Alla företag, oavsett om de är enmansföretag eller har hundratusentals anställda, har vissa gemensamma nämnare.
Samtliga syftar till att på något sätt skapa värde, att marknadsföra detta värde samt att generera försäljning och leverans av värdet till kunder.
Naturligtvis finns också ett ekonomiskt inslag – utan detta är det inte ett företag utan kanske istället en frivilligorganisation.
Inom alla företag finns därför också ett antal affärsprocesser, vilket är vad denna artikel fokuserar på.
Vad är affärsprocesser?
Affärsprocesser är ett samlingsnamn för de flöden som existerar i ett företag.
Detta inkluderar alltså både flöden som relaterar till exempelvis överföring av information och överföring av en vara eller tjänst till kund.
Affärsprocesser är en av tre grundläggande delar av en vinstdrivande organisation där affärsmodell och affärsplan är de två andra.
Effektivisering av affärsprocesser
Grundtanken när det gäller effektivisering av affärsprocesser är att göra mer med mindre mängd resurser.
Detta kan gälla relativt enkla processer som att exempelvis fakturera en kund, eller mer komplexa processer så som att få tillgång till råvaror som krävs för produktion.
Ett företag som inte ägnar viss tid åt att effektivisera affärsprocesser riskerar att bli omsprungen av konkurrenter som kommit på sätt att utföra saker snabbare och mindre resurskrävande.
Det kan i sin tur leda till att kunder väljer en konkurrent istället, vilket naturligtvis påverkar företaget både på kort och lång sikt.
Exempel på syften med effektivisering av affärsprocesser kan således vara att minska kostnader, eliminera överflödigt arbete, förbättrad kvalitet hos varor och tjänster, att minimera antalet fel i produktionsledet och så vidare.
Att förbättra affärsprocesser i fem steg
Steg 1: Definiera processen
För att kunna förbättra en specifik affärsprocess krävs att processen i fråga är definierad.
Ofta används så kallade flödesscheman för att visualisera processen och för att fastställa vilken del av organisationen som ansvarar för vilken del av processen.
Genom att tydligt se var eventuella flaskhalsar uppstår, var processen tappar fart eller var fel vanligen uppstår, är det enklare att formulera nya idéer för hur dessa delar kan förbättras.
För att kunna skapa ett flödesschema som är verklighetsförankrat krävs sannolikt samarbete med personer och team som arbetar med processen på en daglig basis.
Dessa personer kan ofta erbjuda insikt i var förbättringar kan och bör göras.
Genom diskussion och input från dessa personer kan alltså ytterligare förbättringspotential, som inte nödvändigtvis är uppenbar vid första anblick, upptäckas.
Steg 2: Analysera processen
Flödesschemat erbjuder möjligheten att identifiera steg i processen som inte fungerar optimalt för tillfället.
Hur man hittar dessa kan vara mer eller mindre uppenbart.
Beroende på vilken process det handlar om kan följande frågor vara relevanta:
Var uppstår majoriteten av kostnaderna i den specifika processen?
Vilken del av processen frustrerar kunder eller anställda mest?
Var uppstår de flesta förseningarna eller flaskhalsarna i processen?
Det kan också vara värt att fundera över vad grundorsaken till problemet är, eftersom ett synligt problem kan vara ett symptom på ett större.
Det finns olika metoder för att hitta underliggande problem och ofta grupperas dessa metoder under samlingsnamnet rotfelsanalyser, eller ”Root-Cause Analysis” på engelska.
Steg 3: Design av den nya processen
När de underliggande problemen identifierats är det dags att omformulera stegen i processen som möjliggör ineffektiviteten.
Att återigen samla personerna som arbetar med processen dagligen för att få information om deras förslag till förbättringar är ett bra sätt att börja.
Listan med förslag kan sedan filtreras för exempelvis kostnadseffektivitet eller tidsmässiga parametrar.
Den valda lösningen bör sedan analyseras från ett riskperspektiv för att få full förståelse för dess effekt på verksamheten innan den implementeras.
Givet att lösningen faller inom ramen för företagets riskaptit, är det lämpligt att sedan söka efter lämpliga resurser för att implementera lösningen.
Detta kan vara exempelvis ny mjukvara, hårdvara eller personal.
Steg 4: Implementera förändring
Beroende på vad lösningen är kan implementering kräva olika mycket tid och resurser.
Ofta genomförs så kallad inkrementell förändring, vilket är små förbättringar som genomförs ofta, vilket på lång sikt leder till stora förändringar.
Ibland genomförs stora förändringar i ett svep, vilket naturligtvis upptar mer tid och resurser att implementera.
Man bör heller inte bortse från att många människor inte tycker om förändring.
Gäller förslaget till förbättring exempelvis att viss personal måste förflyttas inom organisationen kan detta leda till motstånd bland dessa personer.
För att undvika en sådan situation kan det vara bra att hålla hög transparens i organisationen vad gäller förändringsarbetet.
På så sätt kan de anställda känna sig delaktiga i förbättringsarbetet, vilket i sin tur tenderar att leda till mer nöjda medarbetare.
Steg 5: Utvärdering
Det avslutande steget är att göra en utvärdering av den nya affärsprocessen.
Det är dock viktigt att ha i åtanke att resultatet av förändringar ofta inte visar sig omedelbart eller ens på kort sikt.
Detta kan vara frustrerande, särskilt om det handlar om en stor förändring som tagit mycket tid och resurser att planera och genomföra.
Som nämndes ovan är det vanligt att göra inkrementella förbättringar i affärsprocesser och en del av denna metodik är att ha ett strategiskt system för att utvärdera nya implementeringar.
Detta system av kontinuerlig förbättring förväntas leda till att processer på både kort- och lång sikt hålls uppdaterade och jämförbara med konkurrenters.
Affärsprocesser sett ur ett historiskt perspektiv
Så länge det har funnits företag har det funnits affärsprocesser.
Sedan organisationer också började studeras har det uppkommit flertalet teorier kring affärsprocessers roll i en organisation.
På 1990-talet uppstod så kallad business process re-engineering (BPR), eller fritt översatt till svenska ”omskapande av affärsprocesser”.
Detta innebar att man på ett fundamentalt sätt uppmanades att riva upp nuvarande affärsprocesser och ersätta med nya.
Att drastiskt omstrukturera på detta sätt var under ett par år trendigt och företag i många branscher och av olika storlek blev objekt för BPR.
BPR skulle dock för många komma att bli synonymt med nedskärningar och relaterade avskedningar, eftersom det bygger på antagandet att en organisations prestation till fullo beror på dess affärsprocesser.
Moderna metoder för affärsprocesser
Idag är andra metoder för förbättring av affärsprocesser mer populära än BPR.
Några exempel är agil, lean – vilket också inkluderar Kaizen, 5S och Total Quality Management (TQM) – och Six Sigma.
Agil kommer från världen av mjukvaruutveckling och innebär att olika avdelningar arbetar tillsammans i korta delprojekt som kallas sprints.
Varje sprint är vanligen runt två veckor lång och syftar till att lägga till nya eller modifiera enskilda funktioner för att på så sätt förbättra en affärsprocess.
Lean kommer ursprungligen från bilindustrin och handlar om att reducera svinn för att därigenom maximera värdeskapande.
Six Sigma kommer också från produktionsindustrin och fokuserar på användandet av statistisk och empirisk data för att analysera processer med förbättringspotential.
Sammanfattning
Inom alla företag finns affärsprocesser.
Tillsammans med affärsplanen och affärsmodellen utgör affärsprocesser de gemensamma nämnare som alla vinstdrivande organisationer har.
Affärsprocesserna är de flöden som existerar i företaget, inklusive både materiella flöden, såsom leverans av en vara till en kund, och immateriella flöden, vilket kan vara till exempel överföring av information internt.
I många sammanhang talar man om att effektivisera affärsprocesser för att på så sätt förbättra verksamheten.
Det finns många teorier och läror kring hur denna typ av förbättring bör genomföras.
I de flesta av dem används dock en modell som liknar den som beskrivits ovan med fem steg; definition av processen, analys av processen, ny design, implementering och utvärdering.
Det som skiljer dagens metoder från de som var populära för dryga 30 år sedan, är framför allt det ökade fokuset på inkrementell förbättring.
Inkrementell förbättring tenderar också att vara mer uppskattat bland anställda, eftersom det inte är lika förknippat med omstrukturering och uppsägningar.
