Verksamhetsarkitektur: Ramverk för att skapa tydlig överblick

Verksamhetsarkitektur är en term som ofta används i samband med verksamhetsutveckling. Genom verksamhetsarkitektur kan man skapa sig en övergripande bild av företagets startposition, och sedan lägga upp en tydlig plan för hur verksamheten bör se ut för att vara som mest effektiv och välfungerande.

Något av det viktigaste för verksamarkitekturen att beskriva är sambandet mellan komplexa IT-system och den faktiska verksamheten. Detta är en utmaning eftersom de system som finns tillgängliga på marknaden blir allt mer komplexa.

Att kunna lägga fram en tydlig beskrivning och skapa en överblick för de anställda så att de förstår värdet av, och funktionerna hos, IT-systemen är en mycket viktig del för att skapa ett gemensamt språk inom organisationen.

Verksamhetsarkitektur

Genom att göra en övergripande strukturell plan innan man påbörjar en verksamhetsutveckling kan man säkerställa att de resurser som investeras i förändringsarbetet gör största möjliga nytta. Genom verksamhetsarkitektur använder man sig av analysmodeller och arbetssätt som är framtagna för att förstå verksamheten och få en idé av vad som behöver göras för att förbättra den.

Så definieras verksamhetsarkitektur

Verksamhetsarkitektur utgör hela företagets verksamhet, från det dagliga interna arbetet till hur verksamheten fungerar utåt mot kunder och leverantörer. Hela verksamhetens uppbyggnad är helt enkelt dess verksamhetsarkitektur och därför är det en mycket viktig utgångspunkt för alla typer av förändringsarbete. Genom att definiera en tydlig verksamhetsarkitektur har man beskrivit företagets hela struktur i detalj. Från början var verksamhetsarkitekturens huvudfokus IT, men detta har förändrats. När fler företag förstår vikten av att ha ett agilt arbetssätt även för sina strategiska planer blir en verksamhetsarkitekt en mycket viktig del av företagets inledande förändringsarbete. För att kunna skapa god förändring måste man ha en överblick över utgångsläget, över alla olika delar av verksamheten. På detta sätt kan man enklare hitta rotorsaker till problem, och identifiera hur man skapar den bästa förändringen. Verksamhetsarkitektur använder system för att förenkla och skapa överblick över komplexa system som annars är svåra att konkretisera.

Rollen som verksamhetsarkitekt

En verksamhetsarkitekt behöver vara nyfiken, snabblärd och mycket flexibel. Under en kartläggning av verksamhetsarkitekturen använder verksamhetsarkitekten olika modeller för att förstå hur företagets struktur ser ut. Detta kan vara allt från informationsmodeller, datamodeller eller organisationsscheman. Det är mycket viktigt att en verksamhetsarkitekt har stor kännedom om IT-system eftersom detta ligger till grund för verksamhetsarkitekturen. En verksamhetsarkitekt behöver känna till det senaste inom IT och vara snabb på bollen för att hjälpa verksamheten då det är dags att uppgradera. Eftersom ett företags IT-system påverkar alla olika avdelningar på företaget behöver verksamhetsarkitekten dock ha stor kännedom om alla avledningar som finns i verksamheten. Detta för att skapa en förståelse för vad som faktiskt behövs.

 

Det är mycket vanligt att verksamheter som snabbt vuxit sig stora har en ledning som tappat inblick i exakt hur verksamheten faktiskt opererar. Detta kan göra det mycket svårt att fatta beslut som påverkar företaget och verksamheten, utan att riskera att dessa beslut fattas på felaktiga grunder. En verksamhetsarkitekt kan hjälpa till genom att med logiska modeller komma underfund med exakt hur företaget opererar och vad som behöver göras för att skapa en positiv utveckling.

 

Några vanliga ramverk inom verksamhetsarkitektur

För att ytterligare skapa en överblick i hur verksamhetsarkitektur i praktiken fungerar kan man titta på några av de vanligaste ramverken som används av verksamhetsarkitekter i deras arbete. Eftersom detta är system som ämnar förenkla mycket komplexa aktiviteter är ramverken svåra att förklara på en basnivå, men en övergripande kunskap om vilka olika arbetssätt som finns kan ge en bra introduktion till verksamhetsarkitektur.

Zachmans ramverk för verksamhetsarkitektur

Zachmans ramverk går igenom en verksamhet med hjälp av 36 olika perspektiv ur vilka man kan tolka den på olika sätt. Idén med detta är att perspektiven ska ge information om och till alla olika delar som finns inom verksamheten. Modellen ger information om tekniska delar men även logiska delar såsom implementering och vem som ska göra vad. Den högra kolumnen i Zachmans ramverk presenterar sex olika vinklar ur vilka man kan tolka nedanstående frågor: kontextuell, konceptuell, logisk, fysisk, detaljerad representation och funktionell. För att skapa en första inblick i modellen kan man presentera de frågeord som används för att beskriva företagets struktur genom den första vinkeln, kontextuell.

Varför?

Inom kontext är det här man beskriver verksamhetens mål på en högre nivå. Det kan vara den övergripande affärsstrategin, verksamhetens vision eller plan och organisationens gemensamma mål.

Hur?

Här listar man inom den kontextuella vinkeln företagets alla processer. På denna nivå ska man enbart identifiera och beskriva de processer som finns inom verksamheten och ingen värdering behöver göras. Genom att beskriva processerna med namn och syfte skapar verksamhetsarkitekten en god överblick över processerna.

Vad?

Här listas allt det material som finns i verksamheten. Det kan vara svårt med gränsdragning i denna lista, men i princip allt som kan beskrivas som ett substantiv ska ingå.

Vem?

Under vem ska verksamhetsarkitekten lista alla de roller som ingår i verksamheten. Dessutom ska även avdelningar och arbetsgrupper vara beskrivna i denna lista.

Var?

Denna lista ska innehålla alla de geografiska platser som på något vis är sammankopplade med eller viktiga för verksamheten. Dessa kan variera i storlek och kan se ut på en mängd olika sätt.

När?

Inom kontext beskriver man här olika händelser som är viktiga för verksamheten. Detta kan vara datum eller olika planerade event. Det kan dessutom vara viktiga tider på året eller cykler då företaget arbetar extra hår med en viss leverans.

 

Denna lista utgör alltså bara en kort överblick av Zachmans ramverk för verksamhetsarkitektur, och för att få en djupare förståelse måste man gå in på vart och ett av de 36 perspektiven som ingår i ramverket.

TOGAF

Open Group Architectural Framework, ofta förkortat TOGAF, är ett av de absolut vanligaste verktygen då man arbetar med verksamhetsarkitektur. Det är en metodologi som använder sig av ramverk för mjukvaruutveckling. Det är vanligt att man använder TOGAF i den utvecklande delen av förändringsarbetet eftersom det tillhandahåller verktyg för felreducering, hjälp att säkerställa att man håller sig inom en viss budget samt att man kan arbeta inom vissa tidsramar.

Fördelar med verksamhetsarkitektur

Det finns en mängd fördelar för att använda sig av verksamhetsarkitektur. Framförallt är det komplexiteten i de system som används inom olika verksamheter idag som har skapat det största behovet av verksamhetsarkitektur. Skilda avdelningar på företaget kan använda sig av samma system men på helt olika sätt, eftersom de helt enkelt förstår systemen olika. Detta kan leda till att dyra verktyg står oanvända på vissa ställen i verksamheten vilket kan kosta en hel del pengar, i onödan. En annan stor fördel med verksamhetsarkitektur är att den på ett effektivt sätt kan skapa god kommunikation mellan företagets olika delar. Genom kommunikation kan man se till att organisationen talar samma språk och arbetar mot samma mål. Några andra fördelar med en välutvecklad verksamhetsarkitektur handlar om ett företags strategi, kostnader, säkerhet och flexibilitet.

Strategi

Verksamhetsarkitektur skapar en holistisk bild över ett företags struktur vilket gör det betydligt enklare att få en överblick över hur företagets affärsverksamhet samverkar med dess IT-avdelning. Genom att skapa sig denna överblick kan man få en övergripande bild av hur verksamheten i grund och botten opererar och även hitta de problem som hotar eller stoppar verksamheten. Denna typ av bas utgör en utmärkt utgångspunkt för att forma en lyckas strategi för organisationen, eftersom man på en och samma gång kan vara säker på att ingen del glöms bort eller hamnar utanför strategin.

Få ner kostnader

Genom att få en god överblick över verksamheten kan man också reducera kostnader. Det man ofta sparar in på efter att ha gjort en verksamhetsarkitektonisk analys är kostnader för management och underhåll. Det går ofta att samköra vissa system och därmed spara in på den tid som krävs för dessa två delar. Dessutom kan man få ner kostnaderna i det operationella arbetet som ofta är högre än de behöver vara eftersom man inte förstår hur de komplexa IT-systemen fungerar. Genom en inventering av företagets resurser och system kan en verksamhetsarkitekt hitta sätt att använda dessa på smartast och billigast möjliga sätt.

Förenklar verksamheten

Ofta gör man en genomgång av företagets verksamhetsarkitektur för att man upplever att saker och ting inte funkar särskilt smidigt. Ironiskt nog kommer sig detta ofta av att man gör saker svårare än de behöver vara genom att undvika det man upplever som krångligt. IT-system som inte blivit väl introducerade i verksamheten kan ibland användas på en väldigt mycket lägre nivå än de faktiskt borde, vilket gör att man kunnat använda sig av betydligt billigare varianter. Här kan en verksamhetsarkitektonisk analys göra stor skillnad eftersom man kan se hur hög komplexitetsnivån egentligen behöver vara. En tydlig undersökning av företagets verksamhet ger en bra bild av vad som finns och vad som saknas och efter att verksamheten kartlagts kan man ta fram en strategisk plan för att förenkla funktioner och göra dessa tillgängliga för alla olika avdelningar.

Standardisering

När verksamhetsarkitektur används på bästa möjliga sätt funkar den som ett verktyg med vilket man stärker verksamheten inifrån. Detta sker genom att man standardiserar den IT som företaget använder så att den är enkel att använda för alla inom verksamheten. Det gör också att det blir betydligt enklare att lösa problem som kan uppstå i framtiden. Om de interna system som används är väl förklarade för alla anställda behövs inte några vidare instruktioner för hur man löser mindre problem som dagligen riskerar att uppstå i en verksamhet. Dessa klarar ofta de anställda själva av att lösa och hantera. Det gör att systemutvecklare på företaget får tid över till annan typ av utveckling och kan fokusera på mer essentiella delar av företagets infrastruktur. Genom verksamhetsarkitektur kan man också säkerställa att verksamheten arbetar med full kapacitet och kan optimera sin produktivitet. En välutvecklad verksamhetsarkitektur kan dessutom säkerställa att man framöver kan implementera nya system och lösningar utan att friktion uppstår inom verksamheten.

Skapar större säkerhet

En mycket viktig del av verksamhetsarkitektur som sker under den kartläggande fasen av arbetet är att de IT-system som verksamheten använder sig av säkras. Genom att man identifierat alla delar av systemen kan man också upptäcka var det finns läckor som behöver täppas igen eller var systemen behövs uppdateras. Detta är mycket viktigt idag eftersom integriteten är extremt värdefull för ett företags kunder och de vill känna att deras data tas väl om hand. Genom en välutvecklad verksamhetsarkitektur kan man säkerställa att säkerheten alltid kommer i första rummet.

Analys och flexibilitet

Verksamhetsarkitektur innefattar också att företaget kan arbeta med ett agilt arbetssätt och således vara mer adaptiva och svara snabbare då marknaden förändras. Detta är en mycket viktig del i dagens samhälle eftersom system snabbt utvecklas, och den som inte hänger med i svängarna ofta hamnar på efterkälken i förhållande till sina konkurrenter. Genom analys kommer flexibilitet, och denna är ovärderlig på marknaden.

Vem behöver verksamhetsarkitektur?

Ett företag med en fungerande verksamhetsarkitektur har ett välfungerande arbete med de människor, processer, design och teknologi som ingår i verksamheten. Detta innebär att dessa delar identifierats, mobiliserats och nu samverkar för att nå företagets mål. Varenda operation som utförs inom verksamheten blir därför en måttstock på hur väl verksamhetsarkitekturen fungerar. När en kund skriver ett dåligt omdöme om företaget innebär det att man har brister i sin verksamhet som på ett eller annat sätt kan behöva hanteras. Detta innebär att i princip alla företag behöver använda verksamhetsarkitektur om man vill vara relevanta på dagens marknad. För att ytterligare förklara detta behöver man gå in på hur marknaden förändrats under de senaste åren.

Från en produktfokuserad process till en integrerad upplevelse

När allt fler företag digitaliseras har utvecklingen gått snabbt och förväntningarna på dagens företag har förändrats. Nu tänker man inte längre på produktframställning och leveranser som de enda viktiga uppgifterna för företag, utan dessa måste även leverera god kundkontakt genom en mängd olika medium, skapa sig en identitet som går att följa över nätet och dessutom vara relevanta även utanför sitt eget område. Detta kan tyckas övermäktigt, men det är helt enkelt nödvändigt i dagens samhälle. Om man exemplifierar detta kan man ta en hamburgerkedja för några år sedan. Denna förväntades leverera hamburgare som smakade bra och eventuellt göra reklam på några ställen. Idag finns de flesta hamburgerkedjor på sociala medier, deras kundtjänst sträcker sig från e-mail till Twitter och de förväntas ha politiska åsikter eller åtminstone profilera sig som en välgörare på något sätt. Detta kräver att man har god kunskap, inte bara inom en mängd olika program och digitala lösningar, utan även om vad som fungerar och inte fungerar på internet.

 

Med hjälp av ett övergripande arbetssätt och ett flexibelt förhållningssätt till tekniska lösningar är denna typ av implementering något verksamhetsarkitektur kan hjälpa till med. Genom att identifiera hur marknaden ser ut, och sedan hur företaget är utformat och uppbyggt, kan man förstå hur man kan utveckla de digitala lösningar som är bristfälliga eller som behöver byggas upp från noll. Nyckelordet är här kommunikation: Utan en välutvecklad strategi för kommunikation och en standardiserad kommunikationsmodell kommer det att bli svårt för ett företag att skapa sig en trovärdig identitet i en mängd olika medier. Det har dessutom visat sig att verksamheter med välutvecklad verksamhetsarkitektur reagerar snabbare än sina konkurrenter när marknaden förändras. Detta är en mycket värdefull egenskap eftersom förändring i dagsläget sker mycket snabbt och verksamheter behöver vara mycket flexibla för att vara relevanta.

Små och stora företag

En fråga många företag ställer sig då de möter konceptet verksamhetsarkitektur är huruvida det är lika viktigt för ett mindre som för ett större företag. Det säger sig självt att kartläggandet av processer är relativt enkelt på ett litet företag jämför med ett stor, men utöver detta är det inte någon större skillnad på hur arbetet för verksamhetsarkitekten kan komma att se ut. Ofta har mindre företag inte tillgång till de resurser som krävs för att anställa en verksamhetsarkitekt och göra en grundläggande utvärdering av företagets struktur. Det är dock vanligt att man ändå utvecklat någon typ av process för att kartlägga företagets processer, även om denna inte alltid är helt färdigutvecklad.

Sammanfattning verksamhetsarkitektur

Verksamhetsarkitektur är på många sätt ett ramverk som företag kan använda sig av för att skapa en tydlig överblick över sina processer och sin information. Den främsta uppgiften för en verksamhetsarkitekt är att skapa denna överblick genom att kartlägga enheter, system, de anställda och deras roller samt systemens beroende av varandra. Redan i detta skede kan man få en tydlig bild av hur verksamhetens uppbyggnad ser ut, och för många är det inte en självklarhet förrän denna typ av kartläggning ägt rum.

 

Särskilt inför förändringsarbeten blir verksamhetsarkitektur viktigt eftersom det ger beslutsfattarna ett tydligt utgångsläge att jämföra med när de väljer mellan nya system och arbetssätt. Den främsta anledningen till att man vill kartlägga sin verksamhetsarkitektur är för att reducera sina kostnader, möjliggöra och förenkla kommunikationen och skapa en tydlig strategi och målbild för företaget.

 

Ofta väljs denna typ av kartläggande arbete bort till förmån för med brådskande investeringar, men detta kan vara ett stort misstag. Ibland finns redan den investering man väljer att göra på företaget i form av en outnyttjad resurs. Dessa kan vara mycket svåra att upptäcka om man inte gör en ordentlig kartläggning av företagets struktur.