Projektledningssystem: Verktyg som gör livet enklare för projektledaren

Oavsett om man behöver öka produktiviteten på arbetsplatsen, försöker sätta ihop ett högproduktivt arbetsteam eller koordinerar olika pågående projekt så är det viktigt att man har ett praktiskt och fungerande system på plats för detta. Det handlar om att hitta ett projektledningssystem som lämpar sig väl för ens arbete. Projektledning går för det mesta ut på att leda projekt av olika slag på ett sätt som gör att de möter sina förväntningar och planerade resultat, genom att stötta och vägleda medarbetare och strukturera deras arbete.

Projektledningssystem

 

Ett system för projektledning är ett verktyg som kan göra de här uppgifterna betydligt mycket enklare. För att verkligen kunna dra nytta av ett projektledningssystem är det dock avgörande att man väljer det bäst lämpade systemet och att man vet hur det fungerar och bör användas. Den här texten tittar närmre på vad ett projektledningssystem är, när det bör användas, hur man väljer det rätta systemet samt ger några generella tips för framgångsrik projektledning.

 

Vad är ett projektledningssystem?

En projektledare ansvarar för många olika delar av ett projekt, så som att dela upp ett projekt i mindre delar, uppgifter och ansvarsområden samt att delegera dessa till projektets medarbetare. Det är ofta också upp till en projektledare att allokera projektets tillgängliga resurser mellan medarbetarna och uppgifterna, göra riskbedömningar, kommunicera projektets framsteg och status till olika berörda parter och intressenter samt att ta fram en budget för projektet som sen måste följas. Hur bra en projektledare sköter alla de här olika delarna avgör sedan hur bra projektet kommer gå, såklart tillsammans med medarbetarnas insatser. Den primära funktionen för ett projektledningssystem är att assistera projektledaren med dess dagliga bestyr och ansvarsområden, för att på så sätt underlätta arbetet men också hjälpa till att säkerställa att projektet möter sina målsättningar. I grunden är ett projektledningssystem helt enkelt en samling verktyg ämnade för att sköta och organisera uppgifter som ofta faller under projektledarens ansvar i ett projekt. Några av de vanligaste aktiviteterna och uppgifterna som ett projektledningssystem brukar assistera projektledaren med är:

  • Schemaläggning av projektet och uppdelning av uppgifter
  • Budgetering och att se till att budgeten efterföljs
  • Riskhantering
  • Koordinering och samarbete av och inom arbetsteamet
  • Rapportering av projekt

Det finns numera stora mängder projektledningssystem att välja mellan. Ofta är de anpassade för olika yrkesgrupper eller typer av projekt. Vissa är dessutom mer utvecklade och kompletta än andra. Därför är det viktigt att man alltid kontrollerar ett projektledningssystem noggrant innan man sätter igång att använda det. Annars finns det en risk för att projektledningssystemet istället påverkar ens projekt negativt. Det bästa är att hitta ett projektledningssystem som innehåller alla de verktyg och funktioner som man behöver använda i ett och samma projekt, så att man på så sätt slipper växla mellan olika gränssnitt eller program.

Varför ett projektledningssystem kan vara bra att använda

Projektledare och anställda inom de flesta branscher och industrier förlitar sig idag på digitala lösningar och system för att säkerställa sådant som kundernas nöjdhet och goda resultat. Det finns mängder av skäl till varför det är en bra idé att använda sig av ett projektledningssystem, men här är tre stycken centrala skäl:

  • Synlighet: Ett projektledningssystem gör det enklare att ha en tydlig översikt över alla pågående projekt, att identifiera projekt som löper risk att missa sina mål, övervaka tidslinjer och att dela status och händelser med alla berörda parter på ett synligt sätt.
  • Ansvar: Projektledningssystemet ser till så att alla involverade personer i projektet blir uppdaterade vid bestämda tidpunkter, skapar en gemensam bild av projektet i fråga och ser till att man möter deadlines. Framför allt innebär användningen av ett projektledningssystem att det aldrig mer behöver råda någon förvirring kring vem som ansvarar för vad inom projektet och vad allas individuella roller är.
  • Organisation: Med ett projektledningssystem ser man till att hålla ett jämt flöde och takt i projektet genom att alltid ha tillgång till alla verktyg samt förvara alla projektdokument och uppdatering på en enda central plats som alla har tillgång till.

Att välja det rätta projektledningssystemet

Det kan ha betydande och negativa konsekvenser att välja fel eller ett dåligt projektledningssystem. Som projektledare behöver man bland annat kunna definiera projektets omfång och fokus, förbereda en projektplan och schemalägga alla kommande aktiviteter i verktyget. Att välja rätt system är därför grundläggande för hur enkelt och smärtfritt detta kommer gå. Några av de mest grundläggande funktioner som ett projektledningssystem alltid bör ha för att göra projektledningen så effektiv som möjligt beskrivs nedan. Utöver dessa funktioner kan man vara i behov av ytterligare funktioner och verktyg, beroende på det projekt man är ansvarig för. En arkitekt kan till exempel ofta behöva en hel uppsättning viktigt funktioner som en revisor inte behöver, och tvärt om. Det kan vara en bra idé att skriva en checklista för alla de verktyg, funktioner och effekter som man kräver av ett projektledningssystem först, som man sedan använder och prickar av när man jämför olika system med varandra.

Riskhantering

En risk är vilken typ av osäkerhet som helst som skulle kunna påverka ens projekt negativt. Det finns i princip inga projekt som inte innehåller någon risk alls. Från början av ett projekt och vidare till utvecklingsstadierna samt själva genomförandet av projektet finns det risk för att oförutsedda situationer uppstår vilka kan leda till effekter på projektet. Därför använder projektledare projektledningssystemet för sin riskhantering för att minimera eventuella problem som kan orsaka förseningar för projektets tidslinje eller som leder till att man går över sin budget. Ett projektledningssystem ska kunna identifiera och hantera risker i projektplanen och beräkna alla risker i förväg.

Resurshantering och -fördelning

Att planera fördelningen av ett projekts resurser innebär att man beskriver vilka resurser som behövs var och när i projektet samt av vem. För de flesta sorters projekt är resurshanteringen en viktig del eftersom att det är där man till exempel beräknar kostnader och det är i längden ett projekts resurser som sätter gränsen för dess omfång. På grund av det är det väldigt praktiskt att kunna sköta resurshanteringen i sitt projektledningssystem, eftersom att det hjälper en att kalkylera utgifter och distribuera resurser och tillhörande uppgifter allt eftersom projektet fortskrider.

Sköta besläktade uppgifter och milstolpar

Olika slags uppgifter inom ett projekt hänger ofta ihop med andra uppgifter och på så sätt är uppgifterna beroende av varandra. Då kan det vara svårt eller rent av dumt att hantera uppgifterna separat från varandra. Ett projektledningssystem bör kunna definiera hur olika uppgifter hänger ihop, och sköta planeringen och organiseringen av uppgifterna utifrån den informationen. Systemet ska också gärna kunna hjälpa en av sätta delmål och milstolpar som markerar specifika punkter i projektet, vilka meddelar en att man är på väg i rätt riktning.

Lätt att använda

Att ett projektledningssystem är lätt att lära sig att använda är ofta en prioritet för de projektledare som måste sköta flera projekt och medarbetare samtidigt och som därför har många bollar i luften. De tenderar att ogilla sådana projektledningssystem som är komplicerade att använda och som bara dränerar projektens resurser. Ett projektledningssystem bör vara lättillgängligt för de anställda och gå att nå från flera enheter. Det borde ha en minimalistisk design med ett enkelt drag-och-släpp-gränssnitt, enkel funktionalitet och ett smidigt underhåll och support.

Effektiv tidsövervakning

Fler och fler projektledare efterfrågar tidsövervakning som en inbyggd funktion i deras projektledningssystem. Det gör det nämligen enklare att planera, göra mer korrekta tidsuppskattingar och generellt arbeta med mer precision i projektets uppgifter. Ett projektledningssystem med en funktion för tidsövervakning gör att projekten kan flyta på framåt effektivare.

Anpassningsbara arbetsflöden

Varje arbetsteam måste få arbeta med olika metoder, tekniker och verktyg eftersom att det inte finns en enda mall som passar alla. Att kunna anpassa och skräddarsy är därför en viktig funktion för att moderna arbetsteam ska kunna arbeta effektivt. Beroende på hur ett teams unika behov ser ut så bör ett projektledningssystem vara flexibelt nog att kunna anpassa sig efter en unik process och arbetsflöde. Skräddarsydda arbetsflöden i ett projektledningssystem har en bättre och mer träffsäker förmåga att bevaka och följa projektets framsteg. Det bli enklare att veta vem som arbetar med vad och var i projektet man befinner sig.

Projektledningssystemet som en app

Projektledare är ofta på språng, sitter i möten eller gör andra ärenden. Ingen vill därför behöva begränsa sig till en stationär dator eller ens en laptop. Mobila appar gör detmöjligt för en projektledare att vara in the loop och sköta sina projekt minut för minut, oavsett var de befinner sig. En projektledningsapp är ett bekvämt sätt att hålla reda på uppgifter, milstolpar och deadlines.

Smidigt samarbete

Samarbete är en stor och viktig del av alla projekt som består av fler än två medarbetare. När man använder sig av ett projektledningssystem bör det alltid per automatik innebära att det blir enklare att samarbeta inom alla typer av projekt. Systemet borde nämligen tillåta en att dela dokument, filer, status, tidslinjer och uppgifter enkelt och snabbt med ett stort antal individer. Diskussioner och chattar bör kunna ske lätt både mellan kolleger som sitter på samma kontor och kolleger i olika städer eller länder.

Delegering av uppgifter

När man projektleder ett team av anställda är det en bra idé att delegera projektets uppgifter separat till varje individ för att säkerställa att uppgifterna blir gjorda och att projektet når sitt mål.

Projektledningssystemet bör tillåta en att snabbt och enkelt tilldela samtliga anställda sina specifika uppgifter. Man kan tilldela dem sina uppgifter samt ge dem tillgång till information och beskrivning av uppgiften.

Projektledningssystem och metoder

Förutom att välja rätt projektledningssystem så är det också viktigt att man väljer rätt metod för själva projektledningen. Ofta hänger dessa två ihop, vilken typ av metodologi man använder sig av kan nämligen avgöra vilket system som lämpar sig bäst för projektledningen. Om man tillämpar fel metod på ett projekt kan det innebära att projektet saktas ner och blir mindre effektivt, att det stöter på diverse problem av olika slag eller att man i värsta fall misslyckas med att möta projektets målsättningar. Alla metoder inom projektledning syftar egentligen till samma sak, det vill säga att smidigt genomföra ett projekt från början till slut, men med olika tillvägagångssätt och perspektiv. Det finns många olika metodologier inom projektledning idag, och här följer beskrivningar av de sju stycken vanligaste.

Vattenfallmetoden

Den här metoden är en bland de äldsta som finns, men används ändå flitigt av många projektledare. Metoden går ut på att arbeta i vågor, där varje steg i projektet är direkt beroende av det föregående steget. Medan vattenfallmetoden är en något långsammare metod än många andra så kan det vara en användbar metod för de som söker efter extra stabilitet, struktur eller förutsägbarhet. Den här typen av metod kan dock resultera i olika slags stopp, om man till exempel upptäcker ett fel eller en bugg i ett senare steg i projektet och därför måste återvända till de föregående stegen.

Agil projektledning

Den agila metoden är ett snabbare och mer mångsidigt alternativ till den något utdaterade vattenfallmetoden. Det är dock inte en specifik metod utan snarare ett tankesätt eller vägledande princip för ens projektledning, som går ut på att man ofta arbetar i mindre delar, så kallades sprints, vilket gör det enklare att vara flexibel och öppen för förändringar av projektets omständigheter. De flesta projektledare ser det som ett krav att ett projektledningssystem fungerar väl med agila projektmetoder.

Scrum

Scrum är en form av agil projektledning. Scrum går nämligen ut på att använda sig av de så kallade sprintsen för att slutföra ett projekt i mindre steg och bitar. Scrum passar extra bra för små projektteam som arbetar snabbt med många iterationer.

Kanban projektledning

Kanban är också en form av agil projektledning. Till skillnad från Scrum, vilken fokuserar på iterationerna av ett projekt, så handlar Kanban till stor del om att organisera. Kanban fokuserar framför allt på antalet uppgifter som ska utföras inom varje process och hur de kan anpassas efter varandra.

Lean projektledning

Lean är på många sätt lik Kanban genom att Lean också handlar mycket om organisering och processer, men handlar mycket mer om att effektivisera och anpassa projektets uppgifter. Lean sätter kunden och dess behov och preferenser i första rummet, och tittar efter nya sätt att förbättra projektet och dess processer på för att göra kunderna nöjdare.

Six Sigma

Six Sigma fokuserar på att förbättra kvalitén på ett projekts slutprodukt. Det är särskilt hjälpsamt när man använt sig av Lean projektledning tidigare och upptäckt att ens slutresultat inte lever upp till förväntningarna. Six Sigma fungerar toppen i kombination med andra projektledningsmetoder och är ett bra sätt för att finputsa vilket projekt som helst.

Tips för projektledningen

Oavsett hur bra och väl lämpat projektledningssystem man använder så beror projektets resultat till stor del på hur projektledaren presterar. Projektledare ställs ofta inför många svåra utmaningar som kan göra jobbet tufft. Vanliga utmaningar som ofta håller en projektledare på tårna inkluderar att se till så att projektet håller ett bra tempo, att resurserna fördelas rätt och att man inte överstiger projektets budget. Det är viktigt att projektledaren känner till sina projekt utan och innan, är duktig på att planera och kan hantera många olika sorters medarbetare. Det finns inte en enda ledarskapsstil som lämpar sig för alla projektledare, eftersom alla projekt och team är unika, men här följer några tips för att göra arbetet enklare.

Lär känna varje projekt

Det första som måste ske inom vilket projekt som helst är att lägga en bra och stark grund för det kommande arbetet. Det innebär att man identifierar alla relevanta aktörer och förstår deras behov och förväntningar. Steg två är att ta fram en solid projektplan där roller och ansvar fördelas och definieras. Projektets målsättningar ska också formuleras i ett tidigt skede.

Identifiera projektets krav

När projektplanen är framtaget så är nästa steg att skapa ett kompetent team som ska implementera den. När man väljer ut teamets medarbetare är det viktigt att man tittar på de krav som ställts på projektet, så att medarbetarna har den kompetens som krävs.

Kommunikation är nyckeln

För att kunna leda ett projekt så smidigt och konsekvent som möjligt måste effektiv kommunikation till medarbetarna och andra intressenter vara en prioritet. Nya förändringar och uppdateringar borde delas direkt med vederbörande. Det bästa en projektledare kan göra är att säkerställa att alla kommunikationskanaler alltid är öppna, och att alla vet om det.

Slutsats

Ett projektledningssystem är en digital samling av verktyg och funktioner som syftar till att göra livet enklare för projektledare. Projektledningssystemet kan ofta hjälpa en projektledare med allt ifrån att strukturera ett projekt, delegera uppgifter och ansvar, dela upp projekt i mindre bitar, sätta deadlines och synliggöra tidslinjer och aktiviteter samt att sätta budget och följa denna. Det finns olika sorters projektledningssystem och det är viktigt att man som projektledare väljer det system som passar sig bäst för ens projekt. De bästa projektledningssystemen är dock anpassningsbara, vilket innebär att det går att skräddarsy systemet efter ens egna unika behov och aktiviteter. Att välja fel projektledningssystem kan göra projektet mer ineffektivt och dessutom innebär ett slöseri av pengar för företaget eftersom att man då har investerat i fel system.