Pomodorotekniken: Metod för bättre tidshantering och att behålla fokus

Att få saker gjorda kan vara svårt, särskilt om man är egenföretagare eller är bra på att skjuta upp uppgifter och förhala processer. Det finns alltid någonting annat som man helt enkelt måste göra istället – en garderob att organisera, någon att ringa ett långt samtal till eller kolla de senaste uppdateringarna på sociala medier.

Om man har svårt att strukturera sin tid och motivera sig själv till att göra det som står högst upp på ens prioriteringslista finns det några olika metoder man kan använda sig av, exempelvis den så kallade Pomodorotekniken. Pomodorotekniken är en populär metod för bättre tidshantering och kan hjälpa till att behålla fokus. Tekniken gör det enklare att inte låta sig störas av distraktioner genom att få saker och ting effektivt gjorda i mindre intervaller. Exempelvis med korta och ofta förekommande pauser där tanken är att man ska slappna av helt. På så sätt så lyckas man bibehålla sin koncentration och sitt fokus. Det bästa med pomodorotekniken är att den är så himla enkel. Om man har ett jobb där man är förväntad att jämt och ständigt producera mycket och på hög nivå är pomodorotekniken ett bra sätt att lyckas med det, samtidigt som metoden ser till så att man inte blir alldeles utarbetad.

Pomodorotekniken

Namnet för den här tekniken, Pomodoro som är italienska för tomat, är inte slumpmässigt valt utan metoden har faktiskt med tomater att göra. Man tänker nämligen i form av tomater istället för i form av minuter och timmar. Många av Pomodoroteknikens användare vittnar om förändrade och avsevärt förbättrade arbetsflöden och höjda resultat. Pomodorotekniken kan vara det rätta alternativet om man:

  • Ofta låter små distraktioner påverka hela arbetsdagen negativt.
  • Konsekvent jobbar bortom optimal produktivitet.
  • Har många oavklarade uppgifter att göra som inte har någon konkret tidsgräns, så som att plugga inför ett prov, göra efterforskningar till en artikel eller något liknande.
  • Är överdrivet optimistisk när det kommer till hur mycket man kan få gjort på en dag.
  • Tycker om att sätta upp konkreta mål.
  • Gillar tomater.

Vad är Pomodorotekniken?

Pomodorotekniken utvecklades på 1980-talet av den italienske universitetsstudenten Francesco Cirillo. Cirillo själv hade svårt att fokusera på sina studier och skicka in sina uppgifter och hemtentor i tid. Hans långa lista av uppgifter som behövdes göras klart gjorde att han började känna sig överväldigad med arbete. För att lyckas få någonting gjort överhuvudtaget bestämde han sig för att dedikera tio minuter till att fokusera 100 % på sina studier. Han kände sig motiverad av sin egen utmaning. För att kunna ta tiden tog han hjälp av en kökstimer, som hade formen av en tomat. Därmed var Pomodorotekniken född. Allt eftersom att Cirillo använde sig av sin nyligen uppfunna metod utvecklade han den också. Det slutade med att han skrev en bok på 130 sidor där han utförligt beskrev Pomodorotekniken. Detta så att fler skulle kunna använda den för sina studier eller för sitt arbete. I enkla drag så ser Pomodorotekniken ut så här:

  1. Ta fram en timer (den måste inte se ut som en tomat!) samt en färdig lista med alla de uppgifter och saker som behöver göras.
  2. Sätt timern på 25 minuter, och fokusera sedan på en enda uppgift under de 25 minuterna tills att timern ringer.
  3. När timern ringer ska du rita en Pomodoro (en tomat) någonstans, antingen på papper eller i en app som är till för att använda Pomodorotekniken. Man kan också registrera vad eller hur mycket man lyckades slutföra under de 25 minuterna.
  4. Njut av total avslappning och vila under en fem minuter lång rast.
  5. Sedan upprepar man steg 2-4 och när man har samlat fyra stycken Pomodoros så tar man en lite längre paus på mellan 15 och 30 minuter.

De här intervallerna på 25 minuter är vad som utgör själv grunden av Pomodorotekniken, men metoden inkluderar också tre stycken regler som man borde följa för att få ut så mycket som möjligt av varje intervall:

  1. Bryt ner komplexa och stora projekt i mindre, mer hanterbara, delar: Om en enda uppgift kräver fler än fyra stycken Pomodoros (det vill säga fyra stycken intervaller) så bör uppgiften delas upp i mindre delar och steg. Om man följer den här regeln blir det ofta mycket lättare att se de framsteg som man gör under arbetets gång.
  2. Små och korta uppgifter kan kombineras: När det gäller uppgifter som är så pass små att de tar mindre än en Pomodoro (ett intervall på 25 minuter) att slutföra bör man kombinera den uppgiften med andra liknande små uppgifter. Det gäller enkla saker så som att betala hyran, beställa en klipptid eller boka en resa.
  3. När en Pomodoro-timer väl är igångsatt så måste den alltid ringa: Den timer man använder i Pomodorotekniken bör betraktas som osynlig och vars tidsinställning inte går att bryta. Inte ens för att kolla inkommande mejl, svara på meddelanden eller något liknande. Om det dyker upp några nya idéer, uppgifter eller beställningar av något slag under det 25 minuter långa intervallet, är det någonting man kan skriva ner för att återkomma till senare.

Det finns också appar för att hantera den biten av Pomodorotekniken, men papper och penna fungerar lika bra. I händelse av en oundviklig störning under en pågående Pomodoro-intervall som man inte kan skjuta på tills att efter ens timer har ringt, bör man ta sin fem minuters paus och sedan starta på nytt. Det kan därtill vara en bra idé att anteckna de avbrott som sker, oavsett om de är interna eller externa, för att sedan reflektera över dem efteråt för att på så sätt tänka ut ett sätt att undvika dem under nästa omgång med Pomodorotekniken. Den här regeln gäller även om man hinner bli klar med den specifika uppgiften innan ens timer ringer efter 25 minuter. Då är tanken att man ska använda den resterande tiden till att lära sig mer på djupet, att förbättra sina kunskaper ytterligare genom att träna lite mer.

Vem passar pomodorotekniken?

Pomodorotekniken brukar ofta vara särskilt användbar för till exempel utvecklare, designers och andra typer av yrkesgrupper och anställda som ofta behöver presentera nya kreativa skapelser eller produkter. Det vill säga de som skapar sådant som sedan kontrolleras eller utvärderas av andra. Det betyder att alla från författare som skriver sin nästa bok till mjukvareutvecklare som jobbar på ett nytt populärt tv-spel kan dra nytta av Pomodoroteknikens tidsbestämda intervaller och avkopplande pauser.

Men Pomodorotekniken kan också vara användbar för människor och anställda som inte har riktigt så konkreta mål eller krav på sig att producera någonting. Därtill så kan alla med en inbox eller som har någon form av kösystem som man måste jobba sig igenom också dra nytta av tekniken. Om man å andra sidan arbetar mycket med sina händer, till exempel som en konstnär eller en möbelsnickare, kan de ofta förekommande pauserna erbjuda möjligheter till att ta ett steg tillbaka och utvärdera sin skapelse och fundera på sitt nästa steg man ska ta. Samtidigt som man undviker att trötta ut sig själv allt för mycket. Pomodorotekniken är helt enkelt väldigt anpassningsbar.

Oavsett vem som använder Pomodorotekniken eller inom vilken yrkesgrupp den tillämpas, är det viktigt att komma ihåg syftet med metoden. Syftet är inte att öka stressen genom att diktera exakt hur man ska lägga upp sitt arbete eller sina studier, utan att hjälpa en att nå ett mer fokuserat sinnestillstånd samtidig som man påminns om att då och då komma upp för luft, genom en kort paus. Pauser är viktiga för ens produktivitet. Om det till exempel skulle vara så att ens timer ringer just när man är på väg att knäcka en svår uppgift eller göra andra sorters framsteg, går det såklart bra att avsluta det man håller på med och därefter ta pausen. Pomodorotekniken är därtill bara en av många olika produktivitets-boostande metoder där ute. Skulle inte den här tekniken passa så är det bara till att prova sig fram med andra metoder.

Därför är pomodorotekniken så användbar och effektiv

Att Pomodorotekniken bygger på användning av tomater kan göra att metoden uppfattas som lite löjlig eller på låtsas. Man kan på så sätt tro att metoden inte är särskilt effektiv när det kommer till att hjälpa människor att få saker och ting gjorda. Men det godtyckliga valet av en tomat har ingenting att göra med hur bra Pomodorotekniken är som metod. Här nedan följer beskrivningar av några av faktorerna som gör Pomodorotekniken så passande för att boosta ens produktivitet.

Pomodorotekniken gör det lättare att sätta igång

Studier och forskning har visat att uppskjutande beteende i själva verket har väldigt lite att göra med lathet eller en brist på självkontroll. Istället är det mycket vanligare att man skjuter på uppgifter på grund av att man vill undvika negativa känslor. Det kan kännas obekvämt att sitta framför en stor, viktig uppgift eller ett projekt, särskilt om man inte ens riktigt vet hur man ska gå till väga eller om den innebär mycket osäkerhet. Då känns det enklare och mindre läskigt att titta på mobilen eller Netflix för att boosta sitt humör och tänka på annat för en stund. Lyckligtvis så har forskning också tagit fram ett effektivt sätt för att bryta sådana onda cykler, nämligen att krympa ner vad det nu än är som man hela tiden skjuter upp till ett mycket mindre skämmande första steg.

Istället för att till exempel sätta sig ner för att skriva en hel bok kan man bestämma att man ska sätta sig ner och skriva i fem minuter. Att göra något litet under en kort och begränsad tid känns ofta mycket enklare än att försöka ta sig an ett stort projekt på en och samma gång. Det är precis det här som Pomodorotekniken bygger på; att bryta ner större uppgifter eller mål till någonting som man bara behöver göra de nästföljande 25 minuterna. Det ser till att hålla en superfokuserad på det man gör just nu, istället för att känna sig överväldigad över något stort som man har tagit på sig att utföra. Man behöver inte oroa sig för resultatet utan ta en Pomodoro i taget!

Bekämpa distraktioner

Om man någonsin har blivit avbruten när man har befunnit sig i ett mentalt flow-tillstånd där arbetet flödar, vet man hur svårt det kan vara att återfå sitt fokus igen. Samtidigt sker det ett konstant inflöde av ny information som strömmar in genom e-post, teamchatter, sociala medier och andra kanaler som kräver mer och mer av ens uppmärksamhet. Även om det skulle vara skönt att skylla allting på teknikens utveckling så visar studier att mer än hälften av alla distraktioner under en arbetsdag faktiskt är självförvållade. Vilket innebär att det är man själv som avbryter fokuset. I stunden kan det vara lätt att rättfärdiga de här interna dragningarna genom tankar så som ”det här meddelandet är för viktigt för att vänta” eller ”det tar mindre än en minut att kolla min mejlbox”. Men de här små och korta distraktionerna skapar tillsammans ett större störningsmoment. Även om själva störningsmomenten inte kräver särskilt mycket tid så tar det alltid extra tid och energi att återgå till ett fokuserat tillstånd. Det kan ta så lång tid som 20 minuter för hjärnan att släppa någonting man gjort innan den kan att återgå till full koncentration igen. Syftet med Pomodorotekniken är att hjälpa en att bekämpa alla de självskapade störningsmomenten och träna hjärnan till att fokusera bättre. Varje Pomodoro är dedikerad till en uppgift och varje kort paus är en möjlighet för att starta om och sedan flytta tillbaka fokuset till det man behöver göra.

Bli mer medveten om vart tiden  tar vägen

När man planerar sina framtida projekt så har många en tendens att underskatta hur mycket tid en viss uppgift eller projekt kommer att ta, fastän att man vet mycket väl att liknande uppgifter har tagit längre tid förut. Ens nutida jag föreställer sig helt enkelt sitt framtida jag som någon som jobbar under helt andra omständigheter och tidsbegränsningar.

Pomodorotekniken kan vara ett väldigt användbart verktyg när det kommer till den här sortens tidsplanering. När man börjar jobba i mindre, kortare och tidsbegränsade perioder så är tid inte längre ett abstrakt koncept att förhålla sig till, utan istället något konkret. Konceptet av tid går från att ses som någonting negativt och som man har förlorat, till en positiv representation av saker som man har fått avklarat. Cirillo själv kallade det här för att invertera tiden, när ens uppfattning av tid går från en abstrakt källa av stress och ångest till ett exakt mått på ens produktivitet. Det leder också till mycket mer realistiska tidsuppskattningar. När man använder Pomodorotekniken så har man därmed ett tydligt mått på sin ändliga tid och sina ansträngningar, vilket bättre tillåter en att reflektera över och planera sina dagar mer realistiskt och effektivt. Med övning blir man allt bättre på att mer korrekt avgöra hur många Pomodoros en viss uppgift kommer behöva och på så sätt skapa mer konsekventa och regelbundna jobbvanor.

Tips

Medan 25/5 minuters fokuserat arbete/paus intervallerna är vad som utgör grunden i Pomodorotekniken, finns det några olika saker som man kan göra för att verkligen maximera varje Pomodoros effektivitet:

  • Planera sina intervaller i förväg: Det är en bra idé att avsätta 15 minuter i början av varje arbetsdag för att planera sina Pomodoro-intervaller. Då tar man sin att-göra-lista som man har skrivit för dagen och skriver ner hur många Pomodoros varje uppgift kommer ta.

Här ska man komma ihåg att uppgifter som sannolikt kommer att kräva fler än fem stycken Pomodoros bör delas upp i mer hanterbara bitar och mindre uppgifter kan kombineras inom en och samma intervall. Om man har en åtta timmar lång arbetsdag så bör antalet Pomodoros inte överstiga 16 stycken. Om man kommer över 16 så bör man skuta upp de uppgifter som är minst brådskande till en annan dag.

  • Experimentera med längden på intervallerna: För vissa typer av jobb så är 25 minuter en för kort tidsperiod, till exempel när det gäller mer kreativa jobb som involverar mycket tänkande, kodning, skrivande och liknande. Då kan man utöka intervallernas längd samt också ta lite längre pauser. En studie som gjorts menade att 52 minuters fokus med 17 minuters långa pauser emellan är en perfekt balans. Det går också bra att korta ner sina intervaller.
  • Undvik skärmar under pauserna: Ge ögonen och hjärnan en paus från skärmar under pausen, inklusive mobilen. Det är bättre att ställa sig upp, dansa, skaka loss och ge kroppen lite rörelse, meditera eller gå ut för lite frisk luft.

Slutsats

Syftet med Pomodorotekniken är att öka produktiviteten genom att hjälpa en att fokusera bättre och undvika distraktioner. Med hjälp av en timer arbetar man fokuserat i 25 minuter och tar sedan en kort 5-minuters paus. Varje intervall leder till en Pomodoro (tomat), vilka man samlar på sig under dagens lopp. Varje Pomodoro är en konkret representation av avklarat arbete och effektivitet. Regelbundna pauser är en viktig del av hög produktivitet.