Det är inte många områden inom ett företag som får lika mycket uppmärksamhet av cheferna som frågan hur ett företag ska göra för att växa. Nära 100 % av företag tror starkt på att projektledare spelar en avgörande roll inom företagen för företagets tillväxt och framgång. Effektiva projektledare driver organisationen framåt och ser till att ta till vara på de möjligheter som företaget får för att växa, samtidigt som de är duktiga på att navigera igenom förändrade marknadssituationer genom att göra de anpassningar som situationen kräver.
För att kunna anställa de rätta projektledarna så är det viktigt att först förstå att det finns olika typer av projektledare, vilka är bra på att bemöta olika sorters utmaningar och möjligheter för expansion. Det är också bra att ha en tydlig överblick över vad en projektledare faktiskt gör, och vad dess huvudsakliga ansvarsområden brukar vara.
Vad är en Projektledare?
En projektledare är kort och gott den person som har utsetts som ansvarig för att leda ett arbete, eller ett projekt, från dess att en idé formas till att projektet levereras till kunden. En projektledare kan ha ordet projektledare i sin jobbtitel eller -beskrivning, men det kan också vara någon som övervakar, koordinerar och levererar arbete oavsett vad deras definierade roll är på pappret. Projektledare är således någonting som man kan studera för att bli eller arbeta sig upp till genom att samla på sig mer givande arbetserfarenhet.
Projektledaren brukar vanligtvis utses i början av eller innan ett projekt har startat, och då brukar man leta efter en person som uppfyller vissa krav när det gäller kunskap, erfarenhet och kompetens. För att hitta den rätta projektledaren för varje unikt projekt så är det viktigt att man börjar med att noggrant definiera projektet i fråga.
Vad gör en Projektledare?
En projektledare är som sagt den person inom ett team som har det huvudsakliga ansvaret för att arbetet flyter på och att man arbetar mot och sedan möter de målsättningar som har satts upp för projektet. Men vad gör en projektledaren mer konkret? Beroende på vilken typ av projekt och bransch det gäller så kan en projektledares dagar och uppgifter se olika ut, men här följer en beskrivning av de vanligaste ansvarsområden som faller under en projektledares rollbeskrivning.
1. Planerar aktiviteter och resursanvändning
God planering är en avgörande faktor för att kunna möta projektets olika deadlines och delmål, och de projekt som misslyckas gör ofta det till följd av just bristfällig planering. En bra projektledare är duktig på att sätta realistiska deadlines utifrån sitt teams olika förmågor. De definierar projektets fokus och omfång samt identifierar och sammanställer också de tillgängliga resurserna för projektet. Därefter utvecklar projektledaren eller tydlig och koncis plan för hur man både ska utföra projektets olika uppgifter och hur man ska mäta och övervaka de framsteg som görs. Projekt av alla dess slag är naturligt oförutsägbara till en viss del, vilket är anledningen till att en projektledare dessutom behöver vara duktig på att göra anpassningar till förändrade omständigheter för att projektet ska nå sitt slutgiltiga mål.
2. Organiserar och motiverar sitt team
En bra projektledare ser till så att teamets medarbetare inte fastnar med komplicerade excel-dokument, långa checklistor eller andra tidskrävande och inte särskilt effektiva arbetsuppgifter. Den duktige projektledaren skär ner på eller effektiviserar det byråkratiska arbetet för att istället skapa enkla, tydliga och stimulerande planer och uppgifter vilka tillåter teamets medlemmar att använda och utveckla sin fulla potential.
3. Kontrollerar tidsanvändning
Det mest avgörande för hur en kund bedömer att ett projekt har utförts och levererats till dem är om projektet var färdigt i tid. Därför bör förseningar aldrig ens komma på tal för en projektledare. Istället måste projektledaren lägga tid och kraft på att både strukturera hur tiden ska användas och kontinuerligt kommunicera den strukturen till sina medarbetare under projektets gång. En bra projektledare kan utan problem:
- Definiera en aktivitet
- Ta fram en ordning för olika aktiviteter
- Uppskatta tiden som en viss aktivitet kommer att ta
- Utveckla ett schema och följa det
4. Uppskattar utgifter och tar fram en budget
En duktig projektledare kan se till så att man inte överstiger projektets bestämda budget. Även om ett projekt möter kundens förväntningar och levereras in i tid, så kommer det att anses vara ett misslyckat projekt om man går över sin budget. Projektledarens roll är att kontinuerligt och ofta granska budgeten och planera framåt för att på så sätt undvika massiva budgetöverskridanden.
5. Säkerställer att kunderna är tillfredsställda
I slutändan så kan ett projekt enbart bedömas som framgångsrikt ifall kunden känner sig nöjd och tillfreds med projektets resultat. En av de viktigaste uppgifterna som en projektledare har är att under arbetets gång minimera mängden osäkerhet, undvika oönskade överraskningar och involvera kunden så mycket som det är rimligt i projektet. En projektledare bör vara duktig på att upprätthålla en god kommunikation samt hålla kunderna uppdaterade med de senaste framstegen och annan information.
6. Analyserar och hanterar risk
Ju större ett projekt är, desto större är också risken för att man ska stöta på en eller annan utmaning och trampa i en fälla av något slag som inte var en del av den ursprungliga projektplanen. Mindre problem är oundvikliga, men en duktig projektledare kan utan problem och nästan intuitivt identifiera och bedöma potentiella risker innan projektet ens har startat. De vet helt enkelt hur man på bästa sätt undviker onödiga risker eller i alla fall minimerar dess inverkan på projektet.
7. Övervakar framsteg
Under ett projekts inledande faser så brukar projektledaren och dess team ha en klar och tydlig bild samt höga förhoppningar om att kunna producera det önskade resultatet. Men vägen till en färdig produkt och ett avslutat samt framgångsrikt projekt är sällan spikrak. När saker och ting inte går enligt planen så måste projektledaren kunna övervaka och analysera både utgifter och teamets prestation och kunna vidta effektiva och nödvändiga åtgärder för att styra teamet tillbaka på rätt spår.
8. Hanterar och tar fram rapporter samt annan nödvändig dokumentation
Erfarna projektledare vet mycket väl hur viktigt det är med korrekt dokumentation och slutrapporter för avslutade projekt. En duktig projektledare kan presentera omfattande rapporter som dokumenterar och visar att alla projektmål har mötts, samt vad som har gjorts under projektet, vem som var involverad och vad man hade kunnat göra bättre.
Olika typer av projektledare
Man brukar säga att det finns fyra olika sorters projektledare, vilka fokuserar på olika möjligheter för att skapa tillväxt för företaget och som kommunicerar på olika sätt och inom olika områden för att på så sätt få växande stöd inom organisationen. Vilken kategori man tillhör definierar således vad en projektledare gör. Det innebär att ett företag vanligtvis bör sträva efter att ha alla fyra typer av projektledare inom sin organisation, eftersom att de fyller olika funktioner samtidigt som de komplimenterar varandra i arbetet mot framgång och tillväxt.
Det behöver dock inte nödvändigtvis betyda att man måste ha samma antal av varje typ av projektledare. De fyra typerna av projektledare brukar kallas för exekutor (det vill säga den som ser till att saker händer), profet, risktagare och expert. Vanligtvis så brukar majoriteten av ett företags projektledare tillhöra den förstnämnda kategorin exekutor, vars huvudsakliga uppgift är att se till så att företagets arbete fortlöper på ett sätt som säkerställer att man kommer nå sina mål och bibehålla sina vinster på lång sikt. Ett företag behöver dock också ett gäng profeter, risktagare och experter för att kunna identifiera och driva de möjligheter för tillväxt som sker mindre centralt inom företaget.
1. Exekutor
Den här sortens projektledare arbetar aktivt för att driva affärsmöjligheter som ligger inom de existerande strategiska gränserna och arbetar generellt med större projekt. Denna projektledare tenderar att arbeta inom projekt som inte innehåller några särskilda risker, någon större osäkerhet eller några större utmaningar.
Istället är det den typen av projekt som helt enkelt bara behöver bli gjorda. Exekutörernas projekt grundar sig i dokumenterad data och faller som sagt inom ramen för företagets strategiska plan, vilket kan verka som en säker väg mot framgång. Men på grund av att den här typen av projektledare inte kan ge några insikter inom eller utföra de mer radikala projekten och okända affärsmöjligheterna så är exekutörernas alternativ därmed begränsade.
2. Profet
Den här typen av projektledare brukar fokusera på och driva affärsmöjligheter och projekt som ligger utanför de existerande strategiska gränserna, ofta i ett affärsområde där det är relativt svårt att samla in tillförlitlig data som backar upp affärsmöjligheten, och angående hur stor chansen är att lyckas. Profeten som projektledare är beroende av att de anställda litar på henne eller honom och projektledarens storartade visioner, eftersom att det inte finns någon tydlig data som backar upp projektet. Att driva sådana typer av projekt innebär i praktiken såklart en en del risk, eftersom att risken finns att tillväxtmöjligheter inte kommer att ske som man hade hoppats. Men profeterna fyller ändå en viktig roll för företagen eftersom att de behövs för att utmana status quo och de existerande strategierna, genom att driva förbisedda affärsmöjligheter.
3. Risktagare
Den här typen av projektledare driver affärsmöjligheter och projekt som faller inom ramen för de existerande strategiska gränserna men där det ofta saknas tillförlitlig data som backar upp affärsmöjligheterna. Risktagaren kan därför inte förutspå hur stora chanserna är att ett projekt kommer att få en lyckad utgång. Därför arbetar den här sortens projektledare ofta i team där de andra medarbetarna också trivs med att jobba med en viss nivå av osäkerhet och risk.
Det här arbetssättet kan anses vara riskfyllt eftersom att det inte är säkert att projektet kommer gå igenom och därför istället kommer att resultera i ekonomiska förluster. Men risktagarna är också en nödvändig resurs för de flesta företag eftersom att de på sätt och vis uppdaterar den existerande affärsplanen och dess strategier genom att driva affärsmöjligheter som har blivit förbisedda analytiskt sett.
4. Expert
Experten driver affärsmöjligheter som ligger utanför ramen för företagets existerande strategiska gränser men där det finns gott om tillförlitlig data som backar upp affärsmöjligheten och som skapar en robust grund för projektet. Fastän att den här typen av affärsmöjligheter är väl uppbackade och därför bör vara genomförbara med gott resultat, så är den största utmaningen för experterna att få de organisatoriska individerna inom företaget att förstå och uppskatta behovet av strategisk förändring och av det brådskande behovet av att agera i detta avseende.
Så hur blir man en projektledare?
Det finns generellt sett två olika sätt som man kan bli en projektledare på. Man kan antingen gå den traditionella vägen, vilket innebär att man i ett tidigt skede siktar på att bli projektledare och därför skaffar sig nödvändiga certifieringar eller utbildningar, varpå man antar en arbetsroll som projektledare. Eller så kan man i sitt arbete aktivt arbeta för att skaffa sig mer erfarenhet inom arbetsledning och de andra områden som en projektledare brukar ansvara för, och på så sätt jobba sig upp för karriärstegen inom projektledning utan en certifiering eller utbildningsbakgrund inom just ledning.
Ute i arbetslivet idag finns det en stor mängd managers, teamledare, chefer med flera som arbetar som projektledare men som från början inte anställdes under den jobbtiteln eller med den jobbeskrivningen. Så länge man är kapabel till att ta fram gedigna projektplaner, strukturera ett projekt och anpassa en budget, hantera resurser och risker samt vägleda och organisera sina medarbetare så spelar det i praktiken ingen roll hur ens utbildningstitel eller jobbeskrivning lyder.
Tips för att bli en bra projektledare
Projektledare behövs i princip inom alla sorters branscher och företag. Men det tillkommer allt fler och fler projektledare på arbetsmarknaden, vilket gör att konkurrensen ökar. Därför är det viktigt att man försöker spetsa sina kunskaper och kompetenser så att man står ut i mängden, och såklart också att man har full koll på vad en projektledare gör. Här kommer några användbara tips för hur man blir en riktigt bra projektledare, både på pappret och i praktiken!
Tips nr 1 – Se till att ha bra koll på minst en projektmetod
Att ha minst en projektmetod som man känner sig säker med gör att det blir enklare att strukturera arbetet inom ett projekt, vilket många gånger lägger grunden för bra projektledning. När man använder sig av en officiell metod inom projektledning så blir det även lättare att kommunicera med medarbetarna, eftersom att man då ofta använder samma språk och nyckeltermer som är specifika för metoden i fråga. Allt eftersom att man blir mer erfaren så kan man lära sig fler metoder.
Tips nr 2 – Fokusera på mål och syfte
För att man ska kunna leverera ett lyckat projekt så måste man veta vad man arbetar mot. När man har skaffat sig en klar bild av vad projektets målsättningar är så blir allt annat enklare, så som att exempelvis ta fram en budget. Om det är svårt att te reda på vad projektets syfte är så kan det ibland bero på att projektet i själva verket inte har särskilt hög prioritet, vilket i så fall kan riskera projektets budget om företaget behöver dra ner på kostnaderna.
Tips nr 3 – Flexibilitet
En projektledare måste kunna ta fram en bra och realistisk projektplan, men man måste samtidigt också vara flexibel nog att kunna göra anpassningar och ändringar i sista minuten. En bra idé kan vara att dela upp sitt projekt i mindre delar, och planera varje del av projektet mer i detalj när man börjar med den delen. Då är risken i alla fall mindre att man behöver göra särskilt stora ändringar.
Tips nr 4 – Kommunicera mera
Kommunikation är en av de viktigaste grundpelarna inom projektledning och spelar en avgörande roll när det kommer till hur bra de flesta projekt går. Det är projektledarens uppgift att säkerställa så att var och en av teamets alla deltagare är fullt införstådda med både sina egna uppgifter och teamets målsättningar i sin helhet. Man bör försöka kommunicera den här informationen så tydligt och engagerande som möjligt, och även kontinuerligt under projektets gång eftersom att omständigheterna ofta förändras.
Tips nr 5 – Tydlighet är viktigt
Hur bra någon förstår ett direktiv eller kommer ihåg viktiga detaljer varierar från person till person, men generellt sett så räcker det inte att säga någonting bara en gång. Ofta behöver man upprepa sig flera gånger och det kan man göra både individuellt och till både små och stora grupper. Instruktionerna bör vara så enkla som möjligt och kan levereras både skriftligt och muntligt, eller med fördel både och.
Tips nr 6 – Feedback
Konstruktiv feedback spelar en viktig roll när det kommer till både personlig utveckling och utveckling av teamet. Som projektledare är det viktigt att ge feedback till sina medarbetare, men det är minst lika viktigt och användbart att be medarbetarna om feedback tillbaka.
Slutsats
Vad gör en projektledare? Precis som namnet avslöjar så är projektledaren den person som leder ett projekt. Det är upp till den personen att organisera och planera arbetet och de personer som ingår i projektgruppen. Man kan antingen bli en projektledare genom utbildning eller erfarenhet, eller en kombination av båda två. En projektledare måste kunna engagera och instruera sina medarbetare och ha goda kunskaper inom kommunikation.
