Möten

Det finns många anledningar till att hålla möten. Det vanligaste är att möten hålls på företag i syfte att främja produktivitet eller arbetssätt, men möten kan även hållas utanför kontorsvärlden. Många möten äger rum privat, i föreningar eller i politiken. I vilken typ av sammanhang mötet äger rum avgör ofta hur det är uppbyggt, men det finns en tydlig struktur som de flesta möten följer. Ett möte kan bestå av allt från två till flera hundra personer och bygger på interaktion mellan deltagarna. Ofta syftar mötet till något slags mål, men dessa kan variera kraftigt. Vissa möten utgörs av förhandlingar medan andra enbart syftar till att utbyta information eller stärka ett team. På arbetsplatser är det vanligt att man har återkommande internmöten såsom ett morgonmöte vid samma tid varje dag. Detta är ofta menat att ge medarbetarna en bra start på dagen och för att förmedla en tydlig utgångspunkt för företagets arbete.

En traditionell mötesstruktur

Det är svårt att sätta fingret på vad som utgör ett traditionellt möte. De allra flesta möten har olika mål och sker i olika sammanhang, och därför finns det inte någon exakt struktur som fungerar för alla typer av möten. Dock kan man hitta vissa tydliga delar som oftast ingår. Dessa kan kallas för mötets struktur eller mötets agenda.

1. Mötets mål bör identifieras

Ett möte bör ha ett tydligt mål för att engagera deltagarna. Om målet är för vagt kan deltagarna känna att det är onödigt att de är på plats. Innan man planerar sitt möte bör man därför fundera över vad målet är. För ett återkommande möte blir detta särskilt viktigt eftersom det inte bör hamna i slentrianmässiga mönster. Ett återkommande morgonmöte kan göras mer intressant genom att mötesanordnaren har satt ett tydligt mål för varje dag.

2. Deltagarna delar med sig av sina tankar

Det absolut mest effektiva sättet att hålla sina mötesdeltagare fokuserade är att kontinuerligt be om deras input. En mötesdeltagare som är inaktiv under en längre tid tappar lätt fokus och börjar fundera på annat. Vid företagsmöten är medarbetarnas input dessutom mycket värdefull, särskilt då chefer behöver ta beslut som påverkar verksamheten.

3. Frågor bör skrivas ner

Det är mycket bra att innan mötets början skriva ner vilka frågor man behöver besvara under mötets gång. På så vis riskerar man inte att missa någon viktig del, utan varje fråga får utrymme under mötet. Denna frågelista kan dessutom användas som ett schema för mötet och därigenom ge det en tydlig struktur.

4. Varje uppgift ska kunna motiveras

Det är viktigt att kunna motivera varje del av mötesordningen. Denna information kan dessutom med fördel delas med mötesdeltagarna. Om det tydligt framgår varför en viss fråga eller punkt behöver diskuteras blir det enklare för medarbetarna att förstå syftet och även när deras input är relevant.

5. Mötet bör ha ett tydligt tidsupplägg

För att inte låta tiden skena i väg bör varje punkt ha en tydlig tidsram. Här är det viktigt att innan mötesstarten göra en god uppfattning av ungefär hur mycket tid som kommer att behövas till varje punkt. Detta tidschema hjälper den mötesansvarige att se till att alla relevanta punkter hinns med.

6. Delegera ansvar

Det är vanligt att ta hjälp av sina medarbetare för att leda mötet. Ofta kan en viss punkt under ett företagsmöte vara specifikt viktig för en viss avdelning. Då kan man välja att låta den avdelningschefen hålla i den punkten. Denna typ av ansvarsdelegation gör att mötet flyter på smidigare och samtidigt hålls dynamiskt och spännande för deltagarna.

7. Mötet bör avslutas med en genomgång

En del som ofta glöms bort under ett möte men som är mycket viktig är en mötesgenomgång i slutet. Då tar man några minuter att sammanfatta vad man kommit överens om under mötet. Det är ett bra tillfälle att tydliggöra ansvar och dessutom påminna deltagarna om de punkter som behandlats. Man tenderar att komma ihåg de punkter som behandlas först och sist under ett möte bättre än dem man diskuterat i mitten. Därför blir genomgången ett bra tillfälle att kortfattat gå igenom dessa punkter på nytt.

De viktigaste faserna i ett möte

Det finns många viktiga faser under ett möte, men ofta pratar man om tre som oumbärliga. Utan dessa tre fungerar mötet dåligt och i förlängningen kan de beslut som tagits under mötet bli lidande. Dessa tre faser kan sammanfattas som fokus, problemlösning och tydliga direktiv.

Fokus

Den första och viktigaste delen av mötet är fokus. Att mötesdeltagarna lyssnar, förstår och är engagerade i det som sägs är A och O för att mötet ska vara framgångsrikt. Det finns många metoder för att säkerställa att deltagarna är och förblir fokuserade under mötets gång. Det är mycket vanligt att starta möten med någon typ av introduktion av varje deltagare. Detta är till stor del för att deltagarna ska bli mer närvarande på mötet, inte bara fysiskt utan också psykiskt. En mötesledare kan aldrig garantera att alla deltagare kommer att vara fokuserade under hela mötet. Genom att etablera en god start och försöka hålla deltagarna aktiva kan man dock öka chanserna att mötet blir framgångsrikt.

Problemlösning

Nästa del av mötet är själva problemlösningen, alltså det arbete som krävs för att lösa de problem som mötet syftar till. Denna del utgörs ofta av diskussioner, planering och ibland konflikter. Detta är den mer röriga och oorganiserade delen av ett möte, och här måste mötesledaren vara uppmärksam och försöka hålla ordning. Goda diskussioner kan dock leda till goda resultat och att låta sina mötesdeltagare presentera och försvara sina åsikter är en viktig del i ett produktivt möte.

Tydliga direktiv

Mötesledaren måste se till att det som bestämts under mötet tydligt framgått till alla deltagare. När man lämnar ett framgångsrikt möte ska man veta exakt vad man bör göra och varför. Denna del är otroligt viktigt för att mötet ska bära frukt.

Varför har man möten?

Det finns vissa tydliga riktlinjer att förhålla sig till för att bättre förstå varför man har ett möte. Om mötet inte faller in i någon av dessa bör man fundera över om det ens är nödvändigt. Många företag håller möten som egentligen inte behövs. Det gör att tid och energi slösas bort där de inte gör någon nytta. Detta bör självklart undvikas till varje pris. Riktlinjer man kan tänka på när man planerar sitt möte är om mötet uppfyller någon av dessa syften: skapar ett forum, tar beslut eller stärker ett team.

Forum

Särskilt på en större arbetsplats är det vanligt att vissa medarbetare inte känner sig hörda. Detta kan påverka medarbetaren negativt eftersom den upplever sig förbisedd. Möten som syftar till att låta alla medarbetare komma till tals i olika frågor kan på många sätt stärka både individ och företag. Man kan se de individer som inte kommer till tals på en arbetsplats som outnyttjade resurser.

Beslut

Ett möte kan syfta till att ta ett specifikt beslut. Många företag behöver ta beslut i sin verksamhet och dessa kan bygga på allt från strategiska beslut till att lösa problem.

Stärka teamet

Möten som är designade för att stärka ett team på en arbetsplats kan vara mycket effektiva. Dessa bör innehålla övningar eller presentera metoder som stärker medarbetarnas kollektiva samarbete. Denna typ av möten kan dessutom skapa mer tillit mellan medarbetarna vilket gör att arbetsplatsen blir tryggare och uppfattas som mer positiv.

 

Så blir möten mer effektiva

De metoder som syftar till att göra möten mer effektiva handlar oftast om hur man håller uppe fokus under ett helt möte. För att möten ska bli effektiva krävs en del planering av mötesledaren. Det är viktigt att mötet inte är för långt, eftersom människors uppmärksamhet har vissa gränser. Om mötet kräver lång tid behöver mötesplaneraren se till att pauser finns inlagda ungefär en gång per timme. Eftersom möten behöver en ordentlig och tidskrävande uppstart för att fånga deltagarnas uppmärksamhet, bör man se till att tillräckligt mycket tid är planerad efter denna för att täcka alla mötespunkter.

Det kan kännas självklart att man inte bör hålla onödiga möten, men trots detta gör företag ofta just det. Vissa möten sker slentrianmässigt, trots att de egentligen inte behövs. Inför varje möte bör därför mötesledaren fundera över relevansen av just detta specifika möte. Ett onödigt möte bör ställas in så att medarbetarna kan arbeta mer effektiv med andra arbetsuppgifter. Ytterligare en sak man kan göra för att öka effektiviteten är att säkerställa att medarbetarna upplever att dem får ta sig tid till att vara med på mötet. Många arbetskulturer innebär deadlines och hårt arbete i alla lägen, vilket ofta gör att medarbetare tar med sig mobil eller dator in i mötet för att multitaska. Detta gör att mötet blir lidande och bör undvikas. Därför är det viktigt att man kommunicerar till sina anställda att mötet ska prioriteras.

När det är bäst att hålla möten

Hur och varför man har möten på ett företag är mycket viktigt att fundera över. Dock kan tiden då mötet hålls också ha stor inverkan på både fokus och effektivitet. För att veta hur man bör planera sina möten är det bra att ha koll på hur vår uppmärksamhet förändras under arbetsdagen. Vissa typer av möten fungerar bättre på vissa tider.

Tidig Morgon

Tidiga morgonmöten kan fungera mycket bra om de hålls korta. Ett femton minuter kort möte kan fungera under en tidig morgon, och en god idé är också att låta medarbetarna vara stående under mötet. Dock bör viktigare och mer uppmärksamhetskrävande möten undvikas vid denna tid eftersom medarbetarna ofta är sömniga. En medarbetare som behöver presentera på detta möte kan dessutom känna sig väldigt stressad eftersom man ofta behöver jobba över kvällen innan. Om de anställda dessutom normalt börjar jobba vid en senare tid kan det vara svårt att få alla samlade i samma rum.

Sen morgon

Ett möte som hålls under de sena morgontimmarna, runt tio – elvatiden på morgonen, är i regel mycket effektivt. Här bör man planera in viktigare möten och beslutsfattning eftersom medarbetarnas fokus är på topp vid denna tid. Dock bör man akta sig för att planera in mötet allt för nära lunchen eftersom det kan göra att mötet stressas igenom.

Lunchtid

Möten som planeras över lunchen behöver ta själva måltiden i beaktning. För att lyckas hålla ett lyckat lunchmöte bör man förse deltagarna med lunch eller åtminstone dryck och mellanmål för att inte förlora deras fokus.

Eftermiddag

Eftermiddagen är en annan mycket bra tid att planera in möten. Till skillnad från morgonmötet har dessutom en stor del av arbetsdagen passerat, vilket har gett medarbetarna tid att i lugn och ro förbereda sig inför mötet. Dessa möten tar ofta slut vid arbetsdagens slut, vilket också fungerar som en morot för medarbetarna att arbeta effektivt innan mötet startar så att de kan gå hem direkt efter. Dessa möten kan för bästa resultat och bästa fokus hållas vid tretiden på eftermiddagen.

Sen eftermiddag

Möten som hålls på sena eftermiddagar kan ofta innebära ofokuserade och irriterade mötesdeltagare. Det är vanligt att de tittar på klockan och försöker vänta ut mötet så att de får gå hem. Dessutom kan vissa medarbetare ha planer efter mötet och därför behöva gå innan mötet är slut, vilket kan orsaka problem för de beslut som behöver fattas på mötet. Denna typ av möten bör därför helst undvikas.

Koncentrationens begränsningar

Arbetsminnet har stora begränsningar och klarar inte av att vara aktivt under ett långt möte utan pauser. Dessutom kan de flesta hålla god fokus i ungefär tio till femton minuter innan man börjar tänka på annat. Ofta designas möten utan att ta detta i beaktning. Man hoppas helt enkelt att medarbetarna ska skärpa sig och hänga med på mötet även om det är svårt. På senare tid har man dock förstått värdet av att planera möten utefter våra fysiologiska förutsättningar.

Några effektiva sätt att förbättra deltagarnas koncentration är att hålla mötet vid en bra tidpunkt på dagen, se till att mötet har flera generösa pauser om det ska pågå under många timmar, försöka engagera alla mötesdeltagare samt sammanfatta mötet efteråt för att se till att alla hängt med.

Tid – En dyrbar resurs

Möten är tidskrävande men ofta nödvändiga. I och med att tid är en sådan dyrbar resurs för ett företag bör man dock verkligen fundera över om mötet har ett specifikt syfte. Många företag slösar tid och därmed pengar på att hålla möten som helt enkelt inte behövs. Genom kostnadsanalyser hittar företagsledningen ofta goda grunder till nedskärningar och kostnadseffektivisering, men de resurser som slösas på möten glöms ofta bort i beräkningarna.

Några saker man kan göra för att effektivisera tidsåtgången till möten är att först och främst fundera över mötets nödvändighet. Man kan också se till att ha en väl utvecklad agenda för mötet samt be sina medarbetare hjälpa till vid mötesplaneringen för att göra processen snabbare och mer tidseffektiv.

Virtuella möten

På senare tid har det blivit vanligare med virtuella möten. Idag sker en stor del av de möten som äger rum på företag över nätet vilket behöver tas i beaktning då man tittar på mötens effektivitet. Virtuella möten leder ofta till att medarbetarna inte tar eller erbjuds någon ordentlig paus. Man tänker ofta att pausen sker under mötet eftersom man ändå sitter hemma. Dock har studier visat att stressnivån ökar markant under dessa timslånga virtuella möten, och man bör därför akta sig för dem. Virtuella möten kan dessutom göra det svårare för medarbetarna att hålla fokus och vara engagerade under hela mötestiden. Detta kan ha en mängd anledningar, men i och med detta bör virtuella möten undvikas om det finns möjlighet.

Vanliga problem vid möten

Problem vid möten kan leda till att mötets syfte blir undergrävt så till den grad att mötet helt enkelt blir onödigt. Att hålla koll på nogra vanliga problem är bra för att kunna undvika dessa och skapa mer framgångsrika möten.

Dålig mötesstruktur

Att mötet är dåligt planerat och strukturerat kan leda till att dess syfte inte uppfylls eftersom man helt enkelt inte går igenom det man bör. Detta kan leda till kaosartad stämning som inte genererar någon form av beslut eller problemlösning.

Oengagerade och dåligt förberedda medarbetare

Detta problem kan vara svårt att styra över som mötesledare, men det finns vissa saker man kan göra. Om man försöker engagera alla mötesdeltagare under mötets gång och kontinuerligt ber om deras input kan man hålla fokus uppe. Samtidigt kan man planera mötet på ett sätt så att medarbetarna får tid att förbereda sig inför det.

Svårt att prioritera

Under ett möte med många olika punkter kan det bli svårt att hålla reda på vad som är det viktigaste. Därför bör man innan mötet skriva ner punkterna efter prioritet. Att börja med de viktigaste delarna är ett effektivt sätt att säkerställa att de hinns med.

Sammanfattning möten

Möten ses ofta som en nödvändig och självklar del av arbetsdagen, men trots detta funderar man sällan över de problem som är sammankopplade med möten. När ett företags ledning har en bra uppfattning om koncentrationens begränsningar och de generella problemen vid möten ökar chansen för att dessa blir lyckade. Många företag och organisationer kan spara både tid och pengar genom att se över hur deras mötesrutiner är uppbyggda. Ett förändringsarbete kan vara nödvändigt för att på bästa sätt effektivisera möten och skapa god produktivitet.