I dagens snabba och konkurrerande värld genomgår företagen ständigt förändringar. De flesta företagen är på jakt efter någonting som kan få dem att stå ut ur mängden och göra dem mer konkurrenskraftiga. Att skapa sig ett sådant försprång kräver dock hårt arbete. Det krävs att man kan sätta rimliga men höga mål, ta fram konkreta planer, mobilisera och motivera sin personalstyrka och fördela företagets resurser rätt. Det är här företagens ledare kommer in i bilden, och inte minst mellanchefer. En ledares roll i en organisation och företag är komplex. Medan en ledare kan komma i många olika former så har de allra flesta ledare den grundläggande funktionen och ansvaret för att fördela och ta användning av resurser och personal för att uppnå företagens målsättningar och vision.
Man kan tänka på en ledare i ett förtag som grunden, stöttepelarna och taket av ett hus. Han eller hon förser företaget och de anställda med det nödvändiga stödet från botten och upp genom hela organisationen. Det kan verka som ett stort ansvar för en enda person, och därför är ledarskapet inom ett företag uppdelat i flera olika lager. De specifika rollerna och ansvarsområdena som en viss ledare har beror på vilken hierarkisk nivå personen befinner sig på. Den här texten tittar närmre på så kallade mellanchefer, det vill säga de ledare som befinner sig i mittenskiktet i ett företags ledning.
Vad är Mellanchefer?
Vertikalt ledarskap, vilket ibland kallas för en top-down approach, handlar om de olika nivåerna av ledarskap inom ett företag. Under 1800-talet och en stor del av 1900-talet hade den vertikala strukturen väldigt många olika nivåer av ledarskap. I industrier där processer och förhållanden är stabila och där innovation är mindre viktigt kan den vertikala ledarstrukturen fortfarande vara mycket effektiv. Det beror på att arbetare i arbetsintensiva industrier som tillverkning, transport och byggande måste följa etablerade rutiner och uppfylla specifika mål. Alla måste veta vem som bär ansvaret för vad och man vill känna en trygghet i att roller, funktioner och ansvar kommer se likadant ut flera år framöver.
En nackdel med vertikal ledarstruktur är att den begränsar informationsflödet från de lägre nivåerna i organisationen till de övre nivåerna, som vatten går informationsflöde också lätt nedåt men inte upp. Utan så kallad tvåvägskommunikation kan företagets toppledning isoleras och inte vara tillräckligt medvetna om hur deras planer påverkar kärnprocesser i organisationen. Det främjar också vertikalt tänkande. Med vertikalt tänkande menas en användning av traditionella metoder för att lösa specifika problem. Det är motsatsen till att ”tänka utanför lådan”. Idag använder många organisationer plattare strukturer för sitt ledarskap med färre nivåer mellan företagets vd och personalbasen. De flesta organisationer har dock fortfarande tre till fyra stycken grundläggande nivåer av ledning: åtminstone toppchefer, mellanchefer och arbetsledare.
Mellancheferna är de medarbetare som har arbetstitlar som avdelningschef, handledare, ekonomichef med flera. De utgör den viktiga länken mellan ett företags toppchefer och dess arbets- eller teamledare och arbetskraft. Det innebär att mellancheferna har chefer både ovanför och under sig. Mellanchefer brukar ta emot företagets stora, övergripande planer från de övre cheferna, vilka de omvandlar till genomförbara och partiska handlingsplaner. Varje handlingsplan grundar sig i specifika målsättningar och skickas vidare till cheferna under för implementering. Mellancheferna har också ett ansvar för att uppmuntra, motivera och stötta de underordnade medarbetarna. En viktig funktion som mellancheferna inom ett företag fyller är just att leda, både när det gäller att implementera toppchefernas direktiv och när det gäller att göra det möjligt för cheferna under att stödja sina arbetsteam.
Egenskaper hos en mellanchef
Det finns många olika sorters mellanchefer. En mellanchef kan till exempel vara ansvarig för en ekonomiavdelning eller ett företags marknadsföring. Därför skiljer sig också en mellanchefs ansvar och specifika funktion åt. Däremot finns det några viktiga egenskaper som de flesta mellanchefer har. Dessa är bland annat:
1. En förmåga att rekrytera rätt personer
Om en mellanchef inte kan identifiera de rätta medarbetarna kan det resultera i en ineffektiv och dåligt fungerande avdelning. Under rekryteringen måste mellanchefen kunna ställa de rätta frågorna för att på så sätt ta reda på om kandidaten besitter de nödvändiga kunskaperna och personlighetsdragen.
2. Utmärkta kommunikationskunskaper
En duktig mellanchef håller sina anställda informerade genom direkt kommunikation. Genom sina utmärkta kommunikationskunskaper kan mellanchefen engagera och de anställdas roller blir tydliga och enkla att sätta sig in i.
3. En förmåga att delegera
Det är både ineffektivt och uttröttande för en mellanchef att göra sina anställdas arbete. Därför måste mellancheferna kunna delegera uppgifter och ansvar så att inget dubbelarbete görs och så att de själva kan fokusera på att leda de anställda istället.
4. Vara en respekterad ledare
Mellanchefer måste ha en förmåga att hålla sina anställda ansvariga när det behövs, samtidigt som de kan ge de anställda det rätta stödet och incitament för att göra ett bra arbete.
5. Vara en stabil beslutsfattare
Även om det inte är mellancheferna som fattar företagens viktigaste beslut så måste en mellanchef känna sig tillräckligt säker i sin roll för att fatta de typen av beslut som faller inom deras ansvarsområde. Därtill bör en mellanchef kunna träna sina anställda i problemlösning.
6. Sätta strategiska mål
Att kunna sätta upp bra mål är inte bara något mellancheferna måste kunna göra, men det är definitivt en egenskap alla duktiga mellanchefer besitter. En mellanchefs förmåga att motivera sina anställda till att sträva mot ett gemensamt mål är viktigt för alla företag som kämpar med exempelvis oengagerade medarbetare och hög omsättning av personal.
7. Bra med människor
En mellanchef bör vara en så kallad ”people person”. Det vill säga någon som är bra på att bemöta alla sorters människor och medarbetare och som kan samarbeta och kommunicera med alla. En sådan mellanchef är också en duktig lyssnare och någon som de anställda känner sig trygga med. Som chef, oavsett nivå, är det alltid viktigt att leda med så kallad känslomässig intelligens, eftersom det tillåter en att vara mer ödmjuk inför sina anställdas behov.
De som jobbar över och under mellanchefen
Ovanför mellancheferna arbetar de övre cheferna, de som utgör företagets högsta ledarskap. Det kan exempelvis vara företagets ägare, grundare, CEO och andra toppchefer. Beroende på företagets typ och storlek kan de övre cheferna ha olika ansvar och funktioner. På så sätt varierar det vem som rapporterar till vem, och hur de olika chefernas relationer ser ut mellan varandra och ner till mellancheferna. De övre cheferna av ett företag är dock i regel ansvariga för företagets övergripande och långsiktiga överlevnad, lönsamhet och utveckling. Det är de som sätter företagets långsiktiga mål och utvecklar de strategier som ska implementeras inom hela organisationen för att nå de målen.
Det är toppcheferna som håller ständig koll på vad som sker i företagets externa miljö, så som ekonomiska förändringar, nya lagar och föreskrifter, intressenternas krav och konsumenternas efterfrågan. De tar den sortens beslut som i praktiken påverkar hela företaget och samtliga av dess anställda. Sådana beslut kan exempelvis gälla framtida investeringar, partnerskap med andra företag, strategiska allianser och förändringar av företagets varumärke eller produktlinje. De beslut och direktiv som skapas på den här nivån skickas som sagt sedan vidare ner till företagets mellanchefer, som omarbetar målen, strategierna och de större planerna till anpassade handlingsplaner för varje avdelning.
Arbetsledare och teamledare arbetar under ett företags mellanchefer, och utgör oftast den lägsta hierarkiska nivån av ett företags ledning. Det är den här sortens ledare som har mest direktkontakt med företagets personalstyrka. De är direkt ansvariga för att säkerställa att företagets planer implementeras effektivt så att dess mål uppnås. Arbetsledarna är framför allt fokuserade på det som sker internt inom företaget till skillnad från de övre cheferna. Därför är det ofta dem som upptäcker eventuella fel eller problem som behöver lösas, som exempelvis dåliga materialval, trasiga maskiner, otränade medarbetare eller behov av nya procedurer. På grund av det är det väldigt viktigt att det förekommer en nära kommunikation mellan mellancheferna och arbetsledare, så att den här typen av information snabbt kan förmedlas uppåt i organisationen och problemen lösas så snabbt som möjligt.
Under mellancheferna, och under arbetsledarna, jobbar också projektledarna. De ingår ibland i företagets ledarskap men brukar enbart rapportera till sin arbetsledare och ibland till mellanchefen. Projektledaren är ansvarig för ett eller flera mindre projekt, och dess funktion är framför allt praktisk. Det är nämligen projektledaren som tar fram tidslinjer, planerar budgetar, utbildar medarbetarna och lägger planer för projekten. Projektledaren kan utgöra en viktig länk mellan arbetsledaren och de anställda, och kommunicerar viktig information ut till de anställda. När ett projekt är avslutat brukar projektledarens ansvar försvinna.
Så blir man en duktig mellanchef
Många menar att mellanchefen är den tuffaste positionen i ett företags ledning. Kritik och skuldbeläggning kan nämligen komma från två olika riktningar. De underordnade ledarna och anställda skyller på mellanchefen när de pushas för hårt, och de övre cheferna klagar när de inte tycker att mellanchefen pushar de anställda tillräckligt hårt. Att arbeta som mellanchef kan på så sätt vara utmanade men kan samtidigt också kännas väldigt belönande och utvecklande när det går bra. Här följer några tips på hur man blir den bästa tänkbara mellanchefen som alla kolleger kommer trivas med.
Visa uppskattning och säg tack
Som mellanchef ska man komma ihåg att ens team eller avdelning av anställda har förmågan att få en att se bra eller dålig ut i chefernas ögon. Därför bör man hålla de anställda motiverade och engagerade genom att visa dem sin uppskattning när de har gjort ett väl utfört jobb. Eftersom det är en sådan enkel gest att säga tack är det lätt att glömma vilken effekt det faktiskt har. Det är dock viktigt att man är uppriktig och verkligen menar det när man tackar någon för deras arbete.
Håll alla kommunikationskanaler öppna
Att alltid vara tillgänglig genom öppen kommunikation innebär inte att man är en dygnsöppen mottagning för de anställda. Men man vill verka så mottaglig och vänlig som det är professionellt möjligt i de anställdas ögon. Om de anställda inte har den uppfattningen om en kan det leda till att de inte delar med sig av viktig information och att man då istället blir lämnad ovetandes när saker och ting börjar gå dåligt på avdelningen. Eftersom att det är praktiskt omöjligt att som mellanchef vara på flera olika platser samtidigt vill man att de anställda ska känna att de kan kontakta en innan en svår situation hinner förvandlas till ett stort problem. Mellanchefen är den person som de underordnade går till för stöd och vägledning.
Ta ansvar för de underordnades misstag
Om man som mellanchef pratar om en eller flera av sina anställda på ett nedlåtande sätt i ett samtal med de övre cheferna kan det göra att ens eget ledarskap ser dåligt ut. Det är trots allt så att ens underordnades kompetens är en direkt representation av ens förmåga att leda.
Red ut alla konflikter
Som mellanchef kan det vara värt att gå en utbildning i hur man hanterar kriser, förhandlingar och andra sorters konflikter. Det beror på att man med stor sannolikhet kommer behöva lösa konflikter som uppstår mellan de anställda, och ibland också mellan andra chefer. Om man inte är tillräckligt förberedd för det kan det leda till att man inte når en långsiktig löning, eller att man öppet råkar favorisera någon av parterna. Genom att vara väl förberedd och använda etablerade diskussions-, coachning- och förhandlingsstrategier kan man visa ledarskapsförmåga som kan göra skillnad.
Höj de anställdas arbetsmoral och självkänsla
I dagens tuffa arbetsklimat är det vanligt att de anställdas moral sjunker. De anställda önskar känna en starkare känsla av syfte och meningsfullhet, och det är ofta något de vänder sig till chefen för att hitta. Genom individuell interaktion med de anställda kan man belysa för dem vilken skillnad de gör och hur deras arbete bidrar till avdelningen eller hela företaget. Det är också ett bra tillfälle att visa dem sin uppskattning. Man kan som mellanchef också försöka delegera uppgifter som stärker de anställdas moral genom att motivera dem till att ta på sig lite mer ansvar, både för arbetet och för sina kollegers trivsel. Genom att kultivera en positiv organisationskultur på avdelningen kan man stå ut jämfört med de andra mellancheferna.
Vad behövs för att avancera till högre chef?
För många mellanchefer är den här rollen ett steg på vägen när man klättrar i karriären, och inte en arbetsroll som man planerar att inneha alltför länge. De flesta mellanchefer har tidigare erfarenheter från att leda en grupp medarbetare, och ett mål om att en dag inta en högre chefsroll. Nyckeln till att lyckas nå det målet och som mellanchef klättra uppför den hierarkiska stegen inom företaget sägs vara att utveckla följande fem stycken egenskaper.
Tänka och agera systematiskt
Den här förmågan kräver att man kan se hela bilden, mönster i relationer och processer samt kunna hantera osäkerhet. Därtill kan man hantera trade-offs som ofta är den del av komplexa organisationer. Man måste ge upp behovet av att ständigt göra allt och alla nöjda, och sluta tvivla på sin egen förmåga. Man behöver ha förståelse och kunna känna empati för andra, men inte låta deras problem och situationer störa ens fokus och omdöme. Det här kräver en hög nivå av självkontroll och klarhet.
Motståndskraftig och stabil
Ett resilient ledarskap innebär att man kan hantera stress, ovisshet och motgångar bra. Man kan helt enkelt bibehålla en bra balans även under press och vet hur man bäst hanterar stress.
Inflytelserik
Att en chef är inflytelserik innebär att de kan bygga de relationer och samarbete som krävs för att få saker och ting gjorda. I dagens allt mer platta organisationer räcker det nämligen inte med en att ha en viss position eller expertis inom företaget för att ha tillräckligt med inflytande. Ibland man man mötas av motstånd men det företaget behöver är engagemang. Det är viktigt att utveckla en rad olika påverkande ledarstilar för att hjälpa en att få olika människor med olika perspektiv ombord.
En vilja att lära sig mer
En grym chef vill alltid lära sig mer, och kan lära sig snabbt. Att vara bra på det mesta kräver kunskap, kompetens och teknisk know-how. En lång karriär bygger helt enkelt på att man alltid fortsätter lära sig nya saker.
Självinsikt
När man är medveten om sin egen stil, motivation, preferenser, styrkor och svagheter är man bättre utrustad för att ta beslut och för att leda andra. En mellanchef har ofta en väldigt bra position för att samarbeta med andra chefer och på så sätt generera nya idéer och lösa problem. Sådana mellanchefer kan snabbare skaffa sig mer värdefull kunskap, inkluderas i spännande projekt och ha större påverkan på företagets struktur och organisation. De utvecklar ett ledarskap som de kommer ha nytta av under hela sin karriär.
Slutsats
Mellanchefer är de personer inom ett företag som befinner sig i mitten av den hierarkiska organisationsstrukturen. Ovanför mellancheferna jobbar toppcheferna och undertill jobbar arbetsledarna, projektledarna och de anställda. En mellanchefs funktion och ansvar varierar, men en central aspekt av deras jobb är att fördela resurser och delegera ansvar på ett sätt som gör att företaget i fråga kan nå sina viktigaste målsättningar. Det gör mellancheferna genom att implementera de direktiv och strategier som kommer uppifrån cheferna.
