Agila team: Fokus på vad som behövs göras här och nu

Många drömmer om det perfekta jobbet.

Man studerar och kämpar för att nå till en viss position eller för att bli anställd på ett visst företag.

När man sedan börjar arbeta så inser man att arbetet handlar mer om teamet än om arbetsuppgifterna, eller åtminstone att båda är lika viktiga

Agila team

Ett fungerande team kan byggas upp på olika sätt.

Det kan handla om specifika kompetenser, men också om personligheter och inställning till samarbete.

I den här texten beskrivs det agila teamet och hur man skapar ett välfungerande och effektivt samarbete på en arbetsplats.

Vad är agila team?

Agila team är grupper som samarbetar utifrån vad som behövs göras här och nu.

Fokus ligger på problemlösning och att teamet fungerar, även om det kan innebära att utföra uppgifter utanför sin definierade arbetsroll.

Mellan medlemmarna gäller öppenhet och respekt, både för expertis och mod att testa nya uppgifter.

Vad betyder agil?

Ordgrant betyder att vara agil att man är lättrörlig.

När det används i sammanhang när man talar om agila personer eller agila team, åsyftas oftast att teamet är flexibelt, öppet för nya lösningar och arbetsuppgifter, men med en strukturerad bas.

Om läget så kräver, är man flexibel och beredd att byta sin position eller ändra sitt sätt att arbeta.

Det betyder inte att allt kan bli hursomhelst.

Fokus ligger på att prioritera och lösa problem.

Olika nivåer av agila team

Agila team har ofta ansvar för utveckling, ledarskap eller support.

Det kan handla om team som utvecklar tjänster och produkter i samspel med leverantörer och kunder.

Ett ledarskapsteam stödjer de andra teamen med tips, beslutsfattande, upplägg och erfarenhetsutbyten.

Där är det viktigt att utveckla ett så kallat growth mindset.

Ett supportteam ger stöd, precis som ledarskapsteamet, men är mer fokuserat på att bygga upp system, utbilda och att vara mentorer.

I en agil organisation samspelar de här nivåerna på ett sätt som fungerar för alla, så att verksamheten går åt rätt håll.

Hur bygger man upp ett agilt team?

Ett agilt team brukar bestå av en grupp av 3-9 personer.

En viktig funktion är en coach, som på engelska kallas scrum master, och är den personen som ser till att teamet håller ihop och fungerar smidigt.

Ett agilt team byggs upp runt följande faktorer: tydlig produkt att utveckla, lagom stort team, centrala intressenter, fasta medarbetare, säkrade kompetensresurser, utveckling av dynamik och samarbetsförmåga samt egenformulerade mål och regler för den individuella utvecklingen.

Vidare är det mycket viktigt för agila team att upprätthålla transparens mellan gruppmedlemmarna, vilket också bör vara del av företagskulturen för att göra det agila arbetet effektivt.

En tydlig och föränderlig produkt

För att teamet ska fungera behöver de veta vad de arbetar med.

Därför är det viktigt att uppdraget, eller produkten som det kallas, är tydligt.

Här definieras vad som ingår i uppdraget, scopet, och vad som inte ingår.

Även det motsatta, vad som inte ingår, är väldigt viktigt att göra klart från början.

Osäkerheten om ramarna är en ständig källa till irritation, stress och dålig stämning.

Ett agilt team måste ges ett uppdrag som är föränderligt, annars blir det slöseri med energi.

Ett uppdrag som är alltför uppstyrt och förutbestämt är inget uppdrag för ett agilt team.

Dialog och förståelse för uppdrag

Grunden för ett agilt team är att alla förstår uppdraget och det agila arbetssättet.

Det gäller även utanför teamet.

Teamet ska inte ständigt behöva motivera och förklara sitt arbetssätt, och därför är det viktigt att hela organisationen är medveten även om inte alla arbetar med agila metoder.

Teamet måste förstå och acceptera det övergripande målet, prioriteringar, sina roller och arbetsuppgifter, och att vissa arbetsuppgifter ligger på teamet som helhet.

Det betyder att vissa arbetsuppgifter är allas ansvar och generellt att hela projektet är allas ansvar.

Det här är ett sätt att få flyt i verksamheten och undvika onödiga stopp och flaskhalsar.

En tydlig och föränderlig produkt

Det behövs en balans mellan grundläggande regler och frihet under eget ansvar.

Här måste alla medarbetare känna sig fria att utvecklas och göra sitt bästa, men samtidigt veta när det gäller att hålla sig till regler som man har gjort upp.

Grundläggande regler kan handla om hur ofta man har möten, om de är fysiska eller online, hur kommunicerar att ett arbete är klart och hur en så kallad backlog organiseras.

Dialogen och överensstämmelser är pågående under arbetet.

Här utvärderas projektet och alla ger feedback utifrån olika perspektiv.

De här utvärderingarna kan användas direkt i arbetet, men är framförallt ämnade att göra saker bättre i framtiden.

Transparens är avgörande.

För att skapa trygghet och flyt i arbetet behöver alla veta vad som händer och är på gång.

Misstag ska också kommuniceras.

Det är tillåtet att göra fel, och ett misstag kan visa vägen till en viktig förbättring.

När teamet känner att det är tillåtet att göra misstag, tillåter man också kreativiteten att flöda.

Hur är det att arbeta i ett agilt team?

För den som arbetar i ett agilt team kommer arbetet att delas upp i kortare cykler, där det finns mer utrymme att testa sig fram och sedan utvärdera hur man går vidare.

Arbetet blir mer flexibelt och kan förändras beroende av externa och interna faktorer.

Det blir ett sätt att bryta ner stora projekt till mer överskådliga moment som ska klaras av.

Känslan av att köra fast eller vara på fel väg blir inte lika kritisk.

Att hamna fel blir en del av utvecklingen istället för en återvändsgränd.

För att trivas med ett agilt arbetssätt behöver man kunna leva med förändring.

Förändringar kan uppstå plötsligt och projektet kan ta en ny väg.

Vanliga problem med team-arbete

Alla som har jobbat i team har säkert upplevt att det kan uppstå stora eller mindre problem.

Konflikter behövs för att hitta rätt väg, men de kan också ta för mycket på krafterna.

När man gömmer undan konflikter kan det bli än värre.

Konflikter måste tas upp till ytan och lösas, annars kan hela teamet bli svagt och sluta fungera.

I ett team med starka medlemmar kan det hända att personer driver egna agendor, att de har egna starka idéer som inte går i linje med det gemensamma målet.

Det finns också team som saknar gnistan, där motivationen är låg.

Det kan bero på deras ständiga omorganisationer, svaga positioner och låga löner, men också på att de inte förstår syftet med uppgiften.

Agilt arbete kan vara lösningen

Som beskrivits ovan finns det flera fördelar med att arbeta på ett agilt sätt.

I många fall kan det till och med vara lösningen på problem som annars uppstår vid teamarbete.

Till exempel är motivationen i agila team oftast relativt hög eftersom varje medlem i teamet bidrar med någonting och är viktig för arbetets framgång, samtidigt som fokuset på delmål gör att projektet känns överkomligt.

I och med fokuset på transparens är också sannolikheten för konflikter lägre.

Det är viktigt att ha i åtanke att man kan ha olika åsikter och perspektiv, men att projektet är vad som bör fokuseras på.

Särskilt om alla medlemmar är motiverade att få projektet i hamn, är det enklare att överkomma meningsskiljaktigheter mellan teammedlemmar.

Sammanfattning

Det agila arbetssättet bygger på flexibilitet och helhetstänk.

Teamet blir en helhet där man löser problem tillsammans och där man kan gå in och ut ur olika moment.

Fokus för arbetet är uppdraget, uppdragsgivaren eller kunden.

Arbetet går framåt i kortare cykler, och då blir det möjligt att testa och göra misstag under vägen.

Det skapar en frihet för kreativitet och nyskapande.

Samtidigt är det avgörande att alla är medvetna om slutmålet.