Betalar ditt företag för mycket när ni producerar något? Vill ni minska era kostnader och gå med större vinst? Vad ni behöver i sådana fall är Sex sigma (Six Sigma).
Six Sigma är en metod som ger organisationer verktyg för att förbättra kapaciteten i sina affärsprocesser. Denna prestationsförbättring och minskning av processvariation hjälper till att minska defekter och förbättra vinster, anställdas moral och kvaliteten på produkter eller tjänster.
Vad är Sex Sigma?
Sex sigma är en metod för att minska kostnaderna inom tillverkning och göra projektarbeten mer lyckade. Därför används det mest av tillverkningsföretag och utvecklingsföretag som vill bli mer kostnadseffektiva. Man kan även använde det inom projektarbete. Namnet kommer från matematiken. Sex sigma är faktiskt en bokstav inom matematiken som betecknar spridning inom standardavvikelsen. Man använder många olika roller och moment som vi nu ska kolla mer på. Men innan det är et en fråga vi måste ställa oss. Men hur fungerar egentligen denna metod?
Hur fungerar Sex sigma?
Sex sigma är till stor del ett hopplock av andra befintliga metoder. Jämfört med vissa andra metoder som Lean så fokuserar man mindre på logistik och flöden. För att uppnå den s.k. Sex sigma kvalitén måste man klara av en sak. Man får ha max 3,4 fel per miljon producerade felmöjligheter. Med varje del finns det en eller flera felmöjligheter och producerar man tillräckligt med delar för att komma upp i en miljon av dessa felmöjligheter får man inte ha mer än max 3,4 fel. För att nå upp till detta använder man sig av sub-metoder för att förbättra processen. De kallas för DMAIC och DMADV.
DMAIC
DMAIC står för define, measure, analyze, improve och control. Det är ett sätt att förbättra processer som redan finns, man definierar processen sedan mäter man den och ser hur den funkar. Man analyserar den sedan för att se vad som kan förbättras med den. Sedan genomför man denna förbättring och kontrollerar vilka resultat det har fått. Detta är en effektiv metod för att förbättra de processer företaget har vilka betyder att man inte måste genomföra enorma förändringar som kan mötas av motstånd från medarbetare inom företaget.
DMADV
Den andra metoden inom Sex sigma är DMADV som står för define, measure analyze, design och verify. Detta är en metod för att utveckla nya processer. Det kan också användas för att förbättra nuvarande processer om processen behöver mer en bara några få förbättringar. Båda dessa metoder utförs av Sex sigma green belts och Sex sigma Black belts. Men vilka är dessa? För att förstå det måste vi ta en djupare titt på rollerna som används inom Sex sigma.
Roller inom Sex sigma
Inom Sex sigma finns det olika roller som man använder för att uppnå resultaten som man vill ha. Innan man börjar använda Sex sigma är det väldigt viktigt att känna till dessa roller. Annars blir det i princip omöjligt att använda metoden på ett bra sätt. Den första rollen vi ska kolla på är den som bestämmer i princip allt. Executive Leadership.
Executive Leadership
Detta är i princip den som är ledaren inom Sex sigma. Personen är ansvarig för att sätta upp
de övergripande målen och att se till så att det finns tillräckligt med resurser för projekten.
Black belts
Den som har denna roll är en professionell förbättringsledare med goda kunskaper om Sex sigma. Om man är en Black belt avsätter man en stor del av sin tid eller jobbar på heltid som coach, metodspecialist och i vissa fall projektledare. En väldigt erfaren Black belt kan genom en fördjupad utbildning och en högre specialisering inom förbättringsarbete uppnå rollen av Master Black belt. Detta arbete kan ta tå riktningar. Antingen en mer strategisk roll i form av en ledningsroll för verksamhetens Sex sigma arbete eller en mer analytisk riktning. Då är han en mycket specialiserad metodspecialist med djupa kunskaper om komplicerad problemlösning och analys. Sedan har vi också de s.k. Green belts.
Green belts
Green belts kan vara både medarbetare och projektledare vilket gör dem väldigt flexibla och det är något som många företag uppskattar. I stora och komplicerade projekt jobbar de som medarbetarna och Black belts eller Master black belts är projektledare. I mindre, lokala Green belt-projekt är de projektledarna. Dessa projekt är enklare och inte lika komplicerade vilket ger Green belts bra träning inom projektledning. Den sista rollen som vi ska nämna i denna text är medarbetare.
Medarbetare
I ett Sex sigma projekt som fungerar bra har även medarbetarna en viktig roll. I vissa företag ger man dem utökade uppgifter genom att skapa små och enklare roller åt dem. I Sex sigma är alla viktiga även medarbetarna och detta är verkligen något som du måste känna till om du funderar på att implementera det på ditt företag. Medarbetarna är de som genomför hela projektet och det är väldigt viktig att man hör deras åsikt och respekterar den. Om det uppstår ett problem kommer de säkerligen vara det förta som märker det och man måste därför uppmuntra dem att prata med de överordnade som Back belts eller Green belts. Ett företag är aldrig bättre än sina medarbetare och det är därför medarbetarna är så viktiga i alla företag. Det är något att lära sig innan man implementerar denna metod.
Du vet nu hur det fungerar och vilka roller som behövs men det är fortfarande en sak som vi inte har kollat särskilt noga på. Till vilka företag passar Sex sigma bäst?
När används Sex sigma?
Sex sigma används främst i företag som jobbar med någon form av utveckling eller projektarbete. Det fungerar sämre med företag som inte tillverkar eller utvecklar något eftersom de helt enkelt inte har någon användning för det. Man kan säkert försöka implementera det även i företag som affärer men jag tvivlar på att resultatet skull bli särskilt bra. Därför är det bättre att använda det om ditt företag tillverkar något eller jobbar med någon form av produktutveckling. Många av de andra metoderna som vi har nämnt har använts mest av mjukvaruföretag men det stämmer inte in på denna metod. Det är också därför jag tror att det inte kommer fungera jättebra i framtiden. Metoden har samma problem som Scrum. Den är helt enkelt för fast. Den har bestämda roller som man måste använda sig av och det kommer helt enkelt inte att fungera i framtiden. I framtiden kommer vi behöva metoder som kan utvecklas med företaget eftersom utvecklingen bara kommer gå snabbare och snabbare. Sex sigma kan inte utvecklas med företaget och därför tror jag inte att den kommer vara en särskilt populär metod i framtiden. Än så länge fungerar den bra men hur länge till kommer den göra det? Frågar du mig är det fortfarande värt att satsa på metoden om du tror att den skulle fungera till ditt företag. Det är fortfarande många år kvar tills produkten inte längre kommer att fungera. Men i framtiden rekommenderar jag definitivt att ni byter till en annan metod som milstolpeplan eller Kanban. De kommer helt enkelt att fungera bättre jämfört med Sex sigma.
Vi har kollat på mycket men det vi fortfarande inte har kollat på är varför du skulle vilja använda Sex sigma. Låt oss därför göra det nu.
Varför använda sig av Sex sigma?
Det finns massor av olika anledningar till varför du skulle vilja använda Sex sigma och det är dags att berätta mer om dem. Därför är det dags att nämna några av de många fördelarna med Den första fördelen som jag kommer att nämna är att kunderna blir lojalare. Om ni varje gång levererar en felfri produkt kommer kunderna vilja komma tillbaka. Med hjälp av Sex sigma kan ni enkelt uppnå det. Sex sigma kan även spara tid vilket gör att det går snabbare att producera nya varor. Det gör metoden genom de s.k. SMARTA mål som vi pratade om tidigare. Dina projekt kommer även att hålla sig till deadline oftare. Med Sex sigma får Teamen verktyg för att kunna identifiera framtida problem och därmed eliminera dem innan de har blivit ett för stort hot. Detta gör att projekten oftare blir klara i tid vilket kommer göra era klienter mycket nöjda. Dessutom kommer ni att spara stora mängder pengar. Inom Sex sigma jobbar man ständigt för att förbättra processerna och därmed göra dem mer kostnadseffektiva. Allt detta är väldigt stora anledningar för att välja Sex sigma och detta är anledningarna till att jag definitivt rekommenderar det till dig med ett företag som arbetar med tillverkning eller projekt.
Nu vet du varför man ska använda det och du är kanske intresserad av att testa. Men det du fortfarande inte vet är hur man ska implementera Sex sigma på bästa möjliga sätt.
Hur du implementerar det
Det finns många sätt att implementera Sex sigma men det måste göras på ett bra sätt för att Sex sigma ska lyckas inom ditt företag. Om man inte gör det på rätt sätt kan man få sämre resultat eller så kommer det inte fungera över huvud taget. Ett bra sätt att göra det på är att inte försöka implementera det mitt i ett stort projekt. Gör man det kan hela projektet misslyckas och man förlorar därmed massvis med pengar. Vänta istället tills det har lugnat ner sig lite på ert företag och ni inte har särskilt mycket att göra. Det är då du ska implementera det för då är medarbetarna vana vid metoden när det blir mer hektiskt igen. De kommer då klara av de mer avancerade projekten som behöver en Black belt som projektledare. Hur gör du för att hitta black belts? Det kan vara en svår fråga men det är ändå extremt viktigt för att du behöver någon som kan leda projekten. Det som är bra är att många universitet och högskolor nu erbjuder utbildningar inom Sex sigma. Om du anställer någon som har gått en sådan utbildning så kommer de säkerligen veta hur det ska gå till och kan hjälpa er att implementera Sex sigma på företaget. En annan sak som är bra att tänka på är att införa förändringen gradvis. Du ska kanske börja med att införa det med ett av dina Teams. Då kan du se om det fungerar bra och om det gör det kan du utöka det. Då kan Teamet som redan har lärt sig Sex sigma lära ut det till de andra som nu ska lära sig. Detta kommer säkerligen få övergången att bli mycket enklare. Om du har hört talas om Kanban så vet du att en enkel övergång alltid är att föredra då den antagligen inte kommer att möt lika mycket motstånd som en övergång med mer tumult. Det leder till att ni snabbare kan börja arbeta och tjäna pengar igen vilket säkerligen kommer uppskattas av båda aktieägare och klienter. Därför rekommenderar jag definitivt att du inför Sex sigma på detta sätt och det är därför som det är på detta sätt som de flesta företag gör de implementerar något över huvud taget oavsett vad det är. Man ska aldrig försöka göra en förändring mitt uppe i sett stort projekt som går bra.
Vi har hittills bara nämnt bra saker med Sex sigma men finns det verkligen inga nackdelar? Jo det finns det. Ingen metod är felfri så här kommer nackdelarna med Sex sigma.
Nackdelar med Sex sigma
Som vi har sagt många gånger förut så är inget felfritt och Sex sigma är inget undantag. En av de stora nackdelarna är att det är ganska komplicerat. Man använder många olika roller och uppgifter. Därför är det lätt att tro att man har förstått allt medans man egentligen har missat massor. Se därför till att du är helt säker innan du implementerar Sex sigma så att du inte begår ett misstag som kan förstöra hela ditt företag. Det är även svårt för mindre företag att använda sig av metoden eftersom de kanske helt enkelt inte har tillräckligt med folk för att kunna fylla alla rollerna som behövs. Detta är ett stort problem för många små företag eftersom de ofta inte har råd att anställa tillräckligt med människor för att kunna fylla alla rollerna. Därför väljer de ofta Lean istället. Dessa nackdelar ska man ha i baktanke om man funderar på att implementera Sex sigma. Känner man inte till dessa nackdelar är det lätt att tro att metoden är felfri och perfekt men det finns ingen metod utan fel. Det är helt enkelt omöjligt.
Kaizen i en ny förpackning eller?
Förutom dessa nackdelar finns det även de som säger att metoden bara är Kaizen i en ny förpackning. Det är faktiskt inte helt fel. Metoderna är väldigt lika. Båda jobbar med ständig förbättring och båda har blivit väldigt populära. Trots detta skulle jag säga att de inte är samma metod. Jag skulle faktiskt säga att Kaizen är bättre. Det beror på att den kommer överleva långt in i framtiden då den inte har så många fasta roller. När utvecklingen går framåt kommer företagen också behöva utvecklas. Därför behöver de en flexibel metod som kan utvecklas med dem. Kaizen är en sådan metod men jag skulle säga att Sex sigma inte är en sådan metod. Den har för många roller och moment som håller fast den och som gör att den inte kan utvecklas. Kaizen fungerar i nästan alla företag medans Sex sigma har samma problem som det flesta som har blivit för specialiserat. Det fungerar jättebra i den nuvarande miljön men så fort som miljön ändras har de stora problem med att anpassa sig efter de nya förhållandena. Därför säger jag utan tvekan att Sex sigma inte är en ny förpackning av Kaizen utan en helt egen metod med både för och nackdelar.
Sex sigma med andra metoder
Som jag tidigare nämnde så är Sex sigma en väldigt specialiserad metod. Det får konsekvensen att den inte fungerar särskilt bra med andra metoder. Den har helt enkelt för många egna moment och roller som inte riktigt går att blanda med andra metoder. Det går säkert att på något sätt blanda in andra metoder men resultatet skulle säkerligen inte bli särskilt bra. Om man försökte blanda denna metod med en metod som Scrum skulle det definitivt inte fungera eftersom även Scrum har massvis med roller och moment. Jag kan inte ens tänka mig hur en sådan blandning skulle se ut. Så till skillnad från vissa andra metoder som lätt fungerar ihop med andra metoder som Scrumban så fungerar inte sex sigma särskilt bra med andra metoder. Vill du implementera Sex sigma bör du därför helt överge din gamla metod och bara använda Sex sigma. Annars kommer resultatet inte bli särskilt bra.
Sex sigma är en metod som kommer få ert företag att spara mer pengar och tillverka bättre produkter. Det är en populär metod som har använts i flera år och nu har till och med SKF implementerat den. Det visar att Sex sigma fungerar och är värt att implementera även i ditt företag. Det har nackdelar men det har alla andra metoder också. Det är därför som jag definitivt rekommenderar Sex sigma till alla som har ett eget företag och som har tillräckligt många anställda för att kunna fylla de roller som behövs och som jobbar med någon form av produktion eller utveckling. Det finns metoder som är bättre men om du tror att denna kommer passa bra till ditt företag så ska jag inte hindra dig.
