Teamutveckling: Att skapa effektiva team

av | 26 jun, 2020

När man lyckas med konsten att sätta samman och skapa ett effektivt team har man hittat nyckeln till framgång. Teamwork är så effektivt just på grund av att man samlar flera olika kompetenser och erfarenheter i en och samma grupp. Genom att ge och ta från varandra kan man verkligen lyckas med det uppdrag man ska genomföra. Ett effektivt team är många gånger resultatet av teamutveckling och bakgrunden till stora internationella framgångar för företag och verksamheter inom olika branscher.

Teamutveckling

Vad är Teamutveckling och effektiva team?

Ett effektivt team är ett team som har lärt sig att samarbeta med varandra och dra nytta av varandras erfarenheter samt kompetenser och egenskaper. När man når den punkten i grupparbetet är det som mest fruktsamt och effektivt. Detta beror på att alla känner till varandras styrkor och svagheter och man kan delegera arbetsuppgifterna på ett bra sätt, samt att man slipper hantera konflikter eftersom alla kommer överens.

Men det kan ta tid innan man når det stadiet av harmoni i gruppen. Vissa lyckas aldrig och blir tvungna att splittras på grund av konflikter och motstridigheter inom gruppen. Men hur skapar man då ett effektivt team? Det finns ganska mycket forskning kring området och många teorier och metoder för att skapa effektiva team har fötts ur dessa studier.

 

FIRO-modellen och William Schutz

William Schutz (1925-2002) var en amerikansk psykolog som ligger bakom den så kallade FIRO-modellen. Detta är en modell som visar och bryter ned en grupps alla olika faser under dess utveckling. Schutz gjorde denna forskning på order av den amerikanska militären som ville veta varför vissa grupper presterade bättre än andra under Koreakriget, trots att de flesta av soldaterna hade liknande egenskaper och kompetens. Schutz fick följa med den amerikanska flottans stridsfartyg och studera grupperna ombord. Resultatet blev FIRO-modellen som nu används ganska flitigt runt om i världen när man talar om grupputveckling och teamwork. Schutz kom fram till att en grupp genomgår tre olika huvudfaser som han valde att kalla;

  1. Tillhöra-fasen
  2. Rollsöknigs-fasen
  3. Samhörighets-fasen

När man använder sig av den här modellen kan man synliggöra de fallgropar som kan dyka upp längs vägen, och på så sätt vara bättre förberedd för situationen.

 

1.Tillhöra-fasen

I det här tidiga stadiet av gruppens livscykel börjar man med att lära känna varandra då gruppen sätts samman. Alla är ganska försiktiga och man känner av läget. ”Passar jag in i den här gruppen?”. Nu skapar man sig en bild av varandras kompetens och erfarenhet och känner varandra på pulsen, man ser om man blir accepterad i gruppen. I den här fasen förekommer sällan konflikter utan man ägnar sig åt lättsamma sociala aktiviteter så som att luncha ihop eller ta en fika och lära känna varandra bättre. Detta är en ganska ineffektiv tid för gruppen då all energi och uppmärksamhet riktas åt att skapa sig någon form av bild av situationen.

Nu måste man känna efter, ”vill jag vara en del av detta?”.

 

Gemyt-fasen (mellanfas)

Eftersom faserna inte går rakt in i varandra kan det även oftast finnas plats för en mellanfas här och där, gemytfasen är en sådan. Nu får man tillfälle att vila upp sig efter den lite läskiga starten då gruppen sattes samman och alla blev tvungna att anstränga sig och socialisera med nya människor. Ibland kanske gruppmedlemmarna redan känner varandra men aldrig tidigare har arbetat i grupp tidigare. I den här fasen berör man inga svåra komplexa frågor utan detta kommer att komma längre fram.

 

2. Rollsöknings-fasen

Detta är maktkampernas fas. Nu börjar alla positionera sig och rätt uppgift ska delas ut till rätt person med rätt kompetens och erfarenhet. Det är nu det är stor risk för att konflikter uppstår då man inte kan komma överens om hur rollerna skall fördelas. Gruppen måste nu komma överens om vem som ska ha den ledande rollen och detta måste accepteras av alla i gruppen om man ska kunna gå vidare. Vissa individer i gruppen kanske har ett stort intresse av att leda medan en annan inte alls är intresserad av detta. I det här skedet av utvecklingen är det viktigt att det inte bildas undergrupper inom gruppen, då kommer gruppen inom kort att splittras och samarbete är uteslutet.

När alla har hittat sina rollen skall detta accepteras av hela gruppen, alla ska känna sig till freds med sin position om samarbetet ska kunna bli fruktsamt längre fram.

 

Idyll-fasen (mellanfas)

Nästa mellanfas kallas idyll-fasen och den är precis vad det låter som. Nu när alla har hittat sin plats i gruppen och alla konflikter har lagt sig finns det rum för att andas en stund och njuta av att alla är sams och kan samarbeta. Det har varit krävande att gå igenom denna process i början av gruppens livslängd och nu behöver man landa lite. Fortfarande har inga stora, allvarliga uppgifter behandlats. All energi har gått åt till att forma gruppen.

 

3.Samhörighets-fasen

Nu är uppdraget slutfört och gruppen känner en stor samhörighet. De har lärt sig att samarbeta och har lyckats hantera mycket svåra uppgifter genom att arbeta tillsammans och hjälpa varandra. Man arbetar nu gemensamt mot samma mål och man använder sig av varandras kompetens på rätt sätt. Nu infinner sig en känsla av tillfredsställelse och glädje över att uppdraget har gått så bra.

Alla känner sig trygga i sina roller och samarbetet har varit framgångsrikt och nu är det dags att fira detta!

 

Hur skapar man ett effektivt team?

Eftersom det effektiva teamet innebär att man har en grupp individer med en hög kompetens och erfarenhet som kan samarbeta, är det viktigt att gruppmedlemmarna lär sig att göra just detta.

Men hur?

Du har säkert hört talas om begreppet ”teambuilding”. När man ägnar sig åt teambuilding betyder detta att man ägnar sig åt aktiviteter som är tänkta att stärka gruppens samhörighet och olika förmågor. Olika grupper kan också ha olika behov. En grupp kanske har mycket bra samhörighet men kan inte samarbeta och behöver öva sig på detta för att bli framgångsrika.

Teambuilding kan vara både mer seriöst och uppstyrt via exempelvis ett utomstående företag som arbetar med detta. Eller så kan det handla om mer lättsamma former av teambuilding där man samlas och gör något roligt tillsammans utanför arbetet.

Teambuilding är enormt viktigt för gruppens utvecklande av olika förmågor, men kanske framför allt för att få gruppen att komma närmre varandra. Det är nämligen när man får samhörigheten i gruppen som resten kommer mer naturligt.

Andra viktiga punkter när det kommer till att skapa effektiva team är konflikthantering, feedback, visualisering och kommunikation.

 

Konflikthantering

Ett effektivt team har inte tid med konflikter. Därför är det viktigt att ha en effektiv konflikthantering inom gruppen. Eller att man får hjälp från sin chef eller HR-kontakt med att lösa situationen. Det ligger här ganska stort ansvar på gruppens chef som måste vara lyhörd och läsa av beteenden för att snappa upp eventuella konflikter som gror. Det viktiga är nämligen att agera tidigt och proaktivt. Har konflikten gått för långt och spårat ur så pass att det inte går att vrida tillbaka klockan måste gruppen splittras. Det går inte att bli ett effektivt team med pågående konflikter inom gruppen. Detta tar alldeles för mycket tid och förhindrar det goda effektiva samarbetet.

Ibland kan en konflikt rensa luften då alla får sagt vad de vill säga. Men det ska inte gå så långt att det påverkar hela arbetet. Man kan undvika en konflikt genom att man arbetar med öppenhet och tydlig kommunikation, samt att man har respekt för varandra. Ta tag i problemen i ett tidigt skede och låt inget gå för långt.

 

Feedback

Nästa stora viktiga del av arbetet med teamutveckling är feedback och återkoppling. Utan denna tappar gruppens medlemmar motivation och arbetsglädje.

Det är viktigt att gruppen ger varandra positiv feedback och konstruktiv kritik inom gruppen, men detta bör även komma högre uppifrån från gruppens chef. Det handlar om att uppmärksamma gott arbete och engagemang för att på så vis stärka individens självkänsla. När detta sker ökar samtidigt motivationen till att fortsätta det goda arbetet. Det är otroligt viktigt för gruppdynamiken att man uppmärksammar varandras insatser och initiativ. Detta skapar en positiv stämning inom gruppen och alla känner sig sedda och hörda.

Men ibland kanske man är tvungen att ge negativ feedback, och då är frågan hur man ska gå till väga för att inte trampa någon på tårna. Regeln är egentligen att undvika all negativ/konstruktiv kritik, så länge det inte är så att det finns ett problem som riskerar att växa och påverka arbetet. Då måste man ta tag i problemet i tid. Men i övrigt har vi människor en tendens att endast vilja fokusera på det negativa som sägs oavsett hur många positiva saker som lindar in det negativa. Därför vinner man ofta i längden på att strunta i att ta upp saker som kan uppfattas om kritik. Satsa istället på att säga något positivt för att stärka personen i fråga. Resten får man leva med om friden skall infinna sig i gruppen och på arbetsplatsen.

 

Visualisering

När man har satt upp en målbild för sig själv och för gruppen gäller det att visualisera målgången och vägen dit. Det finns nämligen forskning som visar att de individer som har förmågan att visualisera vägen till målet har mycket större chans att sedan också lyckas med sin målsättning. Detta till skillnad mot de individer som endast fokuserar på själva målgången i sig och inte vägen dit.

Visualisering handlar om att man skapar bilder i sitt huvud kring hur man vill att situationen skall se ut när målet uppnås. Exempelvis var du är, vilka som är med, vad du har på dig och så vidare. Dessa bilder fungerar sedan som en morot för motivationen när det kanske går lite trögt.

Ett effektivt team är alltså ett sådant som har förmågan att visualisera och leverera efter dessa visioner. Gruppens motivation blir på så sätt självgående och arbetet kräver inte mycket överseende från högre makter inom organisationen.

 

Kommunikationen

Man skall inte glömma vikten av en tydlig och öppen kommunikation inom grupparbete. Missförstånd skapar grund för konflikter inom gruppen och det vill vi inte ha. Det är viktigt att vi funderar över hur vi uttrycker oss och när vi gör detta. Vi måste även visa varandra respekt när vi talar till varandra. Men i övrigt handlar det om att föra en öppen dialog och att inte prata bakom ryggen på varandra. Ta inga egna beslut utan kommunicera med gruppen innan.

 

Johari Fönster

Johari fönster

Johari fönster är ett verktyg som kan användas för att uppnå bättre kommunikation och samarbete mellan människor, och för att förstå relationen mellan olika individer. Det är två amerikanska psykologer vid namn Joseph Luft och Harrington ”Harry” Ingham som skapat denna modell under 1950-talet. Denna modell kan med fördel användas inom grupputveckling för att få en bättre förståelse för hur ett samarbete kan gå till.

Johari modellen består av fyra olika fält som befinner sig inom en kvadrat, som tillsammans rent bildmässigt bildar en avbild av ett fönster. Dessa fyra fält kallas;

  1. Öppna fältet
  2. Blinda fältet
  3. Fasaden
  4. Okända fältet

 

När man ser in igenom fönstret och in i rummet, se man ett rum som representerar dig själv och alla dina olika sidor. Om denna modell används på en grupp representerar fönstret och rummet istället gruppen som helhet. Dessa olika rutor i fönstret visar hur du rent psykologiskt förändrar dina olika fält ut efter vad som sker med gruppdynamiken.

  • Det öppna fältet representerar det som du vet om dig själv, som även andra känner till.
  • Det blinda fältet representerar det som är okänt för dig själv, men som andra känner till.
  • Fasaden representerar det som du vet om dig själv, men som andra inte känner till.
  • Och det okända fältet representerar det som är okänt för dig själv och även för andra.

 

Sammanfattning

Teamutveckling karakteriseras av att alla gruppmedlemmar kan samarbeta väl med varandra. Samt uppskattar och förstår varandras kompetens och erfarenhet och vet när och hur den kommer som bäst till hands.

Det effektiva teamet har passerat alla de olika stadier en grupp ofta går igenom, och har nu hittat en balans där alla har hittat sina roller. Alla grupper når inte detta stadie av arbetsglädje och effektivitet på grund av konflikter och maktkamper i de tidigare stadierna som inte vill lägga sig. Harmonin infinner sig när alla har accepterat de olika rollerna och hur de är fördelade.

FIRO-modellen visar ganska tydligt hur gruppens utveckling kan se ut, och vilka grupper det är som klarar sig helskinnade efter alla olika faser en grupp går igenom. FIRO-modellen skapades av den amerikanska psykologen William Schutz efter att han åkt på ett amerikanskt stridsfartyg under Koreakriget för att göra studier kring grupputveckling och gruppdynamik. Studien visade att varje grupp går igenom tre olika faser, tillhöra-fasen, rollsöknings-fasen och samhörighets-fasen.

Om en grupp klarar sig helskinnad, intakt och effektiv efter att ha passerat alla faser blir resultatet fruktsamt och framgångsrikt. Men om man fastnar på någon av faserna och inte kommer vidare, då är risken stor att gruppen måste splittras och det effektiva teamet går förlorat.

Andra verktyg för att skapa effektiva team är; teambuilding, feedback, konflikthantering, kommunikation och visualisering. Teambuilding använder man sig av för att stärka gruppens samhörighet och eventuellt också samarbetsförmåga eller andra aspekter gruppen behöver öva på. Feedback är viktigt för att hålla motivationen och arbetsglädjen vid liv, och då talar vi om positiv feedback. Den negativa feedbacken kan man lämna i dörren om den inte absolut måste adresseras på grund av att problemet annars kan växa sig gigantiskt och påverka hela verksamheten. Konflikthanteringen är viktig på så sätt att en grupp inte kan samarbeta och fokusera på arbetet så länge det finns konflikter som ligger och stör ut allt annat. Här det viktigt att arbeta proaktivt och att ta tag i situationen innan den spårar ur. Chefen i sammanhanget har här även ett ansvar att se till att verktyg finns för att hantera konflikten, i form av sitt eget stöd men även stöd från HR eller i värsta fall en konsult.

Kommunikationen är viktig i teamutveckling eftersom om den faller så faller hela teamet. Det är viktigt att vara tydlig och öppen i kommunikationen. Prata inte bakom ryggen på varandra och håll en respektfull ton mot varandra inom gruppen.

Sist men inte minst har vi visualiseringen och dess betydelse för teamutveckling. Här är det nämligen så att det är de individer och grupper som kan visualisera hela vägen fram till målet som är allra mest effektiva och framgångsrika i slutändan. Det finns studier som visar på att de som endast fokuserar på målet och inte vägen dit oftare misslyckas med att nå huvudmålet. Detta visar på att förmågan att se helheten är en av egenskaperna hos ett effektivt och framgångsrikt team.