Knowledge Management: Delar kunskap mellan medarbetare & avdelning

I en värld som är fylld av information av alla dess slag kan det göra en stor skillnad att känna till hur man effektivt kan hantera information för att sedan använda den där det behövs. Trots det är det väldigt vanligt idag att företag slösar med pengar och andra resurser. Bland annat genom att helt enkelt inte ha korrekta processer, procedurer och system på plats för att skapa, hantera, lagra och dela kunskap och viktig information med sina anställda. Stora företag kan förlora oerhört mycket pengar varje år på grund av att de inte hanterar kunskap och information på rätt sätt. Det är trots allt två helt olika saker att ha massvis med kunskap och att veta vad man ska göra med den kunskapen.

Även fast företag och organisationer ofta uppfattas som en tätt sammansatt enhet från utsidan är det vanligt att de är uppdelade i mindre, specialiserade team, avdelningar och ibland isolerade silos. Det leder många gånger till att information och kunskap förhindras att flöda fritt från en del av företaget till en annan, eller från en anställd till en annan. Det riskerar att göra så att arbetsuppgifter och jobb upprepas helt i onödan, att det blir svårare att få tillgång till information när man behöver den och i slutändan att effektiviteten sjunker inom organisationen. Det kan ha väldigt negativa konsekvenser för företagen, både ekonomiska och organisatoriska. Lyckligtvis finns det sätt att arbeta med och motverka den här sortens problem och ineffektivitet när det kommer till kunskapsutbyte och informationsflöde. Den här texten tittar närmare på någonting som kallas för knowledge management, vad det är för något och varför det är så viktigt att ha koll på.

Vad är knowledge management?

Med knowledge management menas den medvetna process i ett företag där man definierar, strukturerar, överför, förvaltar och delar kunskap och erfarenheter mellan medarbetare och avdelningar. Det huvudsakliga syftet med knowledge management är att förbättra sitt företags effektivitet och att förvalta kunskap bättre för att kunna använda den vid behov. Knowledge management syftar ofta på olika former av utbildning och träning som sker inom en organisation för att öka kunskapsutbytet. Sådana processer brukar bestå av cykler av att skapa, dela, strukturera och att dela kunskap. Förhoppningsvis leder en sådan process till att den kollektiva kunskapsnivån inom företaget ökar och att kunskapen förvaltas bättre.

Olika områden inom knowledge management

Knowledge management som process brukar delas upp i tre stycken delar, nämligen:

Ackumulera kunskap
Lagra och förvalta kunskap
Dela kunskap

Målet är att möjliggöra en intern kultur av organisatorisk inlärning inom företaget, där kunskapsutbyte mellan kolleger uppmuntras. Man vill helt enkelt att det ska bli lätt för de som aktivt strävar efter att lära sig mer för att utveckla sig själva att göra det. När man tänker på knowledge management kan det vara till stor hjälp att överväga de olika typerna av kunskap som existerar och hur enkelt eller svårt det är att dela de olika typerna av kunskap inom sin organisation. Underförstådd och uttrycklig kunskap är de två centrala typerna av kunskap som brukar inkluderas i begreppet knowledge management:

Underförstådd kunskap är mer intuitiv och därför svårare att paketera för att dela med andra. Exempel på den här typen av kunskap är innovativt tänkande och att ha förmågan att förstå och kunna läsa kroppsspråk.
Uttrycklig kunskap är information som är lätt att strukturera och lära ut, som till exempel hur man ändrar färgpatroner i kontorets skrivare eller löser ett matematiskt problem.

Framgångsrik knowledge management kan förbättra ett företag på flera olika vis. Det kan dels säkerställa att specialistkunskap inte lämnar ens företag bara för att ens anställda slutar, eller att den kunskapen ligger oanvänd när det finns medarbetare som hade kunnat gynnas av att använda den. Det möjliggör för bättre situationsmedvetenhet inom företaget, samt öppnar dörrar för att lära sig om praxis, andras lärdomar och leder till en övergripande organisatorisk förbättring.

Knowledge management och dess ursprung

Konceptet och begreppet knowledge management spreds först inom företag som jobbade i management- och konsultvärlden. När internet började växa insåg de företagen att ett intranät skulle vara ett fantastiskt verktyg för att göra information och kunskap tillgänglig, samt för att kunna dela informationen med sina geografiskt utspridda enheter. De här företagen började också förstå att de kunde bli eftertraktade på marknaden genom att utveckla verktyg och system för informationslagring och delning för de större, komplexa och geografiskt utspridda företagen. Den expertis och de verktyg som de utvecklade började att marknadsföras som en ny produkt. Samma produkt behövde ett namn. Namnet knowledge management användes första gången officiellt 1987. De konsultorganisationer som var först med att mynta uttrycket knowledge management och att utveckla själva konceptet var snabba med att ta fram vägledande principer och tekniker inom knowledge management för att tillgängliggöra konceptet för andra företag. Timingen för lanseringen av knowledge management som en produkt var perfekt, då det fanns stor entusiasm för intellektuellt kapital under 1980-talet. Den entusiasmen la helt enkelt grunden för erkännandet av information och kunskap som väsentliga tillgångar för alla sorters organisationer.

Därför är knowledge management viktigt

Knowledge management är en viktig del av alla typer av organisationer av flera olika anledningar, men på det stora hela är det ett viktigt koncept för att det effektiviserar ett företags förmåga att fatta snabba och rationella beslut. Genom att se till att samtliga medarbetare har tillgång till den expertis som förvaltas inom ens företag bygger man en smartare arbetskraft. Den här smartare arbetskraften är mer kompetent och mer kapabel till att fatta välinformerade beslut som främjar hela företaget. Därtill blir innovation enklare att stimulera, kunderna kan dra nytta av ökad tillgång till bästa praxis och omsättningen av medarbetarna reduceras.

Knowledge management blir dessutom allt viktigare för varje år som går. När konkurrensen ständigt stiger mer och mer på marknaderna är en av de bästa metoderna för att ligga steget före konkurrenterna att bygga sitt företag på ett intellektuellt och flexibelt tillvägagångssätt. Man vill nämligen att företaget ska vara kapabelt till att se problem och hinder innan de uppstår och att snabbt kunna anpassa sig när ny information och innovation blir tillgänglig. Förtag sätter dock igång knowledge management processer av flera olika anledningar:

En sammanslutning eller ett nyförvärv inom företaget kan stimulera behovet av att kodifiera kunskap och att uppmuntra sina team och avdelningar att dela med sig av sin expertis.
Nära förestående pensionering av viktiga medarbetare kan innebära att det är viktigt att fånga upp deras kunskap och expertis innan de slutar.
Kommande rekryteringar betyder att knowledge management kan assistera i utbildningen av de nyanställda.

Exempel på knowledge management

Beroende på vad ett företag behöver kommer deras knowledge management att se olika ut. Nedan följer exempel på olika sätt som knowledge management används inom företag.

Handledning, utbildning och Q&A

Den här typen av användning involverar ett kunskapsutbyte direkt från den som besitter kunskapen. Det kan till exempel ske genom personlig handledning, större utbildningssessioner inom hela företaget och gruppdiskussioner. Det kan också ske genom en kombination av flera olika metoder och aktiviteter. Den här sortens användning av knowledge management innebär en mängd fördelar, som att frågor som dyker upp ofta kan besvaras direkt och att förtydliganden kan göras om något är oklart. Dessutom tenderar inlärning som sker på plats vara lättare att komma ihåg efteråt. När kunskapsutbyte sker i grupp, som vid brainstorming, får knowledge management fördelen att gruppens medlemmar kan bidra med sin spridda erfarenhet och kunskap. Den här användningen av knowledge management kan dock också vara tidskrävande och distrahera medarbetarna från de dagliga uppgifter som de annars måste slutföra.

Dokumentation, guider och riktlinjer

De här skriftliga formerna av knowledge management kan vara väldigt bra för att lagra och överföra kunskap. Med textbaserad knowledge management krävs det att man har tillgång till ett system som hjälper en att lagra, kategorisera och navigera bland kunskapen. Några av fördelarna med skriftliga former av knowledge management är att kunskapen kan arkiveras och lagras lättare samtidigt som kunskapen blir enkel att dela med fler personer och även online. Det är smidigt att kombinera olika personers expertis i ett och samma dokument, samt att bläddra bland kunskap och lösningar när man stöter på ett problem som behöver lösas. Den här formen av knowledge management kan dock också vara tidskrävande, eftersom att man måste lägga ner tid på att skapa och redigera sina dokument. Kunskapen måste därtill organiseras så noggrant som möjligt samt uppdateras regelbundet så att den blir lättillgänglig när någon inom företaget behöver den.

Forum, intranät och samarbeten

De här internetbaserade formerna av knowledge management kan uppmuntra till dialog och samtidigt sammanföra flera olika kunskapsbärare. Trådar, forum och grupper kan delas upp baserat på ämne, expertisnivå eller någon annan typ av klassificering. Den här typen av samarbete brukar driva innovation, samtidigt som geografiska uppdelningar inte är något problem. Om man inte strukturerar de internetbaserade mötena ordentligt kan de dock uppfattas som stökiga, vilket inte resulterar i särskilt effektivt kunskapsutbyte. Om man vill vara säker på att kunskapen som delas i forumen kan användas senare måste man se till att någon tar på sig ansvaret för att någon form av dokumentation sker. Annars blir det svårt att återgå till kunskapen senare, eftersom man då kan behövs bläddra igenom många meddelanden och konversations-trådar.

Miljöer för inlärning och utveckling

Att skapa en miljö inom företaget där lärande anses vara en tillgång kommer att driva de anställda till att kontinuerligt vilja utbilda och utveckla sig själva. Det är bra att ge de anställda olika incitament för att de ska använda sig av företagets knowledge management system. Det kan nämligen resultera i att de anställda blir mer kompetenta och därtill redo att ta sig an ledarskapspositioner inom företaget. För att det ska kunna hända måste företaget ha strukturerade och tillgängliga system och teknik för inlärning redo som de anställda kan använda. Det kräver också att man har välmotiverade anställda som har förmågan att driva sin egen utveckling och en del resurser för att få systemet på plats. Därtill måste inlärningens innehåll skapas och uppdateras kontinuerligt.

Knowledge management processen

När man utvecklar knowledge management i sin egen organisation finns det en fyra-stegs process som man kan följa:

Upptäckt av kunskapen: Hur kommer kunskapen som existerar inom företaget att bli upptäckt? Inom varje typ av företag finns det flera olika källor av kunskap. I det här flesta stegen av processen identifierar man alla potentiella källor av kunskap som finns. Man identifierar också var den allra viktigaste kunskapen finns, vad man kan lära sig av den och om det finns områden där kunskap kan förloras. Det underlättar om man har en viss förståelse för hur kunskapsutbytet och informationsflödet redan ser ut inom företaget.
Fånga upp kunskapen: Hur kommer ny och existerande kunskap att lagras och förvaltas? Alla företag sitter på stora mängder kunskap och information. Den här kunskapen och informationen måste lagras och organiseras på ett medvetet sätt. Genom att skapa ett system som både är kartlagt och kategoriserat blir kunskapen lättare att få tillgång till. Den övergripande strukturen inom företaget brukar också förbättras.
Processen: Vilket är det bästa sättet för att syntetisera och inkorporera den här kunskapen? Det här steget involverar en djupanalys av den kunskap man fångade upp och samlade in i de föregående stegen. Företaget måste organisera och bedöma kunskapen och komma fram till hur kunskapen bäst kan inkorporeras i företagets verksamhet och struktur. Det är i det här steget som företaget borde etablera och främja ett kulturskifte mot kunskapsutbyte och att utveckla medarbetarna till att bli innovatörer.
Dela och dra nytta: Hur kan individerna inom företaget bäst nyttja den här kunskapen? Syftet med knowledge management är att göra kunskap så tillgängligt som möjligt inom företaget. Att skapa ett system för det som fungerar är det första steget, men de anställda måste också förstå hur de ska använda sig av systemet. Att implementera olika träningsprogram och utbildningar kan öka förståelsen för knowledge management systemet. När systemet väl är på plats och används kan företaget njuta av ökad effektivitet, förbättrat beslutsfattande och mer innovativa medarbetare.

Vad är ett knowledge management system?

Knowledge management system är IT-lösningar och verktyg som gör det enklare att lagra och att använda den kunskap och information som förvaltas i ett företag. Sådana system skapar ofta bättre samarbeten och effektiva beslutsfattande processer. Beroende på vad ett företag behöver kommer ett knowledge management system ha olika egenskaper. Två exempel på knowledge management system är:

En feedback databas: Alla som är involverade i ett projekt eller i arbetet med en produkt, från designers och utvecklare till försäljare och kunder, har i ett sådant här system möjligheten att lämna feedback. Alla intressenter kan komma åt feedbacken, vilket innebär att alla kan göra snabba ändringar när det krävs eftersom att de har tillgång till all information.
Forskningsdokument: När man utvecklar projekt och idéer gör företag ofta gedigna undersökningar av både sina kunder och sin marknad. Den här informationen delas sedan med resten av organisationen för att göra att alla avdelningar inom företaget kan dra nytta av den.

Varför är ett sådant system eller verktyg nödvändigt?

Knowledge management handlar inte om att förvalta kunskap bara för kunskapens skull. Syftet är att skapa system, metoder och ramverk för att se till att värdefull kunskap kommer till nytta, medan man också säkerställer att den ligger i linje med företagets övergripande mål och strategier. Uppemot 40 % av anställda på företagen tenderar att vara dåliga eller till och med mycket dåliga på att överföra kunskap mellan varandra. Därtill tillbringar de anställda uppemot en femtedel av sin arbetstid på att duplicera redan genomförda uppgifter och existerande lösningar, något som kan förhindras med hjälp av knowledge management. Företagsvärlden är helt enkelt i stort behov av bra verktyg för att bli bättre på sin knowledge management.

Slutsats

Konceptet knowledge management syftar till den interdisciplinära processen där man skapar, använder, lagrar, delar och förvaltar kunskap och information inom ett företag. Det är en mångsidig strategi för att se till att man använder sig av värdefull kunskap på bästa sätt, för att på så vis kunna uppnå företagets målsättningar. De målsättningar som knowledge management kan vara särskilt användbart för att uppnå gäller exempelvis att stärka företagets position på marknaden i relation till konkurrenterna, förbättra prestationen inom företaget, boosta innovationen bland medarbetarna och att ständigt förbättra organisationen generellt.

Knowledge management system är därför en viktig del av organisatoriska inlärningsprocesser, även om de tenderar att fokusera mer på strategisk förvaltning av kunskap som en affärstillgång. Det grundläggande målet med knowledge management är att koppla ihop medarbetare inom företaget som letar efter en viss kunskap eller information med de medarbetare som besitter kunskapen. I slutändan är förhoppningen att det ska leda till en ökad kunskapsnivå inom hela förtaget. Fyra stycken delmål hjälper till att nå det målet. Dessa delmål inkluderar att förbättra processen för upptagning av kunskap, effektivisera och förbättra kunskapsmiljön i företaget, öka tillgången till organisatorisk kunskap och porträttera kunskap som en viktig tillgång.