Processkartläggning: Visuellt verktyg för att beskriva arbetsflödet

Ett arbetsteam som jobbar tillsammans kan ofta bestå av väldigt olika personligheter, tankesätt och föredragna metoder vilket gör att det inte är så enkelt alla gånger att se ett projekt eller ett problem på samma sätt. Det kan därtill också vara svårt att se till så att ett helt team alltid utför en uppgift eller en process på exakt samma sätt varje gång. Processer är vad som bygger upp ett företag. Oavsett om det handlar om att hantera ens medarbetare på ett eller annat sätt, eller att göra inköp och bedriva försäljning så måste data eller material och resurser flyttas omkring eller omvandlas på ett specifikt sätt för att företaget ska kunna drivas framåt.

Processkartläggning

 

Det är här som processkartläggning kommer in i bilden. Att kartlägga processer, ett ramverk och metod som används inom flera olika sektorer och branscher, syftar helt enkelt till att på ett grafiskt sätt visualisera en process så att alla de som arbetar inom samma team eller företag skapar sig en gemensam och samlad bild av processen i fråga och så att de kan hantera och utföra den på samma sätt. På så sätt så kan också arbetet bli effektivare samt mer transparent både internt och externt i organisationen, när processerna blir både tydligare och mer synliggjorda.

När man lär känna företagets viktigaste processer lite bättre så kan man utveckla och strukturera verksamheten och varje medarbetare får därtill en bättre bild av just deras roll och hur de bidrar till företagets arbete i att nå sina målsättningar.

Vad är Processkartläggning?

Processkartläggning är ett verktyg som används inom planering och ledning som på ett visuellt sätt beskriver ett flöde av arbete, det vill säga en process med en början och ett slut. Inom affärsvärlden och företag av olika slag så betraktas en process som en grupp av uppgifter och aktiviteter som händer till följd av ett event. De här uppgifterna eller aktiviteterna skapar ett önskat resultat och slutprodukt för kunden. Processkartläggning kan användas inom många olika områden inom business. En processkarta, vilket är slutresultatet av processkartläggning, kallas ibland också för ett flödesdiagram, processdiagram, processmodell med mera.

Kartan över processen visar vem som är ansvarig för vilken del av processen och hur olika delar och aktiviteter inom processen hänger ihop. Det här verktyget kan användas inom vilken typ av företag och organisation som helst och kan ofta identifiera styrkor och svagheter inom en organisation samt processer som är i behov av utveckling eller förbättring. Processkartläggning, både själva metoden samt den karta som man arbetar sig fram till, kan hjälpa deltagare eller medarbetare i ett team att visualisera viktiga detaljer som man annars kan gå miste om och kan också hjälpa till i beslutsfattande processer. Kartläggning av processer har också visat sig leda till kortare produktionscykler, minskat antal defekter och en ökad produktivitet.

De huvudsakliga komponenterna som ingår i en processkartläggning är inputs, outputs och de stegen där emellan i processen som omvandlar inputen till en output. En bra processkarta bör illustrera hur arbetet inom ett projekt eller ett team flödar samt hur det interagerar med den större organisationen. När man ritar upp en processkarta så använder man sig av bestämda symboler vilka lätt kan förstås av alla inblandade och berörda parter. Den ideala processkartan bör därtill bestå av tillräckligt mycket detaljerad information när det gäller olika vägar och alternativ som man kan välja, möjliga beslut samt feedback-loops och andra relationer mellan de olika beståndsdelarna.

Syftet med att processkartlägga

Det centrala syftet för företag och organisationer att kartlägga sina processer är att öka effektiviteten. Processkartläggning kan ge insikt och ökad förståelse för hur en process fungerar, hjälper teams att brainstorma idéer för förbättring av diverse processer, ökar kommunikation och skapar processdokumentation. Processkartläggningen identiteter potentiella flaskhalsar, onödiga upprepningar och kostsamma förseningar, och hjälper därtill till med att definiera gränserna för en process, tilldelar ägandeskap och ansvar för processer och kan också mäta effektivitet och framsteg. Generellt sett så hjälper en processkartläggning till att av identifiera de viktiga aspekterna Vem, Vad, Varför, När och Hur för varje enskild process. Några mer specifika skäl till varför processkartläggning kan vara en bra idé för företag och organisationer att ägna sig åt är:

  • Illustrationer vägleder och beskriver ofta bättre än vad ord gör. Användning av grafer, tabeller, diagram och bilder är bättre på att guida människor än vad en tjock rapport är som är fullspäckad med komplicerad data.
  • Processkartläggning underlättar mer för att göra förbättringar av en specifik process, eftersom att det blir lättare att lokalisera den exakta källan till ett problem, så som flaskhalsar, förseningar, kapacitetsbegränsningar med mera.
  • Beslutsfattandet går snabbare när man visar någon ett problem snarare än berättar om det.
  • De förbättringar som görs av en process kan lätt följas upp när man använder sig av processkartläggning eftersom att allting blir dokumenterat, och man får en bättre förståelse för hur olika områden och delar av en process interagerar samt organisationen som en helhet.

Så skapar man en processkarta

Det går att kartlägga processer både manuellt och med hjälp av olika specialiserade programvaror, vilka syftar till att på ett effektivt sätt skapa en bättre förståelse för en process. Det går också att använda sig av enkla datorprogram så som Microsoft Word, Excel och Powerpoint. I grunden så handlar processkartläggning om att kommunicera en process till andra personer och aktörer för att på så sätt öka chanserna för att man lyckas uppnå sina målsättningar. Att veta hur man kartlägger processer kan hjälpa till att bygga en starkare kommunikation och en djupare förståelse generellt inom en organisation. När man kartlägger en process så följer man en stegvis metod, vilken beskrivs närmre i följande avsnitt.

Steg 1 – Identifiera den process som behöver kartläggas

Det första som man behöver göra för att sätta igång arbetet med att kartlägga en process är ett avgöra var någonstans som man ska börja titta. Gäller det en process som inte presterar på tillräckligt hög nivå, eller en ny process som är viktig för organisationens nya strategi? Det gäller helt enkelt att identifiera den process som kartläggningen ska fokusera på. När man har identifierat processen så kan man ge den ett namn, vilket man skriver högst uppe på det dokument där kartan sedan ska ritas.

Steg 2 – Sätt ihop ett team och börja brainstorma

När man vet vilken process det gäller så är det dags att bjuda in alla de som bör ingå i teamet för processkartläggningen. Input och åsikter från alla de individer och parter som på något sätt är involverade i processen i fråga är viktigt för att på så sätt se till så att man täcker alla möjliga aspekter av processen när man sedan kartlägger den.

Teamet bör framför allt bestå av de personer som utför och hanterar processen och som matar processen med dess inputs. Man bör i det här stadiet också tillsammans bestämma vilken nivå av detalj som man vill inkludera när man beskriver och kartlägger sin process, samt bestämma vem i teamet som ska göra vad och deadlines för samtliga uppgifter.

Steg 3 – Samla in all nödvändig information och sätt tydliga gränser

När man sätter sig ner och börjar arbeta med själva kartläggningen så startar man med att avgränsa sin process så tydligt som möjligt. Man identifierar en startpunkt och en slutpunkt för processen, samt de olika stegen som ligger där emellan. Man identifierar också processens inputs och outputs såväl som vem som gör vad, när, var och hur i processen.

Steg 4 – Organisera processens steg i ordning

Nu är det dags att först se till så att man har en tydlig ordning för hur de olika stegen som tillsammans skapar processen följer på varandra. Därefter så går man igenom varje steg för sig, och beskriver hur den delen av processen går till. Man kan antingen beskriva det mer generella flödet som de olika stegen följer eller så kan man välja att vara mycket mer detaljerad när man beskriver till exempel uppgifter och beslut som tas.

Steg 5 – Rita upp den första versionen av processkartan

När man har förtydligat och beskrivit processens input, output och samtliga steg så är det dags att börja rita själva kartan, diagrammet eller flödesschemat. Därefter så analyserar man kartan för att identifiera möjliga punkter i processen som inte är effektiva nog eller som exempelvis utgör flaskhalsar. Finns det några steg i processen som man skulle kunna ta bort? Vart i processen kan man göra förbättringar? Varje typ av element i en processkarta representeras som sagt av en specifik symbol, som alla inblandade parter kan tyda och förstå. Dessa är de vanligaste symbolerna i en processkarta:

  • En oval symbol representerar en början av eller ett stopp på en process.
  • En rektangulär symbol representerar en uppgift eller en aktivitet som måste göras.
  • En pil representerar processens eller flödets riktning.
  • En diamant representerar en punkt i processen där ett beslut behöver tas. En pil som kommer ut från en diamant är ofta märkt med ett Ja eller Nej.
  • Parallellogram visar en input eller en output.

Steg 6 – Slutför processkartan och implementera ändringar och förbättringar

Det kan vara en lämplig idé att först implementera sina förbättringar och ändringar på en mindre skala först. Om det visar sig fungera bra så kan man utöka och implementera ändringarna på en större skala. Man bör övervaka de nya och förbättrade processerna för att se hur de fungerar och också för att kunna avgöra om de behöver optimeras ytterligare. Sedan bör man gå igenom processkartan med andra viktiga aktörer, så som andra anställda utanför ens eget team, handledare och chefer, leverantörer, kunder med flera för att på så sätt nå konsensus. Frågor som kan vara hjälpsamma att ställa är:

  • Sköts processen så som den borde?
  • Kommer teamet att följa den kartlagda processen?
  • Är alla överens om hur flödet beskrivs på den färdiga processkartan?
  • Finns det någon tendens av upprepning?
  • Är det några viktiga steg som verkar saknas?

Processkartan bidrar som sagt med värdefull insikt i hur företag eller organisationer kan förbättra sina processer. När viktig information delas och sprids på ett visuellt sätt så ökar förståelsen och samarbetet inom de flesta projekten.

Olika typer av processkartläggning

Det finns olika typer av processkartläggning och man bör alltid välja den typ eller metod som passar ens målsättningar allra bäst. De vanligaste typerna av processkartläggning och -kartor är:

  • Basic processkarta: Det här är den mest grundläggande varianten av en processkarta där man visualiserar input, output och processens steg där emellan. Den passar sig bra att använda när man till exempel planerar ett nytt projekt, för att lösa problem, för att analysera och hantera ett arbetsflöde och för att förbättra kommunikationen.
  • Aktivitets-baserad processkarta: Den här typen av processkarta representerar de aktiviteter som både tillför och inte tillför något mervärde i en process.
  • Detaljerad processkarta: Den här sortens processkarta syftar till att ge en mycket detaljerad bild av varje steg i en process samt de mindre processerna som ingår.
  • Dokument-baserad processkarta: En processkarta där dokument är både input och output i processen.
  • En processkarta på hög nivå: Den här typen av processkarta representerar processen på en hög nivå genom att inkludera interaktionerna mellan leverantörer, input, processen, output och kunderna.
  • Kors-funktionell processkarta: Den här typen av processkarta visar relationerna mellan processens olika steg och de funktionella enheter, som till exempel teams eller avdelningar, som är ansvariga för dem. Den är passande att använda sig av när man försöker identifiera nyckelroller och vem som bär ansvaret för processen och hur de olika rollerna relaterar till varandra.

Tips

För att lyckas med en processkartläggning så är det viktigt att man är noggrann. Här följer några tips kring vad man ska tänka på när man kartlägger processer:

  • Kom ihåg att alltid börja med att identifiera både processens start och slut innan själva stegen. Det gör att det blir mycket enklare att avgränsa processen.
  • Man bör försöka att göra sin processkarta så enkel som möjligt så att andra personer inom och även utanför organisationen eller företaget kan läsa den och förstå den.
  • Inkludera bara den mest nödvändiga informationen i den färdiga processkartan, precis tillräckligt för att kunna identifiera områden som behöver förbättras.
  • Säkerställ att rätt symboler används när man ritar kartan så att ingen onödig förvirring uppstår när man senare läser av kartan.
  • Se till att inkludera alla viktiga parter och personer i processkartläggningen, eftersom att man annars man gå miste om ovärderlig information om eller perspektiv på processen.

Vanliga misstag

Processkartläggning är utan tvekan ett mycket användbart verktyg som underlättar förbättringar i processer och som kan göras inom de flesta branscher och företag, men det betyder dock inte att de ska tillämpas överallt och var som helst. Det finns nämligen ett antal områden där processkartläggning kan gå fel, och några av de vanliga misstagen med processkartläggning beskrivs här nedan.

Misstag nummer 1 – Tillämpning av processkartor på otillräckliga processtyper

Affärsprocesser kategoriseras i allmänhet som transaktioner, transformationer eller beslutsfattning.  En transaktion avser processen där en eller flera inputs interagerar med varandra för att producera specifika resultat och outputs. Några exempel på transaktionsprocesser inkluderar försäljningsaktiviteter, supportfunktioner och kundtjänst inom företaget. Transformerande processer handlar om förändringen av inputs så att inputsens ursprungliga fysiska eller virtuella form ändras för att producera outputs. Tillverkningsprocesser och systemutveckling är typiska exempel på transformationsprocesser. Slutligen hänvisar beslutsfattande affärsprocesser till de processer där olika leverantörer av inputs interagerar med varandra med målet att fatta beslut. Några exempel på beslutsprocesser är lagerhantering, framtagande av prognoser, prisbeslut med flera.

Chefer skiljer ibland inte mellan dessa olika kategorier av processer innan de beställer en  processkartläggning. Processkartläggning är generellt som mest framgångsrikt när det gäller transaktions- och transformationsprocesser och inte i beslutsprocesser där outputsen och resultaten är okända. Det beror på att processkartläggning ger bästa resultat när outputsen kan definieras specifikt och objektivt.

Misstag nr 2 – Otydligt fokus och syfte med processkartläggningen

Ett annat misstag som chefer i allmänhet begår sker under identifieringen av orsakerna till ett problem. Det kan nämligen finnas en möjlighet att den verkliga orsaken till problemet ligger utanför själva processens omfattning. I sådana fall leder processkartläggningen inte till några särskilt effektiva resultat.

Misstag nr 3 – Besatthet att designa den perfekta processkartan

Ibland blir man så besatt av att designa perfekta processkartor att man förlorar fokus och målet med att utveckla processkartan. När det händer så brukar det resultera i att man förklarar processen på ett sådant simpelt sätt att inga brister verkligen blir identifierade eller belysta, utan istället ser man snarare till de enskilda stegen vilka kan verka logiska. Då går man helt miste om syftet med att kartlägga en hel process.

Slutsats

Processkartläggning handlar om att visualisera en process, inklusive dess inputs, outputs och olika steg, för att på så sätt öka förståelsen för den bland alla berörda och inblandade parter. Det kan leda till att man ökar effektiviteten inom företaget, eftersom att man kan identifiera områden som kräver förbättring eller förändring och det går snabbare att lösa problem och ta beslut när man har all den nödvändiga information som processkartan visar. Det kan också öka och förbättra kommunikationen när alla har samma bild av den process som de arbetar med.