Organisationsstruktur: Beskriver organisationens formella struktur

av | 14 okt, 2020

En organisationsstruktur är vad som avgör hur en viss organisation ser ut, vem som har vilken roll och ansvarsområden och hur kommunikationen mellan medarbetarna fungerar. Att inte ha en formell organisationsstruktur på plats i sitt eget företag kan göra att det blir oklart och otydligt vem som ansvarar för vad eller vem man ska rapportera fel och problem till, och kan därmed vara negativt för verksamheten i det stora hela. Att ha en organisationsstruktur på plats brukar i de allra flesta fall medföra effektivitet och gör att arbetet blir tydligare och enklare för alla medarbetare att genomföra, på alla nivåer inom organisationen. Det gör att varje enhet och avdelning kan bli mer produktiv, när man blir bättre på att delegera och fokusera både sin energi och sin arbetstid.

Organisationsstruktur

 

Varje enhet kan därtill utföra unika och separata uppgifter och funktioner, så att företaget som en helhet kan koncentrera sin verksamhet inom flera olika produktionsområden på en och samma gång. En organisationsstruktur bestämmer vart var och en av organisationens medarbetare befinner sig på en hierarkisk skala, om organisationen i fråga har valt en hierarkisk modell vill säga, vilket i sin tur gör det enklare att bestämma och sätta löner för varje anställd och position.

En del experter inom organisationsutveckling menar att det är ungefär samma sak att välja en organisationsstruktur som att välja en ny bil som man ska köpa. Först och främst så måste strukturen, precis som den hypotetiska bilen, kunna ta organisationen från punkt A till punkt B utan några problem. Sedan finns det flera olika vägval som man kan ta, eller alternativ att välja mellan precis som när man bestämmer inredning och egenskaper för sin nya bil. Faktorer som avgör vilken organisationsstruktur som är rätt och som man behöver göra ett aktivt val kring är till exempel:

  • Hur man vill att kommandokedjan inom organisationen ska se ut – ska den vara lång eller kort från organisations lägsta nivå upp till cheferna? Kommandokedjan är vad som avgör hur uppgifter är delegerade och hur arbetet som utförs blir godkänt, hur problem hanteras och hur beslut, förslag och information reser ner och upp genom organisation. Organisationsstrukturen hjälper till att definiera hur många steg kommandokedjan har
  • Kontrollspannet – ska det vara brett och stort eller litet och snävt? Kontrollspannet kan avgöra två stycken olika saker, nämligen vilka medarbetar som arbetar under vilken arbetsledare eller manager, och vilka arbetsuppgifter som faller under vilken enhets ansvar.
  • Hur makten och beslutsfattandet inom organisationen ska koncentreras – ska den vara centraliserad eller decentraliserad? Nivån av centralisering beskriver var besluten inom organisationen slutligen fattas. När man har etablerat sin kommandokedja så måste man vidare överväga vilka personer och vilka enheter som ska ha någonting att säga till om kring varje typ av beslut.

 

Vad är en Organisationsstruktur?

Organisationsstrukturen är en mall som i stort sett bestämmer hur olika aktiviteter inom en organisation, till exempel ett företag, ska skötas och hanteras för att organisationen i fråga ska kunna nå sina uppsatta målsättningar. Aktiviteterna innehåller ofta olika regler, roller och ansvarsområden. Strukturen inom organisationen avgör därtill också hur information av olika slag ska flöda mellan medarbetarna såväl som mellan olika enheter eller nivåer inom organisationen. I en centraliserad struktur, till exempel, så flödar besluten uppifrån och ner medan den beslutsfattande makten inom en decentraliserad organisationsform är utspridd över flera olika nivåer och enheter. Så länge organisationen i fråga inte är en väldigt liten organisation så krävs i princip alltid en formell organisationsstruktur för att ett företag ska kunna fungera effektivt och för att medarbetarna ska kunna arbeta fokuserat och ha full koll på vad deras uppgifter och ansvar är.

På pappret så är en organisationsstruktur ett visuellt diagram som på ett tydligt och pedagogiskt sätt ritar ut var i organisationens olika nivåer som medarbetare befinner sig och diagrammet beskriver också vad alla gör, vem varje anställd eller enhet ska rapportera till och hur beslut fattas inom organisationen. Det finns en mängd olika sorters organisationsstrukturer, några av vilka listas längre ner i den här texten. En organisationsstruktur kan till exempel baseras på ett företags olika funktioner, vilka marknader företaget riktar sig mot, geografiska placeringar, processer och hur man vill distribuera makten och beslutsfattandet inom organisationen.

En organisationsstruktur är lämplig för organisationer och företag av alla typer och storlekar och inom alla branscher och industrier. Ju större ett företag växer sig desto viktigare blir det att man har en formell struktur och att den fungerar väl. Strukturen kan också vara väldigt användbar när företaget får nya medarbetare, eftersom att det då blir lättare för nykomlingarna att veta deras plats och att identifiera sin egen roll och ansvarsområden. Om man vill ändra eller justera någonting inom sitt företag så kan organisationsstrukturen också tjäna som ett enkelt, visuellt verktyg för att förklara de ändringarna för andra chefer eller för sina anställda.

 

Centraliserad eller decentraliserad

Hur centraliserad en organisation är avgör som sagt hur besluten inom organisationen tas. Traditionellt sett så har ett företag antingen en centraliserad eller en decentraliserad struktur men idag är det vanligt att ett företag ligger någonstans i mitten eller att det skiljer sig åt mellan olika delar av företaget i fråga. Det har också länge varit vanligast med centraliserade organisationer där makten är koncentrerad till en eller ett fåtal individer högst upp i organisationen, då ofta också i kombination med en mycket väl definierad kommandokedja.

Militären är ett vanligt exempel på en sådan typ av organisation. Den decentraliserade strukturen har de senaste åren blivit allt vanligare, framför allt inom de moderna tech-företagen och start-ups. En decentraliserad organisation kan ofta svara snabbare på förändringar och utmaningar och anpassa sig när det behövs, samtidigt som de anställda är mer självgående och har en hög nivå av självbestämmande.

 

Platt organisation

Platt eller hierarkisk organisation

Den mer traditionella typen av organisation kan ofta se ut som en pyramid, med ett fåtal individer högst upp i strukturen som har en majoritet av makten inom organisationen och ju längre ner i hierarkiens nivåer man kommer desto fler individer består nivån av och desto mindre makt har dem. En platt organisation består av enbart en eller ett fåtal olika nivåer och alla medarbetare arbetar väldigt nära ledarskapet inom organisationen. Många menar att den platta organisationen många gånger är mer produktiv än den hierarkiska organisationen, på grund av att man i den platta strukturen arbetar under mindre hierarki-relaterad stress och press från ovan.

 

Den platta organisationen känns ofta också mer demokratisk och jämställd, och de ledare som finns känns mer som jämlikar istället för som skrämmande chefer. Det kan dock ibland vara svårare i en platt organisationsstruktur att hantera konflikter som uppstår exempelvis i en projektgrupp, när det inte finns någon som tar de exekutiva besluten och sätter ner foten. Det kan också bli svårt för de anställda att veta med säkerhet vart man ska vända sig om man upplever något problem inom organisationen.

 

Olika organisationsstrukturer

När en organisation först kommer till så är det vanligt att man inte har en organisationsstruktur på plats från början utan istället är det någonting som antingen kan utvecklas av sig självt eller ett aktivt val som man gör när organisationen har börjat växa med fler medlemmar eller anställda. Ju tidigare man anammar en formell organisationsstruktur desto bättre är det dock, eftersom att man då i ett tidigt skede ser till så att arbetet kan flöda på så smidigt som möjligt. I det här avsnittet så listas några av de vanligaste organisationsstrukturerna.

 

Funktionsorganisation

Funktionsorganisation

En funktionsorganisation brukar ibland kallas för den byråkratiska strukturen. I den här typen av organisation så delas organisation upp i olika mindre delar baserat på de funktioner och uppgifter som uträttas. Till exempel så delas den funktionella organisationen ofta upp i enheter som fokuserar på marknadsföring, försäljning, HR och produktion. Den här typen av struktur är framför allt vanlig bland mindre och medelstora företag.

 

Divisionsorganisation

Divisionsorganisation

Den här typen av struktur är framför allt vanlig bland de större företagen som har flera olika mindre affärsenheter. I en divisionsorganisationen så struktureras ledarskapet baserat på till exempel produkt eller projekt som man fokuserar på eller är en del av. Ett stort företag som har hundratals eller till och med tusentals olika produkter och produktlinjer kan därmed strukturera sig självt så att varje enhet som fokuserar på en produktlinje opererar självständigt som om det vare ett eget företag. Varje enhet, eller division, är således relativ självständig.

En organisation som har en divisionsstruktur kan också basera sina divisioner på vilka marknader eller industrier som de olika produkterna av företaget arbetar mot. Den marknadsbaserade strukturen är perfekt för en organisation som säljer produkter eller tjänster som är unika för ett specifikt segment av en marknad och kan vara särskilt användbar och effektiv när organisationen i fråga har djup kunskap om de segmenten. Divisionerna kan också vara kopplade till en geografisk uppdelning, där varje division är kopplad till ett visst land eller region.

När de självstyrande divisionerna i divisionsorganisationen blir allt för autonoma så kan det dock dels leda till en ökad konkurrens mellan divisionerna och dels till att de enskilda divisionerna utvecklar system som i praktiken inte är kompatibla med de resterande divisionerna. I värsta fall så kan det också leda till att de autonoma divisionerna av misstag gör samma uppgifter och därmed upprepar arbete i onödan.

 

Produktorganisation

Produktorganisation

Produktorganisationen är en variant av den divisionsorganisationen. Inom produktorganisationen så är varje enskild division ansvarig för och dedikerad till en särskild produkt eller produktlinje. Den här typen av struktur är ideal för organisationer som säljer mer än en sorts produkt och kan hjälpa organisationen i fråga att avsevärt korta ner cykeln för produktutveckling, vilket till exempel i sin tur leder till att små företag kan komma ut på sin marknad med nya produkter snabbare.

Det kan dock vara svårt att skala upp sin verksamhet under den produkt-baserade strukturen, och om man inte är försiktig så kan det sluta med att man duplicerar sina resurser när de olika divisionerna strävar efter att utveckla och förnya sina egna produkter utan att kommunicera tillräckligt mycket med resten av organisationens enheter.

 

Processorganisation

Processorganisation

Processorganisationen delar upp en organisation baserat på olika typer av processer. Strukturen är således designad kring processer inom företaget så som exempelvis orderbehandling, forskning och utveckling, och så vidare. Till skillnad från en strikt funktionell uppdelning så tar den process-baserade strukturen också hänsyn till hur de olika aktiviteterna inom företaget interagerar med varandra, och inte bara själv aktiviteterna i sig som de anställda sköter.

Inom processorganisationen är de olika enheterna helt enkelt tätt sammankopplade, och ofta beroende av att aktiviteterna som sköts av en annan enhet är färdiga innan ens egen enhet kan ta vid. På grund av att den här typen av organisation ofta är väldigt bra på att anpassa sig så är den framför allt vanlig bland företag som opererar inom industrier och branscher som tenderar att ofta genomgå förändringar.

 

Matrisorganisation

Matrisorganisation

Matrisorganisationen har inte en typisk hierarkisk struktur som de flesta andra organisationsstrukturen har och till skillnad från i princip alla andra strukturer så har de anställda i praktiken mer än en chef. Det beror på att det finns flera olika linjer för kommunikation och kommandokedjor inom organisationen. Den här typen av organisationsstruktur är därför också något mer komplex men om man ger den tid att etableras så kan den visa sig vara väldigt effektiv för att till exempel öka företagets produktivitet. Den är framför allt smidig att använda för företag som erbjuder väldigt olika produktlinjer eller tjänster.

Anställda inom den här typen av organisation brukar uppskatta att arbetet inte känns särskilt monotont och att medarbetare från olika enheter och avdelningar arbetar tillsammans. När personer med distinkta bakgrunder och unika expertisområden tillsammans söker lösningar på problem så brukar man nå bättre och mer hållbara lösningar.

 

Problem som kan uppstå om organisationsstrukturen inte fungerar

Allt för snabba omorganisationer av organisationens enheter, divisioner eller funktioner kan i värsta fall leda till att organisationsstrukturen som man är på plats slutar att stötta företaget och istället börjar att motarbeta effektiviteten. Dålig omorganiseringar eller svaga försök att implementera en organisationsstruktur kan skapa olika typer av problem, både små och stora, så som exempelvis:

  • Om en organisation tar bort mellancheferna, till exempel när man vill starta processen från en hierarkisk till en platt organisationsstruktur, utan att samtidigt ta bort eller minska det arbetet som föll under mellanchefernas ansvar så kan det innebära en ökad arbetsbörda för övriga anställda.
  • Minskad kapacitet och förmåga att hantera problematiska situationer kan uppstå när anställda måste ta mer ansvar utan att ha den kunskap och erfarenhet för att lyckas med det i praktiken eller när högre chefer måste ta ansvar för enklare typer av uppgifter, vilket minskar värdet av deras kunskaper inom ledarskap.
  • Oorganiserade strukturer kan påverka ett företags kostnader och förmåga att prestera för att kunna leverera sina varor och tjänster. Organisationer som är snabba på att regera på olika förändringar kan fort ta fram personal som får i uppgift att hantera de nya affärsbehoven som kan ha uppstått. Om organisationen å andra sidan inte är särskilt flexibel eller har en väldigt tight budget för sina resurser så kan det bli svårt för anställda att komma loss från sina normala arbetsuppgifter för att hantera situationer som uppstår utanför deras vanliga arbetsuppgifter.
  • Ju sämre en organisation fungerar, som en konsekvens av en rörig struktur eller ingen struktur alls, desto mindre nöjda och lojala lär organisationens kunder bli.

 

Slutsats om organisationsstruktur

En organisationsstruktur är för de allra flesta typer av organisation nödvändig och till och med avgörande för att verksamheten ska kunna fungera och för att man ska kunna möta sina målsättningar i tid. Det är nämligen en organisations formella struktur som bestämmer och beskriver hur organisationens inre uppbyggnad ser ut, när det kommer till viktiga aspekter så som vem som har vilken roll och vilket ansvar, vem som rapporterar till vem, vem som tar de viktiga besluten med mera. Organisationsstrukturen avgör också om en organisation eller ett företag har en platt eller en hierarkisk uppbyggnad, det vill säga hur många olika nivåer det finns inom organisation mellan det översta skiktet som består av en eller ett fåtal chefer och det understa skiktet där de anställda saknar auktoritet och några viktiga beslut sällan tas.

En välfungerande struktur definierar allas arbetsroller tydligt och det är uppenbart för alla anställda vilken roll man spelar i organisationens väg mot dess stora målsättningar. Det har tidigare framför allt varit vanligt med hierarkiskt uppbyggda organisation, indelade efter organisations olika funktioner och med en makt som är centraliserad till ett väldigt litet antal individer. Ett exempel på en sådan typ av organisation är militären. På senare tid har det blivit allt vanligare att styra bort från den typen av organisationsstruktur, och nya och mer moderna organisationer siktar istället mot mer demokratiska och platta strukturer där de anställda har mer självstyre och också mer att säga till om inom organisationen.

Vilken organisationsstruktur som passar en organisation bäst beror på faktorer så som exempelvis hur stor organisationen är, hur många olika produkter som ett företag producerar, om företaget är aktivt i många delar av världen med mera.