För ett företag finns det aldrig några garantier. Det kan komma stunder där man inser att ens företag kämpar för att möta sina mål eller situationer där man inser att man är allt för skuldbelagd. Vid sådan lägen kan det vara dags att fundera på om det är dags för en omorganisation av företaget.
En omorganisation kan kännas skrämmande för de anställda såväl som för företagets ägare och chefer. Därför är det alltid viktigt att man planerar en omorganisation väl och i go tid, samt att man informerar alla medarbetare om de planerade ändringarna och hur de kommer påverkas av dem. Den här texten tittar närmre på omorganisationer, varför de behövs, vilka regler man måste följa och hur man bäst går igenom en omorganisation.
Vad är en Omorganisation?
En omorganisation kan definieras som en betydande och ibland upplösande förändring av ett företag som syftar till att göra företaget mera lönsamt. Ett företag som går igenom en omorganisation fungerar ofta inte optimalt, man har kanske ekonomiska problem, nytt ledarskap eller så har ledningen insett att det finns utrymme för förbättring. En omorganisation kan till exempel innebära att man stänger ner enheter eller avdelningar, säljer av delar av företaget, ersätter en del av företagets ledning, skär ner på budgeten eller gör sig av med en större mängd medarbetare. Det kan också innebära att man omstrukturerar sina planer och strategier, för att optimera arbetet mot företagets mål, eller att man gör om sina procedurer. En omorganisation kan leda till små eller stora förändringar, så som nya produktlinjer, marknadsstrategier eller företagsnamn.
Om ens företag har det kämpigt ska man aldrig ignorera varningssignalerna. En lyckad omorganisation av ett företag kan nämligen resultera i ökade intäkter, högre lönsamhet, effektivare aktiviteter och lägre skuldbeläggning. Det är dock inte alltid en omorganisation lyckas i praktiken. I värsta fall kan en misslyckad och ineffektiv omorganisation leda ett företag mot konkurs. För att öka chanserna för en framgångsrik omorganisation hänger mycket på hur pass bra man förbereder den. Det är viktigt att man har ett tydligt och konkret mål för omorganisationen samt att man gör en konsekvensanalys för att ta reda på hur företaget, arbetsplatsen och de anställda kommer påverkas av förändringarna. Dessutom finns det en del juridik att ta hänsyn till inför en omorganisation. Man måste till exempel alltid konsultera med fackliga parter innan omorganisation kan starta. Förutom att det är ett obligatoriskt steg så innebär det ofta också att det blir lättare att få över de anställda på sin sida, vilket gör det enklare att förankra de nya förändringarna och samtidigt se till att de anställda fortsätter trivas på jobbet.
Regler vid omorganisation
Arbetsgivaren bär alltid ett stort ansvar vid en omorganisation. Innan man ens kan ta ett konkret beslut om en framtida omorganisation av företaget är arbetsgivaren alltid skyldig att först konsultera med de fackförbund som representerar företagets anställda. En förhandling mellan de olika parterna lägger sedan grunden för omorganisationen och dess villkor. Förhandlingarna kan bli särskilt omfattade om företaget inte har skrivit under ett kollektivavtal. Andra aspekter som kan behöva förhandlas är till exempel olika typer av förmåner som angivaren har erbjudit de anställda, och som inte är en del av anställnings- eller kollektivavtalen. Sådana förmåner är bland annat friskvårdsbidrag, rabatter och subventionerade måltider.
Utöver att förhandla med de fackliga förbunden måste arbetsgivaren som sagt också göra en så kallad konsekvens- eller riskbedömning. Bedömningen görs av företagets arbetsmiljö för att ta reda på hur den kommer påverkas av omorganisationen. Den kan till exempel visa på omorganisationen kommer innebära nya risker för de anställda, som kan leda till olyckor eller ohälsa. I så fall behöver dessa risker dokumenteras så att de kan hanteras och minimeras direkt, eller i alla fall innan själva omorganisationen sker. Beroende på hur stor och omfattande den planerade omorganisationen är så kan företaget vara tvunget att sätta ihop en speciell arbetsgrupp där experter samt intresserade anställda och skyddsombud ingår.
Om företagets omorganisation kommer innebära att minst fem stycken medarbetare kommer varslas så är arbetsgivaren skyldig att meddela detta till Arbetsförmedlingen. Den här anmälningen måste komma in till myndigheten allra senast två månader innan medarbetarna kommer varslas. Innan arbetsgivaren tar beslut om att varsla sina anställda bör de dock alltid först göra en utredning för att ta reda på om det finns andra alternativ till att varsla, så som att omplacera de anställda istället. En omplacering kan vara aktuell om det är så att omorganisationen leder till att vissa tjänster kommer försvinna. De anställda behöver såklart ha de rätta kvalifikationerna för att få omplaceringen.
Anledningar till varför man behöver omorganisera
Ett vanligt mål med att genomgå en omorganisation är att anpassa företagets organisationskultur, struktur och kompetenser med dess övergripande affärsstrategier och mål. Det kan finns många skäl till varför en omorganisation är läglig eller nödvändig. Här följer beskrivningar av några olika situationer och scenarier.
Sammanslagningar och nyförvärv
Sammanslagningar och förvärv är väldigt vanligt förekommande i dagens företagsvärld, där kraven och förväntningarna på tillväxt och lönsamhet är så höga. De flesta typer av sammanslagningar eller förvärv kräver någon form av omorganisation. Det beror på att man till exempel vill eliminera eventuella dubbleringar av arbetssystem eller processer, införliva och inkludera nya krav och preferenser i företagets vision och strategier och säkerställa att företagets samtliga förfaranden och processer är enhetliga.
Ledningsstilar och maktstrukturer
En organisatorisk transformation kan hjälpa företagen med att anpassa sig efter nya förhållanden i den externa eller interna miljön. Vertikala ledningsstrukturer ersätts allt mer med plattare och enklare organisatoriska strukturer. Att anta en smidig, platt och öppen verksamhetsmodell kräver en omorganisation som underlättar ett integrerat samarbete mellan företagets avdelningar.
Minska personalstyrkan
När företag antar nya strategier eller ändrar sin produktmix blir vissa anställda överflödiga. I sådana situationer kan organisationer behöva minska antalet anställda genom omstrukturering. Under denna process granskas arbetsbeskrivningar och team omarbetas för att säkerställa att den återstående arbetskraften kan slutföra nödvändiga jobb utan att vara överansträngda.
Ny teknologi
Nya teknologiska innovationer som påverkar företagen kan kräva omorganisationer av olika storlek, för att företagen ska kunna hålla jämna steg med utvecklingen. Omorganisationer som sker på grund av att man börjar använda ny teknologi är numera väldigt vanligt. Även om det kan kräva mycket arbete för att göra en teknologisk omorganisation, så är de ny tekniska systemen ofta mer effektiva och ekonomiskt fördelaktiga i det långa loppet.
Företagets riktning
En sak som är säker är att förändring är oundvikligt och konstant. På grund av det är det många företag som kontinuerligt experimenterar med nya produkter, utforskar nya marknader och provar nytänkande marknadsföringsstrategier. Alla sådana typer av initiativ kräver en omorganisation av något slag. Blomstrande företag är de som tar vara på nya möjligheter och behov, sätter tydliga mål och utvecklar omfattande handlingsplaner.
Låga prestationsnivåer
Om företaget inte verkar nå sina målsättningar så kan det krävas en omorganisation för att minska gapet mellan mål och verklighet. Efter att ha identifierat prestationsgapet är nästa steg att undersöka potentiella orsaker till det. Det är vanligt att sådana gap uppstår som ett resultat av intern ineffektivitet. Det kan till exempel gälla en brist på kommunikation mellan företagets olika avdelningar.
Press utifrån
Press utifrån kan komma från många olika områden, så som från kunderna, konkurrenterna, miljöfaktorer eller statliga regleringar och förordningar. Ibland kan detta tryck tvinga fram en omorganisation för att uppfylla vissa lagstadgade krav.
Så går en omorganisation till
För att se till så att man maximerar effekten av en omorganisation och samtidigt minskar riskerna med den är det som sagt viktigt att vara förberedd. Det är dock också viktigt att man går igenom omorganisationen noggrant och systematiskt, steg för steg. Det finns olika metoder att använda och följa. Här följer en beskrivning av en välanvänd fem-stegmetod för omorganisationer.
Steg 1 – Utreda fördelar och kostnader
En omorganisation är en del av ett företags aktiviteter precis som många andra. Precis som när ett företag går igenom exempelvis en lansering av en ny produkt eller ska lansera en ny marknadsföringsstrategi så bör man alltid börja med att undersöka och definiera vilka fördelarna och nackdelarna med omorganisationen är. I det här första steget gör man också en uppskattning av hur mycket omorganisationen kan komma att kosta, så att man har en budget att rätta sig efter senare. När man räknar på kostnaderna är det viktigt att komma ihåg att det inte enbart gäller kostnader för de anställda och eventuella konsulter som hjälper till med omorganisationen. Kostnaderna inkluderar även utgifter som kommer av förändringen och de avbrott och störningar som omorganisationen kan innebära i praktiken. För att räkna ut de sanna kostnaderna kan man ta hjälp av erfarna anställda som har gått igenom omorganisationer tidigare.
Det kan verka som sunt förnuft att väga kostnader och fördelar men forskning visar att det enbart är omkring 15 % av arbetsgivare och chefer som brukar ta fram detaljerade affärsmål och kalkyler för sina omorganisationer. 17 % av alla omorganisationer genomförs på instinkt, ofta på grund av att cheferna tror att företaget är i behov av en liten omskakning. Dessa skäl till en omorganisation leder i de flesta fall till problem. Både målsättningen och processen bakom omorganisationen bör vara så genomtänka, rättvisa, transparenta och rimliga som möjligt. Det är inte bara det schysstaste mot de anställda utan det höjer också chanserna för att de anställda kommer acceptera och ställa sig bakom de nya förändringarna.
Steg 2 – Förstå nuvarande styrkor och svagheter
Innan man startar en omorganisation är det viktigt att man först ställer en diagnos av företaget och tittar ordentligt på vad företagets styrkor och svagheter är. Tyvärr är detta ett steg som många företag och arbetsgivare ofta hoppar över, vilket i bästa fall leder till att omorganisationen inte har någon inverkan men i värsta fall undergräver företagens styrkor. De företag som tar sig tid att självdiagnostisera innan de påbörjar större förändringar förlitar sig vanligtvis på intervjuer med seniora ledare och anställda för att få input. Det kan vara en bra sak att börja med, men det är rekommenderat att man lägger till en elektronisk undersökning som gör det möjligt att fånga upp hela företagets perspektiv och även se skillnaderna mellan ledarskapet och frontlinjen av anställda. Eftersom omorganisationen dessutom handlar om prestationsförbättring är det viktigt att man tar sig tid att förstå hur resultaten varierar i hela verksamheten. Om man till exempel har flera säljteam kan det vara värt att ta reda på vilket som är mest framgångsrikt och varför.
Steg 3 – Överväg olika alternativ
Nästa steg är att bestämma hur den ”nya” organisationen ska se ut. I stort sett kan man välja mellan två olika approacher. Den första approachen går ut på att förändra hela organisationsmodellen, till exempel genom att organisera företaget efter kundsegmenten istället för efter geografiska placeringar. Den här typen av omfattande omorganisering lämpar sig bäst för de företagen som behöver förändras från grunden, vilket dock inte är särskilt vanligt, eller de företag som står inför en stor förändring på marknaden som inte går att navigera igenom med företagets nuvarande modell. Den andra approachen går ut på att endast förändra de delar och aspekter av företaget som inte fungerar särskilt bra, till exempel genom att ändra beslutsprocessen för ekonomiska godkännanden eller ta bort ett lager av mellanchefer samtidigt som resten av organisationen är oförändrad. Den approachen lämpar sig bäst när företaget i stort fungerar bra eller när man behöver skära ner på sina kostnader. De analyser man gjorde i steg ett och steg två kommer vara till stor hjälp för att bestämma vilken approach man ska välja. Om man är tveksam är det säkrast att välja approach nummer två.
Ett vanligt misstag som många gör i det här steget är att fokusera allt för mycket på hur företaget ser ut (som den hierarkiska strukturen till exempel) och för lite på hur företaget fungerar (så som ledningsprocesser, kompetenser, rutiner och de anställdas beteenden inom företaget). Hur ett företag fungerar brukar vara det som är viktigast att fokusera på i en omorganisation.
Steg 4 – Gör allt i rätt ordning
Efter steg tre brukar det praktiska ansvaret för omorganisationen lämnas över till de mellanchefer och arbetsgrupper som ska implementera planen för förändringen. Om man tagit hjälp av externa konsulter brukar de också lämna över ansvaret tillbaka till företaget efter att man gått igenom de inledande och förberedande faserna. Trots det visar olika studier att steg 4 brukar vara det steg som känns allra svårast att göra rätt. Hemligheten ligger i att känna till alla de delar och aspekter av företaget som behöver förändras och att planera förändringarna i rätt ordning. Man måste till exempel först skapa nya rollbeskrivningar innan de nya tjänsterna kan fyllas, och tjänsterna måste fyllas innan man öppnar upp den nya sektionen och så vidare. På liknande sätt måste man först komma överens om hur ens resultaträkning (R&L) ska hanteras innan man kan fördela kostnader och intäkter. Det är först då man kan designa de förändringar av IT systemet som behövs, testa dem och sedan implementera dem.
Steg 5 – Lansera, lär och uppdatera
Oavsett hur ordentligt och noggrant man förbereder en omorganisation är det orealistiskt att förvänta sig att allting kommer fungera perfekt från början. När en omorganisation har genomförts bör man låta lite tid passera för att låta de nya förändringarna sjunka in. Samtidigt är det viktigt att man uppmuntrar alla till att tänka kritiskt och utvärdera det nya systemet så att fel, problem och misstag kan upptäckas och åtgärdas snabbt.
Kommunikationen är viktig under omorganisationen
Kommunikationen inom företaget spelar en nyckelroll under en omorganisation:
- Planera för kommunikation under alla fem steg av processen. Ju mer transparent man är, desto bättre.
- Fokusera kommunikationen på sådan information som känns viktig för de anställda. Rätt sorts information kan hjälpa till att motivera de anställda till att delta aktivt i förändringsarbetet.
- Kommunicera också face-to-face, inte bara via e-post. Det är viktigt att man bemöter de anställda och svarar på deras frågor om omorganisationen.
- Kommunikationen borde alltid vara en tvåvägskommunikation. Det här är särskilt viktigt under steg fyra och fem i processen, när man vill få till implementeringen rätt och vara lyhörd för att upptäcka om något inte fungerar som det ska.
Slutsats
En omorganisation innebär att man förändrar delar av eller hela ens företag. En omorganisation kan till exempel behövas om företaget inte går särskilt bra, om det sker externa förändringar som företaget måste anpassa sig efter eller om företaget genomgår en sammanslagning med ett annat företag eller en annan större förändring. Om man planerar en omorganisation av företaget är man som arbetsgivare skyldig enligt lag att först förhandla med de fackliga organisationer som representerar de anställda. Det är först efter en sådan förhandling som man kan ta ett slutgiltigt beslut huruvida omorganisationen kan ske eller inte. Om man kommer behöva varsla fler än fem anställda måste man därtill anmäla det till Arbetsförmedlingen. Det är inte bara det mest logiska, utan man är nästan skyldig sina anställda och intressenter att följa en etablerad och systematisk approach när man genomgår en omorganisation. En del arbetsgivare och företagsledare genomgår dessa typer av förändringar baserat på insikt och känsla istället för att planera och förbereda dem väl, vilket nästan alltid slutar dåligt.
