Workshopövningar: 14 övningar som tar din organisation framåt

Inom både företag och andra organisationer kan det ibland behövas något extra som tar organisationen framåt.

I ett företags eller organisations livstid kommer det alltid att dyka upp moment när man behöver nya idéer, andra infallsvinklar eller något annat som får organisationen att utvecklas.

Utveckling är avgörande för att en organisation eller ett företag ska hålla sig aktuella på dagens tuffa marknad.

Workshopövningar

Man vet att välmående företag producerar och går bättre än företag som har anställda som inte trivs på arbetsplatsen. För att utveckla affärskoncept och personal så måste företag vara nytänkande och använda sig av antingen befintliga resurser eller kompetens utifrån. Ett bra sätt att göra detta på är att anordna workshops, eller så kallade arbetsseminarium.

 

 

Workshopövningar exempel

Workshops eller så kallade arbetsseminarium är en träningssession som kan pågå under en kort stund eller under flera dagar. Poängen med workshops är att deltagarna ska aktivt använda sig av sin problemlösningsförmåga för att lösa praktiska problem. Det kräver att deltagarna är riktigt involverade. För att få ut det mesta ur en workshop är det viktigt att övningarna är väl planerade och passande för syftet med workshopen. Workshopen ska generera energi, idéer och kanske möten med nya människor. Det gäller att få deltagarna att stå på tå, sluta jogga och skapa tillsammans.

 

Workshopövning #1: Framtiden

 

Övningen är kreativ och handlar om att få deltagarna att tänka framåt. Den går ut på att deltagarna ska sätta en rubrik för vart dom vill att företaget ska vara inom 5 år. Detta är väldigt bra i ett företags uppstartsfas eller i ett projekt, eftersom det kan skapa en gemensam vision för deltagarna och bidra till motivation att arbeta tillsammans. Det ger deltagarna möjlighet att känna av vad som är realistiskt men också tända en gnista hos varandra med vad som går att uppnå. När rubriken och målet är satt blir uppdraget för gruppen att lista ur hur man ska ta sig dit. Här är det bra att dela upp det i år 1 år, 2 år osv, och sätta upp delmål.

 

Workshopövning #2: Sanningarna

 

Denna övning är optimal att göra tillsammans med både nya och äldre anställda. För ibland är det just de nya som inte vet något om företaget som kommer med de mest briljanta idéerna. Alla bolag har sina egna normer och sanningar. Ibland gör dessa sanningar att bolaget fastnar i gamla ineffektiva vanor. Övningen går ut på att lista fem interna sanningar om företaget. Denna övning ska genomföras effektivt, gruppen får inte mer än 5–10 minuter att lista sanningarna. Var noga med tidshållningen, målet är till stor del att skriva ner det första och mest instinktiva man kommer att tänka på. Direkt efter gruppen är klara ska gruppen byta sina sanningar med en annan grupp som får i uppdrag att under 10 minuter bestrida deras sanningar. Övningens syfte är att hitta nya tankebanor för verksamheten och hitta nya utvecklingsmöjligheter.

 

Workshopövning #3: Brainstorming

 

Brainstorming handlar om att generera så många idéer på så kort tid som möjligt. För att brainstorming ska vara effektivt gäller det att ha tydliga regler och mål. Kreativiteten kommer öka om man har en mindre ram att förhålla sig till. De bästa idéerna uppstår under korta tidsintervaller, ofta mellan 5–10 minuter. Det är viktigt att aldrig förlänga tiden eftersom detta lär gruppen att de inte behöver hålla en deadline. För att genomföra övningen bör man använda sig av en konkret formulerad uppgift. Exempelvis ett scenario med ett problem med en frustrerad kund eller en konkurrent som tar större marknadsandelar.

 

Workshopövning #4: Bikupa

 

Övningen går ut på att ett ämne diskuteras i små grupper av deltagarna i en workshop under några minuter. Grupperna kan bestå av två eller fyra deltagare. Lägg gärna ut frågor lite varstans i rummet, som deltagarna kan samlas kring för att diskutera. När dessa grupper har fått prata i några minuter får grupperna redovisa på lämpligt sätt genom att berätta vad de kommit fram till. Därefter delar man in gruppen i nya mindre bikupor, alternativt låter deltagarna röra sig fritt i rummet mellan de olika temana för samtal. Bikupan är en utmärkt isbrytare som får i gång snacket hos nya grupper men även medför goda samtal hos deltagare som känner varandra väl sen innan. Det är också en bra övning för att diskutera frågor relaterade till företaget, exempelvis eventuella problem eller vad man önskar utveckla.

 

Workshopövning #5: Kortleken

 

Övningen syftar till att illustrera bristande kommunikation, vilket är ett vanligt problem i många projekt och företag. Deltagarna placeras i ett led i rummet där en person sitter längst fram och övriga sitter två och två på ett led bakom. Personen längst fram ska representera projektledaren. Ledaren av övningen delar ut korten i en spelkortlek till alla deltagarna, alla ska ha ungefär fyra kort var. Deltagarna får bara kommunicera med varandra via hjälp av papper och penna, de får endast kommunicera med personer framför och bakom, inte i sidled och de får inte hoppa över ett led. Alla deltagarna får dessa instruktioner förutom ledaren som utöver denna instruktion får instruktionen att de ska samla fyrtal (fyra av ett och samma kort). Det är alltså bara projektledaren som vet vad uppgiften går ut på.

 

Workshopövning #6: Masterminding

 

Metoden låter deltagarna vara generösa och dela med sig om vad de tänker och kan. Syftet är att de ska hjälpa varandra att komma vidare med frågor, problemlösning och funderingar. Reglerna är att deltagarna innan workshopen förbereder en aktuell utmaning eller ett problem. På själva workshopen delas deltagarna in i mindre grupper där de tillsammans ska försöka lösa alla utmaningar. Alla idéer och tankar är välkomna. För att bana väg för en potentiell lösning måste alla idéer, både bra, knasiga och ogenomtänkta vara välkomna.

 

Övningen börjar med att någon börjar berätta om sitt problem och vilken typ av hjälp som önskas. Det kan handla om feedback, andra synsätt, förslag på lösningar, spontana tankar osv. Gruppen ska försöka bidra till problemet genom att brainstorma de bästa tipsen, idéerna och förslagen. Alla deltagarna måste vara konkreta och specifika utan onödigt långa utläggningar. Övningen avslutas genom att alla får berätta om en idé de fick kring utmaningen som de kanske kommer testa inom den närmaste tiden. Det är bra att följa upp dessa idéer om de faktiskt blir användbara i praktiken.

 

Workshopövning #7: Vilket företag är du?

 

Inom de flesta företag uppstår normer för hur man beter sig och hur man löser problem. Detta kan göra företaget väldigt effektivt i att bemöta nya situationer, men kan också innebära att medarbetarna fastnar i invanda mönster snarare än att tänka utanför boxen. I följande övning får deltagarna tänka sig in i en specifik situation, utifrån ett perspektiv att de arbetar på ett annat företag än de gör nu. Hur hade exempelvis McDonalds, IKEA eller Amazon löst situationen om det var någon av dem som befunnit sig där?

 

Övningen hjälper inte bara medarbetarna att tänka nytt och kreativt, det kan också lösa flera av de problem där det egna företaget sitter fast idag. För att göra övningen lite extra kul kan man som ansvarig ta med sig roliga hattar, väskor eller pins som representerar de andra företagen, så att deltagarna verkligen får gå in i de olika rollerna.

 

Workshopövning #8: Rundan

 

Följande övning är en bra aktivitet att både påbörja och avsluta workshops med, alternativt ha i slutet av vissa av workshopens olika punkter. I Rundan får nämligen alla deltagare möjlighet att göra sina röster hörda, och det kan dessutom komma fram mycket som är av intresse för resten av gruppen.

 

I Rundan går man helt enkelt laget runt, och alla medarbetare blir tilldelade ordet i tur och ordning. Om man gör övningen i början av en workshop kan alla deltagare exempelvis besvara frågan kring vilka förväntningar man har på dagen, eller vad man har gjort i helgen. I slutet av en workshop-dag kan rundan bestå av en mindre utvärdering, där varje deltagare får berätta vad de har lärt sig eller vad som varit det mest givande under dagen. Under Rundan är det givetvis okej att ställa följdfrågor eller svara an på det som en deltagare säger, men här är det viktigt att man fortsätter rundan därefter. Risken är annars att man fastnar i en diskussion, och att en eller flera deltagare inte får säga något vilket är det viktigaste syftet med övningen.

 

Workshopövning #9: Motsatsförhållanden på post it-lappar

 

Följande övning passar utmärkt i grupper där deltagarna är lite avvaktande och det är svårt att få igång diskussioner. Den passar också i pratiga grupper, där vissa tar mer plats än andra eller där gruppen har svårt att hålla fokus. Övningen möjliggör för deltagare att få berätta om sin syn på ett visst tema, exempelvis företagets nya omorganisering eller vad man tycker om det senaste projektet. På den ena lappen ska man skriva något man tycker är bra, och på den andra något man tycker är mindre bra. Gå sedan laget runt och låt alla deltagare berätta vad som står på ens lappar, gå gärna två rundor för respektive lapp. Som gruppledare kan det vara fördel om man kan ställa lite följdfrågor och bjuda in resterande i gruppen att diskutera det som står på lapparna.

 

Workshopövning #10: Handuppräckning på olika nivåer

 

Följande övning passar för lite tystare grupper, där man som gruppledare gärna vill starta igång ett öppnare samtalsklimat och friare diskussioner. Gruppledaren säger ett antal påståenden, exempelvis ”Jag gillar koriander” eller ”Jag tycker man ska ha skoluniform i skolan”. Varje deltagare kan antingen svara genom en uppsträckt hand, vilket innebär att man håller med till fullo. Man kan också behålla handen på bröstet, vilket innebär att man håller med delvis. Som sista alternativ behåller man handen nere, vilket innebär att man inte håller med alls. Efter varje omgång kan man diskutera gruppens ställningstaganden, och också fråga olika personer i gruppen varför de valde att svara som de gjorde.

 

Workshopövning #11: Linjen

 

I följande övning kommer deltagarna återigen att svara på olika påståenden, och genom sitt svar förflytta sig i rummet. Detta ger deltagarna en tydlig bild på hur gruppen tycker om olika saker. Innan övningen påbörjar tejpar man upp en rak linje i rummet. I den ena änden skriver man ”Håller helt med” och i den andra skriver man ”Håller inte alls med”. Gruppledaren kommer därefter ställa ett antal påståenden, och deltagarna har i uppgift att ställa sig på linjen utifrån hur mycket de håller med påståendet på en skala. Exempelvis kan de ställa sig på någon av de bortre ändarna om de vill markera att de håller med eller inte håller med till 100 %. De kan också placera sig i mitten för att visa att de tycker varken eller, eller att frågan inte berör dem så mycket. Gruppledaren kan sedan fråga utvalda i gruppen, gärna dem som valt en av de mer extrema ställningstagandena, varför de valt att ställa sig just där. Släpp också ordet fritt så att alla de som vill får säga något.

 

Workshopövning #12: Heta stolen

 

I övningen Heta stolen sätter sig alla gruppens deltagare i varsin stol i en ring. En stol står tom. Därefter ställer gruppledaren ett antal påståenden, och om man håller med om påståendet reser man sig upp och hittar en ny stol att sätta sig på. Övningen är spännande eftersom deltagarna inte kan gradera sitt svar på en skala, det är antingen eller som gäller. Det leder ofta till många intressanta diskussioner efteråt, eftersom de flesta saker är mer komplexa än att enbart vara bara svarta eller vita.

 

Workshopövning #13: Vision Board

Att göra en visuell vision board är ett fantastiskt verktyg för att sätta smarta mål, och att bli inspirerad till att uppnå dem. När en arbetsgrupp gör en gemensam vision board lägger det alltså goda förutsättningar för att forma en enad vision, och att känna motivation för att arbeta tillsammans i syfte att nå dit. Övningen är perfekt att göra om företaget exempel står inför en större förändring, eller om ett team precis ska påbörja ett nytt projekt.

 

Ta fram ett stort vitt papper eller en whiteboardtavla. Ge sedan deltagarna i uppgift att skapa en vision board baserat på ett speciellt tema, exempelvis vad de hoppas uppnå under året eller vilken typ av arbetsplats de vill att företaget ska utvecklas till framöver. Ge sedan deltagarna fria händer att använda sin kreativ på det sätt de helst vill, om det är genom att måla, klippa och klistra eller annat. Diskutera sedan i grupp vad vision boarden representerar, och vad det betyder för gruppen. Ett smart tips är att sedan hänga upp vision boarden någonstans där den är fortsatt tydlig och inspirerande för deltagarna, exempelvis i fikarummet.

 

Workshopövning #14: Tillbakablickande utvärdering

Följande övning kan användas av ett team för att utvärdera exempelvis ett projekt eller annan form av arbetsrelaterad insats eller aktivitet. Det är ett utmärkt tillfälle för hela teamet att diskutera vad som fungerade bra, ta upp eventuella problematiska frågor och ha en öppen diskussion om hur man kan arbeta bättre tillsammans nästa gång.

 

Börja med att skapa en utvärderingstavla, gärna på en whiteboard eller ett stort papper. Skapa tre kolumner med följande rubriker: ”Vad fungerade bra?”, ”Vad skulle kunna förbättras?” och ”Steg framåt”. Förklara för deltagarna innan övningen sätter igång att det är viktigt att alla går in med ett öppet sinne och inte med avsikt att angripa någon personligt. Som gruppledare är det viktigt att se till att diskussionerna kretsar kring teamets insatser och inte specifika gruppmedlemmar. Låt sedan diskussionerna börja, och anteckna det som sägs i de olika kolumnerna. Börja gärna med vad som fungerade bra, eftersom det skapar en positiv känsla i gruppen. När man kommer till ”Steg framåt” är det smart att göra en prioritering mellan de olika stegen och att fördela ut ansvaret i gruppen så man är säker på att de olika stegen blir gjorda.

 

Sammanfattning

Om företag går trögt, det anställs massa ny personal eller om man helt enkelt bara vill skapa ny utveckling inom företaget är workshops och olika workshopövningar fantastiska sätt att få det att hända något i verksamheten. Workshops är både roliga och utvecklande och ger anställda möjligheten att påverka och förändra en organisation inifrån på sätt som de tidigare kanske inte haft möjlighet till. Att anordna en workshop är ett otroligt sätt att utnyttja sina egna resurser. Genom att föra ihop anställda på detta sätt med ett uttalat syfte kommer det att ge bättre processer och kanske nya idéer. De anställda känner företaget bäst och vet vad som kan göras bättre och vad som fungerar bäst för dem. Andra personer utifrån kan se hur vissa saker kan göras på ett annat sätt, ibland kanske effektivare.

 

Workshops kräver god planering och en bra ledare, det går inte att genomföra en workshop utan förplanerade övningar, uttalat syfte och tydliga instruktioner. En workshop är trots allt till för att skapa utveckling och för att en grupp ska kunna nå målet och syftet måste det finnas en vägledare som tar gruppen framåt. Dessutom ska klimatet vara tillåtande och öppet så att alla får komma till tals och bidra med sina kompetenser och kvalitéer.