Det kan finnas många anledningar till varför en organisation är intresserade av workshops.
En vanlig orsak är att någon typ av process kräver kreativitet och samarbete mellan olika avdelningar, vilket gör att ett vanligt möte kanske inte är det bästa sättet att extrahera värdefull information.
I den här artikeln ges exempel på varför workshops är ett användbart verktyg i olika sorters sammanhang.
Varför workshops?
Workshops som är väl genomförda har stora fördelar när det gäller kreativa processer eftersom fokus förflyttas från ledaren till gruppen. Alla inbjudna uppmuntras komma till tals, vilket kan leda till oväntade eller nya infallsvinklar som kanske inte framhävts i ett traditionellt möte. I vissa processer kan workshops därför vara oumbärliga.
Workshops för att generera idéer eller lösa problem
Ett vanligt sätt att använda workshopkonceptet är när nya idéer efterfrågas. Alla deltagare bör ha relevanta kunskaper i sakfrågan, men får mycket gärna ha olika perspektiv på denna. Till exempel, om workshopen handlar om en ny marknadsföringskampanj är det relevant att ha personer från såväl marknadsföringsavdelningen som produktavdelningen och strategiavdelningen. På grund av att dessa grupper vanligtvis är ansvariga för olika delar av processen har de olika infallsvinklar. En väl genomförd diskussion kan därför resultera i nya idéer och innovativa sätt att strategiskt marknadsföra en viss produkt.
Ett annat vanligt sätt är att organisera en workshop när organisationen står inför ett komplext problem. På samma sätt som fallet ovan är det önskvärt att ha deltagare från olika delar av organisationen. Vid workshopar som syftar till problemlösning är det dock extra viktigt att ha en facilitator som kan styra diskussionen objektivt, eftersom denna annars lätt övergår i en smutskastningskampanj.
Workshops för att utbilda
Det är inte ovanligt att olika utbildningar använder sig av workshops för att låta studenterna eller deltagarna bli involverade och kreativa i sin inlärningsprocess. I dessa sammanhang kan det vara särskilt effektivt att använda sig av övningar där grupperna får möjlighet att diskutera sinsemellan och sedan presentera. Att muntligen återge sin förståelse av ett visst koncept är ett bra sätt att bekräfta huruvida denna förståelse är korrekt. Effektiv interaktivitet är vad som utmärker en väl genomförd workshop, samtidigt som denna interaktivitet måste vara modererad. Vissa individer tenderar att ta över diskussionen genom sättet de uttrycker sig på, medan andra har svårare för att ta ordet. För facilitatorn är det i högsta grad viktigt att få samtliga deltagare engagerade. Detta behöver inte nödvändigtvis ske genom att tala inför hela gruppen – att till exempel enskilt få fundera över en viss frågeställning innan denna presenteras inför en mindre grupp kan vara ett bra sätt att få även de mindre högljudda involverade.
Utvärdering av workshopen
Oavsett vilket syfte en specifik workshop har är det mycket viktigt att följa upp med en utvärdering och sammanställning av resultatet så snart som möjligt efteråt. Dels för att alla deltagare ska få en sammanfattning att referera till senare, dels för att säkerställa att alla har samma förståelse för vad resultatet innebar. Det är även bra att efterfråga feedback, gärna med möjlighet att ge öppna svar för att deltagarna ska kunna ge så mycket detaljer som möjligt.
