Platt organisation: Fördelar ut makten till medarbetarna

av | 8 okt, 2020

När man startar upp en organisation eller ett företag så finns det ofta en hel del saker som brukar fungera naturligt från början och som man inte behöver ägna så mycket tid åt att fixa, som till exempel vem chefen är, vem som är ansvarig för lönerna, vilket kaffe som fyller kaffemaskinen i fikarummet och så vidare. Det finns dock vissa aspekter av en organisation som är mer osynliga och som inte direkt faller på plats av sig själv. En sådan aspekt är till exempel vilken struktur som organisationen ska ha, det vill säga hur den är formad och hur relationerna mellan medarbetarna, cheferna och ledningen ska fungera. Alla organisationer, oavsett om det är ett företag eller inte, är beroende av en välfungerande organisationsstruktur.

Platt organisation

 

Det är den som avgör hur kommunikationen inom organisationen fungerar, vilka policies organisationen har och hur ansvar och delegering ser ut. Strukturen avgör hur och om ledarskapet ska spridas över olika nivåer och hur informationen ska flöda ut till och mellan medarbetarna. Idag så ligger valet ofta mellan den platta organisationsstrukturen och den hierarkiska organisationsstrukturen, och ibland ligger organisationer också någonstans mitt emellan. Andra exempel på organisationsstrukturer är Funktionsorganisation, Matrisorganisation, Projektorganisation, Divisionsorganisation, Produktorganisation samt Processorganisation.

Platt organisationen har blivit något av en trend bland världens största företag, där man försöker förverkliga en situation där alla inom organisationen har samma rättigheter, skyldigheter och makt. Ju större organisationen är, desto svårare brukar det dock vara att övergå till en platt struktur och övergången kan vara väldigt resurskrävande. Men allt eftersom att världen blir mer sammankopplad genom sociala medier och många andra typer av kommunikationsmedel så väljer fler företag att satsa på samarbete och interaktion istället för de traditionella pyramidformade strukturerna.

I en platt organisation får medarbetarna större utrymme och fler möjligheter för att applicera sina expertiser och kunskaper på de utmaningar som företaget möter tillsammans. Moderna organisationer och företag väljer således många gånger att sudda ut de typiska linjerna mellan ledarskap och anställda, och fokuserar istället på ledarskap som en viktig kvalitet istället för en teknisk roll.

 

Platt organisation max

Vad är en Platt organisation?

En platt organisation är en horisontellt uppbyggd organisation till skillnad från en vertikalt. I den platta organisationen så finns det en eller ett fåtal chefer, makten är mera jämt fördelad och distribuerad och ofta så råder det en välkomnande stämning och direktdemokrati. Medarbetarna i en platt organisation känner sig hörda och deras kompetenser uppskattade, och som att de är en del av de större processerna. Därför går det ofta också snabbare att ta fram lösningar när en kris uppstår.

Färre nivåer av ledarskap och managers är involverade i de beslutsfattande processerna och istället så faller beslutet hos den eller de personer som har mest kunskap i ämnet. En platt organisation kan ha en central del som verkar samordnande för organisationen, men makten såväl som inflytandet är som sagt spridd över medarbetarna över det horisontella planet och många gånger anses den platta organisationen vara decentraliserad. Tydlighet är dock viktigt i en platt organisation, eftersom att det annars finns en risk att medarbetarnas arbetsroller blir oklara och det blir svårt att veta vart man ska vända sig om man har ett särskilt problem eller fråga.

 

Arbetsledning och utveckling i den platta organisationen

Arbetsledningen i en platt organisation är mer flexibel och innebär i praktiken att information och kommunikation är lättillgänglig för samtliga anställda, och det finns ett konstant flöde och utbyte mellan avdelningar. Behovet för delegering är mindre och de anställda känner sig mer självständiga med fler befogenheter. Medarbetare som arbetar i en platt organisation brukar generellt trivas väldigt bra med sin frihet under ansvar, där man har mer varierade uppgifter och en välkomnande och demokratisk atmosfär.

Det är vanligt att mindre organisationer och företag har en platt struktur till en början och allt eftersom att organisationen så växer så får den fler och fler hierarkiska inslag. En del företag som växer fortsätter dock att ha en platt struktur och arbetar aktivt för att bevara den. Då är det viktigt att man har en konkret affärsplan, strategi och målsättningar för både sin verksamhet och för sin tillväxt och utveckling och behovet för delegering och ledarskap kan komma att växa, i alla fall under utvecklingsperioden.

Om man inte har en vägledande plan och till exempel sätter tidsgränser för olika processer så finns risken att organisationen stagnerar. Men i den platta organisationen så är det samtidigt enklare för de personer som har en ledarroll att kommunicera de framsteg som sker till resten av organisationen, och genom att istället motivera, coacha och uppmuntra kollegerna till att göra ett bra jobb så undviker man att bara stå och säga till dem vad de ska göra. På så sätt så känns arbetsledningen i en platt organisation mer givande.

 

Idéers möjligheter i den platta organisationen

Forskning har visat att ju fler lager av beslutsfattande som en organisation har, desto fler filter måste idéer för nya projekt passera igenom. På så sätt minskar idéernas chanser för att få ett godkännande, även de idéer som skulle kunna visa sig vara vinstdrivande och leda till positiva resultat och tillväxt för företaget. I en platt organisation uppstår inte det problemet, utan när de hierarkiska lagren och filtrera minskar så går det också snabbare att nå sina kunder då produkten eller tjänsten snabbare når sin marknad. På så sätt så kan den platta organisationsstrukturen innebära att företag effektiviserar sitt resursanvändande och kan spara pengar. Verksamheten blir således mera lönsam när man drar ner på ledarrollerna, de anställda får mera mandat och samtidigt får chansen att förverkliga sina idéer och passioner i realiteten.

 

Hur man får en platt organisation att fungera i praktiken

En vanlig kritik mot den platta organisationen är att den är svår att driva i praktiken, särskilt när det kommer till större organisationer och företag eftersom att strukturen inom företaget inte är lika konkret och tydlig. Men det finns några olika tips och råd för hur man kan komma runt det här problemet. Ett sätt är att sikta mot att göra sin organisation plattare, istället för helt platt.

Att börja med att ta bort några av de hierarkiska lagren och nivåerna, och därmed mycket av de byråkratiska och tidskrävande processerna, kan räcka för att man ska börja märka av både de organisatoriska och de ekonomiska fördelarna som kommer med den platta strukturen. Man bör sikta på att anställa så få, men tillräckligt många, managers som möjligt för att kunna styra de anställda i rätt riktning och undvika förvirring och frustration. Att kombinera dessa drag med att öppna upp samtliga kommunikationskanaler istället för att de anställda enbart rapporterar till sin övre chef gör det enklare att samarbeta, knyta ihop viktiga kompetenser och gör också att de anställda trivs bättre.

Här följer några konkreta tips för hur man i praktiken driver en lönsam och välfungerande platt organisation:

  • Organisationen måste vara villig och beredd på att lämna de traditionella hierarkierna bakom sig. Om man inte är redo att ge sina anställda mer makt och självständighet så är den platta strukturen inte rätt väg att gå.
  • Organisationen tillåter sina anställda att ifrågasätta de hierarkiska systemen så som strikta scheman, gränser mellan avdelningar och korta kommunikationskanaler.
  • Organisationen har en välutvecklad teknologi för kommunikation som gör det möjligt för de anställda att ha direktkontakt med ledningen och med sina kollegor.
  • Inom organisationen så råder det en generell förståelse för att ledningen är där för att hjälpa de anställda, och inte tvärtom.
  • Beslutsfattande inom den platta organisationen måste vara transparent och besluten välmotiverade.
  • Alla anställda inom organisationen, oavsett hur enkla eller komplexa arbetsuppgifter man har, måste tänka som en entreprenör. Det räcker inte med att bara ha en bra idé, man bör nämligen också fundera kring hur man kan marknadsföra produkten eller tjänsten och hur den kan bli lönsam.
  • Medarbetarna inom organisationen får lov att utmana ledningens idéer och ledningen måste känna sig okej med det.
  • De anställda inom den platta organisationen måste alltid ha full tillgång till de resurser som de behöver.

 

Fällor att undvika

Även om man arbetar för att så bra som möjligt följa de tips och råd för hur man lyckas med att driva en platt organisation, så finns det saker som kan gå fel. Om man inte är lyhörd och proaktiv så kan den platta organisationsstrukturen förvandla ett företag till en otrivsam plats för de anställda och lönsamheten kan sjunka. Här är tre av de fällor som organisationer ibland råkar falla offer för:

 

Dolda maktcentra och minskad transparens

I den platta organisationen så kan den enkla kommunikationen och möjligheten att ta beslut utan att nödvändigtvis behöva gå via sin chef göra att beslut tas både snabbare och mer spontant. Men en minskad styrning och ledning kan göra att det inte alltid är så tydligt, och därmed transparent, vem som tar besluten och vem som sitter på den faktiska makten.

När den officiella makten är koncentrerad till managers och chefsroller så vet men dels vem det är som tar besluten och dels vet man vem man ska gå till när man har frågor eller när man tycker att någonting har hanterats fel. I den platta organisationen finns det en risk att den officiella makten, när den sprids ut över organisationen, övergår till informell makt i form av inflytande, status, svågerpolitik och personliga preferenser.

 

Den med högst röst hörs mest

Eftersom att platta organisationer tenderar att använda sig mer av grupp-orienterat beslutsfattande istället för en central beslutsfattande makt, så löper den platta organisationen ibland högre risk för att konflikter uppstår. Gruppen behöver diskutera och ta beslut angående en rad olika ämnen, vilka en manager i den hierarkiska organisationen annars hade tagit ansvar för. Då är det lätt att olika åsikter krockar med varandra.

Om man inte är försiktig så kan det lätt bli så att den eller de personer som är mest högljudda, starkast, mest seniora inom organisationen eller har det bredaste kontaktnätet vinner konflikterna och därmed också tar en majoritet av besluten. Det går rakt emot syftet bakom den platta strukturen och kan också leda till att organisationen blir mindre produktiv och lönsam när allt för mycket fokus hamnar på de här konflikterna och medarbetarna upplever en exklusiv, giftig och ojämlik arbetsmiljö.

På så vis finns det en tendens för att den platta organisationen främjar de extroverta individerna som trivs bra med att arbeta utan särskilt mycket vägledning och inte har några problem med att motivera sig själva. Samtidigt så är den platta organisationen inte alla gånger så bra på att ta hand om de introverta medarbetarna, det vill säga dem som behöver mera coachning, stöd och vägledning. Generellt sett så gynnas inte nyanställda, kvinnor samt andra minoriteter i den arbetsmiljö som kan uppstå.

 

Suddiga gränser

Platta organisationer tenderar att per definition vara mer avslappnade när det kommer till arbetsroller och relationer. Medan en sådan struktur kan göra att atmosfären känns mera öppen och välkomnande och därmed göra att arbetet känns roligare och engagerande så kan det också leda till att gränserna suddas ut för vad som anses vara lämpligt beteende på arbetsplatsen. När relationerna mellan kollegorna blir mer och mer lösa och inofficiella så ökar risken för opassande skämt, beteenden, skvaller och i vissa fall även sexuella trakasserier. En osäker och otrygg arbetsmiljö har skapats.

 

Hur man avancerar i sin karriär i en platt organisation

Att avancera i sin karriär brukar ofta associeras med att klättra upp för stegen, eller upp genom hierarkiska nivåer av arbetsroller. Det kan därför kännas otydligt och i en del fall inte möjligt att utvecklas inom en platt organisation, men här följer några knep:

  • Man bör vara tydlig med vad man vill ha ut av sin karriär, vilka mål man vill uppnå och vilka kompetenser man vill spetsa. Att arbeta i en platt organisation innebär ofta mycket frihet och man har möjligheten att hoppa på de projekt som man själv finner intressanta. När man vet i vilken riktning som man vill utvecklas så blir det lättare att välja de rätta projekten som kan ta en dit.
  • Inse att det går att utvecklas och att växa på samma arbetsplats utan att byta jobbtitel.
  • I avsaknad av en övre chef eller mentor så är det upp till en själv att söka nya möjligheter och chanser till utveckling.
  • Leta aktivt efter nya utmaningar.
  • Man kan göra en inventering av sina kunskaper och fundera kring vilka kunskaper som man ännu inte har fått chansen att använda och utveckla, och vilka kunskaper som man skulle vilja lära sig och var möjligheten till att göra det finns.
  • Lista ut vilka områden och projekt inom organisationen som har störst utvecklingspotential.
  • Bygg nätverk med stöttande och allierade kolleger.

 

Fördelar och nackdelar med en platt organisation

När en organisation eller start-up blir till så är en platt struktur ofta det mest logiska alternativet. Om man bara har ett fåtal anställda så kan ofta grundaren vägleda och hålla uppsikt över de anställda på egen hand. Det är en större förändring för ett större och redan hierarkiskt företag att omvandlas till en platt organisation, men detta är som sagt något som har blivit allt vanligare och anses många gånger vara en mer modern approach till företagande.

När man väl har vant sig vid en platt organisation, så länge den fungerar väl, så kan det vara svårt att vänja sig vid en mer fast och strikt struktur. Precis som med alla andra organisationsstrukturer så har den platta organisationen både fördelar och nackdelar, några vilka redan har konstaterats, och om den platta strukturen passar för en organisation varierar.

 

Platt organisation fördelar:

  • Det förbättrar koordinationen och kommunikationen mellan medarbetarna.
  • Färre onödiga nivåer av ledarskap förenklar och uppmuntrar till lättare, snabbare och mer demokratiska beslutsfattande processer.
  • Medarbetarna får mera ansvar.
  • Att eliminera mellancheferna och deras löner reducerar organisationens kostnader.
  • Mycket vikt läggs vid att bygga tillit och förtroende, vilket skapar trygghet och social trivsel.
  • Frihet under ansvar leder ofta till en högre arbetsmoral.

 

Platt organisation nackdelar

  • Decentraliseringen av makt kan leda till förvirring och vidare till ineffektivt och abstrakt arbete. Det kan vara svårt att veta vart man ska vända sig när man har ett problem.
  • De anställdas jobbtitlar kan vara oklara och den platta organisationen tenderar ibland att skapa betydligt fler generalister istället för specialister.
  • Konflikter kan vara vanliga.
  • Större organisationer kan ha svårt för att anpassa sig till en platt struktur, men då kan en lösning vara att börja med att dela upp organisationen i mindre delar vilka har en platt, intern struktur.

 

Slutsats platt organisation

Den platta organisationen har blivit populär som ett alternativ till den strikta och traditionella hierarkiska strukturen som länge har präglat många organisationer. Syftet med den platta organisationen är fördela ut makten och ha så få nivåskillnader som möjligt mellan medarbetarna. I en organisation som är helt platt så tar de anställda sina egna beslut, och de kan också välja sina egna projekt som de även söker finansiering för.

Andra organisationer siktar istället på att bli plattare, genom att ta bort en eller flera hierarkiska nivåer och därmed onödiga byråkratiska steg och processer. Man vill ha så nära kontakt som möjligt mellan de högsta cheferna och de resterande medarbetarna.