagar, regler och policies
- Ledningsmetoder
- Organisationsstrukturer
- Investeringsbeslut
- Nya industrier och branscher
- Försäkringar
Brainstorming i 3 steg
För att göra ett brainstorming-event så effektivt som möjligt och för att använda metodens maximala potential så kan det vara bra att vara förberedd. Att vara ordentligt förberedd gör också att man kan utnyttja alla deltagares tid så optimalt som möjligt. Inom brainstorming finns det numera en stor mängd olika tekniker som man kan använda, vilka man kan läsa om längre ner. När man ska planera sitt första brainstorming-event så kan man dela upp eventet i tre stycken grundläggande steg.
Steg 1 – Starten
Börja med att ta fram en frågeställning som grundar sig i information om utmaningen i fråga, som kan guida gruppens tänkande och tankegångar. Dela inspiration och insikter från forskning och konkurrerande företag och organisationer. Informera om brainstormingens regler och uppmuntra gruppens deltagare att omfamna ett tankesätt som grundar sig i nyfikenhet och en dialog med högt i tak.
Steg 2 – Vägledning och stöd
Om det behövs för att göra deltagarna mer bekväma med varandra så kan det vara en lämplig idé att göra en gruppövning först för att värma upp alla. Innan man sedan börjar bolla idéerna mellan varandra så bör man starta med några minuters individuell brainstorming. Därpå delar alla med sig av de idéer som man har kommit på, och sedan är tanken att man bygger vidare på varandras idéer. Kom ihåg att varken kritik eller beröm hör hemma här!
Steg 3 – Följ upp
Allt eftersom att diskussionerna fortlöper så börjar det bli dags att gruppera de olika idéerna efter teman eller kategorier. Därpå kan man låta deltagarna rösta på de olika idéerna för att komma fram till den bästa idéen för den lämpligaste lösningen. Genom att låta deltagarna rösta demokratiskt så ökar också chansen att idén och lösningen som man bestämmer sig för får genomslag i praktiken. Definiera sedan nästa steg och framtida åtgärder vilka är en del av lösningen som man bestämt sig för.
Regler i Brainstorming
Sedan Osborn grundade metoden brainstorming i mitten på 1900-talet så har de regler som han stiftade då faktiskt följt med ända tills idag, medan några nya regler också har tillkommit. Reglerna är till för att säkerställa att man inte begränsar gruppens tankegångar och för att främja det öppna samtalsklimat som är en sådan viktig komponent av brainstorming-metoden. Som nämndes ovan så bör brainstormingens regler introduceras för gruppens deltagare i ett tidigt skede av processen, framför allt för att skapa den miljö som man är ute efter. Följande sju regler är bland de viktigaste att använda sig av, vilka vissa är samma som Osborns:
- Undvik kritik
- Uppmuntra till vilda och tokiga idéer
- Bygg vidare på kollegernas idéer
- Behåll fokus på ämnet eller utmaningen i fråga, från vilken brainstorming började
- Låt en person prata åt gången
- Var så visuell som möjligt, för att på så sätt underlätta för de resterande deltagarna att så lätt som möjligt följa med i varandras tankegångar
- Sikta på kvantitet istället för kvalitet, eftersom att många idéer i slutändan förhoppningsvis också leder till bra idéer.
Tekniker och metoder inom brainstorming
Även om tanken bakom brainstorming är att gruppens deltagare ska kunna prata och kommunicera öppet och fritt med varandra och komma på en mängd nya idéer så är såklart inte så alltid fallet. Även om förutsättningarna finns där så kan ibland diskussionerna och kreativiteten stanna upp. Då kan det vara skönt att välja en mer konkret teknik inom brainstorming, något det finns rätt många av numera. Här går vi igenom några av de vanligaste teknikerna:
Brain writing (Hjärn-skrivning)
Tanken bakom den här tekniken är att separera idéskapandet från diskussionerna som följer. Gruppledaren delar ämnet eller utmaningen med gruppen, varpå samtliga deltagare individuellt skriver ner sina tankar och idéer. Det uppmuntrar var och en av deltagarna att dela med sig av just sina idéer. Det ger också alla lite mer tid att tänka över sina idéer, vilket är särskilt hjälpsamt för de deltagare som annars kan ha svårt för att yttra sig och dela med sig av sina tankar i en gruppmiljö.
Den här tekniken är mest lämpad för grupper som har en tendens att bli som mest påverkade av de första idéerna som dyker upp under brainstormingen, då den uppmuntrar gruppen till att först samla in samtliga idéer innan man börjar diskutera dem. Den här tekniken tenderar också att leda till mer originella och unika idéer, eftersom att deltagarnas initiala tankegångar inte påverkas av varandra när alla sitter tysta och skriver.
Figuring storming (figur-storming)
Den här tekniken går ut på att gruppens deltagare föreställer sig hur någon annan hade hanterat utmaningen som de står inför, för att på så sätt möta utmaningen från nya perspektiv. Genom att föreställa sig hur till exempel ens chef, en kändis eller till och med ett lands president skulle hantera samma situation kan hjälpa gruppen att se utmaningen genom nya ögon och därmed komma fram till nya, innovativa idéer.
När man låtsas att man är någon annan så innebär det att man frigör idéer och tankar som inte är begränsade till de personligheter som ingår i gruppen i verkligheten. Man börjar helt enkelt med att ställa frågan ”Vad hade XX XXX gjort?”. Den här tekniken fungerar som bäst för grupper som tenderar att nå samma sorts idéer för upprepande projekt.
Online brainstorming
Virtuella arbetsgrupper online blir allt vanligare vanligare inom de flesta branscher och industrier. Utvecklingen av email och andra verktyg för kommunikation gör det enklare än någonsin att arbeta på distans, vilket numera till och med är normen på vissa företag. Då kan man undra vad som händer när en sådan virtuell grupp behöver brainstorma nya idéer, och samtidigt undvika att behöva skicka oändligt många mejl fram och tillbaka mellan varandra.
Det viktigaste är att välja en plattform online där gruppens medlemmar kan samarbeta och kommunicera, och som dessutom sparar konversationer och anteckningar för framtida projekt. Det finns otaliga bra verktyg online som är ämnade för just brainstorming, för att göra upplevelsen så enkel, smidig och visuell som möjligt. Man kan till exempel använda sig av ett online-verktyg som bygger mindmaps, vilka hjälper gruppen att svara på specifika frågar och generera idéer utifrån dem.
Rapid Ideation (Snabbt idéskapande)
Ibland kan tidsbegränsningar för gruppen göra så att man producerar nya idéer snabbare, eftersom att man då inte har tid till att filtrera eller övertänka varje enskild idé. I starten av den här tekniken så förser gruppledaren gruppens deltagare med utmaningens kontext, övrig information, viktiga frågor, budget och deadline. Sedan har gruppen en viss tid på sig att skriva ner så många tankar och idéer som de kan.
En av fördelarna med den här tekniken är att den är mycket enkel att anpassa till varje arbetsgrupps behov och material. Det går nämligen att använda vilket eller vilka medium som helst, som till exempel papper och penna, whiteboard-tavla, post-its med flera. Vanligtvis brukar gruppen ha mellan fem och fyrtiofem minuter på sig att generera idéerna, ofta beroende på hur komplext ämnet i fråga är. Den här tekniken lämpar sig särskilt bra för grupper som annars tenderar att fastna eller lätt bli distraherade.
Round Robin Brainstorming
I den här tekniken så börjar gruppen med att forma en cirkel. När man har kommit överens om brainstormingens ämne så går man sedan cirkeln runt, där varje deltagare delar med sig av en idé. Under tiden som det sker så finns det en person som har ansvar för att ta anteckningarna och som skriver ner alla idéer som gruppen delar med sig av. Det är viktigt att man inte börjar utvärdera någons idé innan alla deltagare har delat med sig av sin idé. Den här metoden är särskilt bra för de grupper där en eller ett par deltagare tenderar att annars vara tyst på möten.
Vad man ska undvika i brainstorming?
Att leda en effektiv brainstorming hänger mycket på att känna till vilka eventuella hinder och problem som kan uppstå längs vägen. Under ett brainstorming-event så bör man hålla utkik efter följande utmaningar och styra bort från dem så fort man ser dem närma sig i diskussionerna:
1. Grupptänkande
Viljan och behovet av att, ofta undermedvetet, rätta sig efter gruppen förstör lätt det kreativa tänkandet och flödet av nya idéer.
2.Kontorets hierarki
Deltagare kan ofta känna sig tvungna att stötta en ledares idé även om den idén inte är den bästa, eller att följa ett konkurrensaktigt tänkande som om brainstormingen vore en tävling där man ska bevisa sin egen förmåga.
3. Sväva iväg från ämnet
Utan en tydlig uppmaning eller utmaning kan gruppen lätt sväva iväg och slösa sin tankekraft på orelaterade ämnen.
4. Förlust av momentum
Gruppen mister sitt momentum när många bra idéer delas men inte leder någonstans efter det att brainstormingen är slut.
5. Slösa tid
Om man inte ser till att planera brainstormingen innan och också följa upp den efter så kan det resultera i att brainstormingen tar allt för lång tid eller att den inte leder till några faktiska lösningar.
6. Beslutsfattande istället för idéflöde
Människor har en tendens att vilja ta beslut så snabbt som möjligt. Här bör man se upp så att gruppen inte börjar ta förhastade beslut innan alla bra idéer har fått en chans att delas.
7. Exkludering av introverter och kolleger på distans
Även de som normalt sett inte tycker om att prata på möten eller de som arbetar online måste få en chans att delta. Välj då en teknik som främjar och uppmuntrar deltagandet av sådana personer.
Brainstorming sammanfattat
Brainstorming är en av världens vanligaste metoder för problemlösning. Under rätt förutsättningar så kan brainstorming vara både ett roligt och ett effektivt sätt att ta fram nya, innovativa idéer och lösningar för diverse problem och utmaningar.
Om brainstormingen görs på rätt sätt så kan det också uppmuntra personer och personal till att förbinda sig till lösningarna som ska implementeras, eftersom att de har spelat en viktig roll i att utveckla dem. Den bästa tekniken för brainstorming brukar vara att kombinera brainstorming både på individ- och gruppnivå, och det är viktigt att det framför allt inte förekommer någon kritik mot varandras idéer under processens gång.
