Hur lång är en Workshop?

Workshop är ett begrepp som de flesta är bekanta med.

Det som skiljer en workshop från ett vanligt möte är vissa ingredienser som gör workshopen mer idégenererande och inspirerande.

Detta innebär att en högre grad av planering samt tid avsatt för workshopen krävs i jämförelse med ett möte.

I denna artikel ges en överblick av hur man planerar en workshop, både tidsmässigt och innehållsmässigt.

Hur lång är en workshop

Hur lång är en workshop?

Beroende på vilket ämne som ska diskuteras kan en workshop kräva olika mycket tid. Det är vanligt att workshopar planeras för till exempel en eftermiddag om fyra timmar, men längre upplägg förekommer också. Workshopar på en eller ett par heldagar kräver dock naturligtvis betydligt mer planering och förarbete.

Att planera en workshop

En stor del av arbetet med en workshop utförs i planeringsstadiet. Förutom att fastställa syftet med workshopen bör man lägga vikt vid att bjuda in rätt personer med relevant kunskap för diskussionen. Naturligtvis innefattar planeringsstadiet också ett antal administrativa uppgifter, som att identifiera en lämplig lokal och att planera hur lång workshopen bör vara. Oavsett om workshopen sträcker sig över ett par timmar eller en längre period, är formatet på en workshop ganska likt. Till att börja med är det bra att ha någon sorts inledning där facilitatorn presenterar sig och möjlighet ges för deltagarna att lära känna varandra. Detta är särskilt viktigt om deltagarna inte känner varandra sedan tidigare.

Därefter kan de olika övningarna eller fokusområdena genomföras. Dessa bör inte vara längre än en timme, för att underlätta för deltagarna att behålla fokus på sakfrågan. Om ämnet kräver att det avsätts längre tid är det lämpligt att introducera pauser med jämna mellanrum. Vidare är det är bra att ha korta pauser mellan separata övningar för att låta deltagarna bearbeta informationen som just hanterats. Att kombinera pauser med fika, kaffe, vatten och eventuellt lunch kan vara ytterligare ett sätt att behålla deltagarnas uppmärksamhet.

Dokumentera arbetet och presentera till gruppen

Under alla workshopar, men särskilt vid längre sådana, bör någon utses till designerad sekreterare eller liknande för att dokumentera alla framsteg och genererade idéer, i kombination med det arbete som gruppen framställer under övningarna. Det är inte att rekommendera att endast en person är ansvarig för dokumentation, eftersom detta kan leda till misstolkningar. Efter att workshopen är avslutad är det nämligen viktigt att alla deltagare får ta del av denna summering så snart som möjligt, för att säkerställa att alla är på samma bana och är införstådda med de strategiska initiativ som tagits. Efterarbetet bör således inte heller underskattas tidsmässigt – alla framsteg som åstadkommits under workshopen bör framhävas till relevanta personer och ledarskap så att alla resultat kommer till bästa möjliga användning.

Sammanfattningsvis är det inte enbart den faktiska workshopen som tar tid. Såväl för- som efterarbetet kan ta lång tid och man bör verkligen prioritera båda dessa faser lika högt som den interaktiva aktiviteten. Utan att ha en väl genomtänkt struktur är det hög sannolikhet att kvaliteten på workshopen inte möter förväntningarna, vilket är en besvikelse för både organisatören och workshopens deltagare.