I varje projekt har alla i projektet ett och samma mål, att avsluta projektet enligt plan och leverera ett önskat resultat till kunden. Man vill uppnå kundens krav och objektiv på bästa möjliga sätt från både kundens och verksamhetens sida. Varje projekt följer samma mönster med att ha en början, ett mitten, och ett slut. Beroende på vilket typ av projekt det är så kan mitten-delen se annorlunda ut för alla.
För att på ett bättre sätt planera de olika momenten från start till slut och uppgifterna som ska utföras för ett projekt så delas projektet oftast upp i olika faser, man kan då på ett bättre sätt följa projektets utveckling. Man får en tydligare bild av vad som ska göras och var i projektet man befinner sig.
Det finns många olika sätt att definiera projektfaser på och en av de vanliga metoderna är att använda sig utav projektlivscykeln. I projektlivscykeln definieras fyra faser: förstudie, projektplan, genomförande, och avslut. Vi ska gå in djupare på vad varje fas innebär och vilka aktiviteter man vanligtvis utför under dessa faser.
Vad är Projektlivscykeln?
Projektlivscykeln är en metod som man använder i ett projekt för att definiera ett projekts olika faser. De fyra faserna är:
• Förstudie
• Projektplan
• Genomförande
• Avslut
Förstudie
I den första fasen, som också kan kallas initieringsfasen, så samlas all information för projektet in. I den här fasen diskuteras projektets mål och objektiv med alla som är inblandade i projektet så att man kan sammanställa alla krav för projektet. Man diskuterar med alla intressenter till projektet så att de kan beskriva sina krav och vad de förväntar sig från projektet. Man kan under denna fasen använda sig utav Intressentmodellen för att bättre definiera målen som intressenterna har.
Efter att man samlat in all information och definierat projektets mål så ska allt sammanställas i ett första dokument för projektet. Man har då en bra insikt på vad som kommer krävas för att påbörja projektet och hur lång tid det beräknas ta. Det första utkastet på schemat för projektet skapas också under denna fasen baserat på de aktiviteter man tror kommer behöva utföras för att uppnå projektets mål.
Projektplan
I den andra fasen börjar man planera hur man ska gå tillväga för att uppnå projektets mål. Man har redan definierat kraven och målen i den tidigare fasen och nu behövs en tydligare beskrivning på hur man ska åstadkomma målen. Man gör en översiktlig plan och en detaljerad plan. Man börjar tilldela projektmedlemmar deras uppgifter och lägga in fler aktiviteter i schemat. Allt ska nu vara planerat i detalj och projektledaren börjar även skapa projektbudgeten för projektet som sedan ska följas i resterande faser. Man har också identifierat risker för projekt genom att göra en riskanalys som gör att man senare är väl förberedd på förseningar eller problem som kan komma att påverka projektet negativt.
Genomförande
I den tredje fasen så utför man de aktiviteter som man har planerat för i den andra fasen. Det är i denna fasen som mest resurser och tid går åt och projektledaren måste också ha noggrann koll på att alla aktiviteter utförs som beräknat. Man följer projektplanen som man skapat och håller utkik efter faktorer eller problem som kan komma att påverka projektet negativt. Om man märker att det är något problem eller att det kan bli förseningar i projektet så behöver projektledaren reagera snabbt och åtgärda problemen. Projektledaren kan använda sig utav riskanalysen där man definierat olika lösningar.
Avslut
I den fjärde fasen så avslutas projektet. Innan man kan avsluta det så går man igenom flera punkter för att bekräfta att alla krav uppfyllts och att resultatet har levererats till kunden på rätt sätt och att kunden är nöjd. Man analyserar också hur projektet gick för att se vad som kunde ha gått bättre eller vilken erfarenhet man kan ta med sig till nästa projekt. Man sammanställer alla dokument och ser till att allt arkiveras. I framtiden kan man ta hjälp från projektets dokument för att se hur man kan gå tillväga för att göra liknande projekt eller uppnå liknande mål.
Hur använder man projektlivscykeln?
Meningen med ett projekt är att uppnå projektets mål och objektiv. När man utför ett projekt så är det vanligt att dela in ett projekt i olika faser så att man vet var i projektet man befinner sig och också på lättare sätt kan följa projektets utveckling. Om man väljer att följa modellen enligt projektlivscykeln så definierar man fyra faser i projektet: förstudie, projektplan, genomförande, avslut. Varje fas har sina individuella aktiviteter, processer, och mål. Tillsammans skapar de projektets plan, schema, och väg till målet, som blir projektets livscykel.
Innan man väljer att följa projektlivscykeln så kan det vara bra att se vilken typ av projekt man ska ta sig an. Beroende på vilken typ av projekt det är så vet man bättre om projektlivscykeln är en lämplig metod för ens eget projekt. Projektlivscykeln är en simpel modell med endast fyra faser. Om man har ett mer komplicerat projekt som exempelvis ska leverera flera resultat vid olika tillfällen eller till flera kunder så kan det vara bra att lägga till fler faser, eftersom att projektlivscykeln bara har en fas för genomförande. Vissa projekt kan kräva mycket testning och underhåll efter att projektet avslutas och man kan därför lägga till en fas för test och underhåll.
Initiering -förstudie
Innan projektet påbörjas så behöver man samla och gå igenom all relevant information. Några vanliga aktiviteter att gå igenom under förstudien är att definiera projektets omfattning (på en generell nivå), identifiera projektets intressenter, och undersöka om projektet är genomförbart.
När man definierar projektets omfattning så vill man identifiera projektets krav, objektiv, och mål. Vad är syftet med projektet? Vilka risker finns det med projektet? Vilka milstolpar ska uppnås under projektets gång? All den här information samlas och sammanställs i olika dokument som sedan används som riktlinjer under projektets gång. Man skapar ett omfattande dokument för projektet, oftast kallat Project Statement, där man definierar vad projektet ska handla om på en översiktlig nivå.
Under första fasen bör man också utföra en genomförandeanalys där man undersöker projektets mål och objektiv och sedan ser om det är möjligt att genomföra projektet. Baserat på de diskussioner man har i början så har man en uppskattning om vilka resurser man har tillgång till under projektet, vilka projektmedlemmar som kommer att delta, och vilka intressenter projektet har. På så sätt kan man börja ställa frågorna: ”Kan vi utföra projektet?” och ”Bör vi utföra projektet?”. Man tar ett steg tillbaka och tar en titt på målen och ser om det går att åstadkomma målen med de resurser och den tid man har fått tilldelad till projektet. Om man nu inser att det kan bli begränsat med resurser så behöver man diskutera med projektets intressenter redan nu så att det inte senare uppstår problem.
Projektplan
Efter att man har avslutat den första fasen så går man in i projektplanen. Projektplanen har oftast två delar, strategi och implementering. När man planerar strategin så definierar man de tillvägagångssätt man ska använda sig utav under nästa fas, genomförandefasen. Strategin är en mer överskådlig plan om vad man tror är det bästa sättet för att uppnå projektets mål. Implementering går in på detalj om hur man ska gå tillväga under projektets genomförandefas steg för steg. Man identifierar allt arbete som ska utföras, alla resurser som kommer behövas, och vilka projektmedlemmar som ska delta i varje aktivitet.
Man gör också en första riskanalys baserat på den information man samlat in hittills. Man listar de risker man kan identifiera, deras källa, och deras kategori. Man rangordnar sedan riskerna baserat på hur stor negativ påverkan de skulle kunna ha och hur stor risk det är att de inträffar. Det skulle exempelvis kunna finnas en risk som orsakar stora negativa effekter men det är inte så troligt att det kommer ske under projektets gång. Samtidigt kan det finnas en risk som man tror skulle ha en liten negativ påverkan men det finns hög trolighet för att den ska inträffa. Man listar därför potentiella lösningar på riskerna, en så kallad aktionsplan, och utifrån rangordningen bestämmer man vilka resurser man lägger på de olika riskerna.
Projektledaren kommer sedan påbörja en projektbudget där man beräknar kostnaderna för allt arbete, material, och all utrustning som kan behövas under projektets gång. Här kan man igen ta hjälp av intressenterna eller det dokument man sammanställt i den första fasen för att se vilka resurser intressenter var villiga att ge till projektet. Budgeten kommer sedan fortsätta användas i nästa fas när man börjar genomföra arbetet och utföra implementationen.
Genomförande
I genomförandefasen så börjar man implementera och skapa det man definierat i den tidigare fasen. Man börjar utföra de aktiviteter som man planerat och det är i denna fasen projektledaren kan komma att delta som mest. Projektledaren behöver följa alla aktiviteter som utförs och se till att allt utförs enligt plan. Här måste projektledaren reagera snabbt om något inte går enligt plan eller beräknas bli försenat så att det finns tillräckligt med tid för att åtgärda problemet.
Det är också den fasen där mest arbete och resurser går åt och därav är det också den mest kritiska fasen. Här måste saker bli gjorda på rätt sätt och enligt plan. Det är i denna fasen man skapar det resultat som kunden förväntar sig och det är här man kan börja se resultatet formas. Projektledaren behöver se till att projektgruppen är fokuserade på sina uppgifter och att de aktiviteter som planerats sker enligt plan. Projektledaren allokerar också de resurser som de olika projektdeltagarna och aktiviteterna kräver så att de kan fortsätta arbeta enligt plan.
Under första delen av genomförandefasen kan man komma att se prototyper, tester, eller utvärderingar, beroende på vilket typ av resultatet man ska skapa. Detta ska direkt analyseras så att man fortsätter på rätt spår under fasen och kan uppnå de krav och mål som önskas av kunden. Genomförandefasen handlar till mestadels om kontroll. Kontroll av projektledaren och av projektet. Det är viktigt att följa projektets utveckling i denna fasen och om man upptäcker att det är problem med något eller att projektet kommer bli förseningar så behövs ändringar göras snabbt.
Projektplanen behöver uppdateras direkt och man tar ett möte med projektgruppen för att se hur man kan fixa problemen man har. Om man har gjort en tydlig plan från början med en bra riskanalys så bör man kunna hantera problemen på ett lindrigt sätt men om man inser att det kommer krävas mer för att åtgärda problemen så kan man kontakta projektets intressenter.
Avslut
Den sista fasen är till för att officiellt avsluta projektet. I den sista fasen så lämnar man över resultatet som man uppnått till kunden för utvärdering. Utöver att lämna över projektets resultat så gör man också analyser av hur projektet gick till. Många väljer att hoppa analysdelen och avslutar när man lämnat över resultatet men det finns många fördelar med att utföra denna analysenfasen också. Under analysfasen så går man igenom projektet i detalj, hur det genomfördes, vad som avvek från planen, och vilka problem man stötte på. Man utvärderar projektplanen och om man följde den enligt plan eller om man gjorde ändringar. Beroende på vilka ändringar man gjorde så kollar man vilken påverkan det fick på projektet.
Man analyserar också projektbudgeten och ser om man gick under eller över budget. I båda fallen vill man undersöka varför det blev så. All analys sammanställs i ett dokument som en rapport som kan användas för framtida projekt som exempel.
Under den sista fasen ser man också till att diskutera med alla projektets intressenter för att se om de krav de hade blev uppfyllda. Man avslutar också allt som har med alla intressenter att göra så som kontrakt och andra förbindelser man skapat under projektets gång. Alla dokument som skapats under projektets gång ska också arkiveras.
Varför ska man använda projektlivscykeln?
En projektlivscykel hjälper projektledaren att i första hand strukturera projektet utifrån faser. När man har gjort det så får alla i projektgruppen också en tydlig bild av var i projektet man befinner sig och vad som ska göras i just den fasen. Allt är tydligt definierat för varje fas så som vilka aktiviteter som ska utföras, vilka uppgifter som ska göras, och vem som ska göra vad i gruppen. Det blir därför tydligt vad som också ska vara färdigt innan fasen kan avslutas och man kan övergå till nästa fas. Man följer en projektplan och vet vad som ska göras under projektets gång och man skapar också rapporter där man beskriver vad man åstadkommit under varje fas. Dessa rapporter kan sedan jämföras med den ursprungliga projektplanen för att se om man går enligt schema eller inte.
För projektledaren blir det också lättare att kunna identifiera hur projektets utveckling går. Projektledaren kan följa varje aktivitet och uppgift och se hur den utförts och kan baserat på det se hur projektplanen följs. På så sätt kan projektledaren också identifiera om problem eller förseningar uppstår och kan snabbt göra något åt det. Eftersom man också har en aktionsplan för riskerna så vet man hur man på bästa sätt kan hantera dem.
En annan fördel med att använda sig utav faser är att man också definierat vilka resurser och tillgångar som finns tillgängliga för hela projektet och för varje individuell fas. Under projektets gång märker man därför om man går enligt budget eller inte. Om man går under budget i början av projektet så vet man att man har extra resurser till senare. Om man går över budget i början av projektet så vet man att man kommer behöva dra resurser från en senare fas för att se till att de första faserna kan bli färdiga. Om det blir så att man märker att man börjar gå över budget i en senare fas så behöver man kan diskutera med projektledaren och vidare med projektets intressenter. Det är intressenterna som kan allokera mer tillgångar om det uppstår problem.
Det kan också finnas nackdelar med att följa projektlivscykeln. Eftersom att man i den första fasen fördefinierat krav, objektiv, och mål så kommer resterande av faserna också baseras på dessa. Om det under projektets gång sedan sker förändringar från exempelvis kundens håll eller i omgivningen så kan det bli svårt att göra förändringar snabbt. Man kan bli envis och vilja följa projektplanen till punkt men det är då det kan behövas förändringar i planen. Man måste vara anpassningsbar och ta med sådana risker i sin riskanalys så att man är beredd på det och kan hantera det så att man kan uppnå projektets mål på bästa möjliga sätt.
Det kan också vara så att man fått otydlig eller felaktig information under den första fasen och därav skapat planer som är baserade på information som inte stämmer. Resterande faser blir då påverkade och om det har gått för lång tid utan att någon identifierat att man arbetar med felaktiga eller otydliga mål så blir det senare försent för att göra något åt det. Man måste här också vara anpassningsbar och snabb med att identifiera förändringar. Projektledare som har mer erfarenhet har oftast lättare för att identifiera sådana problem men det kan också finnas projektledare med erfarenhet som är mer envisa med att följa projektplanen som de skapat.
