Samarbete: Hur du och ditt team utvecklare ert samarbete

av | 29 jul, 2020

Hela livet består av samarbete, både i ditt privata liv, på fritiden och på arbetsplatsen. Just därför kan det vara en god idé att utveckla sina färdigheter och även bli bra på att samarbeta. De flesta framgångssagor idag har ett framgångsrikt team bakom sig. Man kan till och med ibland tro att det bara är den person som står i rampljuset som är allt, men i själva verket är det en hel grupp individer som ligger bakom helheten och slutprodukten. Kontentan är att det viktigt att lära sig samarbeta för att bli framgångsrik i livet.

Samarbete

 

Vad är Samarbete?

Samarbete är när vi människor agerar tillsammans för att föra något framåt mot ett gemensamt mål. Det kan till exempel handla om ett projekt i arbetslivet eller ett fysiskt föremål så som en bil som gått sönder och strandat längs vägen och nu behöver skjutas framåt med allas hjälp. Sedan urminnes tider och så länge människan har funnits har samarbete varit en del av våra liv, och då främst för överlevnad. Vi samarbetade för att finna mat, göra upp eld och i det dagliga livet. Vi människor vill inte gärna leva i hierarkier utan gärna vara självbestämmande men samtidigt samarbeta med andra.

Samarbete behövs och är ett måste för att bemästra vissa typer av situationer. Medan andra situationer inte kräver samarbete men underlättas, effektiviseras och får ett bättre resultat om man samarbetar. Det finns forskning som visar på att effektiva team är de som uppnår de bästa resultaten, vilket ger ytterligare en anledning till varför man bör samarbeta på många olika sätt i sitt liv.

 

FIRO-modellen

En del av den forskning som finns kring samarbete och gruppdynamik är det den amerikanske psykologen William Schutz (1925-2002) som ligger bakom. Han blev inkallad av den amerikanska flottan under Koreakriget, men inte som soldat utan för att studera grupputveckling. Den amerikanska militären ville veta varför vissa team arbetade bättre tillsammans trots att kompetensen var i stort sätt på samma nivå hos alla individer.

År 1958 presenterade Schutz sin teori kring interpersonella relationer och den kom då att kallas för ”Fundamental Interpersonal Relations Orientation” – FIRO. Resultatet av studierna blev tre faser som Schutz menade kunde beskriva en grupps alla olika stadier och vad som sker under de alla. Faserna kom han att kalla;

  1. tillhöra-fasen,
  2. rollsöknigs-fasen och
  3. samhörighets-fasen,

men där emellan finns även två mellanfaser. FIRO-modellen visar på ett tydligt sätt hur samarbetet är nyckeln till hela grupparbetet, och att när man tagit sig igenom de svåra faserna kommer frukterna av det hårda arbetet. När alla är sams och har fått en förståelse för varandras personligheter och egenskaper, då kan man lära sig att använda dessa till hela gruppens fördel.

 

Fas 1. Tillhöra-fasen

Nu har gruppen precis satts samman och håller på att på ytan lära känna varandra. Kanske har vissa gruppmedlemmar arbetat tillsammans tidigare, vissa kanske är nya för varandra. Man försöker lite trevande att hitta sin plats i gruppen. ”Passar jag in här?”, kanske man tänker.

Under den här fasen är det inga konflikter eller maktkamper och man utför egentligen inga riktiga arbetsuppgifter som för projektet framåt på det sättet. Men gruppen behöver den här tiden för att lära känna varandra. Detta kan göras genom att anordna teambuilding av olika slag. Det finns lättare former av teambuilding som man kan arrangera själv som exempelvis en fika eller en lunch tillsammans. Men det finns även andra former där man utför övningar tillsammans. Så som att exempelvis lära sig att samarbeta bättre. Men när gruppen är helt ny kan det vara bättre att vänta lite med dessa övningar och fokusera på det lättsamma.

Under den här tiden måste man bestämma sig för om man vill fortsätta vara en del av gruppen eller till exempel byta grupp. Det kan vara så att kompetensnivån skiljer sig drastiskt åt inom gruppen och att en viss person kanske passar bättre i en annan grupp. Det kan även uppstå konflikter tidigt i processen men det är ganska sällsynt.

 

Mellanfasen – Gemytfasen

Nu har man tagit sig förbi den lite obekväma fasen där man måste lära känna nya människor och så småningom lära sig att samarbeta och komma överens med dem. Nu kan man pusta ut en stund då alla känner sig ganska till freds med gruppens konstellation och kommande arbete. Men än så länge har inget arbete utförts, och just därför har det eller inte ännu blossat upp några konflikter eller svåra situationer. I den här delen av processen bör ledaren/chefen över gruppen förse dem med en uppgift för att komma vidare till nästa del av grupputvecklingen.

 

Fas 2. Rollsöknings-fasen

Nu börjar allvaret och alla måste hitta sina rätta positioner i gruppen. Kompetenser och erfarenheter måste fördelas på ett visst sätt för att komma till sin rätt. Detta bäddar för konflikter och maktkamper inom gruppen som nu måste härda ut denna fas för att komma ut starkare på andra sidan.

Vissa individer har ett stort intresse av att vara ledande och ha den högsta rollen i gruppen, medan andra inte har något intresse av detta. Detta är ganska bra för balansen, till skillnad mot om alla skulle vilja ha den ledande rollen eller tvärtom. Innan man går vidare inom denna fas måste alla i gruppen acceptera den dynamik som nu har uppstått och känna sig bekväma med sina roller.

När alla sedan är trygga i sina roller börjar man att uttrycka sina åsikter, och här finns det åter igen risk för att konflikter kan uppstå. Det kan bli så att det börjar att bildas undergrupper inom gruppen, vilket är ett säkert tecken på att man behöver göra något åt detta innan gruppen faller samman och splittras. Det är alltså viktigt att upptäcka detta i tid innan det är för sent.

I den här fasen är det viktigt att använda sig av feedback och då främst den positiva. Om man måste ge negativ feedback för att bearbeta ett riktigt problem, är det bäst att använda en konstruktiv feedback som föreslår ett annat sätt att se på saken istället för att bara beskylla eller påpeka. Syftet är att komma vidare och att hitta en lösning utan att såra någon, om möjligt.

 

Mellanfas – Idyllfasen

Nu upplever alla i gruppen att rollerna är fastställda och att man kan slappna av och andas ut lite grand. Gruppens identitet börjar att växa fram men det riktigt hårda arbetet har fortfarande inte börjat. Ända fram till nu har all energi gått åt till att forma gruppen och lära känna varandra.

 

Fas 3. Samhörighets-fasen

Projektet är nu avslutat och målet är nått genom samarbete. Nu har gruppen lärt känna varandra mycket bättre och insett vikten av att samarbeta för att nå sina mål. Man arbetar nu gemensamt mot samma mål och använder sig på ett effektivt sätt av varandras egenskaper och expertis inom olika områden. Alla har hittat sin plats och alla respekterar varandra och den erfarenhet man kommit in i gruppen med.

Nu finns det anledning till att fira och en glädje och tillfredsställelse infinner sig över att tillsammans ha tacklat en svår uppgift genom samarbete och hårt arbete. Man känner nu en stor samhörighet i gruppen och man vill nästan inte skiljas åt för att ta sig an nya projekt som kanske innebär en helt ny gruppkonstellation. Man är lycklig och stolt över sin egen och gruppens prestation.

 

Effektiva team

När det kommer till samarbete finns det team och så finns det effektiva team, och det är den senare som uppnår de allra bästa resultaten. Dessa effektiva team har lärt sig att utnyttja gruppens alla egenskaper och kompetenser på allra bästa sätt. Detta leder till att ingen tid spills på att fundera över vem som skall göra vad och hur det skall göras. Man har hittat en rutin inom gruppen där alla vet sin plats och sin roll, och som fungerar väl med det arbete som skall utföras.

Men hur går man egentligen tillväga för att skapa ett effektivt team? Ja, ibland har man tur och dynamiken fungerar nästan direkt utan några konflikter eller maktkamper. Men för det mesta stöter man på patrull och får kämpa lite grand för att få det hela att fungera. Men när det kommer till att utveckla gruppens samarbetsförmåga och liknande finns det en metod som kan vara effektiv, och det är teambuilding.

”Teambuilding” är ett ord taget från engelskan och betyder på svenska ”att bygga team/lag/grupper”, och det är precis vad det är. Under teambuilding är tanken att gruppen skall stärkas, få bättre sammanhållning och lära sig nya metoder för samarbete.

Andra viktiga punkter för att skapa effektiva team och teamutveckling handlar om kommunikation och feedback, konflikthantering och förmågan att visualisera.

 

Hur kan vi lära oss att samarbeta bättre?

Vill du bli bättre på att samarbeta? Då finns det vissa punkter du kan fundera över hur du kan förbättra.

  1. Öppenhet inför andra människors synsätt och förslag. Ett samarbete kräver ibland kompromisser, vilket blir omöjligt om du alltid vägrar att ge andra förslag än dina egna ett försök.
  2. Lär dig av andra och deras erfarenheter, du vet inte alltid bäst själv och det finns de människor som har upplevt saker som du inte har.
  3. Lyssna när det krävs och tala när det krävs. Tänk på att inte bara rabbla på utan stopp utan att låta andra tala också. Ibland krävs det att man bara aktivt och fokuserat lyssnar utan att komma med kommentarer.
  4. Öppen kommunikation med alla i gruppen. Hemligheter och undanhållande av information kommer bara leda till att samarbetet faller samman.
  5. Den öppna kommunikationen leder till ett ökat förtroende för varandra, vilket också är av stor vikt för ett bra samarbete.

 

När samarbetet inte fungerar

Men vad händer då när samarbetet inte fungerar, vad beror detta på och finns det något man kan göra för att rädda situationen? Detta beror så klart på vilken typ av situation det handlar om, men det finns några klassiska fallgropar som gör att ett samarbete eller grupparbete faller samman. Det finns även ett antal punkter som berör hur du kan förhindra detta.

Möjliga orsaker till att samarbetet faller samman:

  1. Djupa konflikter som skadar hela förtroendet mellan parterna eller inom gruppen.
  2. Ojämn nivå på kompetensen inom gruppen.
  3. Vissa gruppmedlemmar passar inte in i gruppen och har svårigheter att anpassa sig.
  4. Projektet läggs ned av exempelvis ekonomiska orsaker och samarbetet är inte längre nödvändigt eller möjligt.

Möjliga förslag till proaktiva lösningar:

  1. Var lyhörd och ta tag i konflikter i ett mycket tidigt skede innan de spårar ur och påverkar arbetet.
  2. Efter sansade diskussioner kan man se efter om gruppmedlemmen som har en annan kompetens kan ha en bättre funktion i en annan grupp, för att komma till sin rätt.
  3. Om någon gruppmedlem har lite svårt att hitta sin plats och kanske är blyg bör man istället bjuda in denna person till samtal och aktiviteter. Stöt inte bort det som är annorlunda utan hjälp till med att få alla att känna sig välkomna och behövda.
  4. Om projektet läggs ned finns ingen bra lösning för att komma vidare. Men beroende på vilken typ av samarbete det gäller kan det finnas möjligheter till att samarbeta igen men i ett annat projekt.

 

Samarbeten driver vår värld framåt

Utan samarbete hade vi inte varit någonstans idag. Det är nämligen tillsammans vi är starka, hur mycket vi än vill tro att vi är starka på egen hand. Visst är vi idag i västvärlden ganska många starka individualister som vill klara oss själva, men vi behöver ändå varandra i många aspekter av livet.

Samarbeten finns i allt från en vanlig familj till den högsta nivån av affärsförhandlingar eller politiska förhandlingar. Samarbeten finns i arbetslivet och på fritiden och över allt runt omkring oss.

Vi människor är inte perfekta och har inte alla egenskaper som finns utan dessa finns utportionerande på oss alla på olika sätt. Du är bra på en sak, jag är bra på en sak, hen är bra på något annat. Tillsammans kompletterar vi varandra och kan nå höjder som inte är möjliga för oss att nå på egen hand. Det finns dessutom mycket glädje i ett fruktsamt samarbete och det skänker mycket tillfredsställelse i livet.

 

Sammanfattning

Ett samarbete innebär att gemensamt arbeta eller sträva mot något. Olika former av samarbeten existerar i ens privatliv samt i arbetslivet och i de allra flesta övriga platser. Det kan exempelvis röra sig om ett skol- eller arbetsprojekt där flera individer samarbetar eller kanske en olycka som skett någonstans och förbipasserande hjälps åt fysiskt för att hjälpa den skadade. Samarbete har funnits med människan i urminnes tider då individer var tvungna att hjälpas åt för att bättre skydda sig mot farliga djur, skaffa mat och vatten samt bygga sina byar.

Samarbete är inte ett måste i alla situationer, även om det underlättar. Många framgångsrika företag har just samarbetet i sina grupper och team’s som gemensam nämnare. Den största delen av forskningen kring samarbete menar att samarbete och framgång går hand i hand. William Schutz, en amerikansk psykolog, presenterade 1958 modellen FIRO som just beskriver en grupps olika faser för att samarbeta. Detta gjordes under Koreakriget då Schutz ombord på den amerikanska flottan studerade gruppernas arbete och kunde konstatera tre faser som en grupp genomgår:

  1. Tillhörafasen
  2. Rollsökningsfasen
  3. Samhörighetsfasen

Schutz menade även att det finns två mellanfaser och att samarbete är a och o för gruppernas arbeten. I de olika faserna lär gruppmedlemmarna lära känna varandra, få reda på vad som ska göras och vad deras roller är för att till slut stråla ut i ett samarbete som ger önskad resultat.

Effektiva team är team eller grupper där ingen eller väldigt lite tid behövs läggas på de två första faserna. Gruppmedlemmarna är rutinerade, vet uppgiften och sina roller samt har en inarbetad samarbetsrytm och kan direkt gå på uppgiften. Det är oftas genom teambuilding som effektiva team skapas, men även erfarenhet sedan tidigare har sin roll i det hela.

Vill man bli bättre på att samarbeta finns många olika alternativ att välja. Generellt sett kan man ha dessa punkter i åtanke:

  1. Öppenhet inför andra människors synsätt och förslag – kompromisser
  2. Lär dig av andra och deras erfarenheter
  3. Lyssna när det krävs och tala när det krävs – aktiv lyssnande
  4. Öppen kommunikation med alla i gruppen
  5. Öppen kommunikation leder till större förtroende

När ett samarbete inte fungerar kan någon av nedanstående punkter vara en orsak.

  • Djupa konflikter som påverkar förtroendet inom gruppen negativt
  • Ojämn kompetensnivå inom gruppen
  • Vissa gruppmedlemmar passar inte in i gruppen
  • Projektet läggs ned av exempelvis ekonomiska orsaker

För att hantera situationen och förbättra samarbetet kan man då:

  • Vara lyhörd och ta tag i konflikter innan de eskalerar
  • Efter sansade diskussioner placera rätt person på rätt plats inom gruppen
  • Genom kommunikation integrera alla medlemmar
  • Om projektet läggs ned kanske det finns utrymme för ett framtida samarbete eller något alternativ