Decentralisering: Chefer fördelar ut ansvar & befogenheter

Något som alla organisationer måste bestämma, oavsett hur stor organisationen är och vilken typ av organisation det rör sig om, är hur den beslutsfattande makten ska distribueras inom organisationen. Beslutsfattande har att göra med auktoritet, och därför så handlar det om att bestämma om enbart en eller ett fåtal individer inom organisationen ska ha auktoritet, vilket är fallet i en centraliserad organisationsform, eller om auktoriteten och makten ska förskjutas och delegeras längre ner i den hierarkiska pyramiden och längre ut från organisationens centrum, vilket är fallet i en decentraliserad organisationsform.

Decentralisering

 

Valet mellan att ha en centraliserad eller en decentraliserad maktstruktur inom ens organisation är dock inte alltid ett val, utan en struktur kan vara mer lämplig än den andra för en specifik organisation. De flesta större organisationerna och företagen blir ofta mer eller mindre tvungna att involvera i alla fall en viss nivå av decentralisering när företaget sprider sig till flera olika geografiska platser eller när företaget lägger till fler enheter och divisioner. Då blir frågan snarare hur mycket självständighet och makt varje division ska ha när det kommer till att fatta de allra viktigaste besluten. Det kan ofta också vara så att, på grund av att den centraliserade strukturen traditionellt varit den vanligaste, företag tenderar att falla in i ett mönster där samma person fattar besluten och man begränsar ansvarsfördelningen till väldigt få personer.

Det kan ofta leda till en överbelastning och tung arbetsbörda för individerna på toppnivån, vilket är en av anledningarna till att den decentraliserade modellen blir allt mer populär. Den här texten reder ut begreppet decentralisering, vilket i korta drag beskriver en struktur där man sprider ut ansvar och beslutsfattande utåt och eller nedåt inom en given organisation, ofta för att ge medarbetare eller medlemmar av organisationen mer frihet under ansvar.

 

Vad är Decentralisering?

Decentralisering som ett koncept hänvisar till en specifik form av organisationsstruktur, där organisationens chefer delegerar ansvar och beslutsfattande till nivåerna undertill i den hierarkiska pyramiden. Det är också vanligt att en decentraliserad organisation saknar en hierarkisk ordning och istället har en platt struktur. I en decentraliserad organisationsstruktur så kan cheferna koncentrera sig på de allra viktigaste och största besluten och riskerar därtill inte att bli överbelastade med vardagliga bestyr.

Decentralisering innebär således att man sprider ut den beslutsfattande makten både upp och ner i en organisation och ut i sidorna bort från organisations mitt och centrum. Graden av decentralisering, vilken kan variera från organisation till organisation, bestäms vidare framför allt av följande faktorer:

 

Organisationens storlek

Storleken på organisationen eller företaget är en viktig avgörande faktor för graden av decentralisering. En större organisation tar ofta fler beslut, och består av fler avdelningar och nivåer. Att koordinera alla de avdelningarna och nivåerna kan ta mycket tid och därmed försena viktiga beslut, vilket i sin tur kostar organisationen mer pengar. Att segregera och dela upp organisationen i mindre decentraliserade divisioner ökar effektiviteten och kan ibland också sänka dessa associerade kostnader. Organisationer brukar försäkra sig om att storleken på varje avdelning och division är passande för att divisionen ska vara så hanterbar som möjligt och sedan decentralisera makten baserat på det.

 

Arbetsledningens attityd och filosofi

Decentralisering är som sagt utspridning av auktoritet och makt. Därför så spelar ledningens attityd en viktigt roll när det kommer till hur mycket och på vilket sätt som makten sprids ut över organisationen. Vanligtvis så brukar äldre och mer traditionella ledare vara något tveksamma till den decentraliserade modellen.

 

Kontrolltekniker

Inom de flesta organisationer så tenderar den seniora delen av arbetsledarna och cheferna att tro att vissa grundläggande aspekter så som pris på produkter, kredit som erbjuds m.m., måste ha en enhetlig policy. Centralisering är ofta det bästa tillvägagångssättet för det. Om det finns en stark önskan för att kontrollera de här aspekterna så kan det hindra organisationen från att bli mer decentraliserad.

 

Tillgänglighet av skickliga chefer

Ibland så kan en organisations toppchefer vara villiga skatt förskjuta och sprida ut makten inom organisationen, men ha svårt för att hitta tillräckligt bra och skickliga juniora chefer för att kunna göra det. Det hindrar organisationen från att övergå till en mer decentraliserad struktur eller påverka hur hög grad av decentralisering som organisationen i fråga kan nå.

 

Externa faktorer i miljön

Det finns många externa faktorer och krafter som också spelar en viktig roll när det kommer till att avgöra hur en organisation kan övergå till en decentraliserad maktfördelning. Sådana faktorer är statliga kontroller, fackverksamhet, skattereformer med flera.

 

Olika typer av decentralisering

Det finns olika typer av decentralisering och begreppet omfattar flera olika koncept, vilka alla behöver redas ut innan det går att avgöra om till exempel en organisation, en statsmakt, ett finansiellt eller ett administrativt system borde omorganiseras. När det exempelvis kommer till en politisk decentralisering så innebär det att ansvaret för offentliga funktioner överförs från den centrala regeringen eller staten till underordnade eller till synes självständiga myndigheter och eller till den privata sektorn.

Det är viktigt att skilja mellan de olika typerna av decentralisering eftersom att de innebär olika sorters följder och innebörder för politiska konsekvenser och villkor för framgång. Olika typer av decentralisering i samhället inkluderar politisk, administrativ, finanspolitiks och marknadsmässig decentralisering. Att urskilja de olika skillnaderna mellan dessa typer av decentralisering kan vara användbart för att lyfta fram de många dimensionerna av framgångsrik decentralisering och för att belysa behovet av samordning mellan dem. Politisk, administrativ, skatte- och marknadsdecentralisering kan också förekomma i olika former och även i olika kombinationer, inom länder och även inom olika sektorer.

 

Politisk decentralisering

En politisk decentralisering syftar till att ge medborgare eller deras folkvalda mer makt inom beslutsfattande. En politisk decentralisering är ofta förknippat med så kallad pluralistisk politik och en representativ regering, men det kan också stödja demokratisering genom att ge medborgarna eller deras företrädare mer inflytande i formuleringen och genomförandet av politiken inom ett land.

De som förespråkar en decentraliserad politisk arena menar att de beslut som tas med ett större deltagande av individer och på regional eller lokal nivå har ett mer robust underlag och kommer också att vara mer relevant för ett större antal olika grupper i samhället, jämfört med sådana beslut som enbart tas av de nationella, politiska myndigheterna. Man menar också att det blir lättare för medborgarna att lära känna sina företrädare och folkvalda, samtidigt som det blir lättare för företrädarna att hålla koll på medborgarnas behov och förhoppningar.

 

Administrativ decentralisering

En administrativ decentralisering syftar till att omfördela auktoritet, ansvar och finansiella resurser för att på så sätt kunna tillhandahålla offentliga tjänster på olika nivåer i samhället. Med den administrativa decentraliseringen så menas överföringen av ansvar för planering, finansiering och förvaltning av vissa offentliga funktioner i samhället från staten och dess institutioner till myndigheter, underordnade enheter eller nivåer av beslutsfattande, semi-autonoma myndigheter eller lokala och regionala offentliga instanser eller företag.

 

Finanspolitisk decentralisering

Det finansiella ansvaret är en viktig komponent av decentralisering. För att lokala regeringar och privata organisationer ska kunna utföra de decentraliserade funktionerna så effektivt som möjligt så måste de också ha en lämplig nivå av inkomster, som antingen kommer in lokalt (till exempel som skatter) eller som överförs från staten, samt auktoritet för att fatta framtida ekonomiska beslut.

 

Decentralisering av marknaden

Den mest kompletta formen av decentralisering från en regerings perspektiv är privatisering eller avreglering, eftersom att dessa processer förflyttar ansvaret för funktioner från den offentliga till den privata sektorn. Privatisering och avreglering brukar åtföljas av ekonomiska förändringar, så att de funktioner som tidigare varit enbart de statliga organisationernas ansvar istället kan utföras av företag, icke-statliga organisationer, kooperativ och andra typer av organisationer och institutioner.

 

Fördelar och nackdelar med Decentralisering

Decentralisering är som sagt enbart en av många olika sorters organisationsstrukturer, och beroende på vilken typ av organisation det gäller så kan en decentralisering medföra både fördelar och nackdelar. Innan man sätter igång med att omstrukturera sin organisation så kan det vara en lämplig idé att först gå igenom fördelarna och nackdelarna som en decentralisering kan innebära, och avgöra om dessa faktorer och konsekvenser skulle utgöra en svaghet eller styrka för den egna organisationen.

 

Fördelar med en decentralisering av en organisation

  • Högre motivation bland de anställda: Decentralisering kan många gånger förbättra hur de anställda uppfattar sin jobbsituation och hur bra de trivs på arbetet, samtidigt som det höjer och stärker de anställdas trivsel och moral. Den här förändringen brukar vara som mest märkbar bland arbetsledarna i de lägre nivåerna av organisations skikt. Därtill så gör decentralisering ofta så att de anställda upplever en högre grad av deltagande, självständighet, status samt en starkare och trevliga sammanhållning kollegerna emellan.
  • Tillväxt och diversifiering: I en decentraliserad organisation så är varje enskild division och enhet tillräckligt mycket autonom och självständig för att kunna utveckla och utöva sin kreativa stil. Det kan också medföra att de högre cheferna kan initiera en konkurrens en på hälsosam nivå mellan de olika divisionerna. Att ge de anställda mer ansvar och frihet innebär i praktiken ofta att de börjar göra sina egna bedömningar, samtidigt som de utvecklar ledande färdigheter och kan hjälpa till med att lösa nya sorters problem vilket i slutändan säkerställer en organisations tillväxt och kontinuitet.
  • Snabbt beslutsfattande: När fler individer inom en organisation har auktoritet till att ta beslut av olika slag så innebär det ofta att beslut tas mycket snabbare än i den centraliserade organisationsformen. Information och beslut behöver nämligen inte först transporteras upp och ner genom organisationens olika nivåer av makt, utan istället så kan besluten tas av den individ som har mest kunskap om problemet i fråga. Därför tas också oftare rätta och säkrare beslut.
  • Effektiv kommunikation: När den hierarkiska pyramiden börjar att plattas ut i och med decentraliseringen så leder det som sagt till färre hierarkiska nivåer. Det gör att kommunikationen går snabbare och effektivare till, särskilt som en följd av att chefer och underordnade börjar att jobba allt närmre varandra och därför skapar tightare band emellan varandra.
  • Expandering blir lättare: Decentralisering av en organisation kan göra att det blir lättare att expandera sin organisation för en växande verksamhet. Det kan till exempel röra sig om öppnande av nya affärsenheter på nya geografiska platser, eller tillkomst av nya divisioner inom organisationen. Decentralisering anses ibland tillåta en organisation att utnyttja sin fulla potential, eftersom att organisationen blir mycket bättre på att snabbt reagera på platsspecifika förändringar och krav.
  • Bättre handledning, övervakning och kontroll: Managers på de lägre nivåerna inom organisationen får i en decentraliserad organisation makt nog att förändra scheman, delegering av arbetsuppgifter och arbetsroller. De kan ibland också ha rätt till att vidta disciplinära åtgärder samt rekommendera befordringar. Det leder i sin tur till en effektivare övervakning och handledning inom organisationen.
  • Fler behov tillfredsställda: Decentralisering kan tjäna som ett viktigt verktyg för att tillfredsställa de anställdas eller medlemmarnas mest grundläggande behov inom verksamheten när det kommer till faktorer så som självständighet, makt, prestige och status.
  • Lättad arbetsbörda för cheferna: När toppcheferna kan delegera mer av sitt eget ansvar och beslutsfattande så får de både mer tid och mer energi över till att fokusera mer på det exekutiva beslutsfattandet och planering, medan de anställda i de lägre nivåerna tar hand om de mer vardagliga arbetsuppgifterna.

 

Nackdelar med en decentralisering av en organisation

  • Svårt att koordinera: När varje enskild division av organisationen är autonom och självgående så kan det ibland leda till att det blir svårt att koordinera aktiviteter och liknande över divisioners gränser och inom organisation som en helhet.
  • Externa faktorers inverkan: Olika externa faktorer så som till exempel fackligt engagemang, osäkerhet på marknaden, statliga interventioner kan ibland göra det svårt att utnyttja den fulla potentialen och njuta av alla fördelarna med den decentraliserade organisationsstrukturen.
  • Höga kostnader: I en decentraliserad organisation så tar varje anställd för det mesta mer ansvar för att i slutändan kunna bidra till utvecklingen och tillväxten av organisationen i sin helhet. De tar mer ansvar och arbetar hårdare för att nå organisationens målsättningar, vilket i praktiken innebär att de borde betalas en högre lön. Något som i längden kan bli dyrt för organisationen eller företaget.

 

5 tips för att hantera en decentraliserad organisation

Att ha en decentraliserad organisationsstruktur kan innebära många nya fördelar också styrkor för ens organisation, men det är inte alltid det är så enkelt. Att till exempel ha flera olika geografiska platser för sin verksamhet med de anställda utspridda över lika många platser kan innebära vissa utmaningar inom sådant som planering, kommunikation och samarbete.

Om alla anställda arbetar under samma tak kan dessa aktiviteter bli något enklare men för att lyckas med den decentraliserade modellen kan man följa följande fyra stycken tips:

 

1. Skapa en tydlig och klar förståelse för organisationens program- eller projektmål samt arbetsroller

En av de största utmaningarna som decentraliserade organisationer och arbetsplatser står inför är att se till så att alla har en tydlig förståelse för vad de behöver göra. För att kunna operera så effektivt som möjligt så är det avgörande att alla projekt, program och uppgifter är tydligt definierade och att de går att hantera och utföra. Ju mer svartvitt det här området blir, desto större är sannolikheten att allting kommer att gå smidigt till och att man möter tid- och budgetmål.

 

2. Kommunicera mera

Kommunikation är visserligen viktigt för att vilket projekt som helst ska fungera, men det är en helt och hållet avgörande komponent i en decentraliserad organisation. Alla aspekter och delar av ett projekt borde delas öppet med alla inblandade individer och parter, så att man kan vara säker på att alla följer projektets framgång och att man kan ta itu med problem och konflikter så fort de dyker upp.

 

3. Man ska inte förlita sig på icke-verbal kommunikation

Det kan lätt hända att managers men även arbetstagare blir lite för bekväma med att enbart förlita sig på kommunikationsmedel så som e-post, sms och andra former av skriftlig kommunikation. När man hanterar ett decentraliserat arbetsteam så kan skriftlig kommunikation definitivt fungera som ett smidigt sätt för att nå ut till alla inblandade samtidigt. Man bör dock vara vaksam på att den skriftliga kommunikationen inte tar över helt, eftersom att det kan göra så att man går miste om att bygga stadiga relationer och även ha med en personlig touch i kommunikationen.

 

4. Flexibilitet

Om det är så att man arbetar på utspridda platser i landet eller till och med i olika länder så har man inte samma och enkla tillgång till varandra som när man jobbar tillsammans under samma tak. Därför uppmuntras decentraliserade organisationer och deras anställda att vara lite mer flexibla när det kommer till arbetstider, deadlines och kommunikation. När ett team är flexibelt så känner medarbetarna att de har mer befogenhet att hantera sitt eget schema och planering och liknande, vilket ger dem mera självförtroende och i slutändan har positiv konsekvenser för organisationen och den eventuella kunden.

Slutsats om decentralisering

Decentraliserade organisationer där beslutsfattande och auktoritet är utspritt över hela eller delar av organisationen blir allt vanligare. Dessa organisationsstrukturer kan ofta upplevas som mer demokratiska och välkomnande, med en plattare modell och jämnare maktbalans. Det är viktigt att bibehålla en god kommunikation mellan de självständiga divisionerna.