Processorganisation: Organisationsstruktur för effektiva processer

av | 4 okt, 2020

Hur en organisation eller ett företag ser ut och hur den opererar beror på hur den är strukturerad. Det finns många olika strukturer och former som en organisation kan anta, och vilken struktur man använder kan bero på en mängd olika faktorer så som exempelvis storlek på organisationen eller företaget. Strukturen avgör helt enkelt hur den hierarkiska ordningen ser ut inom organisation och vem som har ansvar för vad.

Processorganisation

 

Ett exempel på en sådan organisationsstruktur är processorganisationen. Syftet med att ha en processbaserad struktur är att komma ifrån den typ av ledning som annars tenderar att separera avdelningar på grund av avståndet mellan olika hierarkiska nivåer. En processorganisation ämnar till att utföra varje process i företaget med så hög kvalitet och resultat som möjligt, genom att samtidigt använda så lite resurser som möjligt. På så sätt vill man effektivisera sitt arbete.

Idén bakom en processbaserad struktur vilar på det faktum att varje process börjar med en input och slutar med en output, och att slutprodukten till kunden är ett resultat av en sekvens interna och välorganiserade processer. Den sekvens av processer, eller kedja, som resulterar i kundens slutprodukt kallas för processkedja eller värdekedja.

 

En organisationsform

En organisation är en samling människor som tillsammans strävar mot ett eller flera gemensamma mål. En organisation kan bestå av flera mindre delar eller enheter, men är i sig självt en större organism där de mindre delarna arbetar i harmoni med varandra. En organisation kan referera till ett företag, en statlig kropp såväl som till en icke-statlig organisation. Att organisera ett företag efter en viss struktur eller form är en process som inkluderar att avgöra och bestämma vilken typ av arbete som krävs för att kunna nå företagets mål och att delegera uppgifter till de anställda och sedan arrangera samtliga anställda i ett ramverk som bestämmer hur de beslutsfattande processerna ska se ut och fungera.

Slutresultatet för en sådan process är en organisationsstruktur som, förhoppningsvis, leder företaget framåt. Om processen för att implantera en struktur i ens organisation har gått bra så borde det resultera i en trivsam arbetsmiljö där alla medarbetar är fullt medvetna om och införstådda i sina specifika arbetsuppgifter och ansvarsområden. Om processen å andra sidan har misslyckats så kan det många gånger istället resultera i förvirring, frustration och begränsad effektivitet. Att nå fram till en organisationsstruktur kan till exempel ske på följande sätt:

  1. Kontrollera planer och målsättningar: Planerna är till för att forma de aktiviteter och operationer som krävs för att kunna nå målsättningarna. Managers och projektledare bör kontrollera planerna initialt men också under processens gång för att kunna vara flexibel allt eftersom att både planer och målsättningar förändras.
  2. Identifiera vilka aktiviteter och uppgifter som är nödvändiga för att kunna nå målsättningarna: Det enklaste är att skriva en lista med alla uppgifter som behöver utföras för att organisationens mål ska kunna nås.
  3. Klassificera och gruppera ihop arbetet och uppgifterna i mindre enheter som är mer hanterbara: Det vanligaste är att man grupperar uppgifterna baserat på fyra typer av indelningar, nämligen funktionell, geografisk, produktlinje och kundgrupp.
  4. Tilldela uppgifterna och aktiviteterna och delegera ansvarsområden: Det är upp till managern, eller arbetsledaren, att tilldela de identifierade arbetsuppgifterna till specifika medarbetare, och därmed också delegera ansvaret över dessa uppgifter till varje individ.
  5. Skapa en hierarkisk ordning för relationerna i organisationen: Arbetsledaren eller chefen bestämmer både hur de vertikala (beslutsfattande) och de horisontella (koordinerande) relationerna ser ut i organisationen som en helhet.

 

I den här artikeln så ligger fokus på processorganisation, en typ av struktur där organisationen är formad, organiserad, hanterad och utvärderad kring sina primära och viktigaste processer.

 

Vad är en Processorganisation?

En process är en sekvens av aktiviteter vars yttersta mål är att generera mervärde genom att förvandla en input till en output, där outputen sedan kan agera input i en annan process. Alla aktiviteter och arbetsuppgifter som sker inom ett företag eller en organisation, från exempelvis att köpa in råvaror och material till att hantera ett klagomål från en kund, bör ses som en process. En organisation som följer en struktur som är baserad på företagets processer arbetar i regel mera enhetligt än till exempel en divisionsorganisation där varje enskild division arbetar autonomt mot sina egna mål.

För att en organisation eller ett företag ska anses ha en processbaserad struktur så måste en del element eller faktorer vara närvarande. Först och främst så måste alla medarbetare eller deltagare vara medvetna om vilka de huvudsakliga processerna är. Det är viktigt att det finns en bred och objektiv consensus bland de anställda om vilket mervärde produktionen skapar och hur slutprodukten till kunden ser ut.

Varje process måste utföras med hög kvalitet och det bör vara tydligt vilka kunskaper och kompetenser som krävs för att kunna utföra varje process, och alla bör vara införstådda med att en process kan ha ett starkt inflytande över andra processer inom organisationen och därför kan påverka deras slutresultat. För att allt detta ska kunna ske inom organisationen så är det kritiskt att först formellt identifiera en så kallad processägare.

Processägarnas handlingar bör sedan dokumenteras systematiskt. Det är på det viset som man möjliggör beslutsfattande i en processbaserad organisationsstruktur, vilket baseras på prestationen och resultaten inom varje process.

 

De huvudsakliga processerna i ett företag

Det finns framför allt tre stycken huvudsakliga processer i varje företag. Dessa är ledningsprocesser, primära processer samt stödprocesser. För att förstå hur en processorganisation fungerar så är det avgörande att först förstå vilken roll de tre typerna av processer spelar i ett företags värdekedja.

 

Ledningsprocesser

Ledningsprocesser används för att övervaka och kontrollera andra processer på företaget, och för att säkerställa att de processerna möter företagets målsättningar. Ledningsprocesser har därför inte ett direkt och konkret värde för företagets kunder, utan dessa processer sker snarare i bakgrunden. Typiska exempel på ledningsprocesser är de uppgifter som medlemmarna i ett företags styrelse sköter. En ledningsprocess definieras enligt följande faktorer:

    • Processen är formellt etablerad inom företaget
    • Processen koordinerar aktiviteterna och arbetsuppgifterna som sker i de primära och de stöttande processerna
    • Ledningsprocesser förbättrar företagets effektivitet
    • Ledningsprocesser övervakar, mäter och kontrollerar
    • Ledningsprocesser skapar inte ett direkt och påtagligt värde för kunderna.

 

Primära processer

Den här typen av processer är de processerna på ett företag som på ett direkt sätt skapar ett värde för företagets kunder. Exempel på primära processer inom en organisation är produktionslinjer, förberedning och tillagning av mat på en restaurang samt sanering och rengöring av sjukvårdssalar. En primär process definieras enligt följande faktorer:

    • De primära processerna anses många gånger vara den allra viktigaste typen av process på ett företag
    • Det finns oftast en direktkontakt med kunderna
    • De primära processerna skapar ett direkt och konkret värde för kunderna, till skillnad från ledningsprocesserna
    • De primära processerna tar alltid hela företagets värdekedja i beaktning.

 

Stödprocesser

Stödprocesser skapar inte ett direkt värde för kunderna utan för de andra processerna på företaget. Att de primära processerna fungerar så bra som möjligt kan ofta vara helt beroende av de stödprocesser som är associerade med dem. För att produktionen och medarbetarna inom en viss produktlinje ska fungera bra så måste personalen på HR-avdelningen vara duktiga och effektiva. HR-processer är således typiska stödprocesser på ett företag. En stödprocess definieras enligt följande faktorer:

    • Processen är formellt etablerad inom företaget
    • Stödprocesserna stöttar (framför allt) de primära processerna
    • Stödprocesserna har ingen direktkontakt med kunderna
    • En stödprocess skapar inget direktvärde för kunderna.

 

Vem ansvarar för vad i en Processorganisation?

För att en processorganisation ska kunna fungera så bra som möjligt så är det viktigt att alla medarbetare, inklusive chefer och de som arbetar på golvet, gör sitt bästa. För att kunna göra sitt bästa och att i alla lägen sträva mot att möta företagets målsättningar så måste alla ha en arbetsroll att fylla, som har tydliga arbetsuppgifter och ansvarsområden. I en processorganisation så finns det många sådana roller och funktioner, vilka alla är en viktig del av företaget som en helhet.

Nedan så finns rollbeskrivningar för några av de vanligast förekommande rollerna i en processorganisation, men det är värt att notera att beskrivningarna för de olika rollerna kan se olika ut för olika typer av verksamheter. Faktorer som kan spela in här är till exempel ett företags storlek samt dess komplexitet.

 

Processägare

Processägaren är den medarbetare som är direkt ansvarig för en viss process. Det är viktigt att alla känner till vem processledaren är, och hur de presterar på företaget. Processägaren kan ofta få väldigt mycket att göra, beroende på hur stort företaget är. Vid behov kan processägaren då ta hjälp av en processledare eller till och med ett processteam. Processledarens eller processteamets uppgift är att stödja processägaren i dess dagliga arbete.

Vanligtvis så brukar man dela upp arbetet i dels strategiska uppgifter och dels operativa uppgifter. På grund av att de operativa uppgifterna ofta är betydligt mer tidskrävande än de strategiska så brukar de uppgifterna lämnas till processledaren eller processteamet, om det finns ett sådant. Generellt så brukar man säga att den process som processägaren (eller processägaren och processledaren) är ansvarig för ska uppfylla följande fyra mål:

    • Processen bör vara ändamålsenlig, vilket innebär att processen börjar i ett existerande kundbehov och att den slutar i ett tillfredsställt kundbehov. Processen är formad för att kunna uppfylla kundens olika krav och förväntningar.
    • Processen bör vara effektiv, vilket innebär att den är designad på ett sånt sätt att så lite resurser som möjligt används för att kunna tillfredsställa kundens krav och förväntningar.
    • Processen bör vara flexibel, vilket innebär att den måste kunna anpassas för att på så sätt kunna möta olika kunders varierande behov, vilka ofta kan förändras över tid.
    • Processen bör vara etablerad, vilket i praktiken innebär att processen alltid används av alla som bör använda den.

 

Processanalytiker/utvecklare

Den här medarbetaren är en utvecklare och bör alltid vara alert och uppmärksam genom att analysera processerna. Det är den här personens ansvar att föreslå förbättringar som kan göras på processen, och deras roll inkluderar också att ge sitt fulla stöd till processägaren. Processanalytikerna ser till så att processägarna har all nödvändig data och information för att kunna ta välgrundade beslut vid behov.

 

Processarkitekt

Processarkitekten har ofta ett något bredare perspektiv än de tidigare nämna rollerna. Den här medarbetaren spelar en viktig roll när det kommer till processstrukturen över hela företaget. Det är upp till dem att garantera att strukturen fungerar som den ska och att den följs, och de kan också föreslå förbättringar som kan öka värde och vinst för företaget.

 

Affärsanalytiker

Till skillnad från processanalytikern så analyserar den här medarbetaren de teknologiska krav som finns för att företaget ska kunna hantera sina processer.

 

Specialister

Specialisterna på ett företag är erfarna medarbetare och de här personerna bör därför vara nära kopplade till förbättringsinitiativ och -processer på företaget. De spelar en mycket viktig roll med att hjälpa de andra anställda att lära sig så mycket som möjligt om företaget som de arbetar på.

 

En Processorganisation jämfört med en Funktionsorganisation

Den vanligaste typen av organisationsstruktur bland organisationer och företag idag är funktionsorganisationen. I en sådan organisation så delas arbetet och företaget upp i mindre enheter baserat på olika funktioner, så som exempelvis försäljning, produktion och marknadsföring. I både en funktionsbaserad och i en processbaserad organisation så arbetar företaget för att optimera sina aktiviteter, antingen inom varje funktionell enhet eller inom varje process.

Den stora skillnad mellan de två strukturerna är att när man ämnar till att optimera en specifik enhet så man det ha negativa konsekvenser för en annan enhet inom företaget, medan man oftast hjälper hela företaget genom att optimera och fokusera på företagets processer vilka skrider över de organisatoriska linjerna gränserna.

I en funktionsorganisation sätts därtill separata mål upp för varje enhet, medan den processbaserade organisationen sätter upp mål vilka inkluderar arbete från en mängd olika aktiviteter som tillsammans skapar en process. Om en enhet misslyckas med att uppnå sitt mål i den funktionsorganisationen är det mycket möjligt att de andra enheterna knappt märker det samtidigt som hela organisationen ändå får lida för det.

Andra vanligt förekommande organisationsstrukturer är matrisorganisation, produktorganisation och projektorganisation.

 

Fördelar med en Processorganisation

Alla typer av organisationer kan till en viss mån tjäna på att ha någon grad av process-baserat ledarskap och struktur. Det beror framför allt på att en processbaserad struktur ofta kan hjälpa till att skapa en tydlig och bred vision av organisationen och de interna relationer som den består av.

En processorganisation tenderar också att vara något mer flexibel och snabbare på att svara på både interna och externa förändringar, jämfört med till exempel en organisationstyp som istället fokuserar mer på de hierarkiska nivåerna. Det beror på att processerna som bygger upp företaget påverkar och går igenom många mindre enheter, vilket gör att relationerna och samtidigt kommunikationen mellan medarbetarna förstärks. I en processorganisation så är det mycket tydligt vad varje medarbetares roll och ansvar är, vilket gör arbetet mycket effektivt.

Alla spelar en viktig roll i företagets arbete som en helhet, med fokus på samma gemensamma mål. Många menar att en av de främsta fördelarna med en processorganisation är att den är väldigt bra på att optimera användning av till exempel resurser och råvaror, och att den där med fungerar utmärkt för att sänka och effektivisera både kostnaderna för ledningsarbete samt arbetskostnader. Kunderna till en processorganisation är också ofta mycket nöjda, vilket kan bero på att en processorganisation arbete grundar sig i kundens behov. Kundens behov ligger nämligen till grund för både input och output.

Sist men inte minst så är en processbaserad organisation många gånger rätt riskfri, eftersom att samtliga medarbetare uppmuntras till att ständigt förbättra processerna. Därmed garanterar man att i ett tidigt skede upptäcka eventuella risker, organisatoriska svagheter, flaskhalsar och fel.

 

Processorganisationer – vår slutsats

Att forma ens organisation eller företag enligt den processbaserade strukturen kan innebära inte bara en operativ skillnad utan även en mental förändring av medarbetarna och i kulturen som råder på företaget. Det beror på att ett processbaserat ledarskap och arbetssätt motverkar uppdelningar och isolerade avdelningar och tankegångar, och uppmanar de anställda att flytta sitt fokus från sin egen avdelning eller enhet till att se företaget eller organisationen som en helhet.

De anställda kan på så vis också känna sig mer nöjda och stolta, när de inser att deras del i att skapa en output främjar hela organisationen. Men för att en processorganisation ska fungera väl i praktiken så är det avgörande att alla på företaget eller organisationen förstår konceptet som ligger bakom den här typen av struktur.

Det ultimata målet med att analysera samt beskriva vilka processer som finns är helt enkelt att därefter kunna implementera och genomföra dem så effektivt som möjligt. För att det ska vara möjligt så kan följande tips och råd vara användbara:

  • Att förändra ledarskapet och hur det är uppbyggt i en organisation kan vara nödvändigt för att kunna transformera en hierarkiskt uppbyggd organisation till en som är processbaserad
  • Varje medarbetare måste själv vara flexibel och anpassningsbar, för att kunna ta på sig det ansvar som de behöver för att kunna uppfylla sin roll i den givna processen