En digital workshop är en sammankomst där flera deltagare samlas för att diskutera ett visst ämne. Precis som en fysisk workshop kan en digital workshop se ut på flera olika sätt. Man kan använda dem för att informera om en större förändring på företaget, för att få fram nya idéer från de anställda eller för att stärka team.
Ofta sker den digitala workshopen som en fullspäckad arbetsdag där man tillsammans arbetar för att lösa specifika utmaningar. Ibland kan det vara svårt att få tillgång till nya idéer då man arbetar på distans, och här kan en digital workshop spela stor roll.
Den hjälper till att ta vara på information som annars riskerar att gå förlorad och hjälper på detta sätt både företagets ledning och de anställda genom att skapa en plattform där åsikter kan vädras och diskuteras.
Varför digital workshop?
I och med att allt fler arbetar på distans har digitala workshops blivit ett alltmer populärt fenomen. De ger en möjligheten att interagera och påverka trots att de anställda befinner sig på olika geografiska platser. På många sätt kan det vara en fördel att hålla digitala workshops. Exempelvis behöver den som talar inte oroa sig för att någon i publiken inte kan höra vad den säger, eller se materialet tydligt nog. Digitala workshops suddar ut de fysiska begränsningarna och skapar mer demokratiska presentationer.
Lösa ett specifikt problem
Den vanligaste anledningen till att man som företag håller en digital workshop är för att lösa ett specifikt problem eller för att samla idéer för ett särskilt projekt. Om man upptäcker att det finns brister eller problem inom vissa avdelningar på företaget kan man använda sig av en digital workshop för att lösa dessa. Det är viktigt att se till att de personer som tar del i workshopen har nytta av att vara där. Ibland bjuder man in för många personer och då finns det risk att deltagare som egentligen inte har nytta av att delta i workshopen gör det ändå. Genom att ha ett tydligt mål och syfte med sin workshop kan man göra den mer effektiv och slippa ödsla tid och resurser där de inte hör hemma.
Att tänka på inför en digital workshop
A och O för en lyckad workshop är förberedelse. Eftersom en digital workshop sker i realtid behöver man se till att förbereda sig i god tid i förväg. Det bästa är att ha en eller två personer som är ytterst ansvariga för workshopen och därmed kan se till att allt fungerar inför eventets början. Ofta kommer deltagarna i en workshop endast att dyka upp på den tid och plats som eventet fastställts till, utan vidare förberedelser. För att undvika att deltagarna är oengagerade kan de ansvariga personerna i förväg skicka ut påminnelser och underlag. Det finns en mängd andra saker man bör tänka på då man förbereder sin digitala workshop.
Välj rätt teknologi
Förr var det ovanligt att man bedrev denna typ av aktiviteter digitalt, men det har förändrats snabbt i takt med att allt fler arbetar på distans. Därför finns också en snabbt utvecklande marknad för teknologi som passar för en digital workshop. Man bör fundera över hur man vill bedriva sin workshop och välja teknologin efter detta. Om man exempelvis vill grupperna deltagarna i mindre diskussionsgrupper måste denna funktion finnas tillgänglig hos den leverantör man väljer. En annan viktig sak att tänka på är hur vana personer är vid teknologin. Att välja en välkänd leverantör kan vara en stor fördel eftersom många redan har programvaran installerad sedan tidigare. Vilken plattform man än väljer att bedriva sin workshop på bör man i god tid skicka ut information till deltagarna om hur de lättast deltar och hur de får tag i den teknologin man kommer att använda. Om det är ett diskussionsforum bör man också be alla deltagare se till i förväg att de har en mikrofon som fungerar bra. Genom att skicka påminnelser och uppmana att man i god tid testar sin egen tekniska utrustning kan man undvika att det blir problem under workshopen. Särskilt viktigt är det att de som håller i presentationer har välfungerande nät, utrustning och kan tala från en ostörd plats.
Se till att styra över tiden
När många personer ska komma till tals och många ämnen ska diskuteras är det lätt att tiden rinner i väg snabbare än man trott. Detta kan innebära stora problem där dagordningen förskjuts och vissa ämnen inte hinns med. Vanligtvis har man avsett en exakt tid till en workshop, och de ämnen man inte hinner gå igenom gås helt enkelt inte igenom. Det är viktigt att man utser en person som är ansvarig för att tider hålls och som stoppar talare när de går för långt över sin utsatta tid. Annars riskerar man att workshopen kan bli långtråkig och missa sitt syfte.
Bestäm mål och riktning i förväg
En workshop bör alltid hållas för ett specifikt syfte, och inte bara för att. Det är därför mycket viktigt att man bestämt mål med sin workshop i förväg, och sedan anpassar innehållet för att uppfylla dessa mål. Om syftet med workshopen är att namnge en produkt genom brainstorming kan eventet innehålla presentationer från relevanta aktörer. Man måste dock självklart se till att den största delen av workshopens tid är avsatt till själva syftet: namngivandet av produkten. Genom att ha en tydlig riktning blir arbetet mer framgångsrikt vilket också skapar ett större förtroende för vikten av denna typ av workshops bland medarbetarna.
Engagera deltagarna
Det absolut viktigaste är att lyckas hålla workshopen och deltagarna i gång under en lång tid. Det kan kännas motigt för många att sitta vid en dator under en hel dag, och naturligt är att man har energidippar under vissa tider. Det är viktigt att man lägger i pauser i sin workshop så att deltagarna får vila mellan de olika segmenten. De som talar bör också bedriva ett arbete för att hålla deltagarnas fokus i gång genom olika strategier. Företaget kan hjälpa till med detta genom att hjälpa anställda på ledande positioner att kunna hålla engagerande tal. Det finns en mängd olika övningar och program för denna typ av personlig och professionell utveckling som kan göra stor skillnad för företaget i stort. Sist men inte minst behöver man också välja övningar som engagerar och som känns roliga att utföra. När man har roligt eller känner att det är viktigt att man deltar ökar sannolikheten för att man ska vara engagerad. Se till att tala direkt till deltagare så att de känner sig sedda. Om gruppen är för stor för att detta ska vara möjligt kan det vara en god idé att dela upp workshopen i mindre grupper.
Utse en moderator som styr över workshopen
Genom att utse en person som styr över den digitala workshopen och dess innehåll blir eventet mer organiserat och tydligare. När människor interagerar med varandra styr man sitt tal i turordning, något som oftast sker utan att man tänker på det. Över nätet blir denna typ av naturlig turordning väldigt svårt att styra över spontant eftersom man interagerar på helt olika sätt och med viss teknisk fördröjning. En moderator blir då en person som håller koll på vems tur det är att prata och ser till att alla som vill komma till tals får möjlighet. Moderatorn bör ha koll på hur dagordningen ser ut och kan börja varje ny del med att ge en kort introduktion om talaren och varför dennes synpunkter kan vara relevanta för ämnet. Genom att ha en moderator undviker man kaos och skapar en tydligare struktur under sin workshop.
Gör en testworkshop
Moderatorn bör, tillsammans med den som är ansvarig för workshopen och, om möjligt, även talarna i förväg göra en testworkshop. Detta gör att man kan testa alla funktioner och se till att man vet hur man exempelvis byter mellan presentatörers material, eller skriver privat eller offentligt till alla mötesdeltagare. Beroende på hur van man är vid programvaran kan det vara svårt att veta exakt hur alla funktioner fungerar och genom en testworkshop undviker man pinsamma fel eller långa pauser. Det är vanligt att det blir problem under digitala workshops på grund av tekniska begränsningar, och även om det är svårt att undvika bör man till största möjliga mån försöka. En annan bra idé, särskilt om man håller i en större workshop, är att utse två personer som är ansvariga för att allt går smidigt till. En person kan vara ansvarig för att moderera mellan olika talare och hålla ordning på dagordningen, och en annan kan vara administrativt ansvarig över teknologi och material. På så vis skapar man ännu mer kontroll över workshopen och kan säkerställa att evenemanget lyckas.
Stäng av allas mikrofoner
En relativt enkel sak, som ofta glöms bort, är att stänga av mikrofonerna på de som inte talar. När någon håller en presentation och en annan deltagares mikrofon läcker in ljud kan det uppfattas som mycket störande. Det är dessutom pinsamt för deltagaren som antagligen inte märker av det själv. Det är därför viktigt att moderatorn håller koll på detta och ser till att stänga av mikrofonerna på de som inte talar. Att snabbt kunna åtgärda sådana här missar kan utgöra skillnaden mellan en framgångsrik och misslyckad workshop.
Bjud in en extern åskådare
Om man har en intern workshop, exempelvis för att arbeta fram nya rutiner eller stärka ett team på företaget, kan man se det som ett gyllene tillfälle att få input utifrån. Detta kan man göra genom att bjuda in en åskådare, exempelvis en person som arbetar med affärsstrategi eller utveckling av team. På så vis kan den externa personen få god inblick i hur företaget eller den aktuella avdelningen arbetar, och göra objektiva bedömningar angående brister. Detta sker diskret, utan att de anställda försöker ändra på sitt beteende, vilket är mycket viktigt för att kunna göra en korrekt bedömning.
Man kan också använda en extern källa i form av en konsult som specialiserar sig på just det ämne workshopen inriktar sig på. Det gör att man får in nya unika idéer och dynamiken i teamet blir förändrad. Detta kan i många fall skapa nya infallsvinklar och ge arbetet en skjuts framåt.
Utvärdera och sammanfatta
När man genomfört en workshop har man ofta hållit i gång i många timmar och, ibland, dagar. Därför kan det vara svårt för deltagarna att hålla reda på vilka beslut som fattats eller vad man kommit fram till. Genom att låta moderatorn avsluta workshopen med en sammanfattning av vad man gått igenom får deltagarna en snabbgenomgång som kan göra stor skillnad för att man faktiskt tar till sig materialet. Det är också viktigt att låta deltagarna utvärdera workshopen i efterhand så att man vet man de tyckte funkade och inte. På så vis ökar man sina chanser för att nästa workshop blir ännu mer lyckad.
Vad man kan vinna på att hålla en digital workshop
Större företag har hållit i digitala workshops under en lång tid eftersom de upptäckt de fördelar som finns med denna typ av utvecklingsarbete. De företag som varit sena på bollen på grund av teknologiska begränsningar eller okunskap hamnar snabbt på efterkälken. Genom att hålla jämna steg med sina konkurrenter kan företag vinna stort och bli än mer konkurrenskraftiga på marknaden. Utöver det faktum att man behöver digitala workshops för att vara relevant gentemot sina konkurrenter kan dessa workshops också skapa stora möjligheter för företag. Detta har gjort att flera organisationer faktiskt väljer denna utförandestil framför den mer klassiska workshoptypen. Den stora fördelen som finns med digitala workshops är faktiskt detsamma som gör att många även är kritiska mot dem: distansen.
Få tillgång till unika perspektiv
Eftersom digitala workshops kan ske utan begränsningar av fysisk tillgänglighet skapas möjligheter som inte funnits tidigare. Många företag tar vara på detta genom att bjuda in talare som befinner sig långt borta och låter dem dela med sig av sina erfarenheter till de anställda. På så vis kan man få tillgång till kompetens som annars hade varit omöjlig att nå på grund av ekonomiska eller fysiska begränsningar. Denna typ av perspektiv kan vara en mängd olika saker såsom en talare från en specifik kulturell bakgrund, en framgångsrik företagsledare i samma bransch eller en kurs som innan bara varit tillgänglig i ett visst land. På så vis kan man låta sina anställda få tillgång till ett i princip obegränsat informationsutbud och genom att investera i rätt aktiviteter för företaget eller det specifika teamet kan man göra stor skillnad för produktivitet och resultat.
Spara tid
När människor inte behöver förflytta sig från en plats till en annan sparar alla tid. Pendlingsresor till och från arbetet kan ta flera timmar i veckan, och när dessa timmar plötsligt kan läggas på annat kan man också få ut mer av sin digitala workshop. Man kan sätta i gång tidigare och ta längre pauser för att säkerställa engagemang, utan att kompromissa om tiden. Vissa workshops kan även spelas in för att anställda som missat innehållet kan ta till sig detta vid ett senare tillfälle. Denna typ av flexibilitet är unik för den digitala workshopen, och gör den till ett mycket smart alternativ.
Mer miljövänligt
I vanliga fall kan en välplanerad och kostsam workshop innebära att man flyger in talare eller kursledare från olika delar av världen. Ibland genomför man hela workshopen på en annan ort, och då behöver man flytta hela arbetsstyrkan med allt vad det innebär. Alla dessa resor innebär stora påfrestningar för klimatet och i en tid då det blir allt viktigare att värna om planeten kan den digitala workshopen faktiskt vara det bättre alternativet.
Sammanfattning digital workshop
En digital workshop kan vara en stor tillgång för ett företag som vill växa och utvecklas. I takt med att arbetssätt förändras måste man också börja se till nya sätt att utveckla sina anställda, och de traditionella metoderna är inte längre de mest effektiva. Dock bör man i förväg vara väl medveten om de utmaningar som finns då man vill engagera en större grupp människor över nätet. Workshopen bör delas upp i mindre delar och utföras segmentvis med olika typer av aktiviteter i varje segment så att deltagarna upplever en ständig omväxling. Utan denna typ av arbete med engagemang blir det nästintill omöjligt för deltagarna att hålla fokus under lång tid. När man har en tydlig målbild och ett välfungerande arbetssätt kan en digital workshop göra underverk för ett företag. Efter workshopen bör man påminna deltagarna om vad de lärt sig och vad som kommits överens om. Genom att skicka ut mail eller uppdateringar till deltagarna kan man förlänga de positiva effekter som kommer av denna typ av gemensamt arbete och hålla igång dess kraft under längre tid. Att låta deltagarna ge feedback och kommentarer på workshopen är också viktigt för att alla ska känna sig lyssnade på.
En stor fördel med denna typ av workshops är att fler individer kan komma till tals än som vanligt sker under en arbetsdag. Vissa personer inom ett team kan uppleva sig som blyga eller begränsade i sociala möten, och att känna sig trygg bakom skärmen kan faktiskt ge dem en självförtroendeskjuts. Därmed kan man ta vara på goda idéer och deltagarna kan snabbare experimentera och testa olika vägar.
