Hierarkisk organisation: Organisationsstruktur som kan beskrivas som en pyramid

av | 12 okt, 2020

Det finns många olika typer av organisationer. De kan vara statliga och icke-statliga, vinstdrivande och icke-vinstdrivande. En organisation kan också vara ett företag. Oavsett vilken typ av organisation det gäller, framför allt om det rör sig om en organisation som inte bara har ett fåtal medlemmar eller anställda så behöver organisationen vara formad enligt en given struktur, en så kallad organisationsstruktur.

 

Hierarkisk organisation

Strukturen bestämmer hur personerna som ingår i organisationen arbetar, hur kommunikationen ser ut, till vem man rapporterar till, vem som har ansvar för vad och hur pass centrerad eller decentraliserad makten och beslutsfattandet är inom organisationen. En av de vanligaste och också mest traditionella organisationsstrukturerna är den hierarkiska strukturen. I en hierarkisk organisation så är alla enheter av organisation, förutom det allra översta skiktet, underordnad en annan enhet.

Den hierarkiska strukturen är vad som fortfarande formar flest regeringar, religiösa grupper, företag och större organisationer. I motsats till den hierarkiska modellen finner man den platta organisationen där, till skillnad från i den hierarkiska, makten och beslutsfattandet istället är jämt utspridd över medlemmarna eller medarbetarna över ett horisontellt plan.

 

Vertikal kommandokedja

Inom en hierarkisk organisation så råder en vertikalt formad kommandokedja, där kommunikation sker uppifrån och ner, eller tvärtom, mellan chefer och underordnade. Direktiv och instruktioner kommer uppifrån och flödar nedåt, medan information skapas i de lägre nivåerna varpå den flödar uppåt genom organisationen där den tas emot, analyseras och sedan används för att på nytt skicka ner nya direktiv och instruktioner till de underordnade.

Makten är koncentrerad till toppen av organisationen och sedan sipprar den neråt och längst ner finner man de personer som har allra minst att säga till om. Den hierarkiska modellen passar bäst för företag som producerar höga volymer av ett mindre antal produkter eller tjänster, så att det är praktiskt möjligt att ha så tight kontroll som möjligt över produkternas design, utformning, kvalité, produktion och distribution.

 

Hierarkisk organisation exempel

Vad är Hierarkisk organisation?

Ordet hierarki kommer från grekiskan där ordet hieros betyder helig och arche betyder härska eller förste. En hierarkisk struktur kan visualiseras genom en spetsig pyramid, vilket beskriver hur nivåerna eller skikten av organisation längst ner tenderar att bestå av flest personer och sedan minska ju högre upp i pyramiden som man kommer. Om man vänder upp och ner på pyramiden så kan man istället betrakta hur makten är fördelad, nämligen hur majoriteten av makten återfinns i organisationens topp och i princip är obefintlig i botten.

En hierarkisk organisation styrs centralt där de seniorerna cheferna som opererar i organisationens toppskick tar en majoritet av de viktigaste besluten. Den som är underordnad i maktpyramiden rapporterar till skiktet eller personen ovanför, och skikten ovanför kan utfärda orders och arbetsleda personerna eller skiktet nedanför.

Ju större en organisation är desto fler nivåer och skikt brukar den bestå av och desto enklare blir de hierarkiska dragen att urskilja. Därmed så tar också de beslutsfattande processerna längre tid ju större organisationen är, eftersom att kommunikationen och informationen måste passera igenom många skikt ovanför innan den når de beslutsfattande personerna. För att undkomma det problemet så är det vanligt att större organisationer och företag skapar sektioner, avdelningar och till och med dotterbolag, som är autonoma till olika grad.

 

Ledarskap i den hierarkiska organisationen

De olika nivåerna av den hierarkiska organisationen har olika mycket auktoritet och makt, men varje nivå brukar ha åtminstone en chef eller arbetsledare. Eftersom att den här typen av organisation därmed förlitar sig till en mycket stor del på ledarskap så är det viktigt att ledarskapet fungerar och att det uppmuntrar och motiverar medarbetarna till innovation, hög arbetsmoral och effektiv produktion. Bra ledarskap är nyckeln till en fortsatt utveckling av organisationen. Arbetsledarna bör vara kreativa, ha förmågan att förse medarbetarna med konstruktiv feedback, ha en stark vision som ligger i linje med organisationens målsättningar och bra på att nätverka med andra avdelningar och arbetsledare och chefer. Organisationen bör genomsyras av öppna kommunikationskanaler samt en trygg och social arbetsmiljö som främjar till att öka medarbetarnas innovation och arbetsvilja ytterligare.

Precis som att det kan ta lång tid för information att passera uppåt genom organisationens olika skikt, så gäller detsamma för förslag och idéer. Ju fler skikt och nivåer som en idé måste passera igenom, desto större är risken att idén blir nekad eller att den inte når ända upp till organisationens toppskikt. Därför tenderar hierarkiska organisationer att i större utsträckning än de platta organisationerna att gå miste om idéer som senare skulle visa sig vara både lönsamma och bidra till företagets utveckling.

 

Så bildas den hierarkiska strukturen

När en organisation eller ett företag startas så är det vanligt att det har en platt organisationsstruktur. Det beror framför allt på att den inte består av särskilt många personer eller medarbetare och att grundaren eller den högsta chefen därför kan hålla uppsikt över samtliga anställda. Men allt eftersom att organisationen växer med fler och fler medlemmar eller medarbetare så ökar också komplexiteten. För att beslutsfattande, maktbalans och arbetsroller ska fortsätta att vara så tydliga som möjligt så är det då vanligt att man övergår till en hierarkisk struktur.

Ibland händer det till och med automatiskt när organisationens komplexitet och storlek ökar. Ju fler medarbetare organisationen har desto enklare blir det att styra dem i en gemensam riktning med hjälp av en central ledning. En hierarkisk organisation brukar också vara bättre på att skapa och utveckla specialister som är experter inom sina specifika områden, till skillnad från den platta organisationen som främst skapar generalister. Ju mer en organisation expanderar desto fler experter brukar den vara i behov av.

 

Pyramiden blir högre och högre

Den hierarkiska strukturen är som sagt vanligast i större företag och organisationer, eftersom att behovet av en centraliserad makt och ledning kan sägas vara proportionerligt med organisationens storlek. Då flödet av information, direktiv och order flödar vertikalt så brukar man i praktiken prata om höga (engelskans tall) organisationsstrukturer.

Varje nivå i den höga strukturen har tydliga ansvarsområden, uppgifter, arbetsroller och man vet vem inom organisationen som man ska rapportera till. Allt eftersom att den höga organisationen växer så tillkommer det fler och fler nivåer och strukturen blir således ännu högre. Ju högre strukturen blir, desto längre blir också kommandokedjorna och de beslutsfattande processerna tar ännu längre tid.

 

Platt organisation

Den platta vs den hierarkiska organisationen

Den hierarkiska strukturen, som traditionellt sett har varit den vanligaste organisationsstrukturen bland förtag, har visat sig fungera för de större företagen och organisationerna. En del människor trivs med att existera och att arbeta under tydliga riktlinjer och med givna strukturer, och har ingenting emot att ett fåtal personer har ett tydligt övertag med kontroll över kärnfrågor och andra beslut.

I kontrast till den högt uppbyggda, vertikala hierarkiska strukturen finner man den platta organisationen, där makten inte är koncentrerad till en eller ett mindre antal individer. Den platta organisationen brukar ha en eller ett par stycken chefer och managers, men vakten är distribuerad relativt jämt över alla anställda och det finns inga eller väldigt få hierarkiska nivåer inom organisationen. Det gör såklart också att det blir svårare att klättra upp för stegen och avancera i sin karriär. Men allt eftersom att medarbetarnas trivsel och psykiska välmående blir viktigare och viktigare för chefer och företagsgrundare så övergår fler organisationer till den platta strukturen. Den platta strukturen brukar uppfattas som mer välkomnande, trevlig och demokratiska.

Samtidigt så kan det bli otydligare vem som sköter vad och vem som har ansvar för vilka frågor. Med den hierarkiska organisationens tydliga uppdelningar råder det nästan ingen förvirring alls, men med flera nivåer kan arbetet och beslutsfattandet å andra sidan ta lite längre tid. När omvärlden förändras i allt snabbare takt så blir det viktigare för företag att snabbt kunna förändras som svar på yttre faktorer, annars riskerar man att mista marknadsandelar till sina snabbare konkurrenter.

 

Fördelar och nackdelar med Hierarkisk organisation

Objektivt sett så har den hierarkiska organisationsstrukturen både för- och nackdelar, men om den är bra och fungerar för en organisation beror på organisationens behov, funktioner och målsättningar. En faktor som innebär en fördel för en organisation kan till exempel utgöra en nackdel eller en utmaning för en annan organisation. Att titta objektivt på de olika för- och nackdelarna kan dock vara hjälpsamt för att ta reda på om den hierarkiska strukturen skulle passa bra för ens organisation.

 

Hierarkisk organisation fördelar

I den hierarkiska organisationen så har ett fåtal individer en majoritet av makten och tar en majoritet av de viktiga besluten. Det kan ha följande positiva effekter:

  • De anställda kan enkelt urskilja de definierade nivåerna av ledarskap inom organisationen, vilket gör att ansvar och beslutsfattande blir tydligt. Alla vet precis vem som de ska vända sig till om de har ett problem eller behöver hjälp med något.
  • Med många olika nivåer inom den hierarkiska pyramiden så finns det många möjligheter till utveckling och befordran, vilket motiverar de anställda till att prestera bra. En hierarkisk struktur passar således bra för den som vill klättra i sin karriär.
  • De hierarkiska strukturerna är bra på att forma specialister, genom att de anställda får möjligheten att fokusera på sitt specifika område och bli experter inom det.
  • De anställda tenderar att bli lojala mot sina avdelningar och arbetar för avdelningens bästa.
  • För ett företag som fokuserar på att producera en eller ett fåtal produkter så fungerar den hierarkiska strukturen bra, genom att det blir enklare att kontrollera alla steg av produktionen.

 

Hierarkisk organisation nackdelar

Även om den högre nivån av koordination och kontroll som associeras med den hierarkiska strukturen kan vara effektiv och användbar, så finns det också en del problem som kan uppstå och nackdelar som har att göra med saker som informationsflöde, tempo och högre kostnader:

  • Kommunikationen mellan avdelningar och enheter är många gånger mer ineffektiv än inom andra organisationsstrukturer.
  • Det kan lätt uppstå rivalitet mellan olika avdelningar, när varje enskild avdelningar tar beslut som framför allt är till för att främja den egna avdelningen istället för organisationen som en helhet.
  • Den hierarkiska organisationen byggs ofta upp av mycket byråkrati, vilket är någonting som kan göra processerna segare och långsammare, och därtill gör det svårare för organisationen att svara på både interna och externa förändringar. Det kan också leda till att den hierarkiska organisationen behöver mera tid i sin kontakt med kunderna.
  • Kostnaderna i den hierarkiska organisationen kan snabbt stiga, eftersom att det finns fler arbetsledare och mellanchefer att betala ut löner till.
  • Informationsflödet är begränsat inom den hierarkiska organisationen. Medan informationen tenderar att flöda uppåt till de övre maktskiften relativt snabbt, så brukar det ta längre tid för beslut och direktiv att flöda neråt. Det kan leda till att initiativ och idéer som annars hade uppstått i de lägre skikten inte blir till verklighet.
  • När kommunikation och informationsflödet är långsamt så blir också beslutsfattandet långsamt.

 

Organisationsstrukturernas olika element

När man tittar på en organisations struktur så är det framför allt sex stycken olika element som definierar varje struktur och som avgör hur organisationen styrs och fungerar.

 

1. Indelning och separation

Det här elementet refererar till hur strukturen delar in och grupperar organisationens olika funktioner, avdelningar och arbetsteam. Varje indelning brukar kallas för en avdelning eller en enhet, och vanligtvis så avgränsas de beroende på vilka sorters uppgifter och processer som medarbetarna ägnar sig åt. Det är dock inte det enda sättet som en organisation kan delas upp enligt, det går nämligen också att dela upp organisationens olika avdelningar baserat på produkt eller produktlinje, geografiska placeringar eller kundbehov.

 

2. Kommandokedjan

De flesta organisationer har någon form av kommandokedja, oavsett om det rör sig om ett företag eller inom militären. Kommandokedjan bestämmer vem som rapporterar till vem, och i vilken riktning som kommunikationen sker inom organisationen. Den hjälper till att eliminera ineffektivitet som kan uppstå när man inte vet vem som sköter vad, och alla har en chef eller manager att rapportera till. Kommandokedjan påverkar jobbtitlar och arbetsroller, och är särskilt tydlig inom den hierarkiska strukturen.

 

3. Antal medarbetare per arbetsledare

Det här elementet, även kallat för kontrollspann, avgör hur många medarbetare som varje arbetsledare har ansvar för. Hur många som är optimalt skiljer sig mellan olika typer av organisationer och kan exempelvis bero på hur många anställda det finns, hur organisationen är uppdelad och

även organisationens målsättningar och strategier. Vanligtvis så har arbetsledare som befinner sig högre upp i i de hierarkiska nivåerna i pyramiden ett mindre kontrollspann och närmre kontakt med de anställda och de arbetsledare som arbetar under dem.

 

4. Centralisering vs decentralisering

Organisationsstrukturer brukar placeras någonstans längs ett spektrum som definierar deras nivå av centralisering. De större och mer traditionella företagen och organisationerna tenderar att ha en mer centraliserad styrning, där cheferna tar de övergripande besluten, arbetsledarna tar fram en plan för hur man ska nå målen och medarbetarna på golvet utför planen. När organisationsstrukturen är decentraliserad så tenderar makten och beslutsfattandet istället att vara utspritt över medarbetarna, med färre mellanchefer och arbetsledare.

 

5. Specialisering

Inom de flesta organisationer och företag så har medarbetarna mer eller mindre tydliga arbetsroller och -beskrivningar. Ju mer specifika som beskrivningarna är, desto mer anpassade brukar de vara efter arbetstagarens särskilda expertisområde, kunskaper och meriter. Det förhindrar att två eller flera medarbetar av misstag utför samma uppgifter i onödan, eller att någon arbetar under sin kunskapsnivå. Vissa organisationsstrukturer är bättre på att skapa specialister inom sin arbetskraft medan andra skapar fler generalister.

 

6. Formalisering

Det här sjätte och sista elementet är vad som organiserar och strukturerar relationerna inom organisationen. Det avgör hur företagets processer går till, hur regler och riktlinjer ser ut och ligger också till grund för den rådande organisationskulturen.

 

Slutsats

Det finns ett antal olika organisationsstrukturer, och vilken struktur som passar bästa skiljer sig mellan organisationer och företag. Vilken struktur en organisation har är inte skrivet i sten utan är någonting som går att förändra. Att ändra struktur, och därmed faktorer så som maktfördelning, antal chefspositioner, hierarkiska nivåer och ansvarsfördelning kan dock vara en kostsam process vilket är varför man bör begrunda sitt beslut väl först.

Den hierarkiska strukturen har dominerat de flesta organisationer och är den mest traditionella och konservativa modellen. Den går att likna vid en pyramid, där de få övre skikten besitter i princip all makt och tar alla de viktiga besluten, medan de många medarbetarna som återfinns i de lägre skikten tar väldigt få beslut men utför en majoritet av arbetsuppgifterna och sätter planer i rörelse.

Att arbeta i en hierarkisk organisation kan kännas tryggt eftersom att det är tydligt vem som har ansvar för vad som vem som ska rapportera till dem, men arbetsmiljön kan samtidigt känns strikt och hämmande. Idag ser man en trend där allt fler organisationer rör sig mot den platta strukturen i jakt på en mera balanserad och decentraliserad maktfördelning och en öppnare och mer demokratisk miljö. De platta organisationerna drivs också av ett behov att snabbare kunna anpassa sig till marknadens förändringar, något som vanligtvis tar längre tid i den hierarkiska organisationen. Ju större ett företag eller en organisation blir, desto mer hjälpsam blir den hierarkiska strukturen när det kommer till att hantera den inre komplexitet som växer med organisationens storlek.