Intressentanalysen är ett verktyg som är användbart i flera sammanhang. Det är en avgörande aspekt för att mäta hur bra ett företag eller en byrå presterar, eftersom det hjälper företag att förstå hur deras resultat, effekter och resultat delas, och med vem. Det är därför det ligger till grund för samverkande metoder för att mäta prestanda.
Intressentanalys kan genomföras på alla nivåer i en verksamhet och kan användas både internt och externt. Det tillåter en verksamhet att förstå vilka intressenterna är och vilken typ av relation man har med dem. Det gör också att verksamheter kan se hur de behöver arbeta med sina respektive intressenter, för att därmed underlätta utveckling av strategier för samarbete med intressenter.
Intressentanalys kan förse användaren med följande fördelar:
• Förse användaren med en holistisk bild av deras intressenters miljö
• Identifiera olika typer av intressenter i användarens miljö
• Identifiera olika typer av relationer mellan användare och intressenter
• Möjliggör utveckling av en intressenternas engagemang och plan
Vad är en Intressentanalys?
Intressentanalys klargör de typ av relationer som en särskild grupp inom din verksamhet har med intressenter genom en bedömning av den makt och det intresse de har med det gemensamma målet som ni delar.
Alla intressenter har olika grader av makt och intresse.
Som vi kommer att gå in på längre ner i artikeln, visar grundläggande nät makt-intresserelationen som verksamheten kommer att ha med sina intressenter. Det visar i stort sett den nivå av ansträngning och den typ av relation som måste upprätthållas med berörda parter i relationen.
Hur skall man genomföra en intressentanalys?
Denna process tillåter dig att identifiera hur du bör samordna med var och en av intressenterna, och vilka intressenter som bör prioriteras i åtagandeplanen.
Det finns fyra stora steg i processen. Några utav dem är:
1. Definiera gemensamma mål: att tydligt definiera det gemensamma resultatet eller gemensam utgång för intressentgruppen: vad är det du försöker uppnå med den tjänst som du levererar, med den politik ni utveckla eller projekt som ni planerar?
2. Definiera intressentgrupp: lista den breda intressentgruppen för mål(en) i fråga. Se över internt och externt, och kasta näten så brett som möjligt. Överväg endast intressenter som kan påverka utvecklingen mot det gemensamma målet. Överväg båda dessa intressenter, alltså inom den statliga sektorn och utanför den.
3. Analysera relationer: analysen bör omfatta en rad åtgärder i syfte att ge en grund för att utveckla en åtgärdsplan. Det finns dock olika metoder för analys, beroende på tillgängliga resurser. Det viktigaste syftet med analysen är att förstå vilken typ av relationer man har med alla intressenter, och att prioritera åtgärdsplanen därefter. Nästa sektion beskriver detaljerade steg och belyser vilka åtgärder som är viktiga, och ger också några exempel.
4. Utveckla en åtgärdsplan: en åtgärdsplan bör bygga på den information som har utvecklats under steg tre. Det bör främja samordningen genom att beskriva hur olika intressenter kan arbeta tillsammans. Det bör ta hänsyn till arten av de relationerna mellan användaren och de olika intressenterna.
Planen bör:
• tydligt visa hur man engagerar alla berörda intressenter för att på bästa sätt nå det gemensamma resultatet.
• fokus på att engagera de prioriterade intressenterna och diskutera hur var och en kommer att vara engagerade för att få rätt nivå av ”buy-in”.
• ta hänsyn till hur karaktären hos vissa av relationerna kan förändras över tid.
• överväga olika sätt att ta itu med särskilda källor till konflikt eller oenighet med svårare intressenter (t ex ha stöd av ledande befattningshavare);
• kopplas till en bredare strategi för att uppnå förverkligandet av det gemensamma resultatet:
• utforska praktiska sätt för att hantera dessa relationer, både formellt och informellt:
• Formellt engagemang: Till exempel, de prioriterade intressenterna kan behöva föras in en formell styrgrupp eller arbetsgrupp, så att deras behov och problem hanteras i en strukturerad miljö som upprättar en verifieringskedja för beslut som fattas. I ett sådant fall bör intressentanalysen användas av ordförande för gruppen för att hjälpa sina kundrelationer.
• Informellt engagemang: Det kan också vara bra att ha informella, lägre viktiga möten med några av de högre prioriterade intressenterna, för att bygga upp en positiv relation med dem och få en bättre förståelse av deras perspektiv. De som är av en lägre prioritet bör hållas informerade om utvecklingen och mekanismer bör vara på plats för att göra detta såsom regelbundna uppdateringar via e-post, rapporter eller genomgångar.
• ses över om och om igen i och med framsteg och att dynamiken förändras.
Vad är fördelarna med en intressentanalys?
En intressentanalys kan bidra till att hjälpa ett projekt att identifiera:
• Alla berörda intressenter, som kan påverka eller påverkas av projektet
• Potentiella problem som kan störa projektet
• Nyckelpersoner för distribution av information under verkställande fas
• Grupper som bör uppmuntras att delta i olika stadier av projektet
• Kommunikation, planering och hantering av intressenter under projektets planeringsfas
• Sätt att minska eventuella negativa effekter & hantera negativa intressenter
• Att engagera intressenter i hela projektets livscykel är en viktig (men inte en garanti för) projektets framgång.
Hantera intressenters förväntningar och se deras aktiva deltagande är mycket viktigt för projektet eftersom:
• Det är nödvändigt för fortsättning av projektet och för ett framgångsrikt slutförande
• Det ger en möjlighet till att individer eller grupper uttrycker sina idéer/frågor/funderingar över projektet
• Det ger en känsla av ansvar och förbättrar ansvar
• Det möjliggör en effektiv riskidentifiering & respons planering
• Det öppnar upp till utmärkta tillfällen att lära för både projektgruppen och intressenter
Metoder för Intressentanalys
För att skapa en solid grund för dina intressenter behöver du etablera och organisera insikter om de intressenter som kommer att hjälpa dig att bestämma vad du ska göra.
De insikter som kan erhållas genom att göra en intressentanalys inom ett projekt består av identifiering av intressenter och intressenters bedömning och intressenternas prioriteringar.
Intressenternas prioriteringar bör bero på i vilket skede av projektet det är, eller det aktuella problemet.
Du måste prioritera intressenter för var och en av de viktiga frågorna och flera gånger i hela projektets livscykel försöka identifiera när du behöver sätta specifika intressenter i fokus.
Vi rekommenderar att du involvera medlemmarna i projektorganisationen, till exempel projektägare, eller projektgruppens medlemmar, i analysen av processen, så att en gemensam förståelse för projektets intressenter kan fastställas.
Identifiering av projektets intressenter
Utgångspunkten för intressentanalysen är att identifiera alla individer och grupper, som kan påverka eller påverkas av projektet process eller projektets resultat.
Både nuvarande aktörer och potentiella aktörer bör identifieras.
Den konstellation av aktörer som normalt inte är väl avgränsade i början av projektet. Därför bör identifieringen upprepas flera gånger under projektet.
Topp 5 intressentanalystekniker för olika projekt
Intressenter är avgörande för framgång av, eller misslyckande av, ett projekt. Det är därför intressentanalys är en viktig del av projektledning i helhet. Kortfattat, så kommer intressentanalys att bidra till att avgöra intressenterna för ett projekt.
Vi kommer att se vilka intressenterna är, varför vi behöver intressentanalys, och topp 5 intressentanalys-tekniker i denna delen.
Vem är intressenterna?
Intressenter är alla de som har en insats i ett projekt. Detta inkluderar individer, organisationer och yrkesorganisationer.
När vi pratar om intresse: kan dessa intressenter influera, påverka eller ändra ett projekt.
Intressenter kan ha en positiv eller negativ effekt på projektet eller vice versa, projektet kan ha en positiv eller negativ inverkan på den berörda intressenten.
De kan vara en del av organisationen som arbetar på projektet, kunden, organisationen eller utanför dessa organisationer, till exempel en regering, tillsynsmyndighet, handelsorgan, etc.
Varför behöver vi en intressentanalys?
Låt oss undersöka varför vi behöver förstå olika intressenter i projektet och hur de har inflytande/påverkan på projektet.
Behovet av intressentanalys:
Det finns olika typer av intressenter. Vissa har högre grad av makt och kan bestämma inriktning, godkänna eller stå för vetobeslut om ett projekt.
En annan uppsättning av intressenter kan hjälpa till med deras expertutlåtande, så du rådgör med dem. Några andra intressenters har behov av att veta hur arbetet fortskrider då deras aktivitet startar när detta arbete är gjort.
Det finns också intressenter som vill veta när projektet ska vara klart. Dessa intressenter kan vara intresserade av resultatet av projektet då det kan hjälpa dem i deras arbete.
Alla intressenter är inte lika engagerade eller påverkade av/i projektet. Så, som projektledare behöver man veta hur man kan engagera sig med dessa olika typer av intressenter. Och detta är den främsta anledningen till varför vi behöver en intressentanalys.
Intressenternas engagemang i en intressentanalys:
Baserat på identifiering av intressenter och intressentanalys, kommer projektledaren att veta intressenivåer samt förmåga till beslutsfattande och särskilda krav från berörda intressenter.
Samt vilka intressenter som kommer att godkänna en design eller en förändring eller ett särskilt beslut i projektet. Efter en intressentanalys, kommer projektledaren fram till:
• Kommer det att bli bra eller kommer de att hämma arbetet?
• Vem är de ”allierade”, vilka är omedvetna om projektet och vilka är ovänner?
• Vad är den nuvarande nivån av engagemang från intressenterna, och vart ska intressenterna vara?
• Vad har de för intresse/makt/inflytande på projektet?
• Vilka intressenter blir inblandad i vilket skede?
• Vad är syftet – kontakta/informera, godkänna, utföra olika aktiviteter?
• Vem behöver veta om de förändringar som sker i projektet?
Kommunikationshantering inom intressentanalys:
Efter intressentanalys, kan projektledaren planera och hantera kommunikation i projekt bland intressenter
• Vilken typ av rapporter måste skickas till varje kategori av intressenter?
• Vad är den detaljnivå och hur ofta kommer den kommunikation att ske?
• Vilka är de ”petiga” intressenterna, hur ska han/hon adressera sina behov?
• Vilka är topp 5 teknikerna som används för Intressentanalys?
• Låt oss gå igenom dem, en efter en för att få reda på svaret.
Att identifiera de olika intressenterna som är en del av projektet
Bestämma vilket intresset (behovet) som intressenten har och hur mycket mak som de har för att ändra riktning på projektet
En 2×2 matris med makt på Y-axeln och intresse på X-axeln ritas som du återigen kan se om du googlar fram bilden. Makten från intressenter ökar när man flyttar från botten till toppen längs Y-axeln. Intresse av intressenter ökar från vänster till höger på X-axeln.
Klassificera intressenter baserat på deras makt och intresse
Intressenterna i det övre högra hörnet på nätet har hög makt och intresse. Projektledaren måste arbeta nära tillsammans med dessa och se till att de rådfrågas, samarbetas med, och engagerar sig helt.
Intressenterna i det övre vänstra hörnet på nätet har hög makt men mindre intresse. Projektledaren behöver hålla denna kategori varm, men inte gå in på detaljer och på daglig basis
Intressenterna i det nedre högra hörnet av nätet har låg makt men högre intresse. Projektledaren behöver hålla dem informerade om framsteg och förändringar. Dessa aktörer kan vara allierade kring projektet och hjälpa till att förebygga problem.
Intressenterna i det nedre vänstra hörnet på nätet har liten makt och litet intresse.
Projektledaren måste hålla ett öga på dem och följa deras intresse-nivåer. Engagera dem med generiska metoder för kommunikation som kräver mindre ansträngning med mindre detaljer och frekvens.
1) Makt vs Intresse Nätet
Första tekniken inom intressentanalys, är makt-intresse nätet. För att få en tydligare bild av hur nätet kan se ut, kan du googla på intresseanalys och makt-intresse nät för att få dig en uppfattning.
2) Inflytande-Inverkan Nätet
Den andra tekniken inom intressentanalys är påverkan-effekt rutnät.
Liknande effekt vs Intresse nätet, kan ett inflytande vs påverkan nät också ritas. Inflytande är hur aktiv en intressent är i fråga, eller, i den utsträckning som en intressent kan övertala/tvinga andra i beslutsfattande. Inverkan är förmågan att genomföra en förändring eller ett resultat av intressenter. Hjälper till att prioritera intressenter.
3) Makt-Inflytande Nätet
Tredje tekniken för intressentanalys är makt-inflytande nätet.
Liknande Makt vs Intresse Nätet.
Inflytande är hur aktivt en intressent är inblandade när makt är nivån av en myndighet
4) Betydelse – Inflytande Nätet
Fjärde tekniken för intressentanalys är betydelse – inflytande nätet.
Liknande Makt vs Intresse nätet.
I vilken ordning som intresse och behov hos varje intressent bör tas upp är definitionen av ”Betydelse”.
I alla de ovanstående fyra intressentanalys modeller, med övre högra hörnet kategori-aktörer, måste alla hanteras noggrant.
5) Framträdande-modell
Framträdande-modellen hjälper projektledaren till att sila ut viktiga intressenter från de som inte är så viktiga.
Detta är en tredimensionell modell där man tar fram makt, legitimitet och angelägenhet för berörda parter. Skärningspunkten mellan dessa tre faktorer är plottad som liknar ett Venn-diagram.
Vi har redan sett vad makt är. Legitimitet är lämpligt/rättfärdighet av intressenternas medverkan i projektet. Och berättar brådskande för projektledaren hur snabbt intressenters behov måste åtgärdas.
Utöver tiden, kommer även det brådskande att berätta för projektledare hur viktigt behovet är för intressenten för projektets mål. Framträdande betyder ’betydande’.
Så denna intressentanalys-modell hjälper projektledare prioritera intressenter. Ju större antal faktorer intressenter har, ju högre är den framträdande faktorn.
Ett Venn-diagram visar följande skärningspunkten mellan makt, legitimitet och angelägenhet. Från denna figur, kan sju kategorier av intressenter bildas.
Låt oss se vad dessa är:
• Godtycklig kategori: Rättmätiga intressenter men har inget brådskande eller någon större makt. Inte mycket tryck för projektledaren från denna kategori. Kan vara mottagare som läroanstalter
• Passiv kategori: Har hög makt men ingen legitimitet eller brådskande. Dessa människor engagerar sig inte i mycket, kan vara sponsorer
• Krävande: Har varken makt eller legitimitet, men vill att saker ska åtgärdas omedelbart. Här bör projektledaren vara försiktig.
• Dominerande kategori: Har både makt och legitimitet, men är inte brådskande. Det finns en viss nivå av förväntan från denna kategori och kan vara den som är mest identifierad under analysen. Har formell makt
• Farlig kategori: Har både makt och skyndsamhet, men har inte riktigt rätt att vara med på projektet. Kan vara handlare/aktivister protesterande på den upplevda förlusten av sin verksamhet på grund av en överfart till konstruktion.
• Beroende Kategori: Har brådskande behov och är en del av projektet, men som inte har makt, så luta dig mot någon annan för att se vad de har att säga till om projektet. Kan vara människor som lever runt en kemisk fabrik som plötsligt dyker upp, som kan påverkas av avloppsvatten från fabriken.
• Avgörande kategori: Har alla dessa tre faktorer och därmed högsta framträdandet. Viktiga medlemmar i teamet. Eller, kan vara beroende, eller dominerande som vänder sig till andra framträdande faktorer för att få mer betydelse
Så för att summera: Intressentanalysen är identifiering och klassificering av intressenter i projektet. Detta hjälper projektledaren att prioritera intressenter och planera för deras engagemang. Intressentanalys hjälper också till att förstå behov av kommunikation i projekt.
